HubSpotにフォームが送信されたら、ChatGPTの返答内容をもとにチケットを作成する方法

[Yoomとは]

HubSpotにフォームが送信されたら、連携したChatGPTの返答内容をもとにチケットを作成する方法

HubSpotにフォームが送信されると、HubSpot APIから情報を受け取り、ChatGPT API経由での返答が作成され、その内容をもとにHubSpotでチケットが自動作成されます。
Yoomというノーコードツールを活用することで、プログラミングの知識がなくてもHubSpotとChatGPTの連携を簡単に自動化できます。

今回の連携フローの手順は大きく分けて以下の通りです。

• HubSpotとChatGPTをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー、アクションの設定
• 最後にトリガーが起動と確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。

2)HubSpotはOauth認証を使用し、ID/Passを入力することでマイアプリの登録が可能ですが、HubSpotにてアプリを接続する権限を追加する必要があります。
詳しくはこちらを参考にしてください。
HubSpotのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター

3)ChatGPTは事前に APIキーを取得する必要があります。
OpenAIのページを開き、「SIGN UP」からアカウントを作成してください。
なお、すでにOpenAIアカウントを持っている場合はOpenAIにログインページにアクセスしてから、APIキーを取得してください。
※ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。

サインアップが完了したら、左上のアイコン部分から「API keys」をクリックします。

 APIキーを新たに生成し、作成したキーをコピーして保存しておきます。

詳しくはこちらを参考にしてください。
ChatGPTのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター

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ステップ1：HubSpotとChatGPTをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「HubSpot」と「ChatGPT」を１つずつ検索します。

HubSpotを選択できたら、使用するアカウントで設定を行ってください。

同様にChatGPTを選択したら、事前準備で取得した情報を入力します。
「アカウント名」の部分に任意の管理用の名前を設定、「アクセストークン」に取得したAPIキーを設定して、追加をクリックします。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

さてここからは、テンプレートを使って解説します。はじめにこちらのバナーをクリックしてください。

1)「このテンプレートを試す」のアイコンをクリックします。

2) 以下のような表示が出てくるので、「OK」をクリックします。

以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。

また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。

ステップ3：トリガーを設定

右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー　フォームが送信されたら」をクリックしてみましょう！

ステップ4：HubSpotのアクションを設定

1) アクションは「フォームが送信されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2)  必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって変わります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
フォームIDは候補から選択できます。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：ChatGPTのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　会話する」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「会話する」を選択し、必須項目を入力します。

3)  必須項目を入力してください。

メッセージ内容はアプリが連携出来ていると候補から選択が可能です。
候補から選択し、入力が完了したら「次へ」をクリックします。
テスト成功後、「保存」します。

ステップ6：HubSpotのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　チケットを作成」のアイコンをクリックします。

2)アクションは「チケットを作成」を選択して、「次へ」をクリックします。

3)  必須項目を入力してください。
チケットの説明はアプリが連携出来ていると候補から選択が可能です。
候補から選択し、入力が完了したら「次へ」をクリックします。
テスト成功後、「保存」します。

これで【HubSpotにフォームが送信されたら、連携したChatGPTの返答内容をもとにチケットを作成する】というフローが完成です。

ステップ7: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

HubSpotを使ったその他の自動化例

上記の連携以外にも、HubSpotを組み合わせることで様々な自動化が可能です。
YoomにはHubSpotを使った自動化の例がたくさんあるので、その中からいくつかご紹介します。

1.HubSpotで商談情報が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成しSlackに通知する
このテンプレートは、HubSpotで商談情報が登録された際に、Googleカレンダーに自動で予定を作成し、Slackに通知する仕組みです。
例えば、HubSpotで新規商談を登録すると、Googleカレンダーにミーティング予定が追加され、営業チームのSlackに通知が届きます。
これにより、スケジュール管理の自動化ができ、ダブルブッキングの防止やチーム内での情報共有の円滑化が見込まれます。
また、商談管理を効率化し、営業活動の生産性の向上が期待できます。

2.Hubspotのコンタクトが特定のステータスになったらMicrosoft Excelで書類を発行する
‍このテンプレートは、HubSpotのコンタクトが特定のステータスに変更された際に、Microsoft Excelで書類を自動発行する仕組みです。
例えば、HubSpotで顧客のステータスを契約済みに更新すると、Excelで契約書や請求書が自動生成されます。
これにより、手作業の削減ができ、入力ミスの防止も見込めます。業務の効率化を図り、正確でスムーズな契約・請求管理が期待できます。

3.HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する
このテンプレートは、HubSpotのコンタクトに新規リードが登録された際に、Outlookで定型メールを自動送信する仕組みです。
例えば、マーケティング部がHubSpotに新規リードを追加すると、Outlookからウェルカムメールや資料送付メールが自動で送信されます。
これにより、手作業の削減ができ、素早いリード対応が見込め、対応漏れの防止が期待できます。

HubSpotとChatGPTの連携メリットと具体例

メリット1:人的ミス防止

手作業での問い合わせ確認やチケットの作成は、入力ミスや見落とし、誤ったカテゴリへの振り分けなどの人的ミスが発生する可能性があります。
そのため、ChatGPTを活用してHubSpotフォームの送信内容を解析し、自動的に適切なチケットを作成することで、人的ミスの削減が期待できます。
例えば、新規顧客からの問い合わせがサポートチームではなく営業チームに誤って振り分けられることがあると、対応の遅れにつながるケースがあります。
しかしChatGPTを活用することで、問い合わせの内容を正確に解析し、適切なカテゴリを自動判定して、正しい担当者にチケットを割り当てることができます。
これにより、誤分類や対応遅延を防ぎ、スムーズな業務運営が期待されます。

メリット2:問い合わせ対応の迅速化

企業に届く問い合わせは、さまざまな種類があります。
ChatGPTを活用することで、フォームの内容を解析し、適切なカテゴリや優先度を判断した上で、自動的にチケットを作成できます。
例えば、技術的な質問なのか、契約に関する問い合わせなのかなどを自動で分類でき、それぞれの担当チームへ素早く、適切に割り当てることが期待できます。
これにより、問い合わせ対応のスピードが向上し、顧客満足度の向上が見込まれます。

メリット3:業務の効率化

HubSpotのフォームに問い合わせが送信された際、手動で内容を確認し、適切な対応を振り分ける作業は時間がかかります。
そのため、ChatGPTを活用し、フォームの送信内容をもとに自動分類し、適切な部門へ振り分けることで、対応業務の効率向上が期待できます。
自動化によって削減できた時間を他の業務へ充てることによって、業務全体の効率化にも期待できます。

まとめ

今回は、HubSpotとChatGPTを連携して、フォーム送信時に自動でチケットを作成する方法をご紹介しました。
この連携によって、人的ミスの防止や対応スピードの向上が見込め、今まで手間や時間がかかっていた問い合わせ対応業務の効率化が期待できます。
難しそうな連携設定もYoomを活用すれば、ノーコードで簡単に設定できますので、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。