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「他ツールのデータをHubSpotのコンタクトに手作業で転記していて大変…」
「フォームに問い合わせが届くたびに、HubSpotへコンタクト情報をコピー＆ペーストするのが手間…」
このように、HubSpotへのコンタクト登録を手作業で行うことに、課題を感じていませんか？
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">HubSpotにコンタクトを自動で作成したり、フォームに送信された内容をもとにHubSpotへコンタクトを自動登録してメールで通知するといった自動化です！</span>
この仕組みを活用することで、こうした日々の定型業務から解放され、顧客との関係構築といった本来注力すべき業務に時間を使えるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に自動化を導入して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">HubSpotにコンタクトを自動で登録する業務フローを自動化する</span>テンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
普段お使いの様々なツールから、HubSpotへのコンタクト登録を自動化し、メールで通知する連携方法を具体的なテンプレートを使ってご紹介！
気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックして試してみてくださいね！
<span class="mark-yellow">Salesforceなどのデータベース・CRMサービスに新しい情報が登録された際に、HubSpotへコンタクト情報を自動で作成し、メールを自動送信する</span>連携です。
サービス間のデータ同期の手間を削減し、入力ミスを低減しながらも迅速な情報連携の実現をサポートします。
<span class="mark-yellow">フォームなどで受け付けた問い合わせや申し込み情報をきっかけに、HubSpotへ自動でコンタクトを作成し、メールを自動送信する</span>ことも可能です。
これまで手動で行っていた転記作業が省け、リードへの迅速な対応が可能になるでしょう。
<span class="mark-yellow">Microsoft Teamsなどのチャットツール上でのやり取りをもとに、HubSpotへコンタクト情報を自動で登録し、メールを自動送信する</span>こともできます。
社内コミュニケーションから発生した見込み顧客情報などを、漏れなく管理できるのがポイント！
それではここから代表的な例として、「Salesforceにリード情報が登録された際にHubSpotにコンタクトとして自動で登録し、Gmailで通知する」フローの設定手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Salesforce／Gmail
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録について、各アプリの手順をナビでご用意しました。確認しながら同じ手順で進めてみてくださいね。
※Salesforceは、チームプラン・サクセスプランをご利用の方向けのアプリです。
フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中は、普段は制限されているSalesforceも問題なくお試しいただけますので、ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね！
※Salesforceのマイアプリ登録方法について、詳しくはこちらをご覧ください。
ここから実際に、フローを作成していきましょう！簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用しています。
以下のバナーをクリックして、まずはテンプレートをコピーしてください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、リードオブジェクトにレコードが登録された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」をクリックしましょう。
タイトルは自由に編集できるので、必要に応じて変更してご利用ください。
連携するアカウント情報は、フローで使用するアカウントであることを確認しておいてくださいね！
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押します。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、タイムリーなデータ連携のためにも、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがおすすめです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「マイドメインURL」は、入力欄下の注釈に従って値を確認し、入力してくださいね！
設定完了後は動作チェックのためにテストを行います。
一旦Salesforceの画面に移動し、リードオブジェクトにテスト用の新規レコードを登録してください。
テストなので、「Yoom太郎」や「Demo株式会社」などの架空の情報でOKです！
登録したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、先ほど登録したリードの情報が「取得した値」に抽出されるので、内容を確認しましょう。
※取得した値とは？
「取得した値」とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
※「テスト」の重要性について
各オペレーションの設定画面では、それぞれ「テスト」を実施し、テストを成功させることが重要です。
テストを成功させることで「取得した値」が取得でき、前述したように後続のオペレーション設定時に活用できます。詳しくはこちらをご覧ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、Salesforceに登録したリード情報を基に、HubSpotにコンタクトを自動作成する設定を行います。
