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現代のビジネスシーンでは、日々膨大なデータを素早く正確に管理しなければならないことが多いですよね。
ただ、データの量や担当者が増えるとどうしても、手動での記載ミスや情報共有の遅れが発生しやすくなります。
「データを手動で管理していると、ミスが起こりやすいし、業務が遅れちゃうんじゃないか…」と思ったことがある方も多いのではないでしょうか。
特に、複数のデータベースを手動で管理していると、そのリスクはどんどん大きくなり、気づいたら業務が滞っているなんてことも！
そこで今回は、HubSpotとAirtableを連携させ、HubSpotにコンタクトが作成されると、Airtableにレコードが自動で作成される方法をご紹介します！
これにより、データを効率的かつ正確に管理でき、スムーズな業務進行が実現することが期待されます。
このアプリ連携は、プログラミングの知識がなくても手軽に導入できるため、本記事を参考にお試しください！
それではここからノーコードツールYoomを使って、HubSpotにコンタクトが作成されたら、Airtableにレコードを作成する方法をご説明します！
[Yoomとは]
まず、スケジュールトリガーを使用し、毎日10時にフローが起動するよう設定します。
その後、Airtableが提供するAPIを用いてHubSpotのコンタクトデータを受け取り、レコードを作成することが可能です。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomに登録済みの方はログインし、未登録の方は無料登録を行った後に設定を進めてください。
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Airtableにレコードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティングチーム
・HubSpotで取得した新しいコンタクト情報をAirtableにも反映させ、マーケティングキャンペーンやリードナーチャリングのデータベースとして活用したいチーム
・複数のデータソースを一元管理し、分析やレポート作成に活用したいチーム
2.営業部門
・HubSpotで作成された新しいコンタクト情報をAirtableに自動で追加し、営業活動のデータベースとして使用したいチーム
・営業活動を効率化し、顧客管理の質を向上させたいチーム
3.データ分析チーム
・HubSpotのコンタクト情報をAirtableに集約し、データ分析やレポート作成に活用したいチーム
・マーケティングや営業活動のパフォーマンスを可視化し、戦略の改善に役立てたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・コンタクトデータを基にした分析が強化され、マーケティングや営業戦略の効果測定が容易になります。
・自動化により効率的なリード管理と営業活動が可能になります。
■注意事項
・HubSpot、AirtableのそれぞれとYoomを連携させてください。
はじめに、HubSpotとAirtableをマイアプリに連携します。
Yoomにログイン後、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」からHubSpotを検索してください。
「Sign in to your HubSpot account」をクリックし、任意の方法でサインインを行なってください。
確認コードが送信された場合は、登録しているメールの受信ボックスを確認し、入力して下さい。
最後にYoomと接続するアカウントを選択すると、HubSpotの連携が完了します。
次に、「+新規接続」からAirtableを検索してください。
任意の方法でサインインを行なってください。
次に、ページ下部の「+Add a base」をクリックしワークスペースを選択します。
その後、「Grant access」をクリックすると、Airtableの連携が完了します。
次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Airtableにレコードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティングチーム
・HubSpotで取得した新しいコンタクト情報をAirtableにも反映させ、マーケティングキャンペーンやリードナーチャリングのデータベースとして活用したいチーム
・複数のデータソースを一元管理し、分析やレポート作成に活用したいチーム
2.営業部門
・HubSpotで作成された新しいコンタクト情報をAirtableに自動で追加し、営業活動のデータベースとして使用したいチーム
・営業活動を効率化し、顧客管理の質を向上させたいチーム
3.データ分析チーム
・HubSpotのコンタクト情報をAirtableに集約し、データ分析やレポート作成に活用したいチーム
・マーケティングや営業活動のパフォーマンスを可視化し、戦略の改善に役立てたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・コンタクトデータを基にした分析が強化され、マーケティングや営業戦略の効果測定が容易になります。
・自動化により効率的なリード管理と営業活動が可能になります。
■注意事項
・HubSpot、AirtableのそれぞれとYoomを連携させてください。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックしてコピーを完了してください。
次に、HubSpotでコンタクトが作成されたことを受け取る設定を行います。
「新しいコンタクトが作成されたら」をクリックしてください。
次のページで「HubSpotと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは編集可能ですが、トリガーアクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。
API接続の設定を行います。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なるため、ご注意ください。
設定後に、HubSpotで新規コンタクトを作成してください。
今回は、このようなコンタクトを作成しました。
準備ができたら、「テスト」をクリックしてください。
アウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。
次に、Airtableでレコードを作成する手順を設定します。
「レコードを作成」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、「次へ」をクリックしてください。
API接続の設定を行います。
「ベースID」と「テーブルIDまたは名前」は、注釈を参照してAirtableのURLから引用してください。
今回は、このようなデータベースを作成しました。
フィールド情報を設定します。
「フィールド名」に、先ほど指定したAirtableのフィールド名を入力してください。
「値」は、入力欄をクリックし表示された候補から、HubSpotから取得した情報を選択してください。
「フィールド情報を追加」をクリックすると、項目を増やすことができます。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
AirTableとアウトプットを確認し、「保存する」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これで、HubSpotにコンタクトが作成されたら、Airtableでレコードが自動作成されます。
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Airtableにレコードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティングチーム
・HubSpotで取得した新しいコンタクト情報をAirtableにも反映させ、マーケティングキャンペーンやリードナーチャリングのデータベースとして活用したいチーム
