HubSpotとAsanaの連携イメージ
【画像解説】HubSpotとAsanaの連携でプロジェクトの管理がラクラク!
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フローボット活用術

2025-05-26

【画像解説】HubSpotとAsanaの連携でプロジェクトの管理がラクラク!

Erina Komiya
Erina Komiya

Asanaにタスクを登録した後、HubSpotにチケットを作成している方に朗報です!
HubSpotでのチケット作成を自動化できます。

AsanaとHubSpotに、同じ情報を登録する作業を面倒に感じている方も多いのではないでしょうか?
繰り返し入力は、手間がかかるし、入力ミスが発生すれば業務が停滞する原因になりますよね。

ここでは、ノーコードでAsanaとHubSpotを連携し、タスク登録にあわせてチケットを自動作成する方法をわかりやすく解説します!
簡単に設定できるので、ぜひ試してみてくださいね!

こんな方におすすめ

  • AsanaとHubSpotでの業務効率化を考えている方。
  • Asanaにタスクを登録したらHubSpotにチケットを作成している方。
  • AsanaとHubSpotを連携してチケットの作成漏れを防ぎたい方。

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください!


■概要

Asanaに新しいタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.タスク管理と顧客対応を同時に行いたい方

・プロジェクトマネージャー

・カスタマーサポートチームのリーダー

2.手動でのタスクとチケットの連携作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務の効率化を目指している中小企業の経営者

・タスクの進捗管理と顧客対応の迅速化を図りたい方

3.AsanaとHubSpotを日常的に活用している方

・Asanaを使用してタスク管理を行っているユーザー

・HubSpotを利用してサポートチケットを管理している担当者

■このテンプレートを使うメリット

・新しいタスクが追加されたタイミングで即時にチケットが作成されるため、迅速な対応が可能です。

・手動作業を減らし、業務プロセスをスムーズに進めることができます。

■注意事項

・Asana、HubSpotのそれぞれとYoomを連携させてください。

[Yoomとは]

HubSpotとAsanaの連携フローの作り方

それでは、Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成するフローをご紹介します。

なお、Yoomにまだ登録していない方は、こちらからアカウント発行をお願いします。

そして、以下のテンプレートがあれば、連携と自動化のフロー作成が更に楽になります。リンク先から「このテンプレートを試す」をクリックして進めてください。


■概要

Asanaに新しいタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.タスク管理と顧客対応を同時に行いたい方

・プロジェクトマネージャー

・カスタマーサポートチームのリーダー

2.手動でのタスクとチケットの連携作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務の効率化を目指している中小企業の経営者

・タスクの進捗管理と顧客対応の迅速化を図りたい方

3.AsanaとHubSpotを日常的に活用している方

・Asanaを使用してタスク管理を行っているユーザー

・HubSpotを利用してサポートチケットを管理している担当者

■このテンプレートを使うメリット

・新しいタスクが追加されたタイミングで即時にチケットが作成されるため、迅速な対応が可能です。

・手動作業を減らし、業務プロセスをスムーズに進めることができます。

■注意事項

・Asana、HubSpotのそれぞれとYoomを連携させてください。

それでは、テンプレートを用いて業務フローを作成していきます。

ステップ1:HubSpotとAsanaをマイアプリ連携

1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

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2.マイアプリの新規接続一覧の中から、HubSpotとAsanaを選択し、アプリを連携してください。

<HubSpotの場合>

・連携したいアカウントを選び「アカウントを選択」をクリックします。

・ボックスにチェックを入れ、「アプリを接続」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録には、Hubspotにてアプリを接続する権限を追加する必要があります。詳細はこちらを確認してください。

<Asanaの場合>

・サインインをします。

・「許可」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

ステップ2:Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら起動するトリガーを設定

3.コピーしたテンプレートを開きます。(必要に応じてタイトルを変更してください。)
 ※テンプレートは「マイプロジェクト」に保存されます。
  自動で開かなかった場合、マイプロジェクトから該当のテンプレートを選択し、
  画面右上の「編集する」をクリックしてください。

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4.フローボットから「アプリトリガー 特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を選択してください。

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5.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
 アプリトリガーのタイトルを必要に応じて変更のうえ、「次へ」をクリックします。

