Hubspotで特定のコンタクトが作成されたら、kintoneに追加する
試してみる
■概要
HubSpotで新しいコンタクトが作成されるたびに、その情報を手作業でkintoneに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、営業活動や顧客管理において情報の正確性は重要ですが、手作業では入力ミスや対応の遅れが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト登録をトリガーとしてkintoneへ自動で情報が追加されるため、これらの課題をスムーズに解消し、より効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとkintoneを併用し、顧客情報管理を行っているマーケティング・営業担当者
- 手作業によるデータ入力の負担を軽減し、入力ミスをなくしたいと考えている業務改善担当
- SaaS間のデータ連携を自動化し、コア業務に集中したいと考えているチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、データ入力にかかる時間を削減できます。
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。この設定により、HubSpotに新しいコンタクトが登録されるとフローが自動的に開始されます。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。例えば、コンタクトの特定のプロパティに基づいて処理を変えることが可能です。
- 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。HubSpotから取得した情報を基に、kintoneの指定したアプリへ新しいレコードとして情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、コンタクトのプロパティ（例：特定の地域や興味関心など）に基づいて、kintoneへの追加処理を行うかどうかの条件を任意に設定することが可能です。
- kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、どのフィールドにHubSpotのどの情報をマッピングするかを細かく設定できますし、固定値を入力したり、前段のオペレーションで取得した値を動的に埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
- kintone、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
「Hubspotの情報、毎回kintoneに打ち直してる…」
「ほんとは連携したいけど、やり方がよくわからなくてそのままにしてる」
こうした"つい後回しになりがちな作業"、思い当たる方も多いのでは？入力ミスが気になったり、何より時間がかかる……。
それだけで、忙しい日々の中では、意外と大きなロスになります。
もし、Hubspotの顧客データがkintoneに自動で登録されたり、更新される仕組みがあれば、面倒な繰り返し作業から解放され、コア業務に集中できる貴重な時間を確保できそうですよね。
今回ご紹介するのは、まさにそのような理想を実現するためのノーコードによる自動化設定です。
プログラミングの知識がなくても簡単に導入できるため、日々の業務を効率化し、より快適な作業環境を手に入れるための一歩となるでしょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHubspotとkintoneを連携するためのテンプレートが用意されています！
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Hubspotで特定のコンタクトが作成されたら、kintoneに追加する
試してみる
■概要
HubSpotで新しいコンタクトが作成されるたびに、その情報を手作業でkintoneに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、営業活動や顧客管理において情報の正確性は重要ですが、手作業では入力ミスや対応の遅れが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト登録をトリガーとしてkintoneへ自動で情報が追加されるため、これらの課題をスムーズに解消し、より効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとkintoneを併用し、顧客情報管理を行っているマーケティング・営業担当者
- 手作業によるデータ入力の負担を軽減し、入力ミスをなくしたいと考えている業務改善担当
- SaaS間のデータ連携を自動化し、コア業務に集中したいと考えているチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、データ入力にかかる時間を削減できます。
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。この設定により、HubSpotに新しいコンタクトが登録されるとフローが自動的に開始されます。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。例えば、コンタクトの特定のプロパティに基づいて処理を変えることが可能です。
- 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。HubSpotから取得した情報を基に、kintoneの指定したアプリへ新しいレコードとして情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、コンタクトのプロパティ（例：特定の地域や興味関心など）に基づいて、kintoneへの追加処理を行うかどうかの条件を任意に設定することが可能です。
- kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、どのフィールドにHubSpotのどの情報をマッピングするかを細かく設定できますし、固定値を入力したり、前段のオペレーションで取得した値を動的に埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
- kintone、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Hubspotとkintoneを連携してできること
HubspotとkintoneのAPIを連携すれば、Hubspotに登録された顧客情報や案件情報などを、自動的にkintoneのアプリに登録・更新できるようになります。
これにより、手作業によるデータ入力の時間を大幅に削減し、入力ミスを防ぐことで、常に最新かつ正確な情報を両システム間で共有できます。
これから具体的な自動化例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Hubspotで特定のコンタクトが作成されたら、kintoneに追加する
Hubspotで特定の条件を満たす新しいコンタクトが作成された際に、その情報を自動でkintoneの顧客リストアプリなどへ追加します。
例えば、「製品Aに関心がある」というタグが付いたコンタクトのみをkintoneに連携するといった設定が可能です。
営業とサポートの両チームで情報が行き渡りやすくなり、抜け漏れのない対応につながります。
Hubspotで特定のコンタクトが作成されたら、kintoneに追加する
試してみる
■概要