・複数のデータソースを一元管理し、分析やレポート作成に活用したいチーム
2.営業部門
・HubSpotで作成された新しいコンタクト情報をAirtableに自動で追加し、営業活動のデータベースとして使用したいチーム
・営業活動を効率化し、顧客管理の質を向上させたいチーム
3.データ分析チーム
・HubSpotのコンタクト情報をAirtableに集約し、データ分析やレポート作成に活用したいチーム
・マーケティングや営業活動のパフォーマンスを可視化し、戦略の改善に役立てたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・コンタクトデータを基にした分析が強化され、マーケティングや営業戦略の効果測定が容易になります。
・自動化により効率的なリード管理と営業活動が可能になります。
■注意事項
・HubSpot、AirtableのそれぞれとYoomを連携させてください。
他にもHubSpotを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します！
HubSpotでの新しいお問い合わせ内容に基づいて、Difyで回答が自動作成され、Chatworkに通知されます。これにより、担当者が手動で返信内容を作成する手間が省かれ、素早い顧客対応がサポートされます。
■概要
HubSpotでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してChatworkに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. HubSpotを利用している企業
・HubSpotのフォームを活用して、顧客対応を行っている方
2.DifyでAIアプリを構築している企業
・他のアプリとDifyを連携させて業務効率化を図りたい方
3. 社内のチャットツールとしてChatworkを利用している企業
・Chatworkを利用して情報共有を円滑に進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpot、Dify、Chatworkを連携させることで、いくつかのメリットが得られます。
まず、お問い合わせの内容が回答案と一緒にChatworkに通知されるため、顧客対応が迅速になります。
これにより、顧客体験が向上し、売上アップに寄与するでしょう。
また、メンバーへの情報共有としても有効です。
お問い合わせ内容がスピーディに通知されるため、関係者全員が内容を把握でき、必要に応じてフォローアップすることも可能になります。
コミュニケーションが円滑になるため、チームの連携強化にもつながります。
■注意事項
・HubSpot、Dify、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Difyのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
HubSpotのフォーム送信内容が自動でMicrosoft Excelに格納され、データ管理が効率化されます。これにより、手動でのデータ転記作業が不要になり、情報の整理や分析作業が効率化されます。
■概要
Hubspotにフォームが送信されたら、Microsoft Excelのデータベースにレコードを格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用しているマーケティング担当者
・フォーム送信データをMicrosoft Excelで一元管理して活用したい方
・手作業でのデータ転記の手間を省きたい方
・使い慣れたMicrosoft Excelでフォーム送信データを管理したい方
2.HubSpotを利用している営業担当者
・フォーム送信された見込み客情報をMicrosoft Excelで一覧化し、営業活動に役立てたい方
・顧客情報をMicrosoft Excelで管理し、チームで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotでフォームが送信されたら、自動でMicrosoft Excelにレコードが追加されるため、手作業でのデータ転記が不要になり、業務効率が向上します。
・普段使い慣れたMicrosoft ExcelでHubSpotのフォーム送信データを管理できるため、新たなシステム導入の負担を軽減できます。
■注意事項
・Hubspot、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Sansanで名刺情報が更新されると、その内容がHubSpotのチケットに自動的に反映されます。これにより、顧客情報の最新化が簡単に行え、チーム全体でのスムーズな情報共有が期待できます。
■概要
Sansanの名刺情報が更新されたら、HubSpotのチケットも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・名刺情報の更新に伴い、HubSpotのチケット情報も最新に保ち、営業活動を効率化したいチーム
・名刺情報の変更を迅速に営業チーム全体で共有したいチーム
2.カスタマーサポートチーム
・名刺情報の変更があった際に、サポート対応履歴や関連する情報をHubSpotで自動的に更新し、適切な対応を維持したいチーム
3.マーケティング部門
・名刺情報が更新されるたびに、HubSpotでマーケティング活動の対象を最新情報に基づいて調整したいチーム
4.データ管理部門
・名刺情報の更新をリアルタイムでHubSpotに反映させ、データの一貫性と整合性を保ちたいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・名刺情報の変更が即座にHubSpotに反映されるため、プロアクティブな対応が可能になり、顧客満足度の向上に繋がります。
・最新の情報に基づいた対応が可能になります。
■注意事項
・HubSpot、SansanのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
HubSpotで新しいコンタクトが作成されると、Airtableに自動的にレコードが作成され、手作業によるデータ入力の負担軽減がサポートされます。
従来、担当者はコンタクト情報を手動でAirtableに入力する必要がありましたが、この自動化によりその作業が削減され、業務の効率化が期待できます。
特に、複数のコンタクトが頻繁に登録される企業では、時間と工数の削減につながり、担当者は他の優先すべき業務に集中できるでしょう。
HubSpotからAirtableにデータを自動転送することにより、手動入力で発生しがちな入力ミスや記載漏れの防止がサポートされます。
このプロセスが自動化されることで、データの整合性が保たれ、複数の担当者が管理しても情報の一貫性が保たれることが予想されます。
特に、コンタクト情報が多くなるにつれて手動作業のミスが発生しやすいですが、この仕組みによってそのリスクを軽減し、正確なデータ管理が期待できます。
AirtableにHubSpotのコンタクトデータが自動追加されることで、チーム全員が最新のコンタクト情報を手軽に参照できるようサポートされます。
手動による情報共有では遅延が発生する可能性がありましたが、この自動化によって、どのメンバーも素早く最新情報をAirtableで確認することができます。
特に、リモートワーク環境や大規模チームでの業務進行において、全員が同じ情報にひとつのツールでアクセスできることは、スムーズなチーム連携強化に繋がると予想されます。
複数のデータベースを手動で管理していると、入力ミスや記載漏れなどが発生することがあったかと思います。
そこで、HubSpotとAirtableを連携して、データ管理の効率化や正確性の向上、そしてチーム間の情報共有を強化しましょう！
これまで手動で行なっていた作業を省くことで、より生産的なビジネス環境を構築できるかもしれません。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で、簡単に導入できます。この機会に、ぜひ業務効率化を体験してください！
