HubSpotにフォームが送信されたら、ChatGPTの返答内容をもとにチケットを作成する方法

2) 以下のような表示が出てくるので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。

また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：トリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー　フォームが送信されたら」をクリックしてみましょう！

ステップ4：HubSpotのアクションを設定

1) アクションは「フォームが送信されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2)  必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって変わります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
フォームIDは候補から選択できます。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：ChatGPTのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　会話する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「会話する」を選択し、必須項目を入力します。

3)  必須項目を入力してください。

メッセージ内容はアプリが連携出来ていると候補から選択が可能です。
候補から選択し、入力が完了したら「次へ」をクリックします。
テスト成功後、「保存」します。

ステップ6：HubSpotのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　チケットを作成」のアイコンをクリックします。

2)アクションは「チケットを作成」を選択して、「次へ」をクリックします。

3)  必須項目を入力してください。
チケットの説明はアプリが連携出来ていると候補から選択が可能です。
候補から選択し、入力が完了したら「次へ」をクリックします。
テスト成功後、「保存」します。

これで【HubSpotにフォームが送信されたら、連携したChatGPTの返答内容をもとにチケットを作成する】というフローが完成です。

ステップ7: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

HubSpotやChatGPTを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもHubSpotやChatGPTのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

HubSpotを活用した自動化例

HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛に定型メールを送信する

定型メールを自動送信することで、メールの内容が統一され、リードへのタイムリーなフォローを実現できるはずです。

HubSpotで取引先が登録されたらフォルダを作成する

取引先が登録されるたびに自動でフォルダが作成されるため、手動でのフォルダ作成にかかる時間と手間を省けるようになるはずです。

HubSpotにコンタクト追加やフォーム送信があったら登録する

リード情報が自動で反映されるため、人的リソースを削減し、他の業務にリソースを振り分けられるようになるでしょう。

ChatGPTを活用した自動化例

受信メールの返信案をChatGPTで作成して通知する

新規のメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面を通知するため、作業スピードの向上が見込めます。

レコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する

自動的にChatGPTで生成されたテキストが更新されるので、情報管理の抜けや漏れがなくなるかもしれません。

新規の情報をChatGPTで要約し追記する

新規に追加された情報を自動で要約することで、重要なポイントを迅速に把握できます。

HubSpotとChatGPTを連携するメリット

メリット1:人的ミス防止

手作業での問い合わせ確認やチケットの作成は、入力ミスや見落とし、誤ったカテゴリへの振り分けなどの人的ミスが発生する可能性がありますよね。
そんな時、ChatGPTを活用してHubSpotフォームの送信内容を解析し、自動的に適切なチケットを作成することで、人的ミスの削減が期待できます！
例えば、新規顧客からの問い合わせがサポートチームではなく営業チームに誤って振り分けられることがあると、対応の遅れにつながるケースがあります。
しかしChatGPTを活用することで、問い合わせの内容を正確に解析し、適切なカテゴリを自動判定して、正しい担当者にチケットを割り当てられるようになるでしょう。
これにより、誤分類や対応遅延を防ぎ、スムーズに業務運営が行えるようになるかもしれません。

メリット2:問い合わせ対応の迅速化

企業に届く問い合わせは、さまざまな種類があります。
ChatGPTを活用することで、フォームの内容を解析し、適切なカテゴリや優先度を判断した上で、自動的にチケットを作成できるようになります！
例えば、技術的な質問なのか、契約に関する問い合わせなのかなどを自動で分類できます。
案件がそれぞれの担当チームへ素早く、適切に割り当てられるため、問い合わせ対応のスピードが向上し、顧客満足度の向上が見込まれるでしょう。

メリット3:業務の効率化

HubSpotのフォームに問い合わせが送信された際、手動で内容を確認し、適切な対応を振り分ける作業は時間がかかってしまいます。
そのため、ChatGPTを活用し、フォームの送信内容をもとに自動分類して適切な部門へ振り分けることで、対応業務の効率向上も期待できるでしょう。
自動化によって削減できた時間を他の業務へ充てることによって、スムーズに業務が進みそうですね。

まとめ

今回は、HubSpotとChatGPTを連携して、フォーム送信時に自動でチケットを作成する方法をご紹介しました。
この連携によって、人的ミスの防止や対応スピードの向上が見込め、今まで手間や時間がかかっていた問い合わせ対応業務の効率化にもつながるはずです！
難しそうな連携設定もYoomを活用すれば、ノーコードで簡単に設定できますので、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。

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