HubSpotとBacklogを連携して、HubSpotで商談が受注に更新されたら自動的にBacklogに登録する方法

チーム間でプロジェクトを行っている場合、複数のツールを活用して進行することがあると思います。
しかし、手動で追加や変更する作業が負担だと思うことはありませんか？
この記事ではHubSpotとBacklogを連携し、「HubSpotで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する」方法をご紹介します。
さらにYoomを活用すれば、アプリの連携やフローボット作成がノーコードで実現します。
連携手順について詳しく解説します。

ぜひ、ご覧ください。

こんな方におすすめ

・HubSpotとBacklogを活用して、手作業を削減し、タスク進行の透明性を確保したい担当者。
・営業部門とプロジェクト実行部門などチーム間の連携が課題となっている企業の担当者。
・HubSpotとBacklogの連携して、顧客対応スピードを向上したい方。

HubSpotとBacklogの連携メリットと具体例

メリット1: 手動作業とヒューマンエラーを軽減できる

HubSpotの情報をBacklogに自動的に登録できるので、手動で入力する手間と労力を軽減できます。
さらに、手作業で発生しがちな入力ミスや漏れを防止することが期待できます。
例えば、展示会に参加した営業担当が商談を行い、多数の受注を獲得したとしましょう。
HubSpotとBacklogを連携していれば、Backlogに課題を自動追加できるので、事務作業の負担やヒューマンエラーを減らすことができそうです。
その結果、入力作業にかかっていた時間を、タスクの応対など重要な業務に充てられるようになり、業務の効率化を図れるでしょう。

メリット2: タスク情報を容易に共有できる

HubSpotで登録された案件がBacklogに自動連携されることで、プロジェクトのタスクや進捗が一元管理できます。
これにより、チーム間で一定した情報共有が可能になるでしょう。
例えば、アプリ開発会社で、営業とエンジニアが連携して業務を行う場合を考えてみましょう。
営業がステータスを変更したらすぐに、Backlogにタスクが自動追加されるので、エンジニアは迅速に作業を進めることができるでしょう。
その結果、入力タイミングのズレを解消し、プロジェクト運営を円滑に進めることができます。

メリット3: 素早い顧客対応ができる

HubSpotとBacklogを連携すると、HubSpotのステータスが変更されたらすぐに、Backlogでタスクを追加できます。
素早いタスク追加により契約書作成など、次のアクションを起こしやすくなるでしょう。
例えば求人広告企業で新規求人を受注した場合、HubSpotのステータスを変更すると、Backlogにタスクが追加されます。
これにより、ライターやカメラマンの手配など広告作成に必要な行程をスムーズに遂行できそうです。
その結果、対応のスピードが上がり顧客満足度の向上が期待できます。

以上、HubSpotとBacklogを連携するメリット3選をご紹介しました。
次に、Yoomについてご説明します。

[Yoomとは]

HubSpotとBacklogの連携フローの作り方

それでは「HubSpotで商談が受注になったらBacklogに課題を登録する」フローボットを作成する手順をご紹介します。
トリガーとアクションの2ステップを設定すれば完成しますので、一緒に作成してみましょう！
Yoomのアカウント発行はこちら。

