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人事・労務担当の方で日常の勤怠データを管理する際、打刻データの漏れがあることで余分な確認作業に時間を取られていたこともあるでしょう。
本記事では、そんな方々の業務の助けとなる、HRMOS勤怠とMicrosoft Teamsのアプリ連携の活用方法を紹介します。
この自動化により、人事・労務担当者の日常業務の負担軽減が期待できます。
プログラミング不要で導入できるため、自動化フローを取り入れたい企業や店舗責任者、必見です。
この自動化フローを活用し、Microsoft TeamsにHRMOS勤怠上での打刻漏れの旨を通知することで従業員自身が前日の打刻漏れを修正し、未修正データを提出してしまう、などの混乱を予防することができるでしょう。
例えば、これまで従業員が勤怠データを修正する際、正確な勤怠データがわからず、データ提出時の対応で難航したこともあったでしょう。
打刻漏れが前日時点であることを通知することで、記憶がはっきりと残っている状態で修正ができるので、正確な勤怠データを提出することができるようになります。
また、勤怠データの入力ミスや打刻漏れを防ぐことは、給与計算や労務管理における信頼性を高めることにもつながります。
人事・労務担当者にとって、全従業員の勤怠状況を逐一チェックすることは大きな負担になります。
このフローの導入により、担当者は打刻漏れが発生した場合に限定して対応を行うため、都度確認を行う作業時間が削減されます。
一例として、毎日の勤怠データの確認作業は神経を集中させる必要のある作業であり、労務担当者がストレスを抱えることもありましたが、打刻漏れが自動通知されることで、前日の打刻データに漏れがあることを各従業員自身が認知できるので、労務担当者の作業負担軽減に貢献するでしょう。
この自動化フローの活用で、Microsoft Teamsの通知でHRMOS勤怠上の打刻漏れ発生が各スタッフに伝えられることで、スタッフ自身が素早く勤怠データを修正する環境を構築することが可能となるでしょう。
これにより、人事・労務担当者が逐一状況を把握し共有する手間と時間を省くことができ、勤怠管理作業の迅速化につながるかもしれません。
例えば、月末月初は勤怠データが正しいものであるか、各スタッフへ状況の確認を行う必要があり、勤怠データ処理完了までに時間がかかっていました。
都度通知を行うようにすることで、最終的なデータ処理を従来よりも迅速に行うことができるかもしれません。
[Yoomとは]
では、「HRMOS勤怠で前日の打刻漏れを検知してMicrosoft Teamsに通知する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。
(1)まずはHRMOS勤怠をマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からHRMOS勤怠を検索してください。
(2)HRMOS勤怠のアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)連携するHRMOS勤怠の「アカウント名」と「APIキー」、「企業名」を入力し、［追加］をクリックします。
まずは1つ目のHRMOS勤怠の接続が完了しました。
(4)次はMicrosoft Teamsを接続しましょう。
HRMOS勤怠の新規接続と同じようにMicrosoft Teamsのアプリを検索します。
(5)Microsoft Teamsのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行しますが、Microsoft365にログインしている場合は必要な操作はなく、そのまま接続が完了します。（未ログインの場合は、連携したいMicrosoftアカウントをクリックしてください）
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」のボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは分岐アクションを含めて4つです。
(1)まず、スケジュールトリガーの内容を確認します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】HRMOS勤怠で前日の打刻漏れを検知してMicrosoft Teamsに通知する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)トリガーとなる「毎日9時になったら」をクリックします。
(3)今回は例として、『毎曜日、9時になったら稼働する』という設定を行っています。
チェックをつけ外ししたり、時刻を変更するなど、内容をカスタムすることで任意設定ができるので、運用に合わせて設定を行いましょう。
(4)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。
(1)次に、「特定のユーザーの打刻情報を取得」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)「企業名」や「ユーザーID」の項目に情報を入力します。
※今回は特定のユーザーを指定したフローですが、複数メンバーに対応する場合は別途同じ処理を繰り返す操作などが必要になります。
(4)「日付」などの日時情報を設定する項目では、入力バーをクリックすると、以下の画面のように【日付】から情報を引用・設定できます。
『昨日』を設定したい場合には、【日付】→『昨日』の矢印をクリック→展開した情報のなかから任意のものを選択、という操作を行います。
(5)情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
(1)3つ目の分岐アクションはすでに設定されています。
「コマンドオペレーション」をクリックし、設定内容を確認しましょう。
(2)以下の画面のように、このテンプレートでは、分岐対象のアウトプットとして「オペレーション：特定のユーザーの打刻情報を取得」→「アウトプット」を「打刻区分1（1.出勤, 2.退勤, 7.休憩開始, 8.休憩終了）」を対象として指定しています。
「アウトプット」や「分岐条件」は状況に応じて任意で設定してください。
（今回は「アウトプットが空の状態だと処理される」ように設定しています）
(3)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Microsoft Teamsの設定
(1)最後に4つ目のアクション「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次画面で「チームID」などの項目に情報を入力します。
以下の画面のように、入力バーをクリックすると、アカウント情報に基づいた内容を『候補』として展開・引用できます。
(4)下にスクロールし、「メンション情報」や「添付ファイル情報」の項目を埋めていきましょう。
ファイルを添付する際、事前にOneDriveにアップロードし、取得したeTagの中の{}に囲まれた文字列を入力する必要があります。
(5)情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもHRMOS勤怠を使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
受信メールから従業員情報を自動で抽出し、HRMOS勤怠に新規従業員の情報を登録します。
メール受信からHRMOS勤怠への登録までのプロセスを自動化することにより、手入力の手間を省き、新入社員の勤怠管理を迅速に開始することができます。
このフローを活用することで、kintoneで登録された従業員情報をもとにして自動でHRMOS勤怠の登録を行うことができるので、入力作業の時間が短縮できます。
また、HRMOS勤怠への登録内容はkintoneの情報を引用することができるため、手入力による入力ミスや漏れの防止にもつなげられます。
この自動化フローにより、手入力による作業時間が削減されるので、担当者の負担を軽減させることができるでしょう。
また登録する情報はNotionからの引用なので、情報の正確性の維持につながります。
今回紹介したHRMOS勤怠とMicrosoft Teamsの自動化フローにより、打刻漏れの自動通知が可能となり、人事・労務担当者の負担軽減が期待できます。
データの正確性向上や作業の迅速化にも寄与することから、勤怠管理の効率化を目指す企業にとって非常に有用なソリューションとなるでしょう。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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