HubSpotで新しいコンタクトが作成されるたびに、その情報を手作業でkintoneに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、営業活動や顧客管理において情報の正確性は重要ですが、手作業では入力ミスや対応の遅れが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト登録をトリガーとしてkintoneへ自動で情報が追加されるため、これらの課題をスムーズに解消し、より効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとkintoneを併用し、顧客情報管理を行っているマーケティング・営業担当者
- 手作業によるデータ入力の負担を軽減し、入力ミスをなくしたいと考えている業務改善担当
- SaaS間のデータ連携を自動化し、コア業務に集中したいと考えているチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、データ入力にかかる時間を削減できます。
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。この設定により、HubSpotに新しいコンタクトが登録されるとフローが自動的に開始されます。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。例えば、コンタクトの特定のプロパティに基づいて処理を変えることが可能です。
- 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。HubSpotから取得した情報を基に、kintoneの指定したアプリへ新しいレコードとして情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、コンタクトのプロパティ（例：特定の地域や興味関心など）に基づいて、kintoneへの追加処理を行うかどうかの条件を任意に設定することが可能です。
- kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、どのフィールドにHubSpotのどの情報をマッピングするかを細かく設定できますし、固定値を入力したり、前段のオペレーションで取得した値を動的に埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
- kintone、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Hubspotで製品が作成されたら、AIで商品紹介文を作成してkintoneに追加する
Hubspotに新しい製品情報が登録されたタイミングで、その製品の特徴を基にAIが魅力的な商品紹介文を自動生成し、kintoneの商品データベースアプリに登録します。
これにより、商品登録作業の効率化はもちろん、マーケティングコンテンツ作成の負担も軽減できます。
HubSpotで製品が作成されたら、AIで商品紹介文を作成してkintoneに追加する
試してみる
■概要
HubSpotに新しい製品情報を登録するたびに、魅力的な商品紹介文を作成し、kintoneへ転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか？
特に、製品数が多い場合や、迅速な情報展開が求められる際には、これらの手作業が大きな負担となり、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、HubSpotへの製品登録をトリガーに、AIが商品紹介文を自動で生成し、kintoneへ情報を追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで製品情報を管理し、商品紹介文作成に課題を感じているマーケティング担当者の方
- AIを活用して効率的にコンテンツ作成を行いたいと考えている商品企画担当者の方
- kintoneで商品データベースを運用しており、手作業での情報入力に手間を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotに製品が登録されると、AIが自動で商品紹介文を生成しkintoneへ追加するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による文章作成やkintoneへのデータ転記に伴う、内容の不備や入力間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「製品が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでテキスト生成機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここでHubSpotから取得した製品情報をもとに、AIが商品紹介文を生成するように設定します。
- 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、生成された商品紹介文をkintoneの指定したアプリに新しいレコードとして追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- テキスト生成機能のアクション設定では、生成する商品紹介文の文字数や、商品紹介文を作成するためのプロンプト（指示文）、出力したい言語（日本語、英語など）を任意で設定してください。
- kintoneでレコードを追加するアクション設定では、AIによって生成された商品紹介文を、kintoneアプリ内のどのフィールドに登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- kintone、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Hubspotとkintoneの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にHubspotとkintoneを連携したフローを作成してみましょう！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Hubspotとkintoneをマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Hubspotのトリガー設定およびkintoneのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Hubspotで特定のコンタクトが作成されたら、kintoneに追加する
試してみる
■概要
HubSpotで新しいコンタクトが作成されるたびに、その情報を手作業でkintoneに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、営業活動や顧客管理において情報の正確性は重要ですが、手作業では入力ミスや対応の遅れが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト登録をトリガーとしてkintoneへ自動で情報が追加されるため、これらの課題をスムーズに解消し、より効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとkintoneを併用し、顧客情報管理を行っているマーケティング・営業担当者
- 手作業によるデータ入力の負担を軽減し、入力ミスをなくしたいと考えている業務改善担当
- SaaS間のデータ連携を自動化し、コア業務に集中したいと考えているチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、データ入力にかかる時間を削減できます。
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。この設定により、HubSpotに新しいコンタクトが登録されるとフローが自動的に開始されます。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。例えば、コンタクトの特定のプロパティに基づいて処理を変えることが可能です。
