事前準備
まずは、Yoomとそれぞれのアプリを連携させましょう。
Yoomにログインをしたら「マイアプリ」を選択して「+新規接続」をクリックします。
HubSpotとfreee請求書をそれぞれアプリ名で検索して、必要情報を入力していきます。
マイアプリ登録については、以下のページを参考にしてください!
正しくアプリが登録されると、マイアプリ一覧に名前が載っていますので確認ができたら準備完了です!
トリガー設定
まずは、トリガー(どのタイミングでフローが動き始めるのか)を設定してきます。
アプリトリガー「新しい取引が作成されたら」をクリックしてください。
事前準備で連携しておいた、HubSpotのアカウント情報が反映されているので、確認します。
トリガーアクション「新しい取引が作成されたら」は今回は変更不要です。
- 新しいコンタクトが作成されたら
- 新しい会社が登録されたら
- コンタクトが作成または更新された
- 会社が作成または更新されたら
- 取引が作成または更新された
- フォームが送信されたら
と、トリガーアクションは他にも選択できます。
今回の設定でYoomに慣れたら、他の設定も試してみてください!
続いて、API接続設定です。
トリガーの起動間隔(契約プランによって異なります)を設定し「テスト」ボタンを押してください。
問題がなければ上記のように「テスト成功」とでます。
エラーがでた場合は、表示内容に沿って修正をしてください。
「保存する」ボタンを押してトリガー設定は完了です。あっという間でしたね!
freee請求書の設定
続いて、2番目のフロー「見積書の作成」を選択してください。
Hubspotと同じく、1ページ目では正しくアカウント情報が反映されいればOK!
「次へ」を押してサクサク進めましょう。
次では、見積書の設定をしていきます。
【必須入力事項】
- 事業所ID
- 見積日
- 取引先ID
- 敬称
- 消費税の内税・外税区分
- 消費税端数の計算方法
- 源泉徴収の計算方法
- 見積書の明細行
【その他入力事項】
- 帳票テンプレートID
- 件名
- 有効期限
- 備考
- 社内メモ
- 納品期限
- 納品場所
- 枝番
- 取引先部署
- 取引先担当者取引先宛名
非常に細かいところまで設定できることがわかります。
取得に手間取る情報はありませんし、普段の見積書と同じ内容で作れるようになっているはずなのでこちらもサクッと入力していきます。
「テスト」を押しエラーがでなければあっという間に連携のための設定は全て完了です!
最後にトリガーをONにしたらフローが動き始めます!
新しい取引が作成されたら、自動的に見積書を作ってくれるようになりました。
まとめ
HubSpotとfreee請求書を連携することで、見積もりや請求書の管理が自動化され、手動入力によるミスや時間の無駄が大幅に削減が期待できます。
この連携は、営業担当と経理担当の間のデータの一貫性と正確性を保ちながら、業務の効率を飛躍的な向上にもつながるでしょう。
さらに、Yoomを使用すれば、プログラミングの知識がなくても簡単にAPI連携が可能!業務内容に合わせてカスタマイズ可能なワークフローによって、ヒューマンエラーを減らし、より迅速で正確な業務処理が実現の期待が高まります!
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