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HubSpotとboardを連携して、HubSpotの取引情報が更新されたら、boardの案件情報を更新する方法
今回ご紹介するのはHubSpotとboardをYoomを使って連携させて、HubSpotの取引情報が更新されたら、boardの案件情報も更新する方法をご紹介します。
仕事でHubSpotを使用している営業の方に特におすすめです！
では、HubSpotとboardをを連携すると、どんなメリットがあるのでしょうか？
HubSpotとboardを連携するメリット
メリット1:手動入力をなくして時間を節約！
HubSpotとboardを連携すると、取引情報が更新されるたびにboardの案件情報も自動で更新されるので、営業担当者は手作業の更新から解放されます。
例えば、新しい取引が成立したときも、自動的にboardに反映されるので、次のステップにスムーズに進めるでしょう。これで時間も節約できて、より重要な業務に集中する時間の増加につながるかもしれません！
メリット2:ヒューマンエラーを未然に防ぐ！
営業担当者にとってHubSpotとboardを使用している場合、双方のデータが一致していることはとても重要なことです。しかし、手動でデータを更新する場合、ヒューマンエラーが発生しやすく、データの不一致が起こる可能性が捨てきれません。しかし、Yoomを使ってHubSpotとboardを連携することで、HubSpotに更新された情報が即座にboardに反映されるので、ヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことができます！
メリット3:チーム内の情報共有がスムーズに！
大きなプロジェクトの場合、チームで動いている営業担当者も多いと思います。各メンバーそれぞれが良い仕事をするためには、お互いの進捗状況を把握する必要があります。HubSpotとboardを連携することにより、個々の営業担当者が入力した情報が自動的にboard上でも共有されるため、同じ情報を把握して作業することができます。これにより、重複した連絡や対応のミスを防ぎ、チーム内での情報共有が円滑に行われることが期待できます！
HubSpotとboardの連携フローの作り方
さて、HubSpotとboardの連携をすることのメリットをご紹介しました。
この後は実際にHubSpotとboardを連携する方法を画像を含めてご紹介します。
今回使用するテンプレートは「HubSpotの取引情報が更新されたら、boardの案件情報も更新する」フローです！
「このテンプレートを試してみる」ボタンを押して、一緒にやってみましょう！
■概要HubSpotで管理している取引のステータスが変わるたびに、boardの案件情報を手作業で更新していませんか？この二重入力は手間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引情報が更新されるとboardの案件情報が自動で更新されるため、こうした課題を解消できます。営業部門とバックオフィス間の情報連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotとboardを利用し、案件情報を手作業で更新している営業担当者の方
- 営業部門から共有される情報を元に、boardで案件管理を行っているバックオフィスの方
- SFAと案件管理ツールの情報連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotの取引情報が更新されると自動でboardの案件情報も更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことにも繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、boardとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が作成または更新されたら」アクションを設定します。
- 続いて、「取引のカスタムプロパティを取得」アクションを設定し、更新された取引の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでboardの「案件の更新（一括請求）」アクションを設定し、取得した情報を元に対応する案件情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- HubSpotのオペレーション設定では、固定値や前段のトリガーで取得した情報を変数として、任意の項目に設定することが可能です。
- boardの案件情報を更新する際に、HubSpotから取得したどの情報をどの項目に反映させるか、変数を用いて自由にマッピング設定を行ってください。
■注意事項- HubSpot、boardのアウトプットを設定してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- HubSpotのアウトプットはJSONPathから取得可能です。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとboardを利用し、案件情報を手作業で更新している営業担当者の方
- 営業部門から共有される情報を元に、boardで案件管理を行っているバックオフィスの方
- SFAと案件管理ツールの情報連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引情報が更新されると自動でboardの案件情報も更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことにも繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が作成または更新されたら」アクションを設定します。
- 続いて、「取引のカスタムプロパティを取得」アクションを設定し、更新された取引の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでboardの「案件の更新（一括請求）」アクションを設定し、取得した情報を元に対応する案件情報を更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのオペレーション設定では、固定値や前段のトリガーで取得した情報を変数として、任意の項目に設定することが可能です。
- boardの案件情報を更新する際に、HubSpotから取得したどの情報をどの項目に反映させるか、変数を用いて自由にマッピング設定を行ってください。
■注意事項
