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HubSpotとDropboxを連携して、HubSpotにコンタクトが追加されたらDropboxにファイルをアップロードする方法
日常的にデータファイルを扱うことが当たり前になってきましたが、管理すべきデータの数が膨大になるにつれて、必要とする作業も増えて負担を感じる方も少なくないと思います。
新しい顧客データのファイルをDropboxに手動でアップロードしている場合、時間がかかり非効率だと感じるかもしれません。
今回紹介するYoomのアプリ連携を活用することで、負担を感じていた作業をもっと効率的にこなせるようになるはずです。
HubSpotとDropboxを連携することで、ファイルのアップロード作業を自動で行えるようになるので、作業時間が削減でき、それに伴い、手作業も減らすことができる可能性があります。
人の手を介さずにファイルのアップロード作業が完結するので、対応忘れのリスクをなくせるかもしれません。
本記事では、その自動化フローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務の質向上を目指す方は、ぜひご覧ください。
こんな方におすすめ
- HubSpotとDropboxをそれぞれ活用している方
- HubSpotとDropboxをそれぞれ活用しているが、手動でのファイル管理に手間を感じている方
- HubSpotとDropboxを連携して、業務効率化できないか検討している方
- HubSpotとDropboxを連携して、ファイルのアップロード作業を迅速化したい方
では、「HubSpotにコンタクトが追加されたら、連携したDropboxにファイルをアップロードする」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは]
HubSpotにコンタクトが追加されたら、連携したDropboxにファイルをアップロードする方法
まず、HubSpotにコンタクトが追加されたことをHubSpotのAPIを利用して受け取ります。
その後、Dropboxの提供するAPIを用いて、データをダウンロードし、Dropboxにファイルをアップロードすることで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
- HubSpotとDropboxをマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- HubSpotの起動設定とファイルをアップロードするDropboxの設定
- トリガーをONにして動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
■概要HubSpotに新しいコンタクト情報を追加するたびに、関連する資料などを手動でDropboxにアップロードしていませんか？この作業は定期的でありながら手間がかかり、アップロード漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotにコンタクトが追加されたことをきっかけに、Dropboxへ自動で特定のファイルがアップロードされるため、こうした顧客管理に付随する定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotとDropboxを連携させ、顧客関連ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのファイルアップロードに時間がかかり、コア業務に集中できていない方
- コンタクトごとのファイル管理を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotへのコンタクト追加をトリガーに、Dropboxへのファイルアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルのアップロード漏れや、関連性のないファイルを登録するといったミスを防ぎ、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでDropboxの「ファイルを検索」アクションを設定し、特定のファイルを検索します。
- 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、検索したファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、コンタクトが追加されたアカウントに対してファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Dropboxの「ファイルを検索」アクションで、アップロード対象の元となるファイルを特定するための検索キーワードを任意で設定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、アップロードする際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとDropboxを連携させ、顧客関連ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのファイルアップロードに時間がかかり、コア業務に集中できていない方
- コンタクトごとのファイル管理を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへのコンタクト追加をトリガーに、Dropboxへのファイルアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルのアップロード漏れや、関連性のないファイルを登録するといったミスを防ぎ、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでDropboxの「ファイルを検索」アクションを設定し、特定のファイルを検索します。
- 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、検索したファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、コンタクトが追加されたアカウントに対してファイルをアップロードします。
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxの「ファイルを検索」アクションで、アップロード対象の元となるファイルを特定するための検索キーワードを任意で設定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、アップロードする際のファイル名を任意で設定してください。
- HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
・HubSpotとDropboxをマイアプリ連携
(1)まずはHubSpotをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からHubSpotを検索してください。
HubSpotのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(2)アプリアイコンをクリックすると、上記のような画面に移動するので、アカウントをすでに持っている方は［HubSpotアカウントにサインイン］をクリックしましょう。
（アカウントを新規作成する必要がある方は［新しいHubSpotアカウントを作成する］を選択し、アカウントを作成してください）
(3)［HubSpotアカウントにサインイン］をクリックし、次画面でメールアドレス→パスワードを入力する画面に移行していきます。
パスワードの入力が完了した後に認証コードが届くので、認証を完了させましょう。
(4)認証後、上記のような画面に移行するので、該当するアカウントを選択します。
赤枠で示しているように青丸でアカウントを選び、［アカウントを選択］をクリックしましょう。
まずは1つ目のHubSpotの接続が完了しました。
(5)次にDropboxのアプリ連携を行います。
HubSpotのマイアプリ登録と同様に、Dropboxを選択します。
(6)次の画面でログイン方法を選択しましょう。
メールアドレスによるログインを行う際には、メールアドレスを入力し、［続行］をクリックします。
(7)例として、以下の画面は『Googleで続ける』をクリックした場合の操作画面です。
アカウントの選択を行い、次の画面で同意・登録を行います。
これでDropboxの接続は完了です。
認証後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。
・テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