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6.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
 ・トリガーの起動間隔:業務の都合に合わせて適切な時間を設定してください。基本的に短い設定がおすすめです。プランによって選択できる最短時間が異なります。
 ・ワークスペースID:任意のIDを入力、または、候補から選択してください。
 ・プロジェクトID:任意のIDを入力、または、候補から選択してください。

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7.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:HubSpotから取引先情報を取得するアクションを設定

8.フローボットから「アプリと連携する チケットを作成」を選択してください。

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9.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
 タイトルを必要に応じて変更のうえ、「次へ」をクリックします。

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10.API接続設定をします。
 欄下部の注記を参考に、各項目を入力してください。
 ※チケット名、パイプラインステージは必須項目です。
 ※ステップ2-手順7で取得したアウトプットから情報の参照が可能です。

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11.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で「Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成する」フローの完成です。


■概要

Asanaに新しいタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.タスク管理と顧客対応を同時に行いたい方

・プロジェクトマネージャー

・カスタマーサポートチームのリーダー

2.手動でのタスクとチケットの連携作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務の効率化を目指している中小企業の経営者

・タスクの進捗管理と顧客対応の迅速化を図りたい方

3.AsanaとHubSpotを日常的に活用している方

・Asanaを使用してタスク管理を行っているユーザー

・HubSpotを利用してサポートチケットを管理している担当者

■このテンプレートを使うメリット

・新しいタスクが追加されたタイミングで即時にチケットが作成されるため、迅速な対応が可能です。

・手動作業を減らし、業務プロセスをスムーズに進めることができます。

■注意事項

・Asana、HubSpotのそれぞれとYoomを連携させてください。

HubSpotやAsanaを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもHubSpotやAsanaのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください!

HubSpotとAsanaを連携した自動化例

Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotに取引を作成する連携も可能です。


■概要

Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotに取引を作成するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.AsanaとHubSpotを併用している営業・マーケティングチーム

・Asanaで管理しているプロジェクトやタスクを、HubSpotの取引として自動的に登録し、一元管理したい方

・Asanaのタスク情報を活用して、HubSpotで効率的なリードナーチャリングや顧客管理を行いたい方

・手作業での情報転記の手間を省き、業務効率を向上させたい方

2.Asanaでプロジェクト管理を行い、HubSpotでCRMを行っている企業

・プロジェクトの進捗状況と顧客情報を連携させ、より効果的な営業戦略を立案したい方

・Asanaのタスク完了をトリガーに、HubSpotで取引を自動的に作成し、営業プロセスを効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

・Asanaでタスクが追加されたら、自動でHubSpotに取引が作成されるため、手作業でのデータ入力の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。

・Asanaのタスク完了をトリガーにHubSpotで取引を作成することで、営業プロセスを自動化し、効率化を図ることができます。

■注意事項

・HubSpot、AsanaのそれぞれとYoomを連携させてください。

HubSpotを活用した自動化例

HubSpotでアクションがあったことをチャットツールに通知する

HubSpotでコンタクトや新規取引が登録されたことをSlackやDiscordなどに自動で通知します。


■概要

HubSpotで新しい取引が作成されたら、Slackの指定したチャンネルに自動でメッセージを送信します。

送信するメッセージの内容や送信先のSlackチャンネルは、自由にカスタマイズ可能です。

設定方法

HubSpot、SlackそれぞれのアプリとYoomを連携してください。(マイアプリ連携)