- 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。HubSpotから取得した情報を基に、kintoneの指定したアプリへ新しいレコードとして情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、コンタクトのプロパティ（例：特定の地域や興味関心など）に基づいて、kintoneへの追加処理を行うかどうかの条件を任意に設定することが可能です。
- kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、どのフィールドにHubSpotのどの情報をマッピングするかを細かく設定できますし、固定値を入力したり、前段のオペレーションで取得した値を動的に埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
- kintone、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ステップ1:Hubspotとkintoneのマイアプリ連携
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
Hubspotのマイアプリ登録
では、さっそくHubspotからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にHubspotと入力するとHubspotのアイコンが表示されるので、クリックしましょう。
1.以下の画面が出てきます。
「Sign in to your HubSpot account」をクリックします。
2.ログイン画面が出てくるので、ログインしましょう。
なお、HubSpotのマイアプリ登録の詳しいやり方については、以下のリンク先を参照してください。
HubSpotのマイアプリ登録方法
kintoneのマイアプリ登録
kintoneも同じように検索します。
1.以下の画面が出てきます。
サブドメイン、クライアントID、クライアントシークレットを入力してください。
kintoneの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
また、kintoneのマイアプリ登録がうまくいかない場合は、以下のリンク先を参照してください。
kintoneのマイアプリ登録ができない主な原因と対応方法について
入力後、「追加」をクリックすると、kintoneのマイアプリ登録は完了です。
なお、今回はテストのため、以下のようなデータベースを事前に作成しています。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にHubspotとkintoneのアイコンが表示されているか確認してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
Hubspotで特定のコンタクトが作成されたら、kintoneに追加する
試してみる
■概要
HubSpotで新しいコンタクトが作成されるたびに、その情報を手作業でkintoneに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に、営業活動や顧客管理において情報の正確性は重要ですが、手作業では入力ミスや対応の遅れが発生しがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト登録をトリガーとしてkintoneへ自動で情報が追加されるため、これらの課題をスムーズに解消し、より効率的な顧客情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとkintoneを併用し、顧客情報管理を行っているマーケティング・営業担当者
- 手作業によるデータ入力の負担を軽減し、入力ミスをなくしたいと考えている業務改善担当
- SaaS間のデータ連携を自動化し、コア業務に集中したいと考えているチームリーダー
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、データ入力にかかる時間を削減できます。
- 手作業による情報転記がなくなることで、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。この設定により、HubSpotに新しいコンタクトが登録されるとフローが自動的に開始されます。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に基づいて後続の処理を分岐させます。例えば、コンタクトの特定のプロパティに基づいて処理を変えることが可能です。
- 最後に、オペレーションでkintoneを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。HubSpotから取得した情報を基に、kintoneの指定したアプリへ新しいレコードとして情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、コンタクトのプロパティ（例：特定の地域や興味関心など）に基づいて、kintoneへの追加処理を行うかどうかの条件を任意に設定することが可能です。
- kintoneの「レコードを追加する」アクションでは、どのフィールドにHubSpotのどの情報をマッピングするかを細かく設定できますし、固定値を入力したり、前段のオペレーションで取得した値を動的に埋め込んだりすることも可能です。
■注意事項
- kintone、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
ステップ3:Hubspotでコンタクトが作成されたら起動するトリガーの設定
まず、一番上の「新しいコンタクトが作成されたら」のアイコンをクリックします。
タイトルは自由に変更可能です。わかりやすいように変更してください。
Hubspotと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。基本的にはマイアプリ登録したアカウントが選択されています。
トリガーには「新しいコンタクトが作成されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、こちらで事前に確認しておきましょう。
選ぶのに迷ったら、選べる中で一番短い時間にしておくのがおすすめです。
設定が終わったら、Hubspotの画面で試しにコンタクトを作成してみましょう。
今回は、テストとしてHubspotに以下のようなコンタクトを作成しています。
登録ができたらYoomに戻り、「テスト」をクリックしましょう。
テストが正常に完了すると、「テスト成功」という画面が表示され、Hubspotから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
ステップ4:特定の条件で分岐する設定
次に、「コマンドオペレーション」のアイコンをクリックします。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランでは使えないため、実行しようとするとエラーになってしまうのでご注意ください。
なお、ミニプランをはじめとする有料プランは2週間の無料トライアルが可能です！
トライアル期間中は、普段は制限されている機能やアプリも自由に試せるので、この機会にぜひお試しくださいね！
コマンドオペレーションは、初期設定のままでも利用可能です。
デフォルトでは会社名に「東京」というキーワードが含まれていると自動で分岐が行われるようになっています。
特に変更の必要がなければ、何もせずフローに戻って問題ありません。
詳しい設定方法については以下のリンク先を参照してみてください。
「分岐する」の設定方法
ステップ5:kintoneに追加する設定
最後に、「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
