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日々の業務の中で、もっとスムーズに顧客対応できたらいいのにと感じることはありませんか？
特にお問い合わせフォームの対応において、内容の確認から適切な対応の判断、チケットを作成するまで…と意外に時間や手間がかかってしまうことが多いですよね？
そこで今回は、HubSpotのフォーム送信をトリガーにして、ChatGPTの返答をもとに自動でチケットを作成する仕組みをご紹介します。
このプロセスを自動化することで、対応スピードの向上や業務の負担の軽減も見込めます。
さらに、このブログではノーコードツールを利用して、専門的な知識がなくても簡単に連携できる方法も解説します。
業務をもっとスムーズに進めたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
HubSpotにフォームが送信されたら、連携したChatGPTの返答内容をもとにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カスタマーサポートチーム
・HubSpotで顧客の問い合わせを管理しているチーム
・顧客からの問い合わせ内容を基に、迅速に適切な対応を自動化したいチーム
2.営業チーム
・HubSpotでリードや顧客からの問い合わせを管理し、迅速に対応する必要があるチーム
・フォームからの問い合わせを基に、ChatGPTを活用して最適な対応を自動化したいチーム
3.マーケティングチーム
・HubSpotでキャンペーンやプロモーションに関する問い合わせを管理しているチーム
・顧客の問い合わせ内容を迅速に処理し、対応するためにChatGPTを活用したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・顧客の問い合わせに対して、すぐに適切なアクションを取ることができます。
・ChatGPTがフォーム内容を解析して自動で返答内容を生成するため、手動での対応が減少し、業務効率が向上します。
■注意事項
・HubSpot、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携させてください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
[Yoomとは]
ここからは、Yoomのテンプレート【HubSpotにフォームが送信されたら、連携したChatGPTの返答内容をもとにチケットを作成する】という連携フローを使って設定の解説をします。
HubSpotにフォームが送信されると、HubSpot APIから情報を受け取り、ChatGPT API経由での返答が作成され、その内容をもとにHubSpotでチケットが自動作成されます。
Yoomというノーコードツールを活用することで、プログラミングの知識がなくてもHubSpotとChatGPTの連携を簡単に自動化できます。
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
2)HubSpotはOauth認証を使用し、ID/Passを入力することでマイアプリの登録が可能ですが、HubSpotにてアプリを接続する権限を追加する必要があります。
詳しくはこちらを参考にしてください。
HubSpotのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
3)ChatGPTは事前に APIキーを取得する必要があります。
OpenAIのページを開き、「SIGN UP」からアカウントを作成してください。
なお、すでにOpenAIアカウントを持っている場合はOpenAIにログインページにアクセスしてから、APIキーを取得してください。
※ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
サインアップが完了したら、左上のアイコン部分から「API keys」をクリックします。
APIキーを新たに生成し、作成したキーをコピーして保存しておきます。
詳しくはこちらを参考にしてください。
ChatGPTのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「HubSpot」と「ChatGPT」を１つずつ検索します。
HubSpotを選択できたら、使用するアカウントで設定を行ってください。
同様にChatGPTを選択したら、事前準備で取得した情報を入力します。
「アカウント名」の部分に任意の管理用の名前を設定、「アクセストークン」に取得したAPIキーを設定して、追加をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
さてここからは、テンプレートを使って解説します。
1)はじめにこちらのバナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要
HubSpotにフォームが送信されたら、連携したChatGPTの返答内容をもとにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カスタマーサポートチーム
・HubSpotで顧客の問い合わせを管理しているチーム
・顧客からの問い合わせ内容を基に、迅速に適切な対応を自動化したいチーム
2.営業チーム
・HubSpotでリードや顧客からの問い合わせを管理し、迅速に対応する必要があるチーム
・フォームからの問い合わせを基に、ChatGPTを活用して最適な対応を自動化したいチーム
3.マーケティングチーム
・HubSpotでキャンペーンやプロモーションに関する問い合わせを管理しているチーム
・顧客の問い合わせ内容を迅速に処理し、対応するためにChatGPTを活用したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・顧客の問い合わせに対して、すぐに適切なアクションを取ることができます。
・ChatGPTがフォーム内容を解析して自動で返答内容を生成するため、手動での対応が減少し、業務効率が向上します。
■注意事項