- HubSpot、boardのアウトプットを設定してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- HubSpotのアウトプットはJSONPathから取得可能です。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
はじめる前に
まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。
ステップ1:HubSpotとboardをマイアプリに連携しよう！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Hubspotをクリックします。
(3)アカウントを持っている方は「Sign in to your Hubspot account」をクリックします。
(4)ログイン画面にてEメールアドレスとパスワードを入力しログインします。
HubSpotのマイアプリ登録方法の詳細は下記のサイトをご覧ください。
HubSpotのマイアプリ登録方法
(5)次はboardをマイアプリに登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からboardをクリックします。
(6)boardの新規登録画面が出てくるので、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
boardのマイアプリ登録方法の詳細は下記のサイトをご覧ください。
boardのマイアプリ登録方法
(7)Yoomのマイアプリを確認し、HubSpotとboardが入っていれば、連携完了です！
■概要HubSpotで管理している取引のステータスが変わるたびに、boardの案件情報を手作業で更新していませんか？この二重入力は手間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引情報が更新されるとboardの案件情報が自動で更新されるため、こうした課題を解消できます。営業部門とバックオフィス間の情報連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotとboardを利用し、案件情報を手作業で更新している営業担当者の方
- 営業部門から共有される情報を元に、boardで案件管理を行っているバックオフィスの方
- SFAと案件管理ツールの情報連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotの取引情報が更新されると自動でboardの案件情報も更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことにも繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、boardとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が作成または更新されたら」アクションを設定します。
- 続いて、「取引のカスタムプロパティを取得」アクションを設定し、更新された取引の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでboardの「案件の更新（一括請求）」アクションを設定し、取得した情報を元に対応する案件情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- HubSpotのオペレーション設定では、固定値や前段のトリガーで取得した情報を変数として、任意の項目に設定することが可能です。
- boardの案件情報を更新する際に、HubSpotから取得したどの情報をどの項目に反映させるか、変数を用いて自由にマッピング設定を行ってください。
■注意事項- HubSpot、boardのアウトプットを設定してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- HubSpotのアウトプットはJSONPathから取得可能です。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとboardを利用し、案件情報を手作業で更新している営業担当者の方
- 営業部門から共有される情報を元に、boardで案件管理を行っているバックオフィスの方
- SFAと案件管理ツールの情報連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引情報が更新されると自動でboardの案件情報も更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことにも繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が作成または更新されたら」アクションを設定します。
- 続いて、「取引のカスタムプロパティを取得」アクションを設定し、更新された取引の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでboardの「案件の更新（一括請求）」アクションを設定し、取得した情報を元に対応する案件情報を更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのオペレーション設定では、固定値や前段のトリガーで取得した情報を変数として、任意の項目に設定することが可能です。
- boardの案件情報を更新する際に、HubSpotから取得したどの情報をどの項目に反映させるか、変数を用いて自由にマッピング設定を行ってください。
■注意事項
- HubSpot、boardのアウトプットを設定してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- HubSpotのアウトプットはJSONPathから取得可能です。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
ステップ2:トリガーを設定しよう！
前述で紹介しましたテンプレートを使用していきます。
(1)アプリトリガーの、「取引が作成または更新されたら」をクリックします。
(2)HubSpotと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、「次へ」をクリックします。
(3)アプリトリガーのAPI接続設定画面が出てくるので、トリガーの起動間隔を選択し、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。
※トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※トリガーの起動間隔はプランによって選択内容が変わります。
ステップ3:アクションを設定しよう！