先ほど同様にタイトルは自由に変更可能です。
kintoneと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。基本的にはマイアプリ連携をしたアカウントと一致しています。
アクションには「レコードを追加する」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
アプリIDは入力欄をクリックすると候補が一覧で表示されるので、該当するものを選びます。
選んだら「次へ」をクリックして、次のステップへ進みましょう！
追加するレコードの値を設定していきましょう。
各項目をクリックすると、Hubspotで取得した値を引用できます。
なお、手入力をしてしまうと、同じデータが重複してkintoneに登録されてしまうため、あらかじめ取得した値（アウトプット）を引用するようにしましょう。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ保存しましょう。
テスト後はkintoneにちゃんと追加されてるか、どうかサッとチェックしておきましょうね！
ステップ6:テストと確認
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Hubspotで特定のコンタクトが作成されたら、kintoneに追加する方法でした！
kintoneのデータをHubspotに連携したい場合
今回はHubspotからkintoneへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にkintoneからHubspotへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください！
例えば、kintoneで管理している営業リストや案件情報をHubspotに自動で反映させることで、マーケティング活動との連携を強化できます。
kintoneで特定のレコードが登録されたら、Hubspotでコンタクトを作成する
kintoneの特定のアプリ（例えば、イベント参加者リストアプリ）に新しいレコードが登録された際に、その情報を基にHubspotに新しいコンタクトを自動で作成します。
これにより、オフラインイベントなどで獲得したリード情報を迅速にHubspotに取り込めるので、フォローアップもスピーディーになります。
kintoneで特定のレコードが登録されたら、Hubspotでコンタクトを作成する
試してみる
■概要
kintoneに新しい顧客情報や案件が登録されるたび、HubSpotにも同じ情報を手入力する作業は、時間がかかる上にミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数のSaaSを利用していると、それぞれのシステムへの情報登録作業は担当者にとって大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、HubSpotへコンタクト情報を自動で作成できるため、これらの課題を効率的に解決し、業務の精度向上にも貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとHubSpotを併用し、顧客情報管理の連携を効率化したい方
- 手作業によるSaaS間のデータ入力に多くの時間を費やし、コア業務への集中が難しい方
- データ入力の正確性を高め、ヒューマンエラーによる機会損失を防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが登録されると、HubSpotへのコンタクト作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力時間を削減できます。
- システム間で情報が自動連携されることで、手作業による入力ミスや転記漏れを防ぎ、顧客データの正確性と信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneおよびHubSpotをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」アクションを設定し、監視対象のアプリIDを指定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得したレコードの情報に基づいて、後続の処理を特定の条件で分岐させます。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、kintoneから取得した情報や設定した条件に応じて、HubSpotに新しいコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、どのアプリでレコードが登録された際にワークフローを起動させるか、対象のアプリIDをユーザーの環境に合わせて設定してください。
- 分岐機能では、kintoneレコードの特定のフィールド値（例えば、顧客ランクや問い合わせ種別など）に応じて処理を分岐させるなど、業務要件に合わせた条件を自由に設定することが可能です。
- HubSpotでコンタクトを作成する際、どのkintoneのフィールド情報をHubSpotのどの項目にマッピングするかは、固定値を入力したり、選択肢から選択したり、またはkintoneから取得した値をYoomの変数として埋め込むなど、柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
- kintone、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
kintoneでレコードが登録されたら、Hubspotのコンタクトにメモを追加する
kintoneの顧客対応記録アプリなどに新しいレコードが登録された際、関連するHubspotのコンタクト情報にその対応履歴をメモとして自動で追加します。
これにより、顧客とのやりとりを一か所にまとめて管理できるため、営業担当やカスタマーサポートが状況を正確に把握しやすくなります。
kintoneでレコードが登録されたら、Hubspotのコンタクトにメモを追加する
試してみる
■概要
kintoneに新しい顧客情報や案件情報が登録されるたび、その内容を別途HubSpotのコンタクトに手動でメモとして追加する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、このような手作業は入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、HubSpotの該当コンタクトへ関連情報が自動でメモとして追加され、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとHubSpot間で情報を手作業で転記している営業担当者
- kintoneの更新情報をHubSpotにスムーズに反映させたいと考えているチームの方
- 顧客情報の一元管理とSaaS間の連携の効率化を目指す業務担当者
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコード登録後、HubSpotへ手動でメモを追加する手間が省け、作業時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記ミスや、メモの追加漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します。これにより、kintoneに新しいレコードが追加されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコードの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションを設定します。ここで、取得したkintoneのレコード情報（例えば顧客IDや案件詳細など）を基に、HubSpotの該当コンタクトにメモとして自動で追加するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションで設定するメモの内容は、用途に合わせて柔軟にカスタマイズできます。