・HubSpot、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携させてください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2) 以下のような表示が出てくるので、「OK」をクリックします。
以下のように表示されたら、テンプレートのコピーができています。
タイトルや詳細はクリックすることで編集可能です。
また、コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されているので、マイプロジェクトからも開くことができます。
右に「！」が表示されているアイコンを上から順番にクリックし、オペレーションを設定します。
まずは「アプリトリガー フォームが送信されたら」をクリックしてみましょう！
1) アクションは「フォームが送信されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって変わります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
フォームIDは候補から選択できます。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
1) フローに戻り、「アプリと連携する 会話する」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「会話する」を選択し、必須項目を入力します。
3) 必須項目を入力してください。
メッセージ内容はアプリが連携出来ていると候補から選択が可能です。
候補から選択し、入力が完了したら「次へ」をクリックします。
テスト成功後、「保存」します。
1) フローに戻り、「アプリと連携する チケットを作成」のアイコンをクリックします。
2)アクションは「チケットを作成」を選択して、「次へ」をクリックします。
3) 必須項目を入力してください。
チケットの説明はアプリが連携出来ていると候補から選択が可能です。
候補から選択し、入力が完了したら「次へ」をクリックします。
テスト成功後、「保存」します。
これで【HubSpotにフォームが送信されたら、連携したChatGPTの返答内容をもとにチケットを作成する】というフローが完成です。
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要
HubSpotにフォームが送信されたら、連携したChatGPTの返答内容をもとにチケットを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カスタマーサポートチーム
・HubSpotで顧客の問い合わせを管理しているチーム
・顧客からの問い合わせ内容を基に、迅速に適切な対応を自動化したいチーム
2.営業チーム
・HubSpotでリードや顧客からの問い合わせを管理し、迅速に対応する必要があるチーム
・フォームからの問い合わせを基に、ChatGPTを活用して最適な対応を自動化したいチーム
3.マーケティングチーム
・HubSpotでキャンペーンやプロモーションに関する問い合わせを管理しているチーム
・顧客の問い合わせ内容を迅速に処理し、対応するためにChatGPTを活用したいチーム
■このテンプレートを使うメリット
・顧客の問い合わせに対して、すぐに適切なアクションを取ることができます。
・ChatGPTがフォーム内容を解析して自動で返答内容を生成するため、手動での対応が減少し、業務効率が向上します。
■注意事項
・HubSpot、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携させてください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
今回ご紹介したフロー以外にもHubSpotやChatGPTのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
定型メールを自動送信することで、メールの内容が統一され、リードへのタイムリーなフォローを実現できるはずです。
■概要
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotでリード管理を行っている方
・HubSpotを利用して新規リードを管理しているが、追跡やフォローアップの手間を感じている方
・リードに対して迅速に定型メールを送信し、スムーズなコミュニケーションを図りたい方
2.Gmailを日常的に利用している方
・定型メールの自動送信により、業務効率を向上させたいと考える方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotのコンタクトに登録されたリードに対してGmailで定型メールを送信することで、リードへのタイムリーなフォローが可能になります。
このフローを活用することで、手作業でメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。
また、定型メールを使うことで、メールの内容が統一され、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
これにより、リードナーチャリングが効果的に行われ、最終的には売上の向上につながるでしょう。
■注意事項
・HubSpotとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. HubSpotを利用してリードの管理を行っている方
・HubSpotに登録されたリードに対して効率的にアプローチしたいと考えている方
・リードのフォローアップメールを手間なく送信したい方
2. Outlookを普段から利用してメールのやり取りを行っている方
・手動で一件一件メールを送る手間を省きたい方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信するフローを活用することで、以下のメリットが得られます。
まず、手動でのメール送信作業を減らすことができるため、業務効率が向上します。
