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「ChatGPTで生成した文章を、Google スプレッドシートに一つひとつコピー＆ペーストしている」
「毎日大量の情報を要約して、Google スプレッドシートにまとめる作業が大変…」
このように、ChatGPTとGoogle スプレッドシートを併用する中で、手作業によるデータ転記に多くの時間と労力を費やしていませんか？
単純な繰り返し作業は、思わぬ入力ミスや転記漏れを引き起こす原因にもなりかねません…
もし、<span class="mark-yellow">ChatGPTが生成した情報を自動でGoogle スプレッドシートの特定のセルに記録する仕組み</span>があれば、こうした定型業務から解放され、データの分析や次のアクションプランの策定といった、より創造的で重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に構築できます。
日々の業務効率を大きく向上させる力を持っていますので、ぜひこの機会に導入して、作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">ChatGPTとGoogle スプレッドシートを連携するためのテンプレート</span>が用意されていますので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
ChatGPTとGoogle スプレッドシートのAPIを連携すれば、ChatGPTで処理したテキストデータをGoogle スプレッドシートに自動的に追加・更新することが可能です。
これにより、これまで手作業で行っていた情報収集やデータ整理のプロセスを自動化し、業務の生産性を飛躍的に高めることができます。
ここでは、具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
日々大量に届くメールの中から重要なものだけを抽出し、内容を要約して管理する作業は非常に手間がかかります。
この自動化フローを活用すれば、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その本文をChatGPTが自動で要約し、結果をGoogle スプレッドシートに記録するため、<span class="mark-yellow">情報収集にかかる時間を大幅に短縮し、重要な情報の見落としを防ぎながら、Google スプレッドシート上で情報を一元管理</span>できます。
請求書や報告書といった帳票がPDFや画像ファイルで送られてきた際に、その内容を手入力でテキスト化し、さらに要約して管理するのは非効率です。
このテンプレートを使えば、メールに添付されたファイルをOCRで自動的にテキストデータに変換し、その内容をChatGPTが要約、結果をGoogle スプレッドシートに整理して記録するため、<span class="mark-yellow">手作業による文字起こしや要約の手間を完全に排除し、迅速かつ正確なデータ管理を実現</span>します。
それでは、さっそく実際にChatGPTとGoogle スプレッドシートを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでChatGPTとGoogle スプレッドシートの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「メールで特定のキーワードを含むメッセージを受信したら、ChatGPTで要約しGoogle スプレッドシートに追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
それぞれのアプリをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます！
「マイアプリ」をクリックし、画面右の「新規接続」を選択します。
検索窓にGmailと入力し、選択します。
以下の画面が表示されたら、「Sign in with Google」を押します。
今回連携したいアカウントを選択てください。
画面が遷移したら、「次へ」をクリックし、次の画面で「すべて選択」をクリックします。
チェックボックスに青いチェックが入ったらページ下部の「続行」を選択します。
これで、Gmailのマイアプリ連携は完了です！
先ほどと同様にYoomにログインしたあと、マイアプリから「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓にChatGPTと入力し、選択します。
「アカウント名」「アクセストークン」を入力し、「追加」してください。
※ChatGPTの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらをご参照ください。
以上で、ChatGPTの連携が完了です！
検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、選択します。
赤枠部分の「Sign in with Google」を押下し、使用しているアカウントでログインしてください。
そのあと、Gmailと同じ手順で進んだら、Google スプレッドシートのマイアプリ連携が完了です！
マイアプリ一覧に各アプリのアイコンが表示されていることを確認し、次のステップに進みましょう！
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされるので、次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
コピーしたテンプレートは、マイプロジェクトから確認できます。
最初の設定です！以下の赤枠をクリックしてください。
タイトルを任意で修正します。
アクションは「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択し、連携するアカウント情報を確認したら、「次へ」をクリックして進みましょう！
次に、トリガーとなるGmailの受信設定を行います。
特定のキーワードに一致するメールがトリガーになるため、Gmailの画面に移り、キーワードを含めた文章を送信しましょう。
※今回は、以下のメールを受け取った設定で進めていきます。キーワードは「問い合わせ」に設定しました。
Gmailで設定が完了したら、Yoomの画面に戻り、各項目を入力しましょう。
入力が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、以下の画像のようなアウトプット(取得した値)が表示されます。
※アウトプットについての説明はこちら
先ほどテスト送信したメール内容が反映されていれば、OKです！
最後に、「保存する」をクリックしましょう。これで、Gmailのトリガー設定は完了です！
ここでは、先ほど取得したアウトプットからテキストを生成する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を設定します。
