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Asanaにタスクを登録した後、HubSpotにチケットを作成している方に朗報です！
HubSpotでのチケット作成を自動化できます。
AsanaとHubSpotに、同じ情報を登録する作業を面倒に感じている方も多いのではないでしょうか？
繰り返し入力は、手間がかかるし、入力ミスが発生すれば業務が停滞する原因になりますよね。
ここでは、ノーコードでAsanaとHubSpotを連携し、タスク登録にあわせてチケットを自動作成する方法をわかりやすく解説します！
簡単に設定できるので、ぜひ試してみてくださいね！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！
■概要
Asanaに新しいタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスク管理と顧客対応を同時に行いたい方
・プロジェクトマネージャー
・カスタマーサポートチームのリーダー
2.手動でのタスクとチケットの連携作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の効率化を目指している中小企業の経営者
・タスクの進捗管理と顧客対応の迅速化を図りたい方
3.AsanaとHubSpotを日常的に活用している方
・Asanaを使用してタスク管理を行っているユーザー
・HubSpotを利用してサポートチケットを管理している担当者
■このテンプレートを使うメリット
・新しいタスクが追加されたタイミングで即時にチケットが作成されるため、迅速な対応が可能です。
・手動作業を減らし、業務プロセスをスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Asana、HubSpotのそれぞれとYoomを連携させてください。
[Yoomとは]
それでは、Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成するフローをご紹介します。
なお、Yoomにまだ登録していない方は、こちらからアカウント発行をお願いします。
そして、以下のテンプレートがあれば、連携と自動化のフロー作成が更に楽になります。リンク先から「このテンプレートを試す」をクリックして進めてください。
■概要
Asanaに新しいタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスク管理と顧客対応を同時に行いたい方
・プロジェクトマネージャー
・カスタマーサポートチームのリーダー
2.手動でのタスクとチケットの連携作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の効率化を目指している中小企業の経営者
・タスクの進捗管理と顧客対応の迅速化を図りたい方
3.AsanaとHubSpotを日常的に活用している方
・Asanaを使用してタスク管理を行っているユーザー
・HubSpotを利用してサポートチケットを管理している担当者
■このテンプレートを使うメリット
・新しいタスクが追加されたタイミングで即時にチケットが作成されるため、迅速な対応が可能です。
・手動作業を減らし、業務プロセスをスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Asana、HubSpotのそれぞれとYoomを連携させてください。
それでは、テンプレートを用いて業務フローを作成していきます。
1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、HubSpotとAsanaを選択し、アプリを連携してください。
＜HubSpotの場合＞
・連携したいアカウントを選び「アカウントを選択」をクリックします。
・ボックスにチェックを入れ、「アプリを接続」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録には、Hubspotにてアプリを接続する権限を追加する必要があります。詳細はこちらを確認してください。
＜Asanaの場合＞
・サインインをします。
・「許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
3.コピーしたテンプレートを開きます。(必要に応じてタイトルを変更してください。)
※テンプレートは「マイプロジェクト」に保存されます。
自動で開かなかった場合、マイプロジェクトから該当のテンプレートを選択し、
画面右上の「編集する」をクリックしてください。
4.フローボットから「アプリトリガー 特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を選択してください。
5.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
アプリトリガーのタイトルを必要に応じて変更のうえ、「次へ」をクリックします。
6.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
・トリガーの起動間隔：業務の都合に合わせて適切な時間を設定してください。基本的に短い設定がおすすめです。プランによって選択できる最短時間が異なります。
・ワークスペースID：任意のIDを入力、または、候補から選択してください。
・プロジェクトID：任意のIDを入力、または、候補から選択してください。
7.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
8.フローボットから「アプリと連携する チケットを作成」を選択してください。
9.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
タイトルを必要に応じて変更のうえ、「次へ」をクリックします。
10.API接続設定をします。
欄下部の注記を参考に、各項目を入力してください。
※チケット名、パイプラインステージは必須項目です。
※ステップ2-手順7で取得したアウトプットから情報の参照が可能です。
11.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で「Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成する」フローの完成です。
■概要
Asanaに新しいタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.タスク管理と顧客対応を同時に行いたい方
・プロジェクトマネージャー
・カスタマーサポートチームのリーダー
2.手動でのタスクとチケットの連携作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務の効率化を目指している中小企業の経営者
・タスクの進捗管理と顧客対応の迅速化を図りたい方
3.AsanaとHubSpotを日常的に活用している方
・Asanaを使用してタスク管理を行っているユーザー
・HubSpotを利用してサポートチケットを管理している担当者
■このテンプレートを使うメリット
・新しいタスクが追加されたタイミングで即時にチケットが作成されるため、迅速な対応が可能です。
・手動作業を減らし、業務プロセスをスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Asana、HubSpotのそれぞれとYoomを連携させてください。
