HubSpotで商談が受注に更新されたら自動的にBacklogに登録する方法

複数のツールを活用して営業の進捗を管理することがあると思います。
しかし、手動で情報を入力する作業が負担に感じることはありませんか？
この記事ではHubSpotとBacklogを連携し、「HubSpotで商談が受注になったらBacklogに課題を自動登録する」方法をご紹介します。
ノーコードで自動化する方法を詳しく解説するので、ぜひ試してみてくださいね！

こんな方におすすめ

HubSpotとBacklogを活用して、手作業を削減し、タスク管理を効率化したい方。
HubSpotとBacklogの利用により、営業部門とプロジェクト実行部門などチーム間の連携が課題となっている企業。
HubSpotとBacklogの連携して、課題の作成を自動化したい方。

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。

難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。

下記のテンプレートから今すぐに始めることもできるので、ぜひお試しください！

[Yoomとは]

HubSpotとBacklogの連携フローの作り方

それでは「HubSpotで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する」フローボットを作成する手順をご紹介します。
トリガーとアクションの2ステップを設定すれば完成しますので、一緒に作成してみましょう！
Yoomのアカウント発行はこちら。

ステップ1:HubSpotとBacklogのマイアプリ連携

次に各アプリをYoomと連携しましょう。
この作業によりノーコードでアプリ連携ができ、フローボットを設定できるようになります。

1.HubSpotのマイアプリ登録

まずはHubSpotから連携しましょう。
Yoomのワークスペースにログインしたら、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。

次に、マイアプリの新規接続でHubSpotを選択してください。

「Sign in to your HubSpot account」を選択して、ログインしましょう。

メールアドレスを入力後、パスワードを記載してログインをクリックしてください。

連携したいアカウントを選択しましょう。

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以上でHubSpotとYoomの連携ができました。

2.Backlogのマイアプリ登録

次に、Backlogを連携しましょう。
先ほどと同様にマイアプリを選択後、新規接続をクリックしてください。

マイアプリの新規接続でBacklogを選択しましょう。

ドメインを入力してください。

これでBacklogとYoomの連携ができました。

マイアプリ登録が完了したら、下記のバナーを開いて「詳細を見る」をクリックします。

「このテンプレートを試す」をクリックし、テンプレートをマイプロジェクトにコピーしてください。

Yoomのワークスペースに移動し、テンプレートのコピーができたと表示がでたら「OK」をクリックしましょう。

これでテンプレートがコピーできました。
テンプレートは、Yoomのマイプロジェクトに保存されています。

ステップ2:HubSpotのトリガーを設定する

フローボットの作成に進みましょう。
「取引が指定のステージに更新されたら」をクリックしてください。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは任意で変更可能です。
・HubSpotと連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
・トリガーアクションは「取引が指定のステージに更新されたら」を選択しましょう。
・入力できたら「次へ」をクリックしてください。

2.アプリトリガーのAPI接続設定

・トリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なります。基本的に短い設定がおすすめです。
・取引のパイプラインを設定してください。
・取引ステージを候補から選択します。
・取引ステージについては、使い方に合わせてカスタマイズすることも可能です。
・設定ができたらテストをクリックしましょう。

テストが成功し、アウトプットが取得できたら保存しましょう。

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ステップ3:Backlogのアクションを設定する

最後の項目になりました。
「課題の追加」をクリックして、設定を進めましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更可能です。
・Backlogと連携するアカウント情報を確認しましょう。
・アクションは「課題の追加」を選択します。
・すべて設定できたら「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

・ドメイン、課題を登録するプロジェクトID、課題の種別IDを設定してください。
・課題の件名はHubSpotのアウトプットから「取引名」選択しましょう。
・優先度をプルダウンから選択しましょう。
・課題の詳細にHubSpotの情報をアウトプットから選択しながら作成するとわかりやすいです。
・すべて設定できたら、テストを実行し保存しましょう。

保存をクリックしたら、すべての設定が完了したと表示されるので、「トリガーをON」をクリックしましょう。

これでフローボットの設定ができました！

HubSpotやBacklogを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもHubSpotやBacklogのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

HubSpotを活用した自動化例

HubSpotでアクションがあったことをチャットツールに通知する

HubSpotでコンタクトや新規取引が登録されたことをSlackやDiscordなどに自動で通知します。

HubSpotに情報が登録されたらデータベースに追加する

HubSpotに情報が追加されたら、Google スプレッドシートやNotionなどに自動で追加します。

HubSpotに新しい会社が作成されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

HubSpotに新しい会社が作成されたら、Google DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。

Backlogを活用した自動化例

Web会議終了後、会議内容を議事録化してBacklogに追加する

Google MeetやZoomでWeb会議が終了したら、会議内容を議事録化してBacklogに自動で追加します。

お問い合わせ内容をBacklogの課題に追加する

Googleフォームやチャットツール、メールで送信されたお問い合わせ内容をBacklogに自動で登録します。

Backlogに課題が登録されたら課題の期限をカレンダーに登録する

Backlogに課題が登録されたら、課題の期限をGoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに自動で登録します。

HubSpotとBacklogの連携メリットと具体例

メリット1: 手動作業とヒューマンエラーを削減できる

HubSpotの情報をBacklogに自動的に登録できるので、手動で入力する手間と労力を削減できます。
さらに、手作業で発生しがちな入力ミスや漏れを防げることも大きなメリットではないでしょうか。
例えば、展示会に参加した営業担当が商談を行い、多数の受注を獲得したとします。
HubSpotとBacklogを連携していれば、受注にあわせてBacklogに課題を自動追加できるので、事務作業の負担やヒューマンエラーを減らすことができますよね。
その結果、入力作業にかかっていた時間を、タスクの応対など重要な業務に充てられるようになり、業務の効率化を図れるはずです。

メリット2: タスク情報を容易に共有できる

HubSpotで登録された案件がBacklogに自動連携されることで、タスクを一元管理できます。
これにより、チーム間で一定した情報共有が可能になるはずです。
例えば、アプリ開発会社で、営業とエンジニアが連携して業務を行う場合を考えてみましょう。
営業がステージを変更したらすぐに、Backlogにタスクが自動追加されるので、エンジニアは迅速に作業を進めることができるのではないでしょうか。
その結果、入力タイミングのズレを解消し、タスク対応を円滑に進めることができそうですね。

メリット3: 素早い顧客対応ができる

HubSpotとBacklogを連携すると、HubSpotのステージが変更されたら自動でBacklogにタスクを追加できます。
スムーズなタスク追加により契約書作成など、次のアクションを起こしやすくなるはずです。
例えば、求人広告企業で新規求人を受注した場合、HubSpotのステージを変更すると、Backlogにタスクが自動で追加されます。
これにより、ライターやカメラマンの手配など広告作成に必要な行程をスムーズに遂行できそうですね。
その結果、対応のスピードが上がり顧客満足度の向上にもつながるのではないでしょうか。

まとめ

HubSpotとBacklogの連携により、手作業を自動化でき、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
また、タスク情報をチーム間で共有しやすくなり、次のステップに円滑に進めるのではないでしょうか。
その結果、業務の生産性が向上しそうですね。

ご紹介した連携は、Yoomを活用すると、ノーコードで実現でき、フローボットの作成も簡単です。
業務の効率化を図りたい方におすすめのツールだと思います。

この機会に、HubSpotとBacklogを連携してタスク管理を自動化しませんか？