その他の項目を任意で設定したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功したら、画面下に表示されるアウトプットを確認します。
メールの要約内容が表示されていれば、OKです。最後に「保存する」をクリックしましょう！
これで、ChatGPTによるテキスト生成の設定は完了です！
いよいよ最後の設定です！以下の赤枠をクリックしましょう！
次の画面で、連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
タイトルや実行アクションは変更せず、画面を下にスクロールしましょう！
データベース連携の項目は、入力欄下の部分を参照して記入しましょう。
「スプレッドシートID」や「タブ名」はボックスをクリックして表示される「候補」から選択できます。
注意点として、 Google スプレッドシート内にはレコードを追加するためにヘッダを登録する必要があります。
ヘッダがテーブル範囲内に含まれているかを確認し、「次へ」のボタンをクリックしましょう！
※今回はテスト用に下記のシートを作成したため、テーブル範囲は「A1:C」になります。
次の画面で、レコードを追加する設定を行います。
各欄をクリックして表示されるアウトプットを引用して設定してください。
※下図は、「メールアドレス」の項目で、Gmailのトリガー設定で取得した値を引用しています。
「お問い合わせ内容」の項目には、先ほどテキストを生成する設定で取得したアウトプットを引用しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行します。
テストが成功すると、Google スプレッドシートにデータが追加されているはずなので確認してみましょう！
確認後、Yoomの画面に戻り「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。
ここまでお疲れ様でした！
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていれば、フローの設定は完了です。早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
あとで起動させる場合は、フロー画面のトリガースイッチをクリックすることで、トリガーをONにできます。
以上で、「メールで特定のキーワードを含むメッセージを受信したら、ChatGPTで要約しGoogle スプレッドシートに追加する」フローボットの完成です！
今回はChatGPTからGoogle スプレッドシートへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle スプレッドシートのデータをトリガーとしてChatGPTを動かしたい場合もあるかと思います。
Yoomではそうした逆方向の連携も可能ですので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Google スプレッドシートに蓄積されたアンケートの回答や顧客からのフィードバックなど、長文のテキストデータを一つひとつ確認して要点を把握するのは大変です。
この連携では、Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、その内容をChatGPTが自動で要約し、別の列に書き出します。
これにより、<span class="mark-yellow">大量のテキストデータを手動で読み解くことなく、瞬時に内容の要点を把握し、迅速な分析や次のアクションに繋げる</span>ことができます。
Google スプレッドシートで管理しているタスクや問い合わせリストの中から、特定のステータス（例：「至急」「要対応」など）を持つ項目だけに対応案を考えたい、といったケースに最適なテンプレートです。
Google スプレッドシートに特定条件を満たす行が追加されると、その内容を基にChatGPTが関連情報の要約や対応案の草案を生成し、シートに追記するため、<span class="mark-yellow">優先度の高いタスクに絞ってAIのサポートを受けられ、より効率的で質の高い対応を素早く実現</span>します。
ChatGPTは、受信内容の要約や分類を自動で行い、社内チャットや業務アプリへ連携する場面で役立ちます。
Google スプレッドシートは、他のサービスと連携してタスク登録・顧客管理・レポート記録などの業務を効率化できますよ！
ChatGPTは、メールやフォーム回答の要約・分類・返信生成を自動化することで、対応時間を短縮し、情報の整理と共有を効率化します。
SlackやChatwork、kintone、LINE WORKSなどと連携することで、チーム内のコミュニケーションや記録業務をスマートに行えるはずです！
Google スプレッドシートは、広告レポートの自動記録や、会議設定、他ツールへのデータ登録を効率的に実行できます。
行の追加や更新をトリガーに、MakeLeaps・Google Meet・アンケート記録など多様な業務に応用可能です。
ChatGPTとGoogle スプレッドシートの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報収集、要約、データ転記といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーのリスクを解消できます。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、蓄積されたデータを基にした分析や、より付加価値の高い企画立案といったコア業務に集中できる、生産性の高い環境が整うはずです。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコード連携ツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの専門知識がない方でも、画面操作だけで直感的にフローを構築することが可能です。
もし、日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を実際に体験してみてください！
Q：自動連携が失敗した場合はどうなりますか？
A：エラーが起きた際はこちらをご参考にしてください。
Q：ChatGPTへの指示はもっと複雑にできますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは、ChatGPTのAPI接続連携時にプロンプト（指示文）を自由にカスタマイズできます。
また、複雑な指示を組み合わせたプロンプトにも対応可能です。
Q：一度に大量のデータを処理できますか？
A：Yoomの処理能力は、ご契約していただいているプランによって異なります。
無料プランでは処理数やAPIリクエスト数に制限がありますが、有料プランでは、1日のタスク上限が大幅に拡張されており、大量のデータも安定して処理が可能です。
※ただし、ChatGPT側のAPIにもトークン制限があるため、長文メールや一括処理を行う場合は、トークン数に注意が必要です。
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