【画像解説】HubSpotとAsanaの連携でプロジェクトの管理がラクラク！

HubSpotとAsanaを連携するメリットと自動化例

CRM(顧客管理システム)を中心としたマーケティングプラットフォームHubSpotとプロジェクトやタスク管理のツールであるAsanaは、2つを連携することでそれぞれの機能をより業務に活かすことができます。

HubspotとAsanaを連携するメリットは？

この2つのツールを使っている方には、連携によって得られる多くのメリットがあります。

主なメリットとしては、一方のツールに登録された情報をもう一方のツールに反映させることです。
Asanaでのタスクの生成やHubSpotでの顧客データの更新などの業務フローの自動化を行うことができる点です。
‍また、それによって情報の一元管理が可能となり、効率的なプロジェクト管理にもつながります。
では、実際に、自動化できる業務の例を挙げましょう。

業務効率化のための自動化例は？

HubspotとAsanaを連携させると、顧客情報の取り扱いが楽になります。
具体的にはどんな仕事を自動化させられるでしょうか？

自動化例1.HubSpotで新しいコンタクトが作成されたら、Asanaでタスクを自動追加することが可能です。

HubSpotの顧客情報とAsanaのプロジェクト情報やタスク情報を紐づけることでデータの一元管理が可能となります。
営業担当者と他のプロジェクトチームメンバーなど関係者がリアルタイムで情報を共有できることで、その後の対応がスムーズになります。

自動化例2.HubSpotでフォームが送信されるとAsanaでフォローアップタスクを自動追加するフローも実行できます。

顧客情報だけでなく、問い合わせフォームへの対応についても自動でのタスク生成が可能です。
顧客対応を迅速に行うことは、マーケティング、営業、カスタマーサポートなど多岐にわたる業務で重要です。

以上の2例はHubSpotからAsanaへの情報を同期させるものですが、反対に、AsanaからHubSpotへ働きかけることも可能です。
例えば、Asanaのタスクが完了した際に、その情報をHubSpotの顧客データに自動反映させることができます。

このように、HubSpotのCRM機能とAsanaのプロジェクト・タスク管理機能を組み合わせることで様々な業務フローを自動化させることが可能ですので、ぜひ連携をお試しください！

HubSpotとAsanaの連携フローの作り方

HubSpotとAsanaの連携と自動化の業務フローを実際に1つ作成してみましょう。
今から手順をご紹介するのは、Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成するフローとなります。

こちらは、以下のような場合に用いることをおすすめします。
　・プロジェクト管理の担当が、Asanaでのタスク管理とHubSpotでのチケット管理を連携させたい
　・営業担当として、Asanaで作成されるタスクをHubSpot上で迅速に管理したい
　・カスタマーサポート担当が、AsanaでのサポートタスクをHubSpotのチケットとして自動的に管理し、迅速に対応したい
　・AsanaのプロジェクトのタスクとHubSpotのチケットの連携でキャンペーンのフォローアップを強化したい

複数の業務における利点があるため、自動化して手作業によるミスを無くし、業務を効率化しましょう。

連携や自動化の設定に不安を覚える方も、ノーコードツールYoomを使えばプログラミングなどの専門知識も不要で簡単にできるので安心してください！

なお、Yoomにまだ登録していない方は、こちらからアカウント発行をお願いします。

そして、以下のテンプレートがあれば、連携と自動化のフロー作成が更に楽になります。リンク先から「このテンプレートを試してみる」をクリックして進めてください。

それでは、連携を行ってから、テンプレートを用いて業務フローを作成していきます。

ステップ1:HubSpotとAsanaをマイアプリ連携

1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、HubSpotとAsanaを選択し、アプリを連携してください。
　※HubSpotのマイアプリ登録については、こちらをご覧ください。

‍ステップ2:Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら起動するトリガーを設定

3.コピーしたテンプレートを開きます。(必要に応じてタイトルを変更してください。)
　※テンプレートは「マイプロジェクト」に保存されます。
　　自動で開かなかった場合、マイプロジェクトから該当のテンプレートを選択し、
　　画面右上の「編集する」をクリックしてください。

4.フローボットから「アプリトリガー 特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を選択してください。

5.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　アプリトリガーのタイトルを必要に応じて変更のうえ、「次へ」をクリックします。

6.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
　・トリガーの起動間隔：業務の都合に合わせて適切な時間を設定してください。
　・ワークスペースID：任意のIDを入力、または、候補から選択してください。
　・プロジェクトID：任意のIDを入力、または、候補から選択してください。

7.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:HubSpotから取引先情報を取得するアクションを設定

8.フローボットから「アプリと連携する チケットを作成」を選択してください。

9.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更のうえ、「次へ」をクリックします。

10.API接続設定をします。
　欄下部の注記を参考に、各項目を入力してください。
　※チケット名、パイプラインステージは必須項目です。
　※ステップ2-手順7で取得したアウトプットから情報の参照が可能です。

11.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で「Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成する」フローの完成です。

HubSpotとAsanaの連携フロー応用編

ここまで見てきたHubSpotとAsanaの2つのアプリ間だけでなく、Yoomなら他のアプリとの連携で自動化できる業務フローも数多くあります。
その中から2つをテンプレートとともにご紹介します。

関連する業務をまとめて自動化して、業務全体の効率化を目指しましょう！

‍HubSpotにフォームが送信されたら、連携したChatGPTの返答内容をもとにチケットを作成する

以下は、HubSpotとChatGPTを連携させるフローです。

HubSpotで顧客から送信されたフォームの対応として、ChatGPTで内容の解析・返答の自動生成を行い、その結果をもとにHubSpotのチケットの自動作成ができます。
問い合わせへの迅速な対応が可能となるため、カスタマーサポートや営業、マーケティングなどの業務を担当する方は、ぜひ自動化を試してみてください。

Asanaにタスクが追加されたらGmailに送信する

Asanaの特定セッションにおけるタスク追加したらGmailでメールを自動送信する業務フローです。
Gmailの内容は自由に設定することができるので、先ほどお伝えしたHubSpotのチケット自動作成の手順と合わせて、自分自身へのリマインドや関係者との情報共有に用いることが可能です。
普段の情報のやりとりでGmail以外のコミュニケーションツールを使っている場合は、チャット通知などに置き換えて自動化を行うこともできます。

まとめ

HubSpotとAsanaの連携により、顧客や取引に関する情報管理やプロジェクト管理が統合され、情報の一元管理が可能となります。ワークフローの自動化により、チーム内でのリアルタイムの情報共有や、社内の動きだけでなく顧客対応などの社外対応まで含め迅速に業務を進めることが可能となります。連携と自動化で業務効率の向上を図りましょう！