本日ご紹介した連携以外にもHubSpotやAsanaのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotに取引を作成する連携も可能です。
■概要
Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotに取引を作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.AsanaとHubSpotを併用している営業・マーケティングチーム
・Asanaで管理しているプロジェクトやタスクを、HubSpotの取引として自動的に登録し、一元管理したい方
・Asanaのタスク情報を活用して、HubSpotで効率的なリードナーチャリングや顧客管理を行いたい方
・手作業での情報転記の手間を省き、業務効率を向上させたい方
2.Asanaでプロジェクト管理を行い、HubSpotでCRMを行っている企業
・プロジェクトの進捗状況と顧客情報を連携させ、より効果的な営業戦略を立案したい方
・Asanaのタスク完了をトリガーに、HubSpotで取引を自動的に作成し、営業プロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・Asanaでタスクが追加されたら、自動でHubSpotに取引が作成されるため、手作業でのデータ入力の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
・Asanaのタスク完了をトリガーにHubSpotで取引を作成することで、営業プロセスを自動化し、効率化を図ることができます。
■注意事項
・HubSpot、AsanaのそれぞれとYoomを連携させてください。
HubSpotでアクションがあったことをチャットツールに通知する
HubSpotでコンタクトや新規取引が登録されたことをSlackやDiscordなどに自動で通知します。
■概要
HubSpotで新しい取引が作成されたら、Discordに連携してチャンネルに取引についてのメッセージを通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Discordをチャットツールとして使用している方
・社内のチャットツールとして使用している企業の担当者
・顧客間のコミュニケーションツールとして使用している営業担当
・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者
・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方
2.企業データをHubSpotで管理しているの方
・デジタルツールを活用して管理を行なっている事務職員
・マーケティング業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録内容をもとに自動でフローボットが起動する為、連絡漏れの改善に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・新しいリードや顧客情報をチーム全体で共有し、迅速に対応したい営業チーム
・新しいコンタクトに対するフォローアップをチームで連携して行いたい部門
2.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客情報をタイムリーに把握し、迅速に対応したいサポートチーム
・顧客対応の一貫性を高め、全員で最新の情報を共有したい部門
3.マーケティング部門
・新規顧客情報を基にキャンペーンを企画・実行したいチーム
・リードジェネレーションの結果をリアルタイムで確認し、次のアクションを計画したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotに新しいコンタクトが作成されると同時に、Microsoft Teamsに通知が届くため、情報の遅延がなくなります。
・チーム全体で連携して迅速に対応することが可能になり、顧客対応の品質が向上する。
■注意事項
・HubSpot、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
HubSpotで特定の条件を満たしたらミーティングURLを発行する
HubSpotで特定の条件を満たしたらGoogle MeetやZoomでミーティングURLを自動で発行します。
■概要
HubSpotのコンタクトに会議予定が登録されたらGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ間の連携が可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
1. HubSpotを営業活動に利用している方
・登録した会議の情報を他のツールでも使用したい方
2. Googleカレンダーを業務に利用している方
・会議の予定登録ミスや抜け漏れを防ぎ、スケジュール管理の正確性を向上させたい方
3. Gmailで顧客との連絡を行っている方
・会議案内などの定型メールを自動送信して、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotにオンライン会議の予定を登録した際、カレンダー登録から会議URLのメール送信までを自動化できるため、転記ミスや連絡漏れのリスクを最小限に抑えることができます。
また、顧客との連絡プロセスが標準化され、迅速かつ一貫性のある対応が可能になります。
■注意事項
・HubSpot、Googleカレンダー、Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・このフローでは、Google スプレッドシートを用いて協定世界時(UTC)から日本標準時(JST)に日時を変換しています。
■概要
「HubSpotの取引ステージが変更されたら、Zoomウェビナーへ登録し参加用リンクをメール送信する」ワークフローは、営業プロセスとウェビナーの連携を自動化します。
これにより、取引の進捗に応じて自動的にZoomウェビナーの登録が行われ、参加用リンクが顧客にメールで送信されるため、手動での作業を省き、効率的なコミュニケーションが実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotの取引ステージが変更されたら、自動的にZoomウェビナーへ登録し、参加用リンクがメール送信されるため、手動作業の手間を省けます。
また、手動での登録ミスやメールの送信漏れを防止でき、確実な顧客対応が可能です。
自動化によって、迅速かつ確実な情報提供が可能になり、スムーズな業務進行が実現できます。
HubSpotに新しい会社が作成されたらクラウドストレージにフォルダを作成する
HubSpotに新しい会社が作成されたら、Google DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。
■概要
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携して会社名のフォルダを指定の場所に作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.企業ごとのデータをGoogle Driveに格納している企業
・営業アシスタントや部門長
・全社の情報を統括している事務担当者
・会社ごとに帳票類を発行する経理担当者
2.HubSpotで関連企業の情報を管理している企業
・名刺や会社情報を管理している営業担当者