■概要HubSpotに新しいコンタクト情報を追加するたびに、関連する資料などを手動でDropboxにアップロードしていませんか？この作業は定期的でありながら手間がかかり、アップロード漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotにコンタクトが追加されたことをきっかけに、Dropboxへ自動で特定のファイルがアップロードされるため、こうした顧客管理に付随する定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotとDropboxを連携させ、顧客関連ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのファイルアップロードに時間がかかり、コア業務に集中できていない方
- コンタクトごとのファイル管理を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotへのコンタクト追加をトリガーに、Dropboxへのファイルアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルのアップロード漏れや、関連性のないファイルを登録するといったミスを防ぎ、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでDropboxの「ファイルを検索」アクションを設定し、特定のファイルを検索します。
- 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、検索したファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、コンタクトが追加されたアカウントに対してファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Dropboxの「ファイルを検索」アクションで、アップロード対象の元となるファイルを特定するための検索キーワードを任意で設定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、アップロードする際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとDropboxを連携させ、顧客関連ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのファイルアップロードに時間がかかり、コア業務に集中できていない方
- コンタクトごとのファイル管理を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへのコンタクト追加をトリガーに、Dropboxへのファイルアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルのアップロード漏れや、関連性のないファイルを登録するといったミスを防ぎ、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでDropboxの「ファイルを検索」アクションを設定し、特定のファイルを検索します。
- 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、検索したファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、コンタクトが追加されたアカウントに対してファイルをアップロードします。
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxの「ファイルを検索」アクションで、アップロード対象の元となるファイルを特定するための検索キーワードを任意で設定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、アップロードする際のファイル名を任意で設定してください。
- HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは4つです。
・HubSpotの起動設定
(1)まず、HubSpotのアプリトリガーを設定します。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】HubSpotにコンタクトが追加されたら、連携したDropboxにファイルをアップロードする」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のステップ「新しいコンタクトが作成されたら」をクリックしてください。
(3)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を選択しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
・ファイルをダウンロードして、その後にアップロードするDropboxの設定
(1)次に、2つ目のステップ「ファイルを検索」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で「検索キーワード」や「フォルダのパス」などの項目に運用状況に合わせて情報を入力します。
「ファイル名のみで検索」は、プルダウンから任意の内容を選択できます。
(4)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(5)続いて、3つ目のステップ「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。
(6)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックしてください。
(7)次の画面で「フォルダのパス」や「ファイル名」に注釈に沿って情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
(8)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
(9)最後に、4つ目のステップ「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。
(10)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、［次へ］をクリックしてください。
(11)次の画面で「フォルダのパス」や「ファイル名」に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
(12)今回のフローでは、「ファイルの添付方法」は【アウトプットを使用する】ように設定し、「ファイル」は【ダウンロードしたファイル】に設定します。
どちらもプルダウンから運用に沿った内容を選択できます。
(13)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
・トリガーをONにして動作を確認
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
■概要HubSpotに新しいコンタクト情報を追加するたびに、関連する資料などを手動でDropboxにアップロードしていませんか？この作業は定期的でありながら手間がかかり、アップロード漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotにコンタクトが追加されたことをきっかけに、Dropboxへ自動で特定のファイルがアップロードされるため、こうした顧客管理に付随する定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotとDropboxを連携させ、顧客関連ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのファイルアップロードに時間がかかり、コア業務に集中できていない方
- コンタクトごとのファイル管理を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotへのコンタクト追加をトリガーに、Dropboxへのファイルアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルのアップロード漏れや、関連性のないファイルを登録するといったミスを防ぎ、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでDropboxの「ファイルを検索」アクションを設定し、特定のファイルを検索します。
- 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、検索したファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、コンタクトが追加されたアカウントに対してファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Dropboxの「ファイルを検索」アクションで、アップロード対象の元となるファイルを特定するための検索キーワードを任意で設定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、アップロードする際のファイル名を任意で設定してください。