定型メールをワンクリックですぐに送信することで、リードへの迅速な対応が可能になり、リードナーチャリングの時間が短縮されます。
これにより、リードの温度感が高いうちに適切な対応ができるため、クロージングの確率が上がり、売上の向上が期待できるでしょう。
また、手作業によるメール送信のミスが減り、精度の高い顧客対応が実現します。
■注意事項
・HubSpotとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
取引先が登録されるたびに自動でフォルダが作成されるため、手動でのフォルダ作成にかかる時間と手間を省けるようになるはずです。
■概要
HubSpotで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.顧客管理ツールとしてHubSpotを導入している企業
・HubSpotを利用して顧客管理をしているマーケティングや営業担当者
2.OneDriveでファイルの管理をしている方
・取引先ごとにフォルダを作成して書類管理をしているバックオフィス担当者
・フォルダ作成の手間を省きたい方
■このテンプレートを使うメリット
多くの方がOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成して書類管理を行っていると思います。
しかし、新しい取引先が登録されるたびにフォルダを手動で作成するのは手間と時間がかかります。
そんな時にこのテンプレートを利用すれば、そうした負担を軽減することが可能です。
HubSpotの情報と連携することで、OneDriveにフォルダが自動的に作成されるため、これまで手動でフォルダを準備していた方も簡単に管理が行えます。
その結果、浮いた時間を他の業務に充てることができ、生産性の向上にもつながります。
■注意事項
・HubSpotとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
HubSpotで新しい取引先を管理する際、都度Microsoft SharePointで関連フォルダを手作業で作成していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、フォルダ名の命名規則が統一されないといった課題にも繋がりがちです。
このワークフローを活用すれば、HubSpotに取引先が登録されるだけでMicrosoft SharePointに取引先名のフォルダが自動で作成されるため、情報管理の正確性向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新しい会社が作成されたら、Boxに連携して新規フォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用して企業の管理を行なっている方
・見込み客も含めた管理を行う営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.boxによるデータ格納を業務に採用している企業の担当者
・企業の情報を会社ごとのフォルダで管理している営業アシスタント
・Webミーティングの資料の格納を行うカスタマーサービス担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・デジタルツールを利用してデータ管理を行なっているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・HubSpotへの登録内容を基に自動で企業名のフォルダを作成するため、手作業による手間を省き業務効率を上げることができます。
・登録をトリガーに自動でフォルダ作成するため、その後に想定される業務をスムーズに開始することが可能になります。
・HubSpotの登録内を引用することで手作業による入力ミスを防ぎ、データの正確性を保つことができます。
・顧客情報と関連ファイルをBox上で一元管理できるため、情報を探す手間を省くことにより業務効率の向上に繋がります。
■注意事項
・Box、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
リード情報が自動で反映されるため、人的リソースを削減し、他の業務にリソースを振り分けられるようになるでしょう。
■概要
HubSpotに登録された新規コンタクト情報を、指定のGoogleスプレッドシートに記載します。
スプレッドシートにアクセスせずに、自動的にコンタクトの名前・メールアドレス・電話番号などの基本情報の転記を行うことが可能です。
■事前準備
HubSpotの情報を格納するため、指定の列名を保持したスプレッドシートを事前に用意します。
■設定方法
①アプリトリガーからHubSpotを選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：新しいコンタクトが作成されたらを選択します。
・トリガー起動間隔：5分に設定します。
②＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからスプレッドシートを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：レコードを追加するを選択します。
・スプレッドシートID：事前に用意した格納用のスプレッドシートのIDを候補から選択します。
・スプレッドシートのタブ名：対象のシート名を候補から選択します。・テーブル範囲：列名を含むすべての範囲を選択します。例えばA1からE1まで列名が入っている場合、A1:E
のように設定します。
・追加するレコードの値：表示された列名に対応する値を①で取得したアウトプットを用いて埋め込みます。
※スプレッドシート操作の範囲の定義についてはこちら。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465
※データベースを操作する際のよくエラー原因はこちら。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5521559