・マーケティング業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録内容をもとに自動でフローボットが起動する為、業務の漏れの改善に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
HubSpotで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理ツールとしてHubSpotを導入している企業
・HubSpotを利用して顧客管理をしているマーケティングや営業担当者
2.OneDriveでファイルの管理をしている方
・取引先ごとにフォルダを作成して書類管理をしているバックオフィス担当者
・フォルダ作成の手間を省きたい方
■このテンプレートを使うメリット
多くの方がOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成して書類管理を行っていると思います。
しかし、新しい取引先が登録されるたびにフォルダを手動で作成するのは手間と時間がかかります。
そんな時にこのテンプレートを利用すれば、そうした負担を軽減することが可能です。
HubSpotの情報と連携することで、OneDriveにフォルダが自動的に作成されるため、これまで手動でフォルダを準備していた方も簡単に管理が行えます。
その結果、浮いた時間を他の業務に充てることができ、生産性の向上にもつながります。
■注意事項
・HubSpotとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用して企業の管理を行なっている方
・見込み客も含めた管理を行う営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・企業の情報を会社ごとのフォルダで管理している営業アシスタント
・Webミーティングの資料の格納を行うカスタマーサービス担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotへの登録内容を基に自動で企業名のフォルダを作成するため、手作業による手間を省き業務効率を上げることができます。
・登録をトリガーに自動でフォルダ作成するため、その後に想定される業務をスムーズに開始することが可能になります。
・HubSpotの登録内を引用することで手作業による入力ミスを防ぎ、データの正確性を保つことができます。
・顧客情報と関連ファイルをBox上で一元管理できるため、情報を探す手間を省くことにより業務効率の向上に繋がります。
■注意事項
・Box、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
メールを受信したらAsanaにタスクを登録する
GmailやOutlookでメールを受信したら、Asanaにタスクを自動で登録します。
Asanaに新しいタスクが追加されたらデータベースに追加する
Asanaに新しいタスクが追加されたら、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelなどに自動で追加します。
■概要
Asanaでタスクを管理し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記して進捗管理表などを作成する際、手作業による二重入力に手間を感じていないでしょうか。また、手作業での転記は入力ミスや更新漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加し、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Asana利用チームのメンバー
・Asanaで管理しているタスクや情報をMicrosoft Excelでも一覧化・分析したい方
・Asanaの追加情報をMicrosoft Excelに手動で転記する手間を削減したい方
・常に最新のAsanaの情報をMicrosoft Excelで確認したい方
2.部署リーダー・マネージャー
・タスク情報をMicrosoft Excelで可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方
・AsanaのデータをMicrosoft Excelで加工・分析して業務改善や意思決定に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
Asanaはプロジェクト管理やタスク管理に便利なツールですが、情報を他のシステムで活用したいケースも少なくありません。しかし、AsanaとMicrosoft Excelを別々に運用している場合などにAsanaで登録されたタスク情報を手動でExcelに転記する必要があり、手作業となり転記ミスや情報漏れの可能性も否定できません。
このフローを活用すれば、AsanaとMicrosoft Excelの情報連携が自動化されることにより手作業による転記が不要になり、業務効率が大幅に向上しヒューマンエラーのリスクも軽減されます。
■注意事項
・Asana、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Asanaにタスクが追加されたら他のプロジェクト管理アプリにも追加する
Asanaにタスクが追加されたらTrelloやJira Softwareなどにもタスクを自動で追加します。
CRM(顧客管理システム)を中心としたマーケティングプラットフォームHubSpotとプロジェクトやタスク管理のツールであるAsanaは、2つを連携することでそれぞれの機能をより業務に活かすことができます。
この2つのツールを使っている方には、連携によって得られる多くのメリットがあります。
主なメリットとしては、一方のツールに登録された情報をもう一方のツールに反映させることです。
また、Asanaでのタスクの生成やHubSpotでの顧客データの更新などの業務フローも自動化することができます。
これによって情報の一元管理が可能となり、効率的なプロジェクト管理にもつながるはずです！
では、実際に、自動化できる業務の例を挙げましょう。
先ほどご紹介したテンプレート以外にも、HubspotとAsanaを連携させると、さまざまな業務を自動化できます。
自動化例1.HubSpotで新しいコンタクトが作成されたらAsanaにタスクを自動追加する
HubSpotの顧客情報とAsanaのプロジェクト情報・タスク情報を紐づけることでデータの一元管理が可能になります。
営業担当者と他のプロジェクトチームメンバーがスムーズに情報を共有できるので、業務の効率化につながりますよ。
自動化例2.HubSpotのフォームで送信された内容をAsanaのタスクに追加する
顧客情報だけでなく、問い合わせフォームへの対応も自動化できます。
HubSpotのフォームで送信された内容を自動でAsanaのタスクに転記できるので、入力の手間を省くことができて便利です！
このように、HubSpotのCRM機能とAsanaのプロジェクト・タスク管理機能を組み合わせることで様々な業務フローを自動化させることができるので、ぜひ連携を試してみてくださいね！
HubSpotとAsanaと連携して、タスクの追加にあわせてチケットを自動で作成する方法をご紹介しました。
これにより、業務の効率化を図れるのではなないでしょうか。
また、HubSpotとAsanaの連携により、顧客や取引に関する情報やプロジェクト管理の情報を一元管理することもできます。その結果、チーム内でのスムーズな情報共有や、顧客対応などの効率化につながるはずです。
Yoomを利用することで、HubSpotとAsanaのさまざまな業務を自動化できるので、ぜひ試してみてくださいね！
