HubSpotとOutlookを連携して請求書作成からメール送付までを自動化！

HubSpotとOutlookをYoomと接続する方法

HubSpotとOutlookをYoomに連携させるにあたって、必要なのがマイアプリ登録です。
マイアプリ登録をすることで、Yoomで簡単にこれらのアプリを連携することができます。

HubSpotのマイアプリ登録から行いますが、HubSpotのマイアプリ登録についてはこちらに詳細が載っているので参考にして連携してください。

次にOutlookのマイアプリ登録をしていきましょう。
Yoomにログインした状態で、左にある「マイアプリ」を選択し、「新規接続」をクリックします。
「アプリ名で検索」の欄からOutlookを検索するか、アプリ連携の一覧から探してください。

以下の画面に移行するので、サインインをしましょう。

Yoomのマイアプリ欄にHubSpotとOutlookが表示されているなら、アプリ登録は完了しています。

HubSpotのコンタクトページから請求書を作成して、Outlookにメールを送付する方法

それでは上記の内容を自動化させるフローボットを作成していきましょう。

工程は以下の通り多くないので、すぐに作成が可能です。

1. コンタクト詳細ページから起動するトリガーの設定
2. 請求項目を登録オペレーションの設定
3. 書類を発行するオペレーションの設定
4. メールを送付するアクションの設定

左側の「プロジェクト一覧」から使用するプロジェクトを選択するか、新規にプロジェクトを作成します。
新たにプロジェクトを作成する場合は、プロジェクト一覧の横にある「+」から作成してください。
フローの作成に移るので、右上にある「新規作成」から「はじめから作成」を選択します。

以下の画面に移行するので、画面を右にスクロールして「Chrome拡張機能から起動したとき」をクリックし、HubSpotを選択してください。
Chrome拡張機能には、Google Chromeのみでご利用いただけるサービスです。
詳細についてはこちらからご確認いただけます。

Chrome拡張機能はこちらからインストールが可能です。

「Chrome拡張機能トリガーのタイトル」を入力し、「拡張機能から起動する際のアクション」を「コンタクト詳細ページから起動」にしてください。

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以下の画面に移行するので、「起動ページのURLサンプル」を入力しましょう。
「テスト」をする前に、Google Chromeで該当ページを開き、拡張機能からフローボットを起動させてください。
準備が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をしましょう。

次に請求項目を登録するオペレーションを作成します。
作成したHubSpotのトリガー下にある「+」をクリックし、「担当者へ対応を依頼する」をクリックしてください。

こちらの画面に移行するので、「タイトル」を入力し、担当者を「フローボットを起動したメンバー」に設定しましょう。
「対応を依頼する内容の詳細」は以下を例にして請求書に登録したい内容を入力してください。
入力フォームには項目にあった内容の項目を選択します。(例)支払期限→日付

次に書類を発行するオペレーションを作成しましょう。
先ほどと同様に「+」から「書類を発行する」を選択してMicrosoft Excelを選択します。
「書類を発行する」の設定方法はこちらを参考にして作成してください。

次にメールを送るアクションの作成をしていきます。
先ほどと同様に「+」から「メールを送る」を選択し、Outlookをクリックしてください。
「タイトル」を入力し、メール内容の入力をします。
添付ファイルについては「アウトプットを使用」→「発行した書類」に設定してください。

以下の画面に移行するので、送信内容が合っていれば「テスト」→「テスト成功」→「保存」で完了です。

ここまで完了したら、アプリトリガーを「ON」にすると自動化ができます。

HubSpotとOutlookの連携フロー応用編

今回は「HubSpotのコンタクトページ」→「請求書を作成」→「Outlookにメールを送付する」テンプレートをご紹介しました。
HubSpotとOutlookを利用した応用編として、2つご紹介します。
1つ目は「HubSpotのコンタクトページから請求書を発行しWorkplaceに通知する」ためのテンプレートです。

こちらのテンプレートは以下のようなフローです。

1. コンタクト詳細ページから起動
2. 請求項目を登録
3. 書類を発行する
4. Workplaceに通知する

今回ご紹介したフローボットとはアプリケーションが違うので、違ったアプリに通知することもできます。
流れは大きく変わらないので、スムーズにフローを作成できるでしょう。
2つ目は「kintoneのステータスが更新されたら、テーブル内の明細を用いて請求書を発行し、Outlookメールで送付する」といったテンプレートです。

こちらのテンプレートは以下のようなフローです。

1. ステータスが更新されたら(Webhook起動)
2. レコードを取得する
3. 特定のレコードのサブテーブルの複数行を取得する(最大500件)
4. 書類を発行する
5. メールを送る

今回ご紹介したフローボットとは、アプリケーションのみが違うだけで後は同じ流れです。
これでどんなアプリを使用していても、今回のフローと同じように対応できます。

まとめ

本記事では「HubSpotのコンタクトページから請求書を作成して、Outlookにメールを送付する」というフローのご説明をしました。
HubSpotとOutlookを連携することによって、顧客情報を一元で管理できたり、新規に登録された顧客情報を見逃すことがなくなります。
これにより、細かい作業がなくなるので、日々の業務を効率化できます。
このフローは応用編にもあるように、他のアプリとも連携させることができるので、試してみてください。
Yoomでは2週間の無料体験を実施しているので、自動化が気になる方は試してみてくださいね。