HRMOS勤怠とMicrosoft Teamsを連携してHRMOS勤怠で前日の打刻漏れを検知してMicrosoft Teamsに自動通知する方法

HRMOS勤怠とMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

・HRMOS勤怠とMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・トリガーの確認とHRMOS勤怠の設定、分岐の確認と続くMicrosoft Teamsの各オペレーションの設定
・トリガーをONにし、実際の起動を確認

それでは、連携させるアプリの新規接続を行なっていきましょう。

・HRMOS勤怠とMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

(1)まずはHRMOS勤怠をマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からHRMOS勤怠を検索してください。

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(2)HRMOS勤怠のアプリアイコンを検索し、クリックします。

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(3)連携するHRMOS勤怠の「アカウント名」と「APIキー」、「企業名」を入力し、［追加］をクリックします。
まずは1つ目のHRMOS勤怠の接続が完了しました。

(4)次はMicrosoft Teamsを接続しましょう。
HRMOS勤怠の新規接続と同じようにMicrosoft Teamsのアプリを検索します。

(5)Microsoft Teamsのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行しますが、Microsoft365にログインしている場合は必要な操作はなく、そのまま接続が完了します。（未ログインの場合は、連携したいMicrosoftアカウントをクリックしてください）

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」のボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは分岐アクションを含めて4つです。

・トリガー内容の確認

(1)まず、スケジュールトリガーの内容を確認します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】HRMOS勤怠で前日の打刻漏れを検知してMicrosoft Teamsに通知する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)トリガーとなる「毎日9時になったら」をクリックします。

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(3)今回は例として、『毎曜日、9時になったら稼働する』という設定を行っています。
チェックをつけ外ししたり、時刻を変更するなど、内容をカスタムすることで任意設定ができるので、運用に合わせて設定を行いましょう。

(4)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。

・HRMOS勤怠の設定

(1)次に、「特定のユーザーの打刻情報を取得」をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)「企業名」や「ユーザーID」の項目に情報を入力します。
※今回は特定のユーザーを指定したフローですが、複数メンバーに対応する場合は別途同じ処理を繰り返す操作などが必要になります。
(4)「日付」などの日時情報を設定する項目では、入力バーをクリックすると、以下の画面のように【日付】から情報を引用・設定できます。
『昨日』を設定したい場合には、【日付】→『昨日』の矢印をクリック→展開した情報のなかから任意のものを選択、という操作を行います。

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(5)情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・分岐アクションの確認

(1)3つ目の分岐アクションはすでに設定されています。
「コマンドオペレーション」をクリックし、設定内容を確認しましょう。

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(2)以下の画面のように、このテンプレートでは、分岐対象のアウトプットとして「オペレーション：特定のユーザーの打刻情報を取得」→「アウトプット」を「打刻区分1（1.出勤, 2.退勤, 7.休憩開始, 8.休憩終了）」を対象として指定しています。

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「アウトプット」や「分岐条件」は状況に応じて任意で設定してください。
（今回は「アウトプットが空の状態だと処理される」ように設定しています）

(3)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。

・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

・Microsoft Teamsの設定

(1)最後に4つ目のアクション「チャネルにメッセージを送る」をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次画面で「チームID」などの項目に情報を入力します。
以下の画面のように、入力バーをクリックすると、アカウント情報に基づいた内容を『候補』として展開・引用できます。

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(4)下にスクロールし、「メンション情報」や「添付ファイル情報」の項目を埋めていきましょう。
ファイルを添付する際、事前にOneDriveにアップロードし、取得したeTagの中の{}に囲まれた文字列を入力する必要があります。

(5)情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをON

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

HRMOS勤怠を使ったその他の自動化例

他にもHRMOS勤怠を使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

メールが届いたらHRMOSで社員を検索し、HRMOS勤怠に新規ユーザーを登録する

メールの送信をトリガーとすることで、送信に使用されたメールアドレスから従業員情報を検索することができ、HRMOS勤怠へ対象従業員の情報を登録できます。
メール受信からHRMOS勤怠への登録までのプロセスを自動化することにより、手入力の手間を省き、新入社員の勤怠管理を迅速に開始することができます。

kintoneで従業員情報が登録されたらHRMOS勤怠に追加する

このフローを活用することで、kintoneで登録された従業員情報をもとにして自動でHRMOS勤怠の登録を行うことができるので、入力作業の時間が短縮できます。
また、HRMOS勤怠への登録内容はkintoneの情報を引用することができるため、手入力による入力ミスや漏れの防止にもつなげられます。

Notionで従業員情報が登録されたらHRMOS勤怠に追加する

この自動化フローにより、手入力による作業時間が削減されるので、担当者の負担を軽減させることができるでしょう。
また登録する情報はNotionからの引用なので、情報の正確性の維持につながります。

まとめ

今回紹介したHRMOS勤怠とMicrosoft Teamsの自動化フローにより、打刻漏れの自動通知が可能となり、人事・労務担当者の負担軽減が期待できます。
データの正確性向上や作業の迅速化にも寄与することから、勤怠管理の効率化を目指す企業にとって非常に有用なソリューションとなるでしょう。

ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。