「コンタクトの作成」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションの選択」設定はステップ3と同じ要領で確認し、アクションは変更せずに「次へ」を押してください。
次に、API接続設定です。
ここでは、入力欄をクリックして表示される「取得した値」を使って、各項目に適切な値を設定していきますよ！
たとえば、「会社名」には「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」内にある、「会社名」を設定します。
同じ要領で、「メールアドレス」や「姓」「名」なども設定してみてくださいね！
このように「取得した値」を用いて設定することで、Salesforceに作成されたリード情報をそのまま引用し、HubSpotにコンタクトを作成できるようになります。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、正常にHubSpotにデータを連携できるかを確認します。
「テスト成功」と表示されたら、実際にHubSpotにコンタクトが作成されているかを確認してみましょう！
確認後はYoomの画面に戻って「保存する」を押し、次の設定に進みます。
続いて、HubSpotにコンタクトが作成された旨を、Gmailを使って通知する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
これまでのステップ同様に連携するアカウント情報を確認し、メール送信の詳細設定に進みます。
「From」には、メールを送信するGmailアカウントのアドレスを設定します。
入力欄をクリックすると連携しているアカウントに紐づいた候補が表示されるので、候補から選択するか、使用するメールアドレスを手入力してくださいね！
「To」にはメール送信先のアドレスを設定し、「BCC」「CC」も必要に応じて適宜設定してください。
「件名」はフローを活用する業務内容に合わせて自由に設定し、メールの「本文」の設定に進みます。
「本文」は、「新規コンタクトが作成されました。」など、毎回同じ文章を使用する定型的なテキストは直接入力し、「コンタクトID」などHubSpotから取得した情報を引用する部分は、「取得した値」を使って設定してくださいね！
設定が完了したら「次へ」をクリックし、先ほど設定したメールの内容を確認します。
内容に問題がなければ「テスト」をクリックして、動作チェックを行いましょう！
この時、「To」に設定したメールアドレス宛に実際にメールが送信されるため、テストメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておくと安心です。
下図のように「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみてくださいね！
確認してみると、HubSpotのコンタクト情報が反映された状態で、先ほど「本文」に設定した通りの内容で届いていましたよ！
確認後はYoomの画面に戻り、「保存する」を押して設定完了です。
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が「Salesforceにリード情報が登録された際にHubSpotにコンタクトとして自動で登録し、Gmailで通知する」フローの作成手順でした！
HubSpotのAPIを活用することで、顧客情報の登録や商談管理、チーム内通知などの業務をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているため、営業活動や顧客対応の質を高めたい企業におすすめです！
いかがでしたか？
HubSpotのコンタクト登録を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたCRM間の情報転記作業を削減し、ヒューマンエラーを効果的に防ぐことが期待できます。</span>
これにより、営業担当者は登録されたリード情報へより迅速にアプローチでき、商談活動といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
「本当に手間をかけずに簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
フローは自由にカスタマイズできるので、様々な活用シーンに柔軟に合わせることが可能です。
自社の業務に合った最適なフローを、ぜひ構築してみてくださいね。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>しませんか？
まずは本記事を参考にHubSpotのコンタクト登録を自動化することからスタートして、毎日の業務効率がどれだけ改善されるのか体験してみてください。
Q：HubSpotからSalesforceへの逆方向の同期も可能ですか？
A：はい、可能です。たとえば、「HubSpotで特定条件の製品が作成されたら、Salesforceにレコードを追加」したり、「HubSpotで新しい会社が作成されたら、Salesforceの取引先として自動で追加する」といった連携もできます。
Yoomには、さまざま自動化フローを手軽に構築できるテンプレートが豊富に用意されています。
ぜひこちらのページから自社の業務に近いテンプレートを見つけ、活用してみてくださいね！
Q：通知先をSlackなどに変更できますか？
A：はい、可能です。その場合は、Gmailの「メールを送る」アクション部分を、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションに変更してご利用ください。
Yoomを使えば多種多様なツールを連携でき、様々なツール間で情報を繋ぐことが可能です。
連携可能なアプリ一覧は、こちらからご確認ください。
Q：連携が失敗した場合のエラー通知はありますか？
A：Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレス宛に、連携が失敗していることを知らせる通知メールが届きます。
メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは内容を確認しましょう。
再実行するには手動での対応が必要となりますが、連携がエラーになる原因は様々なため、こちらのヘルプページを参考に対応しましょう。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口もご活用ください。
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