HubSpotでフォームが送信されたらfreeeサインの契約書を作成し送信する方法

はじめる前に

まず、Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。すぐにはじめられます！
また、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomをご確認ください。

ステップ1:HubSpotとfreeeサインをマイアプリに登録して連携しよう！

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」を選択してください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Hubspotをクリックします。
(3)アカウントを持っている方は「Sign in to your HubSpot account」をクリックします。

(4)ログイン画面にてEメールアドレスとパスワードを入力しログインします。
その後の行程につきましては下記のサイトをご参照ください。
HubSpotのマイアプリ登録方法‍

(5)次はfreeeサインをマイアプリに登録します。(1)と同じようにYoomの新規接続一覧の中からfreeeサインをクリックします。
(6)freeeサインのログイン画面が出るので、お持ちのアカウントでログインを行ってください。

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(7)アプリの連携の開始画面が出たら、「許可する」をクリックします。

Yoomのマイアプリを確認し、HubSpotとfreeeサインが入っていれば、連携完了です！

ステップ2:トリガーを設定しよう！

前述で紹介しましたテンプレートを使用していきます。
(1)アプリトリガーの、「フォームが送信されたら」をクリックします。

(2)HubSpotと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、「次へ」をクリックします。
(3)アプリトリガーのAPI接続設定画面が出るので、トリガーの起動間隔、フォームIDを入力し、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
※トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※トリガーの起動間隔はプランによって選択内容が変わりますが、基本的に短い設定がおすすめです。
※フォームIDは候補から選択をしてください。

ステップ3:アクションを設定しよう！

(1)次に「契約書をテンプレートから作成」をクリックします。
(2)freeeサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、「次へ」をクリックします。
(3)API接続設定画面が出るので、契約書タイトルを候補から選択します。

引き続き、使用する契約書テンプレートのID、契約書の作成者となるユーザーID、作成した契約書の保存先フォルダID、入力項目IDを候補から選択し、入力が完了したら「テスト」をクリックします。
エラーとならなければ、「保存する」をクリックします。

(4)次に「契約書を送信」をクリックします。
(5)freeeサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、「次へ」をクリックします。
(6)API接続設定画面が出るので、契約ID、契約書の送信者となるユーザーのID、送り先情報を入力し、「テスト」をクリックします。エラーとならなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
※契約書IDは候補から{{契約書ID}}を選択してください。
※契約書の送信者となるユーザーのIDは「ユーザー一覧の取得」アクションで確認したユーザーIDを入力してください。
※送り先メールアドレスは候補から選択してください。
※「＋送り先情報を追加」をクリックすると、送り先を増やすことができます。

(7)最後にメールトリガーをオンにします。これで完成です！

今回、ご紹介したテンプレートはこちら↓

HubSpotやfreeeサインを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもHubSpotやfreeeサインのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍HubSpotとfreeeサインを連携した自動化例

HubSpotで新しい取引が作成されたらfreeeサインで契約書を送付し、取引の情報を更新することもできます。

HubSpotを活用した自動化例

HubSpotに情報が登録されたらカレンダーに予定を登録する

HubSpotの情報をもとにGoogleカレンダーに予定を自動で追加します。

HubSpotでのアクションにあわせてタスク管理ツールに課題を作成する

HubSpotでの商談の受注などにあわせてBacklogやTrelloなどに課題を自動で作成します。

HubSpotで特定の条件を満たしたらミーティングURLを発行する

HubSpotで特定の条件を満たしたらGoogle MeetやZoomでミーティングURLを自動で発行します。

freeeサインを活用した自動化例

freeeサインで書類のステータスが完了になったらチャットツールに通知する

freeeサインで書類のステータスが完了になったらSlackやChatworkに自動で通知します。

freeeサインで契約が完了したらデータベースの情報を更新する

freeeサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートやMicrosoft Excelなどの情報を自動で更新します。

freeeサインで締結した契約書をクラウドストレージにアップロードする

freeeサインで締結した契約書をOneDriveやBoxなどに自動でアップロードします。

Yoomでは便利なテンプレートが豊富にあるので、あなたが毎日使っているアプリも色々なアプリと連携することが出来るかもしれません。
ぜひ確認してみてくださいね！
テンプレ一覧

HubSpotとfreeeサインを連携するメリット

メリット1: 契約書作成の効率化

HubSpotとfreeeサインを連携すると、フォームの内容をもとにfreeeサインで自動的に契約書が作成され、相手に送信されます。これによって、法務担当者は手動で契約書を作成して送信する手間を省けますよね。また、契約書の内容はHubSpotに登録されたデータに基づいて作成することもできるので、人的エラーを防げることも嬉しいポイントです。さらに、フローボットの設定により、署名の進捗や契約書の送付状況も自動で追跡できるので、状況を把握しやすくなり、業務全体のスピード向上にもつながるのではないでしょうか。

メリット2: 法的コンプライアンスの強化

HubSpotとfreeeサインを連携させると、契約書の作成から署名までの一連の流れがデジタルで管理されます。これによって、契約書の管理や保存が徹底され、法的コンプライアンスの強化につながるはずです。たとえば、契約書の署名日時や担当者などが正確に記録されれば、万が一、トラブルが発生した場合にも、スピーディーに証拠として提出することができますよね。また、契約書のテンプレートを利用するので、契約内容の一貫性が保たれ、法的リスクを最小限に抑えることができるはずです。

まとめ

今回はHubSpotとfreeeサインの連携方法について詳しく解説しました。このフローを活用することにより、フォームの内容をもとに契約書の作成と送信が自動化されるので、手作業がなくなり、業務効率の改善が期待できそうですね！また、freeeサインの電子署名機能を使用することで、契約締結までの時間を短縮することで顧客満足度の向上にも繋がりそうです！Yoomでは様々なアプリと連携ができます！しかもノーコードで簡単に設定できるので、色んなアプリと連携させて業務効率をどんどんアップしていきましょう！