まずは下のバナーをクリックしてテンプレートをコピーしましょう。

クリックすると、Yoomのテンプレートサイトへ移行します。
「このテンプレートを試す」をクリックしてください。

Yoomのワークスペースに移動し、テンプレートのコピーができたと表示がでたら「OK」をクリックしましょう。

これでテンプレートがコピーできました。
テンプレートは、Yoomのマイプロジェクトに保存されています。

ステップ1:HubSpotとBacklogのマイアプリ連携

次に各アプリをYoomと連携しましょう。
この作業によりノーコードでアプリ連携ができ、フローボットを設定できるようになります。

1.HubSpotのマイアプリ登録

まずはHubSpotから連携しましょう。
Yoomのワークスペースにログインしたら、マイアプリを選択し、新規接続をクリックしましょう。

次に、マイアプリの新規接続でHubSpotを選択してください。

「Sign in to your HubSpot account」を選択して、ログインしましょう。

メールアドレスを入力後、パスワードを記載してログインをクリックしてください。

連携したいアカウントを選択しましょう。

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以上でHubSpotとYoomの連携ができました。

2.Backlogのマイアプリ登録

次に、Backlogを連携しましょう。
先ほどと同様にマイアプリを選択後、新規接続をクリックしてください。

マイアプリの新規接続でBacklogを選択しましょう。

ドメインを入力してください。

これでBacklogとYoomの連携ができました。

ステップ2:HubSpotのトリガーを設定する

次にフローボットの作成に進みましょう。
「取引が指定のステータスに更新されたら」をクリックしてください。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは任意で変更可能です。
・HubSpotと連携するアカウントが正しいか確認しましょう。
・トリガーアクションは「取引が指定のステータスに更新されたら」を選択しましょう。
・入力できたら「次へ」をクリックしてください。

2.アプリトリガーのAPI接続設定

・トリガーの起動間隔をプルダウンから選択しましょう。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・取引のパイプラインを設定してください。
・取引ステージを候補から選択します。
・取引ステージについては、使い方に合わせてカスタマイズすることも可能です。
・設定ができたらテストをクリックしましょう。

テストが成功し、アウトプットが取得できたら保存しましょう。

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ステップ3:Backlogのアクションを設定する

最後の項目になりました。
「課題の追加」をクリックして、設定を進めましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

・タイトルは変更可能です。
・Backlogと連携するアカウント情報を確認しましょう。
・アクションは「課題の追加」を選択します。
・すべて設定できたら「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

・ドメイン、課題を登録するプロジェクトID、課題の種別IDを設定してください。
・課題の件名はHubSpotのアウトプットから「取引名」選択しましょう。
・優先度をプルダウンから選択しましょう。
・課題の詳細にHubSpotの情報をアウトプットから選択しながら作成するとわかりやすいです。
・すべて設定できたら、テストを実行し保存しましょう。

保存をクリックしたら、すべての設定が完了したと表示されるので、「トリガーをON」をクリックしましょう。

これでフローボットの設定ができました！

HubSpotを使ったその他の自動化例

Yoomでは多数のテンプレートを作成しています。
今回はHubSpotを活用したテンプレート3つをご紹介します。

1.HubSpotに取引が登録されたら、自動的にboardに案件を作成するテンプレートです。

手作業で情報を追加している場合、入力作業の時間や手間がかかります。
またミスや漏れが起きる可能性もあります。
このテンプレートを活用すると、手動作業を自動化でき、ヒューマンエラーの防止にも繋がるでしょう。
事務作業の負担が減り、顧客対応などの重要な業務に時間を充てることが期待できます。

2.HubSpotに新しい取引が作成されたら、自動的にMicrosoft Teamsにチャネルを作成するテンプレートです。

HubSpotの取引情報がいつも使用しているチャットツールに通知され、確認漏れを防ぐことが期待できます。
都度HubSpotを開く手間を省けるため、他の業務に集中することができそうです。
営業活動など、他の重要な仕事に時間を使えるので、業務の生産性を向上できるかもしれません。

3.Intercomで新しく会話が作成されたら、自動的にHubspotにコンタクトを登録するテンプレートです。

IntercomとHubspotを連携すると、Intercomの会話情報をHubSpotで一元管理できるでしょう。
会話が登録されると、HubSpotにすぐ反映されるため、営業担当が迅速に顧客対応を行えるでしょう。
その結果、対応スピードと顧客満足度の向上が期待できます。

まとめ

HubSpotとBacklogの連携により、手作業を自動化でき、ヒューマンエラーを防止できそうです。
また、タスク情報がチーム間で共有しやすくなり、次のステップに円滑に進めるでしょう。
その結果、業務の生産性が向上するでしょう。
さらにYoomを活用すると、ノーコードで連携でき、フローボットの作成も可能です。
業務の効率化を図りたい方におすすめのツールだと思います。

この機会に、HubSpotとBacklogを連携してタスク管理を自動化しませんか？