- 例えば、メモの冒頭に「kintoneからの自動連携：」といった固定のテキストを追加し、その後にkintoneのレコードから取得した「顧客名」や「案件概要」、「対応日時」などの情報を変数として埋め込むことで、どの情報源からのメモであるか、どのような内容であるかをHubSpot上で明確にできます。
■注意事項
- kintone、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Hubspotやkintoneを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもHubspotやkintoneのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Hubspotを活用した自動化例
フォーム内容をもとに書類やオンライン会議を作成することができます。
さらに、メールツールと連携することで、情報登録作業をさらに効率的にこなすことも可能となります。
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信する
試してみる
■概要
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.営業部門
・新しいリードや顧客情報をチーム全体で共有し、迅速に対応したい営業チーム
・新しいコンタクトに対するフォローアップをチームで連携して行いたい部門
2.カスタマーサポートチーム
・新しい顧客情報をタイムリーに把握し、迅速に対応したいサポートチーム
・顧客対応の一貫性を高め、全員で最新の情報を共有したい部門
3.マーケティング部門
・新規顧客情報を基にキャンペーンを企画・実行したいチーム
・リードジェネレーションの結果をリアルタイムで確認し、次のアクションを計画したい部門
■このテンプレートを使うメリット
・手動で新しいコンタクト情報を確認し、Gmailに通知する手間を省けるため、作業時間を大幅に短縮することができます。
・Gmailで情報を共有することで、チームメンバー全員が最新のコンタクト情報を把握しやすくなります。
■注意事項
・HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携してフォルダを作成する
試してみる
■概要
HubSpotに新しい会社が登録されたら、Google Driveに連携して会社名のフォルダを指定の場所に作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.企業ごとのデータをGoogle Driveに格納している企業
・営業アシスタントや部門長
・全社の情報を統括している事務担当者
・会社ごとに帳票類を発行する経理担当者
2.HubSpotで関連企業の情報を管理している企業
・名刺や会社情報を管理している営業担当者
・マーケティング業務の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・一連の流れを自動で完了してくれるため、手作業の必要がなく業務効率化に繋がります。
・登録内容をもとに自動でフローボットが起動する為、業務の漏れの改善に繋がります。
■注意事項
・HubSpot、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
Hubspotのフォーム内容をもとにMicrosoft Excelで書類を作成する
試してみる
■概要
Hubspotのフォームから得た情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記して書類を作成していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用することで、Hubspotのフォームが送信されたら、その内容をもとに自動でMicrosoft Excelの書類を発行できます。定型的な書類作成業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Hubspotのフォームを活用したリード獲得や顧客管理を行っているご担当者の方
- フォームの送信情報を基に、手作業でMicrosoft Excelの書類を作成している方
- 顧客情報や申し込み内容の転記作業を自動化し、ミスをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Hubspotのフォーム送信をトリガーに自動で書類が作成されるため、これまで手作業で行っていた転記や書類作成の時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、書類の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubspotとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubspotを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、Microsoft Excelの「書類を発行する」アクションを設定し、Hubspotのフォームから取得した情報をマッピングすることで、指定のテンプレートから書類が自動で作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Hubspotのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定してください。
- Microsoft Excelで書類を発行する際、Hubspotのどのフォーム項目を書類のどの部分に出力するかを、業務内容に合わせて自由にマッピングできます。
■注意事項
- HubSpotとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Hubspotのフォーム内容をもとにZoomミーティングを作成する
試してみる
■概要
HubSpotのフォームから問い合わせや商談予約が入るたびに、手動でZoomミーティングを設定し、URLを発行する作業に手間を感じていませんか。この作業は時間を要するだけでなく、URLの送り間違いや対応漏れといった人的ミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォーム送信をきっかけに、自動でZoomミーティングが作成されるため、こうした定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotのフォームからの問い合わせ対応で、Zoomミーティングを手動で作成している方
- フォーム経由の商談設定にかかる工数を削減し、より迅速な顧客対応を実現したい方
- 手作業によるミーティング設定のミスや、お客様への案内漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotのフォームが送信されると、自動でZoomミーティングが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報転記ミスやミーティングの発行漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、特定のフォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 最後に、オペレーションでZoomを選択し、HubSpotのフォームから取得した情報をもとにミーティングを作成するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- Zoomのオペレーション設定では、ミーティングの議題や説明文を自由にカスタマイズできます。HubSpotのフォーム内容を引用することも可能です。