■注意事項- HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとDropboxを連携させ、顧客関連ファイルの管理を効率化したいと考えている方
- 手作業でのファイルアップロードに時間がかかり、コア業務に集中できていない方
- コンタクトごとのファイル管理を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへのコンタクト追加をトリガーに、Dropboxへのファイルアップロードが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます。
- 手作業によるファイルのアップロード漏れや、関連性のないファイルを登録するといったミスを防ぎ、正確な情報管理に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- その後、オペレーションでDropboxの「ファイルを検索」アクションを設定し、特定のファイルを検索します。
- 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、検索したファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、コンタクトが追加されたアカウントに対してファイルをアップロードします。
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxの「ファイルを検索」アクションで、アップロード対象の元となるファイルを特定するための検索キーワードを任意で設定してください。
- Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、アップロードする際のファイル名を任意で設定してください。
- HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
HubSpotやDropboxを使ったその他の自動化例
他にもHubSpotやDropboxを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
添付ファイル付きのメールが届いたらDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotに連携してコンタクトにメモを残す
このフローボットの導入により、一連の流れが自動で完了するため、手作業を最小限に抑えられるかもしれません。
自動でフローボットが起動するため、定型業務の漏れの改善につながります。
■概要お客様から届く添付ファイル付きメールの管理は、意外と手間がかかる業務ではないでしょうか。ファイルをダウンロードしてフォルダに格納し、さらに顧客管理ツールに履歴を残すといった一連の作業は、積み重なると大きな負担になります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付ファイルを自動でDropboxにアップロードし、その情報をHubSpotのコンタ-クトにメモとして追加する流れを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- メールでのやり取りが多く、添付ファイルの管理に手間を感じている営業やCS担当者の方
- DropboxとHubSpotを併用し、顧客ごとのファイルや情報の管理を手作業で行っている方
- 顧客とのコミュニケーション履歴を一元管理し、対応の抜け漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- メール受信からファイル保存、顧客情報へのメモ追加までを自動化できるため、手作業の時間を削減します。
- ファイルの保存ミスや顧客情報への記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応履歴の正確な一元管理が可能です。
■フローボットの流れ- はじめに、DropboxとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで受信した添付ファイルを保存します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトにメモを追加」アクションでファイルの保存履歴などを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- メール機能のトリガーでは、特定のメールアドレスで受信した場合のみ起動するよう設定したり、件名や本文に特定の文字列が含まれる場合といった条件を任意で設定できます。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名にメールの受信日時や送信元アドレスを付与したり、保存先のフォルダを指定したりすることが可能です。
- HubSpotのメモには、メールの件名や本文、Dropboxに保存したファイルのURLなど、前段のフローで取得した情報を自由に引用して記録できます。
■注意事項- Dropbox、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールでのやり取りが多く、添付ファイルの管理に手間を感じている営業やCS担当者の方
- DropboxとHubSpotを併用し、顧客ごとのファイルや情報の管理を手作業で行っている方
- 顧客とのコミュニケーション履歴を一元管理し、対応の抜け漏れをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からファイル保存、顧客情報へのメモ追加までを自動化できるため、手作業の時間を削減します。
- ファイルの保存ミスや顧客情報への記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、対応履歴の正確な一元管理が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメール機能を選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで受信した添付ファイルを保存します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「コンタクトにメモを追加」アクションでファイルの保存履歴などを記録します。
■このワークフローのカスタムポイント
- メール機能のトリガーでは、特定のメールアドレスで受信した場合のみ起動するよう設定したり、件名や本文に特定の文字列が含まれる場合といった条件を任意で設定できます。
- Dropboxにファイルをアップロードする際、ファイル名にメールの受信日時や送信元アドレスを付与したり、保存先のフォルダを指定したりすることが可能です。
- HubSpotのメモには、メールの件名や本文、Dropboxに保存したファイルのURLなど、前段のフローで取得した情報を自由に引用して記録できます。
■注意事項
- Dropbox、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する
HubSpotにコンタクトを作成後、Dropboxにフォルダが自動作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理できるようになるかもしれません。
ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行を後押しします。
■概要HubSpotに新しいコンタクトを登録するたびに、手動でDropboxにフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか？この定型的な作業は、作成漏れやフォルダ名の入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotにコンタクトが作成されたタイミングで、関連情報を保管するためのDropboxフォルダが自動で作成されるため、こうした課題をスムーズに解消し、顧客管理の初動を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotでのコンタクト管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っている営業やマーケティング担当者の方
- 顧客ごとに作成するDropboxフォルダの命名規則などを統一し、管理を標準化したいと考えているチームリーダーの方
