HubSpotとDropboxの連携イメージ
アプリ同士の連携方法

2025/02/05

HubSpotとDropboxを連携して、HubSpotにコンタクトが追加されたらDropboxにファイルをアップロードする方法

k.ueno

日常的にデータファイルを扱うことが当たり前になってきましたが、管理すべきデータの数が膨大になるにつれて、必要とする作業も増えて負担を感じる方も少なくないと思います。
新しい顧客データのファイルをDropboxに手動でアップロードしている場合、時間がかかり非効率だと感じるかもしれません。
今回紹介するYoomのアプリ連携を活用することで、負担を感じていた作業をもっと効率的にこなせるようになるはずです。
HubSpotとDropboxを連携することで、ファイルのアップロード作業を自動で行えるようになるので、作業時間が削減でき、それに伴い、手作業も減らすことができる可能性があります。
人の手を介さずにファイルのアップロード作業が完結するので、対応忘れのリスクをなくせるかもしれません。
本記事では、その自動化フローの具体的な設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務の質向上を目指す方は、ぜひご覧ください。

こんな方におすすめ

  • HubSpotとDropboxをそれぞれ活用している方
  • HubSpotとDropboxをそれぞれ活用しているが、手動でのファイル管理に手間を感じている方
  • HubSpotとDropboxを連携して、業務効率化できないか検討している方
  • HubSpotとDropboxを連携して、ファイルのアップロード作業を迅速化したい方

では、「HubSpotにコンタクトが追加されたら、連携したDropboxにファイルをアップロードする」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。

[Yoomとは]

HubSpotにコンタクトが追加されたら、連携したDropboxにファイルをアップロードする方法

まず、HubSpotにコンタクトが追加されたことをHubSpotのAPIを利用して受け取ります。
その後、Dropboxの提供するAPIを用いて、データをダウンロードし、Dropboxにファイルをアップロードすることで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。

  • HubSpotとDropboxをマイアプリ連携
  • テンプレートのコピー
  • HubSpotの起動設定とファイルをアップロードするDropboxの設定
  • トリガーをONにして動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

・HubSpotとDropboxをマイアプリ連携

(1)まずはHubSpotをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からHubSpotを検索してください。

HubSpotのアプリアイコンを検索し、クリックします。

(2)アプリアイコンをクリックすると、上記のような画面に移動するので、アカウントをすでに持っている方は[HubSpotアカウントにサインイン]をクリックしましょう。
(アカウントを新規作成する必要がある方は[新しいHubSpotアカウントを作成する]を選択し、アカウントを作成してください)

(3)[HubSpotアカウントにサインイン]をクリックし、次画面でメールアドレス→パスワードを入力する画面に移行していきます。
パスワードの入力が完了した後に認証コードが届くので、認証を完了させましょう。

(4)認証後、上記のような画面に移行するので、該当するアカウントを選択します。
赤枠で示しているように青丸でアカウントを選び、[アカウントを選択]をクリックしましょう。
まずは1つ目のHubSpotの接続が完了しました。

(5)次にDropboxのアプリ連携を行います。
HubSpotのマイアプリ登録と同様に、Dropboxを選択します。

(6)次の画面でログイン方法を選択しましょう。
メールアドレスによるログインを行う際には、メールアドレスを入力し、[続行]をクリックします。


(7)例として、以下の画面は『Googleで続ける』をクリックした場合の操作画面です。
アカウントの選択を行い、次の画面で同意・登録を行います。

これでDropboxの接続は完了です。

認証後、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

設定フローは4つです。

・HubSpotの起動設定

(1)まず、HubSpotのアプリトリガーを設定します。

Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】HubSpotにコンタクトが追加されたら、連携したDropboxにファイルをアップロードする」をクリックしてください。

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

(2)1つ目のステップ「新しいコンタクトが作成されたら」をクリックしてください。

(3)連携するアカウント情報を入力し、[次へ]をクリックします。

(4)次の画面で「トリガーの起動間隔」を選択しましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分から任意のものを選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意が必要です。

(5)情報を入力した後、[テスト]をクリックし、問題がなければ[保存する]をクリックします。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

・ファイルをダウンロードして、その後にアップロードするDropboxの設定

(1)次に、2つ目のステップ「ファイルを検索」をクリックします。

(2)連携するアカウント情報を入力し、[次へ]をクリックします。

(3)次の画面で「検索キーワード」や「フォルダのパス」などの項目に運用状況に合わせて情報を入力します。
「ファイル名のみで検索」は、プルダウンから任意の内容を選択できます。

