HubSpotとOutlookをYoomをマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
HubSpotとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
OutlookとYoomのマイアプリ登録
以下の手順をご参照ください。
Yoomのマイアプリ欄にHubSpotとOutlookが表示されているなら、アプリ登録は完了しています。
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YoomにはHubSpotのコンタクトページから請求書を作成して、Outlookにメールを送付するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
HubSpotのコンタクトページから請求書を作成してそれをメールで送付って工程が多すぎませんか？
請求書の作成が1社ならまだしも、何社もある場合はそれだけで時間がかかってしまいます。
そんな作業を簡単に自動化できるのがノーコードツールYoomです。
Yoomを導入したら、その日から請求書の作成を自動化することができます。
本記事では「HubSpotのコンタクトページから請求書を作成して、Outlookにメールを送付する」フローをご紹介します。
HubSpotとOutlookを連携するメリットと自動化例は以下の3点が挙げられます。
1.顧客情報を一元で管理できる
HubSpotとOutlookを連携することで、顧客情報を一元で管理することが可能です。
たとえば、Outlookから顧客情報を受信した際に、HubSpot上に反映することができます。
顧客情報の入力漏れや入力ミスを防ぐことができるので、うっかりミスもなくなります。
これにより、顧客管理をしている人の負担も減るので作業効率も高くなるでしょう。
2.顧客対応が早くなる
HubSpotとOutlookを連携することによって、ウェルカムメールを送信することが可能です。
たとえば、HubSpotに新規にリードが登録された際に、Outlookからウェルカムメールを送信することができます。
これにより、手動で行っていたメールの送付作業がなくなります。
新規の顧客への対応が早くなるため、信頼度も高くなるはずです。
3.新規に登録された顧客情報を見逃すことがなくなる
HubSpotとOutlookを連携することで、顧客の管理が容易になります。
たとえば、HubSpotに新規でコンタクトが作成された際には、Outlookにメールを送信することが可能です。
新規コンタクト情報を見逃すことがなくなるので、顧客の管理がしやすくなります。
また、手動でのメール入力作業もなくなるため、作業工程が少なくなります。
HubSpotで頻繁にコンタクトが作成されるといった方にオススメです。
ここまではHubSpotとOutlookを連携させるメリットと自動化についてお伝えしましたが、ここからは実際にアプリを連携させ、自動化に挑戦しましょう。
HubSpotとOutlookの連携に欠かせないのは、Yoomです。
Yoomを利用して自動化の準備をしてしまえば、手作業での入力はなくなります。
まだYoomを利用したことがないという方は、こちらから利用しましょう。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
今回は「HubSpotのコンタクトページから請求書を作成して、Outlookにメールを送付する」というテンプレートを作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下の手順をご参照ください。
以下の手順をご参照ください。
Yoomのマイアプリ欄にHubSpotとOutlookが表示されているなら、アプリ登録は完了しています。
それでは上記の内容を自動化させるフローボットを作成していきましょう。
工程は以下の通り多くないので、すぐに作成が可能です。
左側の「プロジェクト一覧」から使用するプロジェクトを選択するか、新規にプロジェクトを作成します。
新たにプロジェクトを作成する場合は、プロジェクト一覧の横にある「+」から作成してください。
フローの作成に移るので、右上にある「新規作成」から「はじめから作成」を選択します。
以下の画面に移行するので、画面を右にスクロールして「Chrome拡張機能から起動したとき」をクリックし、HubSpotを選択してください。
Chrome拡張機能には、Google Chromeのみでご利用いただけるサービスです。
詳細についてはこちらからご確認いただけます。
Chrome拡張機能はこちらからインストールが可能です。
「Chrome拡張機能トリガーのタイトル」を入力し、「拡張機能から起動する際のアクション」を「コンタクト詳細ページから起動」にしてください。
以下の画面に移行するので、「起動ページのURLサンプル」を入力しましょう。
「テスト」をする前に、Google Chromeで該当ページを開き、拡張機能からフローボットを起動させてください。
準備が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしましょう。
次に請求項目を登録するオペレーションを作成します。
作成したHubSpotのトリガー下にある「+」をクリックし、「担当者へ対応を依頼する」をクリックしてください。
こちらの画面に移行するので、「タイトル」を入力し、担当者を「フローボットを起動したメンバー」に設定しましょう。
「対応を依頼する内容の詳細」は以下を例にして請求書に登録したい内容を入力してください。
入力フォームには項目にあった内容の項目を選択します。(例)支払期限→日付
次に書類を発行するオペレーションを作成しましょう。
先ほどと同様に「+」から「書類を発行する」を選択してMicrosoft Excelを選択します。
「書類を発行する」の設定方法はこちらを参考にして作成してください。
次にメールを送るアクションの作成をしていきます。
先ほどと同様に「+」から「メールを送る」を選択し、Outlookをクリックしてください。
「タイトル」を入力し、メール内容の入力をします。
添付ファイルについては「アウトプットを使用」→「発行した書類」に設定してください。
以下の画面に移行するので、送信内容が合っていれば「テスト」→「テスト成功」→「保存」で完了です。
ここまで完了したら、アプリトリガーを「ON」にすると自動化ができます。
今回は「HubSpotのコンタクトページ」→「請求書を作成」→「Outlookにメールを送付する」テンプレートをご紹介しました。
HubSpotとOutlookを利用した応用編として、2つご紹介します。
1つ目は「HubSpotのコンタクトページから請求書を発行しMicrosoft Teamsに通知する」ためのテンプレートです。
こちらのテンプレートは以下のようなフローです。
今回ご紹介したフローボットではOutlookへの通知でしたが、通知先を違ったアプリにすることもできます。
設定の流れは一部変わりますが、テンプレートの解説通り設定するだけなので、スムーズにフローを作成できるはずです。
2つ目は「kintoneのステータスが更新されたら、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、Outlookメールで送付する」といったテンプレートです。
こちらのテンプレートは以下のようなフローです。
今回ご紹介したフローボットとは、アプリケーションのみが違うだけで後は同じ流れです。
これでどんなアプリを使用していても、今回のフローと同じように対応できます。
本記事では「HubSpotのコンタクトページから請求書を作成して、Outlookにメールを送付する」というフローのご説明をしました。
HubSpotとOutlookを連携することによって、顧客情報を一元で管理できたり、新規に登録された顧客情報を見逃すことがなくなります。
これにより、細かい作業がなくなるので、日々の業務を効率化できます。
このフローは応用編にもあるように、他のアプリとも連携させることができるので、試してみてください。
Yoomでは2週間の無料体験を実施しているので、自動化が気になる方は試してみてくださいね。
関連記事：HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する方法
Q：請求書以外の書類（見積書など）も作成できますか？
A：はい。可能です。
HubSpotでトリガーアクション「新しい取引が作成されたら」を選択し、見積書などを連携することができます。
Q：送信元メールアドレスは自由に設定できますか？
A：共有のメールアドレスを用いてマイアプリ連携をすることで、そのアカウントを使用し、メールを送付することができます。
Q：自動化がエラーで停止した場合の対処法は？
A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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