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照くださいhttps://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・Googleスプレッドシートの情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
新規のメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面を通知するため、作業スピードの向上が見込めます。
■概要
受信したメールに対する返信案をChatGPTを使用して作成し、指定のSlackチャンネルに通知します。
■設定方法
1.SlackとChatGPTを連携します。（マイアプリ連携）
2.メールトリガーでフローボットを起動させる条件を設定してください。
3.ChatGPTのオペレーションで、連携アカウントや返信案作成の設定を行ってください。
4.Slackの「チャンネルにメッセージを送る」オペレーションで連携アカウント、通知先のチャンネル、通知メッセージの設定を行います。
5.メールトリガーを設定したメールアドレス宛にトリガー条件を満たしたメールが届くと、フローボットが起動します。
■注意事項
・ChatGPTとSlackそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Slackの通知先チャンネルIDやChatGPTへの指示内容を適切な値に置き換えてください。
■概要
新規のメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をGoogle Chatに通知するフローです。
Google Chatの通知先や要約内容のカスタマイズが可能です。
■注意事項
・ChatGPT、Google ChatそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらをご参照ください。
自動的にChatGPTで生成されたテキストが更新されるので、情報管理の抜けや漏れがなくなるかもしれません。
■概要
Google スプレッドシートで管理しているアンケートの自由回答や議事録など、長文テキストの内容把握や要約に手間がかかっているのではないでしょうか。
一つずつ内容を確認し要点をまとめる作業は、他の重要な業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに行が追加されるだけで、ChatGPTが自動でテキストを要約します。
その後、Google スプレッドシートの指定のセルに結果を追加するため、情報収集やデータ整理の効率を向上させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Notionに新しいメッセージが投稿されたらChatGPTが質問に回答して、その内容をNotionの同じ投稿先に更新するフローです。
ユーザーがNotionに質問を追加すると、ChatGPTが質問内容からタスクを生成して、Notionに追加します。
このテンプレートを使うことでタスク管理が効率化されて、時間を節約になります。
■注意事項
・Notion、ChatGPTそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
新規に追加された情報を自動で要約することで、重要なポイントを迅速に把握できます。
■概要
WordPressで新しい記事を公開するたびに、SNS投稿用や記事冒頭のリード文として要約を作成する作業は、手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、WordPressへの新規投稿をきっかけに、ChatGPTが自動で記事内容を要約し、その要約文を該当の投稿に追記することが可能になり、コンテンツ作成・更新のプロセスを効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
手作業での問い合わせ確認やチケットの作成は、入力ミスや見落とし、誤ったカテゴリへの振り分けなどの人的ミスが発生する可能性がありますよね。
そんな時、ChatGPTを活用してHubSpotフォームの送信内容を解析し、自動的に適切なチケットを作成することで、人的ミスの削減が期待できます！
例えば、新規顧客からの問い合わせがサポートチームではなく営業チームに誤って振り分けられることがあると、対応の遅れにつながるケースがあります。
しかしChatGPTを活用することで、問い合わせの内容を正確に解析し、適切なカテゴリを自動判定して、正しい担当者にチケットを割り当てられるようになるでしょう。
これにより、誤分類や対応遅延を防ぎ、スムーズに業務運営が行えるようになるかもしれません。
企業に届く問い合わせは、さまざまな種類があります。
ChatGPTを活用することで、フォームの内容を解析し、適切なカテゴリや優先度を判断した上で、自動的にチケットを作成できるようになります！
例えば、技術的な質問なのか、契約に関する問い合わせなのかなどを自動で分類できます。
案件がそれぞれの担当チームへ素早く、適切に割り当てられるため、問い合わせ対応のスピードが向上し、顧客満足度の向上が見込まれるでしょう。
HubSpotのフォームに問い合わせが送信された際、手動で内容を確認し、適切な対応を振り分ける作業は時間がかかってしまいます。
そのため、ChatGPTを活用し、フォームの送信内容をもとに自動分類して適切な部門へ振り分けることで、対応業務の効率向上も期待できるでしょう。
自動化によって削減できた時間を他の業務へ充てることによって、スムーズに業務が進みそうですね。
今回は、HubSpotとChatGPTを連携して、フォーム送信時に自動でチケットを作成する方法をご紹介しました。
この連携によって、人的ミスの防止や対応スピードの向上が見込め、今まで手間や時間がかかっていた問い合わせ対応業務の効率化にもつながるはずです！
難しそうな連携設定もYoomを活用すれば、ノーコードで簡単に設定できますので、ぜひこの機会に導入を検討してみてください。