・HubSpotの「新しい取引が作成されたら」というトリガーで、取得する情報を設定してください。

・Slackの「チャンネルにメッセージを送る」というオペレーションで、連携アカウントや、送信先のチャンネル、メッセージ内容の設定を行ってください。

■注意事項

HubSpotとSlackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。

・ Slackの投稿先のチャンネルIDや投稿するメッセージ内容を任意の値に置き換えてご利用ください。


■概要

HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.営業部門

・新しいリードや顧客情報をチーム全体で共有し、迅速に対応したい営業チーム

・新しいコンタクトに対するフォローアップをチームで連携して行いたい部門

2.カスタマーサポートチーム

・新しい顧客情報をタイムリーに把握し、迅速に対応したいサポートチーム

・顧客対応の一貫性を高め、全員で最新の情報を共有したい部門

3.マーケティング部門

・新規顧客情報を基にキャンペーンを企画・実行したいチーム

・リードジェネレーションの結果をリアルタイムで確認し、次のアクションを計画したい部門

■このテンプレートを使うメリット

・HubSpotに新しいコンタクトが作成されると同時に、Microsoft Teamsに通知が届くため、情報の遅延がなくなります。

・チーム全体で連携して迅速に対応することが可能になり、顧客対応の品質が向上する。

■注意事項

・HubSpot、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。


■概要

HubSpotで新しい取引が作成されたら、Discordに連携してチャンネルに取引についてのメッセージを通知するフローです。


■このテンプレートをおすすめする方

1.Discordをチャットツールとして使用している方

・社内のチャットツールとして使用している企業の担当者

・顧客間のコミュニケーションツールとして使用している営業担当

・支店を多く持つ企業の統括部門のご担当者

・顧問契約をしている社会保険労務士や税理士など士業の方

2.企業データをHubSpotで管理しているの方

・デジタルツールを活用して管理を行なっている事務職員

・マーケティング業務の担当者

3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務自動化を目指している中小企業の経営者

・データの正確性を高めたい事務職員

■このテンプレートを使うメリット

・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。

・登録内容をもとに自動でフローボットが起動する為、連絡漏れの改善に繋がります。

■注意事項
・HubSpot、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。

HubSpotで特定の条件を満たしたらミーティングURLを発行する

HubSpotで特定の条件を満たしたらGoogle MeetやZoomでミーティングURLを自動で発行します。


■概要

HubSpotのコンタクトに会議予定が登録されたらGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信するフローです。

Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ間の連携が可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

1. HubSpotを営業活動に利用している方

・‍登録した会議の情報を他のツールでも使用したい方


2. Googleカレンダーを業務に利用している方

・会議の予定登録ミスや抜け漏れを防ぎ、スケジュール管理の正確性を向上させたい方


3. Gmailで顧客との連絡を行っている方

・会議案内などの定型メールを自動送信して、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

HubSpotにオンライン会議の予定を登録した際、カレンダー登録から会議URLのメール送信までを自動化できるため、転記ミスや連絡漏れのリスクを最小限に抑えることができます。

また、顧客との連絡プロセスが標準化され、迅速かつ一貫性のある対応が可能になります。

■注意事項

・HubSpot、Googleカレンダー、Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。

・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・このフローでは、Google スプレッドシートを用いて協定世界時(UTC)から日本標準時(JST)に日時を変換しています。


■概要  

「HubSpotの取引ステージが変更されたら、Zoomウェビナーへ登録し参加用リンクをメール送信する」ワークフローは、営業プロセスとウェビナーの連携を自動化します。
これにより、取引の進捗に応じて自動的にZoomウェビナーの登録が行われ、参加用リンクが顧客にメールで送信されるため、手動での作業を省き、効率的なコミュニケーションが実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • HubSpotを活用して営業プロセスを管理している営業担当者の方
  • Zoomウェビナーを頻繁に開催し、参加者管理に手間を感じているマーケティング担当者の方
  • 営業とマーケティングの連携を強化し、業務の自動化を図りたい企業の管理者の方
  • 手動でのウェビナー登録やメール送信に時間を取られているチームのリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット
HubSpotの取引ステージが変更されたら、自動的にZoomウェビナーへ登録し、参加用リンクがメール送信されるため、手動作業の手間を省けます。
また、手動での登録ミスやメールの送信漏れを防止でき、確実な顧客対応が可能です。
自動化によって、迅速かつ確実な情報提供が可能になり、スムーズな業務進行が実現できます。

HubSpotに新しい会社が作成されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

HubSpotに新しい会社が作成されたら、Google DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。


■概要

HubSpotで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.顧客管理ツールとしてHubSpotを導入している企業

