HubSpotとAsanaを連携して、Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたらHubSpotにチケットを作成する方法

それでは、連携を行ってから、テンプレートを用いて業務フローを作成していきます。

ステップ1:HubSpotとAsanaをマイアプリ連携

1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、HubSpotとAsanaを選択し、アプリを連携してください。
　※HubSpotのマイアプリ登録については、こちらをご覧ください。

‍ステップ2:Asanaの特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら起動するトリガーを設定

3.コピーしたテンプレートを開きます。(必要に応じてタイトルを変更してください。)
　※テンプレートは「マイプロジェクト」に保存されます。
　　自動で開かなかった場合、マイプロジェクトから該当のテンプレートを選択し、
　　画面右上の「編集する」をクリックしてください。

4.フローボットから「アプリトリガー 特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を選択してください。

5.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　アプリトリガーのタイトルを必要に応じて変更のうえ、「次へ」をクリックします。

6.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
　・トリガーの起動間隔：業務の都合に合わせて適切な時間を設定してください。
　・ワークスペースID：任意のIDを入力、または、候補から選択してください。
　・プロジェクトID：任意のIDを入力、または、候補から選択してください。

7.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:HubSpotから取引先情報を取得するアクションを設定

8.フローボットから「アプリと連携する チケットを作成」を選択してください。

9.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　タイトルを必要に応じて変更のうえ、「次へ」をクリックします。

10.API接続設定をします。
　欄下部の注記を参考に、各項目を入力してください。
　※チケット名、パイプラインステージは必須項目です。
　※ステップ2-手順7で取得したアウトプットから情報の参照が可能です。

11.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で「Asanaのプロジェクトにタスクが追加されたら、HubSpotにチケットを作成する」フローの完成です。

HubSpotとAsanaの連携フロー応用編

ここまで見てきたHubSpotとAsanaの2つのアプリ間だけでなく、Yoomなら他のアプリとの連携で自動化できる業務フローも数多くあります。
その中から2つをテンプレートとともにご紹介します。

関連する業務をまとめて自動化して、業務全体の効率化を目指しましょう！

‍HubSpotにフォームが送信されたら、連携したChatGPTの返答内容をもとにチケットを作成する

以下は、HubSpotとChatGPTを連携させるフローです。

HubSpotで顧客から送信されたフォームの対応として、ChatGPTで内容の解析・返答の自動生成を行い、その結果をもとにHubSpotのチケットの自動作成ができます。
問い合わせへの迅速な対応が可能となるため、カスタマーサポートや営業、マーケティングなどの業務を担当する方は、ぜひ自動化を試してみてください。

Asanaにタスクが追加されたらGmailに送信する

Asanaの特定セッションにおけるタスク追加したらGmailでメールを自動送信する業務フローです。
Gmailの内容は自由に設定することができるので、先ほどお伝えしたHubSpotのチケット自動作成の手順と合わせて、自分自身へのリマインドや関係者との情報共有に用いることが可能です。
普段の情報のやりとりでGmail以外のコミュニケーションツールを使っている場合は、チャット通知などに置き換えて自動化を行うこともできます。

まとめ

HubSpotとAsanaの連携により、顧客や取引に関する情報管理やプロジェクト管理が統合され、情報の一元管理が可能となります。ワークフローの自動化により、チーム内でのリアルタイムの情報共有や、社内の動きだけでなく顧客対応などの社外対応まで含め迅速に業務を進めることが可能となります。連携と自動化で業務効率の向上を図りましょう！