(4)情報を入力した後、[テスト]をクリックし、問題がなければ[保存する]をクリックします。

(5)続いて、3つ目のステップ「ファイルをダウンロード」をクリックしましょう。

(6)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、[次へ]をクリックしてください。

(7)次の画面で「フォルダのパス」や「ファイル名」に注釈に沿って情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。

(8)情報を入力した後、[テスト]をクリックし、問題がなければ[保存する]をクリックします。

(9)最後に、4つ目のステップ「ファイルをアップロード」をクリックしましょう。

(10)連携するアカウント情報が入力されていることを確認し、[次へ]をクリックしてください。

(11)次の画面で「フォルダのパス」や「ファイル名」に情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得したアウトプットを引用できます。

(12)今回のフローでは、「ファイルの添付方法」は【アウトプットを使用する】ように設定し、「ファイル」は【ダウンロードしたファイル】に設定します。
どちらもプルダウンから運用に沿った内容を選択できます。

(13)情報を入力した後、[テスト]をクリックし、問題がなければ[保存する]をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

今回使用したテンプレートはこちら

HubSpotやDropboxを使ったその他の自動化例

他にもHubSpotやDropboxを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

添付ファイル付きのメールが届いたらDropboxにファイルをアップロードし、HubSpotに連携してコンタクトにメモを残す

このフローボットの導入により、一連の流れが自動で完了するため、手作業を最小限に抑えられるかもしれません。
自動でフローボットが起動するため、定型業務の漏れの改善につながります。

HubSpotにコンタクトが作成されたら、Dropboxにフォルダを作成する

HubSpotにコンタクトを作成後、Dropboxにフォルダが自動作成されるため、迅速に資料やドキュメントを整理できるようになるかもしれません。
ミスコミュニケーションが減少し、スムーズな業務進行を後押しします。

HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する

HubSpotに新しく登録されたリード情報が自動でMicrosoft Teamsに通知されるフローボットです。
リード情報を迅速に把握でき、その後のフォローアップもスムーズに行える可能性があります。

HubSpotとDropboxの連携メリットと具体例

1.手作業を削減できる

この自動化フローを取り入れることにより、ファイルをアップロードする手間を削減できるかもしれません。
例えば、新しいリードをHubSpotに登録した際に、その情報を格納したファイルがDropboxに自動アップロードされることで、担当者がDropboxにログインして手動でファイルを準備したり、格納する手間を省略できるはずです。
アップロード作業にかけていたリソースを、その他の業務に充てられるようになるかもしれません。

2.ヒューマンエラーの防止につながる

業務が立て込んでいると、アップロード自体を忘れてしまったり、誤ったフォルダにデータを保存してしまうこともあるかもしれません。
HubSpotとDropboxを連携することで、このような意図しないミスを低減できる可能性があります。
例えば、スタッフが新規顧客を登録した際に、その顧客のサポート資料やマニュアルなどの関連ファイルが自動的にDropboxに保存されるため、問い合わせ対応に備えた体制を漏れなく整えられるはずです。
対応忘れによる業務の遅れや二重対応の発生を防ぐことにもつながるでしょう。

3.作業スピードがアップする

HubSpotとDropboxを連携すれば、関連ファイルがDropboxに自動でアップロードされるので、アップロード作業が完了するまでの従来の待機時間を省ける可能性があります。
例えば、手動で作業を行うと、「取引先情報をHubSpotに登録して、その後Dropboxにアクセスして、該当ファイルをアップロードする」必要があり、顧客情報の確認や会議設定などの後続作業に移行しづらいこともあったかもしれません。
自動化フローにより、必要なデータが素早くアップロードされることで、後続作業を担当するスタッフはすぐに必要な情報(会社の詳細情報や所在地など)を把握しやすくなるはずです。
ファイル共有の遅れを防ぐことにもつながり、スピード感を持って業務を遂行したい方にとって有用なツールとなるでしょう。

まとめ

今回紹介したHubSpotとDropboxの連携を取り入れることで、HubSpotのコンタクト情報を格納したファイルを自動的にアップロードできるので、ファイル管理の効率化が期待できます。
自動化フローにより、手動でのファイル管理から解放され、ヒューマンエラーのリスクも低減するかもしれません。
作業にかけていた時間を減らすことにもつながるので、作業コストを見直したいと考えている方にもおすすめのフローボットです。
初心者の方でも簡単に設定できるので、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。

この記事を書いた人
k.ueno
これまでカスタマーサポートとして、ユーザー様の疑問や不安点を解消するために尽力してきました。 yoomを活用することで、日々の煩雑になりつつある業務がサクサク進むようになると知り、感動しました! これから業務効率化を目指す方々へ、スムーズにサービスを利用してもらえるよう、わかりやすい内容でコンテンツを発信していきます。
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