・HubSpotを利用して顧客管理をしているマーケティングや営業担当者

2.OneDriveでファイルの管理をしている方

・取引先ごとにフォルダを作成して書類管理をしているバックオフィス担当者
・フォルダ作成の手間を省きたい方

■このテンプレートを使うメリット

多くの方がOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成して書類管理を行っていると思います。
しかし、新しい取引先が登録されるたびにフォルダを手動で作成するのは手間と時間がかかります。
そんな時にこのテンプレートを利用すれば、そうした負担を軽減することが可能です。
HubSpotの情報と連携することで、OneDriveにフォルダが自動的に作成されるため、これまで手動でフォルダを準備していた方も簡単に管理が行えます。
その結果、浮いた時間を他の業務に充てることができ、生産性の向上にもつながります。

■注意事項

・HubSpotとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。


■概要

HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携して会社名のフォルダを指定の場所に作成するフローです。


■このテンプレートをおすすめする方

1.企業ごとのデータをGoogle Driveに格納している企業

・営業アシスタントや部門長

・全社の情報を統括している事務担当者

・会社ごとに帳票類を発行する経理担当者

2.HubSpotで関連企業の情報を管理している企業

・名刺や会社情報を管理している営業担当者

・マーケティング業務の担当者

3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務自動化を目指している中小企業の経営者

・データの正確性を高めたい事務職員

■このテンプレートを使うメリット

・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。

・登録内容をもとに自動でフローボットが起動する為、業務の漏れの改善に繋がります。

■注意事項

・HubSpot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.HubSpotを利用して企業の管理を行なっている方

・見込み客も含めた管理を行う営業アシスタントや経理担当

・事務職員やオフィスマネージャー

2.boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者

・企業の情報を会社ごとのフォルダで管理している営業アシスタント

・Webミーティングの資料の格納を行うカスタマーサービス担当者

3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方

・業務効率化を目指している中小企業の経営者

・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者

■このテンプレートを使うメリット

・HubSpotへの登録内容を基に自動で企業名のフォルダを作成するため、手作業による手間を省き業務効率を上げることができます。

・登録をトリガーに自動でフォルダ作成するため、その後に想定される業務をスムーズに開始することが可能になります。

・HubSpotの登録内を引用することで手作業による入力ミスを防ぎ、データの正確性を保つことができます。

・顧客情報と関連ファイルをBox上で一元管理できるため、情報を探す手間を省くことにより業務効率の向上に繋がります。

■注意事項
・Box、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。

Asanaを活用した自動化例

メールを受信したらAsanaにタスクを登録する

GmailやOutlookでメールを受信したら、Asanaにタスクを自動で登録します。


■概要
Gmailで管理している問い合わせや依頼メールなどを、Asanaでタスク化して管理しているものの、手作業での転記に手間を感じていませんか?重要なメールを見落としたり、タスク化を忘れたりすることで、対応の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルを付けたメールの内容を、自動でAsanaのタスクとして登録できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
  • Gmailに来る依頼をAsanaで管理しており、手動でのタスク化に手間を感じている方
  • Asanaでのタスク作成漏れを防ぎ、チームの対応速度を向上させたいプロジェクトマネージャーの方
  • 日々のメール対応に追われ、本来のコア業務に集中したいと考えているすべてのビジネスパーソンの方
■このテンプレートを使うメリット
  • Gmailで特定ラベルを付けたメールの内容が自動でAsanaにタスク登録されるため、手作業による転記の手間と時間を削減できます。
  • タスクの作成漏れや転記ミスといった人為的なエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
  1. はじめに、GmailとAsanaをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文などからタスク名や詳細に必要な情報を抽出します。
  4. 最後に、オペレーションでAsanaの「タスクを追加」アクションを設定し、抽出した情報を基にタスクを作成します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • Gmailのトリガー設定で、自動化の対象としたいメールに付与するラベル名を任意で指定してください。
  • Asanaでタスクを追加するアクションを設定する際に、タスクを登録したいプロジェクトを任意で設定してください。

■概要

Outlookにメールが届いたらAsanaにタスクを追加するフローボットです。

Asanaでメール対応のタスク管理を行う場合などにご利用ください。

Outlookに特定の件名のメールが届いた場合にフローボットが起動します。

件名の設定やAsanaに登録する情報は自由に変更してご利用ください。

■注意事項

・Asana、OutlookそれぞれとYoomを連携してください。

・Outlookの連携にOffice365の管理者の承認が必要な場合があります。

・その場合はこちらの記事を参考に管理者に承認を依頼してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Asanaに新しいタスクが追加されたらデータベースに追加する