(1)次に「取引のカスタムプロパティを取得」をクリックします。
(2)HubSpotと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、「次へ」をクリックします。
(3)API接続設定画面が出てくるので、取引ID、カスタムプロパティの内部名を候補から選択し、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
※取得したカスタムプロパティ情報をアウトプットに保存するにはJSON PATHを使用する必要があります。JSON PATHによるアウトプットの取得方法は下記のサイトをご確認ください。
JSON PATHによるアウトプットの取得方法
※カスタムプロパティの内部名はカンマ区切りで複数の値が指定可能です。例）partner_type,birth_date
(4)次に「案件の更新」をクリックします。
(5)boardと連携するアカウント情報に誤りがなければ、「次へ」をクリックします。
(6)API接続設定画面が出てくるので、各項目に入力をし、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
※APIキーはhttps://the-board.jp/api_settings で取得したAPIキーを設定してください。
※案件IDは候補から選択してください。
※顧客IDは「顧客管理 > 顧客一覧 > 顧客を選択」と進み、顧客編集ページURL内の「/clients/●●●●/edit」部分が顧客IDとなります。
※ユーザーIDは「組織設定 > ユーザー管理 > ユーザーを選択」と進み、ユーザー編集ページURL内の「/users/●●●●/edit」部分がユーザーIDとなります。
(7)最後にメールトリガーをオンにします。これで完成です！
■概要HubSpotで管理している取引のステータスが変わるたびに、boardの案件情報を手作業で更新していませんか？この二重入力は手間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotの取引情報が更新されるとboardの案件情報が自動で更新されるため、こうした課題を解消できます。営業部門とバックオフィス間の情報連携をスムーズにし、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotとboardを利用し、案件情報を手作業で更新している営業担当者の方
- 営業部門から共有される情報を元に、boardで案件管理を行っているバックオフィスの方
- SFAと案件管理ツールの情報連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotの取引情報が更新されると自動でboardの案件情報も更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことにも繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、boardとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が作成または更新されたら」アクションを設定します。
- 続いて、「取引のカスタムプロパティを取得」アクションを設定し、更新された取引の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでboardの「案件の更新（一括請求）」アクションを設定し、取得した情報を元に対応する案件情報を更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- HubSpotのオペレーション設定では、固定値や前段のトリガーで取得した情報を変数として、任意の項目に設定することが可能です。
- boardの案件情報を更新する際に、HubSpotから取得したどの情報をどの項目に反映させるか、変数を用いて自由にマッピング設定を行ってください。
■注意事項- HubSpot、boardのアウトプットを設定してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- HubSpotのアウトプットはJSONPathから取得可能です。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとboardを利用し、案件情報を手作業で更新している営業担当者の方
- 営業部門から共有される情報を元に、boardで案件管理を行っているバックオフィスの方
- SFAと案件管理ツールの情報連携を自動化し、業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引情報が更新されると自動でboardの案件情報も更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことにも繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が作成または更新されたら」アクションを設定します。
- 続いて、「取引のカスタムプロパティを取得」アクションを設定し、更新された取引の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでboardの「案件の更新（一括請求）」アクションを設定し、取得した情報を元に対応する案件情報を更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのオペレーション設定では、固定値や前段のトリガーで取得した情報を変数として、任意の項目に設定することが可能です。
- boardの案件情報を更新する際に、HubSpotから取得したどの情報をどの項目に反映させるか、変数を用いて自由にマッピング設定を行ってください。
■注意事項
- HubSpot、boardのアウトプットを設定してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- HubSpotのアウトプットはJSONPathから取得可能です。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
まとめ
いかがだったでしょうか？今回のフローを使用すれば、手作業による更新作業が不要となり、情報の正確性を担保することにも繋がりそうですね！外出が多い営業担当の方にはぜひとも使ってみてもらいたいです！
Yoomではノーコードで簡単にアプリを連携することができるので、ビジネス現場での活用方法が無限に広がります。2週間お試しプランもあるので、どんなアプリと連携できるのか覗きに来てください！
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