■注意事項
- HubSpotとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookのメール内容をもとにHubSpotにメモを追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信した顧客からの重要なメールを、都度HubSpotにコピー＆ペーストで転記する作業は手間がかかるだけでなく、情報の入力漏れや遅延の原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定の件名のメールを受信した際に、関連するHubSpotのコンタクト情報へ自動でメモを追加し、顧客情報の一元管理と迅速な対応を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとHubSpotを併用し、メールからの情報転記を手作業で行っている方
- 顧客とのやり取りをHubSpotに集約し、対応履歴の管理を効率化したい営業担当者の方
- 手作業による連絡漏れや対応遅れを防ぎ、顧客対応の質を高めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookのメール情報をHubSpotへ自動で記録するため、転記作業にかかっていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、情報の入力漏れや間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象となるメールの件名を指定します。
- 続いて、オペレーションの「テキストを生成する」で、受信日時をHubSpotに適した形式に変換します。
- 次に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトを検索」アクションでメールの送信元アドレスをもとに該当コンタクトを検索します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションを設定し、検索したコンタクトに対して受信したメールの内容を記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象とする場合、対象のメールフォルダIDを任意で設定してください。
- HubSpotの「コンタクトにメモを追加」アクションでは、メモを追加する対象のコンタクトIDを、前のステップで取得した情報などをもとに動的に設定してください。
kintoneを活用した自動化例
管理している情報をもとにコンテンツやフォルダを自動で作成できます。
他にも、コミュニケーションツールと連携することで、作業の迅速化が見込めるでしょう。
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答を、手作業でkintoneに一つひとつ転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformに新しい回答が送信されると同時に、その内容がkintoneのレコードとして自動で追加されるため、こうした課題を解消し、データ管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformとkintoneを併用し、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- フォームからの問い合わせや申し込み対応を迅速化し、リード管理を効率化したい方
- 手作業による入力ミスを防ぎ、データベースの正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されるとkintoneへ自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、転記時の入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得した情報を基にkintoneへレコードを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で選択してください。
- kintoneへ転記したい情報に合わせて、Jotformのフォーム内の質問項目や回答形式は自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Jotform、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
kintoneにレコードが追加されたら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
kintoneで顧客情報や案件を管理しているものの、レコードが追加・更新された際のチームへの共有を手作業で行い、手間や共有漏れを感じていませんか。このワークフローを活用すれば、kintoneに新しいレコードが追加されたタイミングで、Google Chatの指定したスペースへ自動で通知が送信されます。これにより、情報共有の迅速化と抜け漏れ防止を実現し、チーム全体の生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneでのデータ更新を、迅速にチームへ共有したいと考えている方
- Google Chatを主要なコミュニケーションツールとして利用しているチームのリーダー
- 手作業による情報伝達ミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが追加されると自動で通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた共有の手間を省き、時間を有効活用できます。
- 手作業による通知の漏れや遅延、内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、kintoneのレコード情報を基にしたメッセージを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、通知のきっかけとなるWebhookのイベント受信設定を任意で変更することが可能です。
- Google Chatへのメッセージ送信アクションでは、通知を送信するスペースやメッセージの本文を自由に設定してください。
■注意事項
kintoneの情報をもとにWordPressに新規投稿を作成する
試してみる
■概要
kintoneで管理している顧客事例や製品情報をWordPressに投稿する際、手作業での転記に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによるミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとにWordPressへ新規投稿を自動で作成できます。定型的な情報発信を効率化し、より創造的な業務に時間を使いましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとWordPressを使い、手作業でコンテンツを作成しているWeb担当者の方
- kintoneのデータを活用した定期的な情報発信の効率化を目指すマーケティング担当者の方
- データ転記のミスをなくし、コンテンツ制作のフローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコード情報から直接WordPressに投稿が作成されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業によるコピー＆ペーストでの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとWordPressをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneのクローム拡張機能を利用し、「レコード詳細ページから起動」を設定します。