Asanaに新しいタスクが追加されたら、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelなどに自動で追加します。


■概要

Asanaでタスク管理を行い、Notionでプロジェクト情報を集約している場合、双方への情報入力や転記作業に手間を感じていないでしょうか。この手作業は時間を要するだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されると、自動でNotionのデータベースに情報が連携されるため、タスク管理と情報集約の連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • AsanaとNotionを併用しており、タスク情報の二重入力に手間を感じている方
  • 手作業による情報転記での入力漏れやミスをなくしたいプロジェクト担当者の方
  • チーム内のタスク共有と情報の一元管理をより効率的に行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Asanaにタスクを追加するだけでNotionへ自動で情報が連携されるため、これまで手作業に費やしていた転記の時間を短縮することができます
  • 手作業で起こりがちな入力間違いや、重要なタスク情報の転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

  1. はじめに、AsanaとNotionをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定し、対象のプロジェクトを指定します
  3. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Asanaから取得したタスク情報を任意のデータベースに追加します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Notionへレコードを追加する際に、どのデータベースを対象にするか任意で設定が可能です
  • Notionの各項目には、Asanaから取得したタスク名や期日といった値を埋め込むだけでなく、任意のテキストを固定値として入力することもできます

注意事項

  • Asana、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Asanaでタスクを管理し、その内容をGoogle スプレッドシートに転記して進捗管理表などを作成する際、手作業による二重入力に手間を感じていないでしょうか。また、手作業での転記は入力ミスや更新漏れの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Asanaに新しいタスクが追加された際に、指定したGoogle スプレッドシートへ自動で情報を追加し、タスク管理の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • AsanaとGoogle スプレッドシートを併用してタスク管理を行っている方
  • タスク情報の二重入力や転記作業に手間を感じているプロジェクトマネージャーの方
  • 手作業による入力ミスや更新漏れをなくし、データの正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Asanaにタスクを追加するだけで、Google スプレッドシートに自動で情報が追記されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。
  • 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確な情報に基づいた管理が可能です。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定することで、Asanaで作成されたタスク情報がスプレッドシートに自動で追加されます。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Google スプレッドシートにレコードを追加する際、Asanaから取得したタスク名や担当者、期日といった情報を、スプレッドシートのどの列に追加するかを任意で設定できます。
  • 例えば、「A列にタスク名」「B列に担当者名」のように、管理したい項目に合わせて出力内容を柔軟にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

  • Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Asanaでタスクが登録されたらMicrosoft Excelにレコードを追加するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Asana利用チームのメンバー

・Asanaで管理しているタスクや情報をMicrosoft Excelでも一覧化・分析したい方

・Asanaの追加情報をMicrosoft Excelに手動で転記する手間を削減したい方

・常に最新のAsanaの情報をMicrosoft Excelで確認したい方

2.部署リーダー・マネージャー

・タスク情報をMicrosoft Excelで可視化して進捗管理やチームの状況把握に役立てたい方

・AsanaのデータをMicrosoft Excelで加工・分析して業務改善や意思決定に活用したい方


■このテンプレートを使うメリット

Asanaはプロジェクト管理やタスク管理に便利なツールですが、情報を他のシステムで活用したいケースも少なくありません。しかし、AsanaとMicrosoft Excelを別々に運用している場合などにAsanaで登録されたタスク情報を手動でExcelに転記する必要があり、手作業となり転記ミスや情報漏れの可能性も否定できません。

このフローを活用すれば、AsanaとMicrosoft Excelの情報連携が自動化されることにより手作業による転記が不要になり、業務効率が大幅に向上しヒューマンエラーのリスクも軽減されます。

■注意事項

・Asana、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

Asanaにタスクが追加されたら他のプロジェクト管理アプリにも追加する

Asanaにタスクが追加されたらTrelloやJira Softwareなどにもタスクを自動で追加します。


■概要

Asanaの特定のセクションに新しいタスクが追加されたら、GitHubのIssueとして自動的に追加します。

タイトルや本文、ラベルの設定を自由にカスタマイズ可能です。

設定方法

Asana、GitHubそれぞれのアプリとYoomを連携してください。(マイアプリ連携)

