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異なる部署間で取引先情報を同じシステムに登録する場合、重複登録や登録ミスが起こりやすくなります。
本記事ではHubSpotとfreee会計を連携し、HubSpotに取引情報が作成された際に、freee会計に取引先を自動登録する方法をご紹介します。
この自動化により、取引先情報の登録が一元化され、業務負担の軽減につながるでしょう。
さらに、手動登録が不要になるため、正確に取引先情報を登録できます。
本記事を参考に取引先情報の登録を効率化しましょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「HubSpotに取引が作成されたら、freee会計にも取引先を作成する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
HubSpotの取引作成をAPIで受け取り、freee会計のAPIを介して取引先を作成することで、自動化の実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
HubSpotとfreee会計をYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
あらかじめ、マイアプリ登録をしておくと、自動化設定が容易になるでしょう。
まず、HubSpotのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
以下の検索欄からHubSpotを検索するか、その下の一覧から探しましょう。
以下の画面が表示されたら、HubSpotにサインインしてください。
続いて、freee会計のマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様に、freee会計をアプリ一覧から探すか、検索欄で検索してください。
以下の画面が表示されるので、freee会計にログインします。
HubSpotとfreee会計がマイアプリに表示されれば、登録完了です。
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更してください。
最初に、HubSpotのマイアプリ登録を行うため、「新しい取引が作成されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分から選択します。
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるので、注意してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、freee会計の設定を行うため、「取引先の作成」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、「事業所ID」から候補から選択してください。
枠内をクリックすると候補が表示されます。
スクロールし、「取引先名」を設定してください。
HubSpotのアウトプットから選択します。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックしてください。
※HubSpotの取引名に取引先名を登録している想定で設定を行っています。
他にも必要な項目があれば設定を行い、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するかチェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
他にもHubSpotとfreee会計を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.HubSpotからfreee会計に取引先を自動追加するフローです。
こちらは今回ご紹介したテンプレートと似ていますが、Chrome拡張機能を使用するので、HubSpotの会社詳細ページからフローボットを起動できます。
取引先の登録が一元化されるため、手動登録が不要になります。
2.HubSpotで会社が作成されたら、自動的にfreee会計で取引先を検索し、登録がなければ取引先を作成するフローです。
freee会計に取引先登録がされていない場合のみ、登録できるため、重複登録を削減できます。
HubSpotで会社が登録されるたびに、freee会計に登録されているか確認する必要がなくなります。
3.Hubspotのコンタクトのステージが特定のステージに更新されたら、自動的にカスタムプロパティの値を取得して、freee会計に取引先を作成し、請求書を発行するフローです。
カスタムプロパティを使用して取引先作成や請求書を発行したい方におすすめです。
手作業が不要になるため、作業負担や時間を大幅に削減できます。
営業や経理担当者が別々に取引先を登録していると、重複登録のリスクが増えるでしょう。
しかし、HubSpotとfreee会計を連携し、HubSpotに取引情報が登録された際に、freee会計に取引先が自動登録されると、重複登録を防止できます。
たとえば、HubSpotに取引情報を登録するだけで、自動的にfreee会計に取引先が登録されるため、担当者が同じ取引先を登録する心配がなくなるでしょう。
この自動化により、ヒューマンエラーを防止し、正確な取引先登録が可能になります。
HubSpotで取引が作成された際に、freee会計に取引先を登録するのは非効率的です。
しかし、HubSpotの取引情報を基にfreee会計に取引先を自動登録することで、最新の取引先情報を取得できるでしょう。
たとえば、freee会計に新規取引先がスピーディーに登録されるため、経理担当者は請求書の発行業務に移れます。
これにより、取引情報の登録から取引先登録が一元化されるため、請求書発行のスピードが向上するかもしれません。
月末や決算時期には経理担当者の負担が多くなるため、取引先登録に時間を割く余裕も少なくなるでしょう。
そこで、HubSpotとfreee会計を連携した取引先登録の自動化が有効になるかもしれません。
たとえば、営業部が取引情報をHubSpotに登録すると、自動的にfreee会計に取引先が登録されるため、経理担当者の手を煩わせることはありません。
これにより、請求や決算処理に追われる時期でも、取引先登録に手間取られることなく、必要な業務に専念できるでしょう。
取引先情報を手作業で登録している場合、重複登録のリスクが高まります。
しかし、HubSpotとfreee会計を連携し、HubSpotの取引が登録された際に、freee会計に取引先が登録される自動化を活用すれば、手動ミスを削減できるでしょう。
これにより、取引情報の登録のみで取引先が自動登録されるため、作業負担軽減にもつながることが見込めます。
特に、決算や月末といった忙しい時期に、おすすめの自動化です。
ぜひ、このテンプレートを活用して取引先の登録を効率化しましょう。
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