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打刻漏れがあると給与に差支えがあったり、評価そのものに直接影響することがあります。そのため、従業員の勤怠データは正確であることが求められるのではないでしょうか。
とはいえ、全ての従業員の勤怠データを毎日くまなくチェックするのは膨大な労力を必要とします。
そこで今回は、HRMOS勤怠とTelegramを連携し、勤怠データ管理の負担を軽減できるかもしれないアプリ連携を紹介します。
人事や総務、月次締めで従業員の勤怠データを確認するリーダーなどにとって業務の手助けとなるかもしれません。
今回のアプリ連携を行うことで、HRMOS勤怠で特定の従業員の「前日の出勤」の打刻漏れを検知すると、Telegramにメッセージが送信されるようになります。これにより打刻漏れを知らせる通知が自動化され、事務作業の負担軽減となることが期待できるでしょう。
例えば、今までは打刻漏れを目でチェックし、さらにメッセージを送信するという手作業で行っていた場合、これらが自動化されることで手間が省けます。
結果として打刻漏れの通知作業が削減され、事務作業の負担軽減となることが見込めます。
HRMOS勤怠とTelegramの連携により、月次締めなどの作業が簡易化される可能性があります。
例えば、部署のリーダーが毎月の締め日に従業員の勤怠チェックを行う場合、打刻漏れを見つけ次第従業員へ確認をとらなければなりません。
しかし打刻漏れを知らせる自動化を導入していれば、毎日正しい勤務状況が登録されやすくなるため、このような確認のフローが容易となることが期待できます。そのため、締め作業の時間が短縮できるかもしれません。
また、今回は「前日の出勤」の打刻漏れを通知する自動化ですが、手順を踏むことにより退勤や休憩などの打刻漏れを通知することも可能になりそうです。
今回の連携は外回りなどが多い方にもおすすめです。
例えば、営業や店舗回りの多いマネージャーの場合、HRMOS勤怠での打刻をスマートフォンで行うことも多いはずです。しかし、外出先だと打刻を忘れてしまうことがありませんか？
そのような場合にHRMOS勤怠とTelegramを連携すれば、前日の打刻漏れを通知してくれるため、万が一押し忘れたとしても素早い修正がしやすくなるはずです。
打刻漏れについてリーダーや総務などから問い合わせが来る回数が減れば、対応する手間を省くこともできるかもしれません。
では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。
Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
[Yoomとは]
今回は「HRMOS勤怠で前日の打刻漏れを検知してTelegramに通知する」という自動化を、下記のテンプレートを用いて行います。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
HRMOS勤怠のアイコンをクリックします。
2.必須項目を入力する
必須項目を入力します。
アカウント名は任意のもので構いません。企業名や担当者名などのわかりやすいネーミングにするのがおすすめです。
APIキーに関しまして、HRMOS勤怠のAPIキー説明ページをご確認ください。
企業名はボックス下部の補足の通りに入力してください。また、ここで入力した企業名は後ほどの設定でも使用するため、すぐにコピーできる状態にしておくことをおすすめします。
3.追加する
入力ができたら追加ボタンを押してください。
上記の表示がされれば連携完了です。
1.検索する
Telegramのアイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
アカウント名とアクセストークンを入力してください。
アカウント名は任意の設定で構いません。企業名や担当者名などわかりやすいものにするのがおすすめです。
アクセストークンに関して、詳しくは赤枠内のTelegramのサイトをご確認ください。
3.連携完了
入力ができたら右下の追加ボタンを押してください。
上記の表示が出たら連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】HRMOS勤怠で前日の打刻漏れを検知してTelegramに通知する」をクリックします。
3.スケジュールトリガー
カレンダーのアイコンの「毎日9時になったら」を選択してください。
画面を下へスクロールします。
4.スケジュールの指定
どの曜日の何時にHRMOS勤怠の勤怠データを取得するのか設定します。
今回は月曜日～日曜日までのデータを朝9時に取得する設定になっているため、画像と同じ状態か確認をしましょう。
もし取得する曜日や時間を変更したい場合は、任意で設定を変更することも可能です。
保存を押して、次はHRMOS勤怠の設定へ移行します。
5.アプリと連携する
HRMOS勤怠のアイコンの「特定のユーザーの打刻情報を取得」を選択してください。
次へを押します。
6.必須項目の設定
必須項目を入力します。
企業名は先ほどマイアプリ連携の際に入力したものと同一です。
ユーザーIDは任意のものを設定しましょう。
日付は「昨日」として既に設定が完了しています。
7.テストの実行
テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。
1.分岐する
矢印のアイコンの「コマンドオペレーション」を選択してください。
画面を下へスクロールします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
2.確認する
テンプレートを使用しているため、既に設定は完了しています。
今回は「打刻区分1＝出勤」が空になっているデータがある場合にTelegramへメッセージが送信される設定となっています。
他、打刻区分により退勤、休憩などの打刻がされていないことを通知する自動化も可能です。
ここまで確認ができたら保存を押し、Telegramへメッセージを送信する設定を行います。
3.アプリと連携する
Telegramのアイコンの「メッセージを送信」を選択してください。次へを押します。
4.IDの入力
まずはTelegramのどのグループにメッセージを送信するか設定します。
ボックスをクリックすることでIDを選択可能です。HRMOS勤怠の打刻漏れを通知したいIDをクリックしてください。
5.メッセージ内容の設定
続けてTelegramに投稿するメッセージを設定します。ボックスをクリックしましょう。
HRMOS勤怠のアイコンを選択します。
HRMOS勤怠のデータが選択できるため、Telegramに送信したいものをクリックします。
今回は「打刻区分1＝出勤」の打刻漏れを通知するため、等しいデータを選択しました。
6.レイアウトを整える
データが挿入できると画像のようになります。
その後、見やすさを考慮し、レイアウトを整えることをおすすめします。
7.テストの実行
画像のように設定が完了したら、画面下にあるテストボタンを押します。
テスト成功の表示がされたら設定は完了です。保存をしましょう。
8.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
HRMOS勤怠で前日の打刻漏れを検知してTelegramに通知する
Yoomには他にもHRMOS勤怠を使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。
1.kintoneで従業員情報が登録されたらHRMOS勤怠に追加する
kintoneで従業員情報を別途管理しているなら、HRMOS勤怠勤怠と連携して情報を同期させましょう。手動転記の手間が省けます。
2.kintoneで従業員情報が登録されたらHRMOS勤怠に追加する
従業員情報が更新された場合でも自動的にデータ同期が可能です。管理の手間が省けると同時に、更新漏れなどの防止にも役立つはずです。
3.Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、HRMOS勤怠に新規ユーザーを登録する
受け取ったメールの内容を抽出して、自動で新規従業員の情報をHRMOS勤怠に登録することができます。
従業員データの登録作業が簡易化されるため、業務負担の軽減になるはずです。
HRMOS勤怠とTelegramを連携することで、前日の打刻漏れを把握しやすくなり、素早い修正を行いやすくなるかもしれません。これにより月次締めでの勤怠チェックがスムーズに行える可能性があります。
また、打刻漏れについて手動でメッセージを送信していた場合、それらの事務作業が削減可能です。結果として事務作業の負担軽減につながることが期待できます。
外出先でも対応しやすいメリットもあるため、営業職などの外回りが多い職種の方にもご活用いただけるはずです。ぜひこの機会にお試しください。