・Asanaの「特定のセクションに新しいタスクが追加されたら」というトリガーで、対象のセクションを設定してください。

GitHubの「Issueの作成」というオペレーションで、Asanaから取得した情報をもとに、Issueのタイトル等の設定を行なってください。

注意事項

Asana、GitHubそれぞれでYoomとの連携が必要です。

・Issueのオーナー名やリポジトリ名の設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。


■概要

Asanaにタスクが追加されたら、自動的にTrelloにもカードを追加するフローボットです。

AsanaとTrelloの情報を同期する際などにご利用ください。

■注意事項

・Asana、TrelloそれぞれとYoomを連携してください。

・Asanaでタスクを追加されてから5~15分後にTrelloにも情報が同期されます。


■概要

Asanaでタスクが追加されたら、自動的にJiraに課題を追加するフローボットです。AsanaとJiraの情報を同期する際などにご利用ください。

■注意事項

・Asana、Jira、およびYoomを連携してください。

・Asanaでタスクを追加されてから5~15分後にJiraにも情報が同期されます。

・Asanaでタスクの説明が空だとJiraへ連携する際にエラーになるため、ご注意ください。

HubSpotとAsanaを連携するメリットと自動化例

CRM(顧客管理システム)を中心としたマーケティングプラットフォームHubSpotとプロジェクトやタスク管理のツールであるAsanaは、2つを連携することでそれぞれの機能をより業務に活かすことができます。

HubspotとAsanaを連携するメリットは?

この2つのツールを使っている方には、連携によって得られる多くのメリットがあります。

主なメリットとしては、一方のツールに登録された情報をもう一方のツールに反映させることです。
また、Asanaでのタスクの生成やHubSpotでの顧客データの更新などの業務フローも自動化することができます。
これによって情報の一元管理が可能となり、効率的なプロジェクト管理にもつながるはずです!
では、実際に、自動化できる業務の例を挙げましょう。

業務効率化のための自動化例は?

先ほどご紹介したテンプレート以外にも、HubspotとAsanaを連携させると、さまざまな業務を自動化できます。

自動化例1.HubSpotで新しいコンタクトが作成されたらAsanaにタスクを自動追加する

HubSpotの顧客情報とAsanaのプロジェクト情報・タスク情報を紐づけることでデータの一元管理が可能になります。
営業担当者と他のプロジェクトチームメンバーがスムーズに情報を共有できるので、業務の効率化につながりますよ。

自動化例2.HubSpotのフォームで送信された内容をAsanaのタスクに追加する

顧客情報だけでなく、問い合わせフォームへの対応も自動化できます。
HubSpotのフォームで送信された内容を自動でAsanaのタスクに転記できるので、入力の手間を省くことができて便利です!

このように、HubSpotのCRM機能とAsanaのプロジェクト・タスク管理機能を組み合わせることで様々な業務フローを自動化させることができるので、ぜひ連携を試してみてくださいね!

まとめ

HubSpotとAsanaと連携して、タスクの追加にあわせてチケットを自動で作成する方法をご紹介しました。
これにより、業務の効率化を図れるのではなないでしょうか。

また、HubSpotとAsanaの連携により、顧客や取引に関する情報やプロジェクト管理の情報を一元管理することもできます。その結果、チーム内でのスムーズな情報共有や、顧客対応などの効率化につながるはずです。

Yoomを利用することで、HubSpotとAsanaのさまざまな業務を自動化できるので、ぜひ試してみてくださいね!

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
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この記事を書いた人
Erina Komiya
Erina Komiya
これまで専門商社やEC業界で事務を経験してきました。 担当した業務は営業事務や経理、総務、人事、法務など多岐に渡ります。 個々の作業の効率化には取り組みましたが、各種のサポートツールやYoomを使えばより便利に業務が進められたのに…と思っています。 業務経験を活かしたYoomの紹介記事を発信し、皆さんがスムーズに業務を進められるお手伝いができれば幸いです。
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