- 顧客管理に付随して発生するノンコア業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、コンタクト名との不整合といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、HubSpotのコンタクト情報をもとにしたフォルダが作成されるようにします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Dropboxでフォルダを作成する際、作成先のフォルダパス（階層）を任意で指定できます。
- 作成するフォルダ名は、HubSpotから取得したコンタクト情報（会社名や氏名など）を組み合わせて動的に設定することが可能です。
■注意事項- HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotでのコンタクト管理とDropboxでのファイル管理を手作業で行っている営業やマーケティング担当者の方
- 顧客ごとに作成するDropboxフォルダの命名規則などを統一し、管理を標準化したいと考えているチームリーダーの方
- 顧客管理に付随して発生するノンコア業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが作成されると、自動でDropboxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、コンタクト名との不整合といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データ管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「フォルダを作成」アクションを設定し、HubSpotのコンタクト情報をもとにしたフォルダが作成されるようにします。
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxでフォルダを作成する際、作成先のフォルダパス（階層）を任意で指定できます。
- 作成するフォルダ名は、HubSpotから取得したコンタクト情報（会社名や氏名など）を組み合わせて動的に設定することが可能です。
■注意事項
- HubSpot、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する
HubSpotに新しく登録されたリード情報が自動でMicrosoft Teamsに通知されるフローボットです。
リード情報を迅速に把握でき、その後のフォローアップもスムーズに行える可能性があります。
■概要HubSpotに新しいコンタクトが登録されるたびに、手動で情報を確認し、チームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、対応の遅れや通知漏れは、貴重なビジネスチャンスを逃す原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいコンタクトが作成された際に、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ自動で通知を送ることが可能になり、リードへの迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotで管理しているリード情報を、Microsoft Teamsで迅速に共有したい営業担当者の方
- リード獲得から営業への情報連携を自動化し、機会損失を防ぎたいマーケティング担当者の方
- 手作業による情報伝達をなくし、チーム全体の業務効率を改善したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotにコンタクトが登録されると即座にMicrosoft Teamsへ通知が飛ぶため、確認や共有にかかっていた時間を短縮し、本来のコア業務に集中できます。
- 手動での共有作業がなくなることで、通知の遅延や連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、リードへのスムーズなアプローチを後押しします。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、HubSpotで取得した情報を基に通知を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送りたいチームのIDやチャネルIDを任意で設定してください。
- 通知するメッセージの内容も自由にカスタマイズが可能です。HubSpotから取得したコンタクト名や会社名などの情報を含めることで、より分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項- HubSpot、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで管理しているリード情報を、Microsoft Teamsで迅速に共有したい営業担当者の方
- リード獲得から営業への情報連携を自動化し、機会損失を防ぎたいマーケティング担当者の方
- 手作業による情報伝達をなくし、チーム全体の業務効率を改善したいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotにコンタクトが登録されると即座にMicrosoft Teamsへ通知が飛ぶため、確認や共有にかかっていた時間を短縮し、本来のコア業務に集中できます。
- 手動での共有作業がなくなることで、通知の遅延や連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、リードへのスムーズなアプローチを後押しします。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、HubSpotで取得した情報を基に通知を作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送りたいチームのIDやチャネルIDを任意で設定してください。
- 通知するメッセージの内容も自由にカスタマイズが可能です。HubSpotから取得したコンタクト名や会社名などの情報を含めることで、より分かりやすい通知を作成できます。
■注意事項
- HubSpot、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
HubSpotとDropboxの連携メリットと具体例
1.手作業を削減できる
この自動化フローを取り入れることにより、ファイルをアップロードする手間を削減できるかもしれません。
例えば、新しいリードをHubSpotに登録した際に、その情報を格納したファイルがDropboxに自動アップロードされることで、担当者がDropboxにログインして手動でファイルを準備したり、格納する手間を省略できるはずです。
アップロード作業にかけていたリソースを、その他の業務に充てられるようになるかもしれません。
2.ヒューマンエラーの防止につながる
業務が立て込んでいると、アップロード自体を忘れてしまったり、誤ったフォルダにデータを保存してしまうこともあるかもしれません。
HubSpotとDropboxを連携することで、このような意図しないミスを低減できる可能性があります。
例えば、スタッフが新規顧客を登録した際に、その顧客のサポート資料やマニュアルなどの関連ファイルが自動的にDropboxに保存されるため、問い合わせ対応に備えた体制を漏れなく整えられるはずです。
対応忘れによる業務の遅れや二重対応の発生を防ぐことにもつながるでしょう。
3.作業スピードがアップする
HubSpotとDropboxを連携すれば、関連ファイルがDropboxに自動でアップロードされるので、アップロード作業が完了するまでの従来の待機時間を省ける可能性があります。
例えば、手動で作業を行うと、「取引先情報をHubSpotに登録して、その後Dropboxにアクセスして、該当ファイルをアップロードする」必要があり、顧客情報の確認や会議設定などの後続作業に移行しづらいこともあったかもしれません。
自動化フローにより、必要なデータが素早くアップロードされることで、後続作業を担当するスタッフはすぐに必要な情報（会社の詳細情報や所在地など）を把握しやすくなるはずです。
ファイル共有の遅れを防ぐことにもつながり、スピード感を持って業務を遂行したい方にとって有用なツールとなるでしょう。
まとめ
今回紹介したHubSpotとDropboxの連携を取り入れることで、HubSpotのコンタクト情報を格納したファイルを自動的にアップロードできるので、ファイル管理の効率化が期待できます。
自動化フローにより、手動でのファイル管理から解放され、ヒューマンエラーのリスクも低減するかもしれません。
作業にかけていた時間を減らすことにもつながるので、作業コストを見直したいと考えている方にもおすすめのフローボットです。
初心者の方でも簡単に設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
