HubSpotはリード管理に特化したCRMツールで、営業活動を効果的にサポートしてくれます。
一方、boardは請求書や契約書の作成ができるプロジェクト管理ツールで、見積もりや請求書、領収書の管理がとても楽になりますよね。
この記事では、ノーコードでHubSpotとboardを連携し、取引情報を自動でboardに反映させる方法を詳しく解説します。
HubSpotに新しい取引が登録されるたびに、自動的にboardに案件が作成される機能を活用すれば、手動入力の手間が省けて、情報の取りこぼしも防げるようになりますよ。
特に、HubSpotとboardを利用している方々、手作業の煩雑さを減らしたいと考えているあなたにとって、この自動化は本当に大きな助けになるはずです。
ぜひ最後まで読んでみてくださいね。
HubSpotとboardを連携するメリット
1. 手動入力の手間を削減できる
HubSpotに新規取引が登録されると、自動的にboardに案件が作成されるので、手動で情報を入力する手間が省けます！
営業担当者の皆さんはデータ入力から解放され、より大切な顧客対応や戦略的な業務に時間を使えるようになるでしょう。
特に、複数のツールを使っている企業の方にとって、情報を一元管理できるのが嬉しいポイントです。
この機能は、営業活動のスピードを重視する方や、複数の取引を同時に管理する必要がある方にとって、本当に便利です。
「手間をかけずに案件を見逃すことがない」と感じていただけることでしょう。
2. 情報の取りこぼしを防ぎながら、請求書や契約書を作成できる
HubSpotで取引が進むと、boardを通じて請求書や契約書の作成がとてもスムーズになりますよ。
これまで、手動で取引情報を集めて請求書を作成するのに時間がかかり、ミスや遅延に頭を悩ませていた方も多いのではないでしょうか。
そんな悩みを解消できるのが、この連携です。
HubSpotから自動でデータがboardに反映されるため、必要な書類をすぐに作成できるようになり、安心して営業活動に集中できる環境が整います。
特に、請求書業務でお悩みの営業担当者にとって、この機能は本当に役立つはずです。
「もう請求書を作るたびに不安を感じる必要がない」と実感できるでしょう。
このように自動化を取り入れることで、時間を大幅に節約し、業務の効率化が期待できます。
YoomでHubSpotとboardを連携するには？
API連携は、これまでエンジニアでないと難しいと感じていた方も多いのではないでしょうか。
設定やメンテナンスに多くの時間がかかり、専門知識や経験が必要となるため、コストも高くなりがちですよね。
そんなあなたにとって、Yoomのノーコード機能は「手間を大幅に減らし、迅速に連携を実現する強力なサポーター」です！
Yoomを使えば、HubSpotとboardの連携を直感的に設定できるので、手間いらずでとても簡単に自動化が可能です！
短時間で複数のアプリをスムーズに連携できることで、あなたの業務がさらに快適に進むお手伝いができると思います。
また、豊富なテンプレートやサポート体制も整っているので、手間をかけずに自動化を取り入れ、ストレスの少ない業務環境を手に入れることができるでしょう！
HubSpotとboardの連携フローの作り方
ここからは「HubSpotに取引が登録されたら、boardに案件を作成する」フローをご紹介します。
始める前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを作成してください。
Yoomを初めて利用される方は、初めてのYoomをチェックしてみてください。
HubSpotに取引が登録されたら、boardに案件を作成する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している取引情報を、案件・請求管理ツールのboardへ手作業で転記していませんか？この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しい取引が登録されたタイミングで、boardに案件情報が自動で作成されるため、こうした入力作業に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとboardを利用し、案件情報の二重入力に手間を感じている営業担当者の方
- 手作業によるデータ転記をなくし、正確な案件管理を実現したいと考えている方
- 営業部門の定型業務を自動化することで、コア業務に集中できる環境を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへの取引登録をトリガーとしてboardへの案件作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業での転記が不要になるため、金額の入力間違いや顧客情報の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboardを選択し、「案件の登録（一括請求）」アクションを設定し、HubSpotから取得した取引情報を連携させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardに案件を登録する際、どの項目にどの情報を設定するかを自由にカスタマイズできます。
- HubSpotで取得した取引名や顧客情報、金額などを変数としてマッピングしたり、担当者名などを固定値として設定したりすることが可能です。
■注意事項
- HubSpot、boardのアウトプットを設定してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
ステップ1: マイアプリ連携
お使いのHubSpotとboardマイアプリに登録しましょう！
(1)連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリック
(2)画面右側に表示される+新規接続ボタンをクリック
HubSpotのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からHubSpotを選択
(2)HubSpotのマイアプリ登録方法を参考に、マイアプリ登録をしましょう
boardのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からboardを選択
(2)boardのマイアプリ登録方法を参考に、マイアプリ登録をしましょう
Yoomへのマイアプリ登録完了後
(1)下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試してみる」をクリック