- その後、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコードの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでWordPressの「新規投稿を作成」アクションを設定し、取得した情報を本文などに埋め込んで投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- WordPressで新規投稿を作成する際に、タイトルや本文の各項目に、前のステップで取得したkintoneのレコード情報を変数として設定できます。これにより、kintoneのフィールド情報をWordPressの投稿に自動で反映させることが可能です。
■注意事項
- kintoneとWordPressのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
kintoneの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する
試してみる
■概要
kintoneで管理している案件や顧客情報に関連するファイルを、Microsoft SharePointで管理しているものの、フォルダの作成は手動で行っているため、手間がかかると感じていないでしょうか。また、手作業によるフォルダの作成漏れや、命名ルールの不徹底といった課題が発生することもあります。このワークフローを活用すれば、kintoneのレコード情報をもとに、ワンクリックでMicrosoft SharePoint上に指定のフォルダを自動で作成でき、ファイル管理における非効率やミスを解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとMicrosoft SharePointで情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、命名規則の不統一といったヒューマンエラーを防止したいと考えている方
- kintoneの情報を起点としたファイル管理業務の効率化と標準化を目指しているチームリーダーやマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneの画面から直接フォルダが作成されるため、都度Microsoft SharePointを開いて手作業をする時間を短縮することができます。
- kintoneのレコード情報を基にフォルダ名が自動で設定されるため、手作業による命名ミスや作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
はじめに、kintoneとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- トリガーとして「Chrome拡張機能」を選択し、「レコード詳細ページから起動」を設定します。
- 次に、オペレーションで再度「Chrome拡張機能」を選択し、起動したkintoneのレコードページの情報を取得します。
- 続いて、オペレーションで「kintone」の「レコードを取得する」アクションを設定し、前のステップで取得した情報をもとに詳細なレコード内容を取得します。
- 最後に、オペレーションで「Microsoft SharePoint」の「フォルダを作成」アクションを設定し、取得したkintoneのレコード情報を利用してフォルダを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- このワークフローはYoomのChrome拡張機能を利用するため、事前にご利用のブラウザへインストールしてください。
- フローボットは、kintoneのレコード詳細ページを開いた状態でブラウザの拡張機能メニューから実行します。
- 本テンプレートはGoogle Chromeでのみご利用いただけますので、ご注意ください。
- Microsoft SharePointとの連携には、一般法人向けプラン（Microsoft 365 Businessなど）のご契約が必要です。ご契約プランによっては認証に失敗する可能性があります。
kintoneの情報をもとに見積書を作成してOutlookで送付する
試してみる
■概要
kintoneで管理している顧客情報をもとに、見積書を作成してOutlookで送付する作業は、定型的でありながらもミスが許されない重要な業務ではないでしょうか。手作業での情報転記やメール作成は、時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、kintone上の操作をきっかけに見積書の作成からOutlookでの送付までを自動化でき、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのデータから手作業で見積書を作成している営業担当者の方
- 見積書作成とOutlookでのメール送付業務の効率化を目指す営業事務の方
- 営業プロセスの自動化によって、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneの情報をもとに見積書が自動で作成・送付されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業によるデータの転記ミスやメールの宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintone、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、kintoneの特定のレコード上でフローを起動するように設定します。
- 続けて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーで起動したレコードの詳細情報を取得します。
- さらに、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報をもとに見積書を発行します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、発行した見積書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ作成しておいた任意のレイアウトの雛形ファイルを使用します。これにより、報告書や議事録など、用途に合わせた書類を作成することも可能です。
- Outlookでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを、実際の運用に合わせて任意の内容に設定してください。
■注意事項
- kintone、Google スプレッドシート、OutlookとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
まとめ
Hubspotとkintoneの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたHubspotとkintone間のデータ転記作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーを効果的に防ぐことができます。
これにより、毎日の入力や確認の時間をグッと減らせるので、業務もずいぶんラクになります。
定型作業にかけていた時間を、もっと価値のある仕事にまわせるようになるのは大きいですよね。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単にHubspotとkintoneを連携するような業務フローを構築できます。
もし日々の繰り返し作業の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
