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業務の効率化や正確性の向上は現在のビジネス環境で競争力を維持するために不可欠です。特に顧客情報の管理と書類作成のプロセスは時間と労力を大きく消費する部分です。本記事では、HubSpotとMicrosoft Excelを連携し、HubSpotのコンタクトが特定のステータスになった際にExcelで自動的に書類を発行する方法をご紹介します。この自動化により、手作業を減らし、業務効率を飛躍的に向上させることが期待できます。
今回は自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説していきます。業務効率化を目指す方は、ぜひ参考にしてみてください！
[Yoomとは]
Hubspotのコンタクトが特定のステータスになったことをHubspotのAPIを利用して受け取り、Microsoft Excelの提供するAPIを用いて、Hubspot側のデータをもとにMicrosoft Exceで書類を発行することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
HubSpotとMicrosoft ExcelをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズに進められます。
まず、HubSpotのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からHubSpotを探すか、検索機能を活用して検索しましょう。
アプリを選択すると以下の画面が表示されるので、アカウントをすでに持っている方は「HubSpotアカウントにサインイン」をクリックしましょう。
アカウントを新規作成する必要がある方は「新しいHubSpotアカウントを作成する」を選択し、アカウントを作成してください。
「HubSpotアカウントにサインイン」をクリックし、次画面でメールアドレスとパスワードを入力する画面に移行していきます。
パスワードの入力が完了した後に認証コードが届くので、認証コードを入力します。
認証後、以下のような画面に移行するので、該当するアカウントを選択します。
青丸を入れて「アカウントを選択」をクリックしましょう。
次に、Microsoft Excelのマイアプリ登録をします。
先ほどと同様に、検索機能でMicrosoft Excelを検索するか、一覧から探してください。
アプリ名をクリックすると、Microsoft Excelのサインイン画面に移ります。
連携するアカウントのメールアドレスまたは電話番号、SkypeのIDをを入力して、パスワードまで入力ができたらMicrosoft Excelにサインインします。
2つのアプリでサインインができたら連携完了です！
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更可能です。
最初に、HubSpotの設定を行うので、「会社が作成または更新されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認して「次へ」を押します。
トリガーの起動間隔は、5分/10分/15分/30分/60分から任意で選択してください。
※注意事項：トリガーの起動間隔はプランによって選択できない場合がありますので、ご注意ください。
選択後にそのままテストを実施します。
テストが成功したら「保存する」をクリックして完了です。
次に「分岐」の設定を行います。
※注意事項：分岐機能は一部有料プランでのみ利用できます。有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
今回のフローでは、『作成または更新されたコンタクト情報のうち、「ライフサイクルステージ」が【customer】となったら分岐する』ように設定を行っていきます。
テンプレートを使用しているため、基本的に設定は完了しています。
内容を確認して、「保存する」をクリックします。
次に、Microsoft Excel「書類を発行する」の設定を行います。
「タイトル」→必要に応じて変更可能
「雛形書類のアプリ」→Microsoft Excel
「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
「雛形書類の連携」の設定をします。
「ファイルの保存場所」→SharePoint
「サイトID」→クリックして候補から選択
「ファイル名」→任意で入力
「アイテムID」→クリックして候補から選択
「発行書類」の設定をします。
「格納先のフォルダ名」→任意で入力
「格納先のフォルダID」→クリックして候補から選択
「出力ファイル名」→発行した書類のファイル名を指定
設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
続いて「置換条件の設定」に進みます。
「書類を発行する」を利用するには、Microsoft Excel側で書類の雛形（テンプレート）を作成しておく必要があります。
雛形書類をこちらの設定方法を確認し、作成しておきましょう。
もし、書類発行オペレーションが実行できない場合、こちらのページを参考ください。
雛形書類の作成が完了したら、「置換条件を取得」をクリックしてください。
問題なく置換条件を取得できたら、［保存する］をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです！
他にもHubSpotとMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.HubSpotのコンタクトページからMicrosoft Excelの雛形をもとに請求書を作成する
このテンプレートは、HubSpotのコンタクトページに入力されている顧客情報を自動で取得し、Excelの雛形をもとに請求書を作成する仕組みです。
これにより、手作業でのデータ入力を省き、正確で迅速な請求書作成が可能になるため、業務効率が大幅に改善されるでしょう。
2.HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加する
このテンプレートは、HubSpotで新しいコンタクトが作成されるたびに、その情報がMicrosoft Excelに自動で追加される仕組みです。
これにより、手動でのデータ入力作業を削減し、他の重要な業務に時間を割くことが期待できます。
3.HubSpotにフォームが送信されたら、Microsoft Excelに格納する
このテンプレートは、HubSpotに送信されたフォームデータを Microsoft Excelに自動で格納する仕組みです。
これにより、データ管理が効率化され、業務の精度とスピードが向上しそうです。
HubSpotのコンタクトが特定のステータスに変更された際に、Microsoft Excelで自動的に書類を発行することで、書類作成の手間を大幅に削減できます。従来は、営業担当者や事務スタッフが顧客情報を手入力し、Excelのテンプレートに入力する必要がありました。この自動化により、ステータスが更新された瞬間に書類が自動生成され、手作業を減らし業務のスピードアップが図れます。例えば、商談が成立した際に契約書の雛形が自動的に生成されるように設定すれば、迅速な契約手続きが可能になるでしょう。
手作業で書類を作成する場合、入力ミスやデータの転記漏れといったヒューマンエラーが発生しがちです。特に、顧客情報や金額の誤入力は重大な問題を引き起こす可能性があります。HubSpotのデータをExcelに自動反映することで、手入力の必要がなくなり、データの正確性が確保されます。例えば、見積書作成時にHubSpot上の最新の顧客情報や商品情報をそのまま使用すれば、誤った情報の記載を防ぎ、正確な書類を提供できます。
企業内で書類のフォーマットや内容が担当者ごとに異なると、統一性が欠け、信頼性に影響を与える可能性があります。HubSpotとExcelを連携し、特定のステータス変更時に定型テンプレートで書類を自動生成することで、書類の品質を統一できます。例えば、提案書の作成時に標準化されたテンプレートを使用することで、全ての提案書が同じクオリティとフォーマットで作成され、企業のブランドイメージを向上させることが望めます。
HubSpotとMicrosoft Excelの連携による書類自動化は、業務効率の向上やミスの削減、そして書類品質の統一に大きく貢献するでしょう。手作業の負担を減らし、重要な業務に集中できる環境を整えることで、企業全体の生産性を高めることが期待できます。ぜひこの機会に、HubSpotとExcelの連携を活用し、業務効率化を検討してみてください！
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