HubSpotに取引が登録されたら、boardに案件を作成する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している取引情報を、案件・請求管理ツールのboardへ手作業で転記していませんか？この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しい取引が登録されたタイミングで、boardに案件情報が自動で作成されるため、こうした入力作業に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとboardを利用し、案件情報の二重入力に手間を感じている営業担当者の方
- 手作業によるデータ転記をなくし、正確な案件管理を実現したいと考えている方
- 営業部門の定型業務を自動化することで、コア業務に集中できる環境を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへの取引登録をトリガーとしてboardへの案件作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業での転記が不要になるため、金額の入力間違いや顧客情報の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboardを選択し、「案件の登録（一括請求）」アクションを設定し、HubSpotから取得した取引情報を連携させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardに案件を登録する際、どの項目にどの情報を設定するかを自由にカスタマイズできます。
- HubSpotで取得した取引名や顧客情報、金額などを変数としてマッピングしたり、担当者名などを固定値として設定したりすることが可能です。
■注意事項
- HubSpot、boardのアウトプットを設定してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリック
ステップ2: トリガーを設定
(1)フローの一覧画面から「アプリトリガー」をクリック
(2)アプリトリガーのタイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)HubSpotと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)トリガーアクションは「新しい取引が作成されたら」を選択
(5)次へをクリック
■アプリトリガーのAPI接続設定
(6)トリガーの起動間隔は5分に設定
※プランによって設定できる起動間隔が異なります。
(7)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
ステップ3: boardと連携する
(1)「アプリと連携する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK
(3)boardと連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)アクションは「案件の登録（一括請求）」を選択
(5)次へをクリック
■API接続設定
(6)各必須項目を設定
- APIキー：https://the-board.jp/api_settings で取得したAPIキーを設定
- 案件名：今回は、アウトプットから{{取引名}}を設定
- 顧客ID：「顧客管理 > 顧客一覧 > 顧客を選択」と進み、顧客編集ページURL内の「/clients/●●●●/edit」の「●●●●●●」部分を入力
- ユーザーID（担当者ID）：「組織設定 > ユーザー管理 > ユーザーを選択」と進み、ユーザー編集ページURL内の「/users/●●●●/edit」の「●●●●●●」部分を入力
- 見積日：今回は、日付から今日 {{today_%Y-%m-%d}}を設定
- 受注ステータス：プルダウンメニューの中から任意で選択
- 請求日：今回は、日付から今月末 {{end_of_month_%Y-%m-%d}}を設定
※必須項目以外に対象となる項目がある場合は、任意で設定してください。
(7)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
(8)フローの一覧画面に戻り、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！
HubSpotに取引が登録されたら、boardに案件を作成する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している取引情報を、案件・請求管理ツールのboardへ手作業で転記していませんか？この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しい取引が登録されたタイミングで、boardに案件情報が自動で作成されるため、こうした入力作業に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとboardを利用し、案件情報の二重入力に手間を感じている営業担当者の方
- 手作業によるデータ転記をなくし、正確な案件管理を実現したいと考えている方
- 営業部門の定型業務を自動化することで、コア業務に集中できる環境を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへの取引登録をトリガーとしてboardへの案件作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業での転記が不要になるため、金額の入力間違いや顧客情報の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboardを選択し、「案件の登録（一括請求）」アクションを設定し、HubSpotから取得した取引情報を連携させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardに案件を登録する際、どの項目にどの情報を設定するかを自由にカスタマイズできます。
- HubSpotで取得した取引名や顧客情報、金額などを変数としてマッピングしたり、担当者名などを固定値として設定したりすることが可能です。
■注意事項
- HubSpot、boardのアウトプットを設定してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
HubSpotに登録した取引情報をboardにも自動で反映させよう
HubSpotとboardを連携することで、リード管理から契約、請求書作成に必要な情報が自動で反映されることがわかりましたね。
この自動化により、請求書作成時のミスや遅延の心配も小さくなるはずです！
Yoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、この連携を簡単に実現できますよ。
「業務が煩雑で手が回らない」とお悩みの方は、ぜひこの記事を参考にして、2週間の無料トライアルを体験してみてください。
あなたの営業活動がもっと楽になり、効率よく進むことを心から応援していますよ！
