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定型メールの送信を自動化して業務効率化を図りませんか？
HubSpotとGmailを連携することで、HubSpotに登録されたリード宛にGmailで定型メールを自動送信することができます。
この自動化により、初回コンタクトの迅速化や人的ミスの削減が進み、業務効率化を目指せます。
さらにこのアプリ連携は、プログラミング不要で手軽に導入できますので、ぜひお試しください。
・HubSpotを活用してリード管理を行っていて、定型メールの送信を効率化したいと考えているマーケティング担当者
・Gmailを活用し、大量のリードに一斉にイベント案内を送信したいと考えている営業チーム
・普段からHubSpotを使っているが、人的ミスが課題となっている営業部
HubSpotに新しくリードが登録された際、自動で「イベント案内」や「ウェルカムメール」を送信することで、スピーディーな初回コンタクトを実現できます。
例えば、見込み客が資料請求フォームを送信した直後に、自社の最新イベント情報や役立つコンテンツへのリンクを含むメールが送信されることで、見込み客は「対応が早くて利便性がある」と信頼獲得が期待できます。
このスピーディーな対応は、人手による遅れを防ぎ、初期段階でのエンゲージメント向上に寄与します。
HubSpotとGmailを連携させることで、手動送信時に発生しがちな人的ミスを削減できます。
例えば、新規リードにメールを送る際、間違った内容を誤送信したり、リードを見逃して送信し忘れることがあります。
しかし、HubSpotとGmailを連携させることで、リード情報が自動的に同期され、メールの送信先や内容が自動入力されるため、情報に基づいた正確な内容のメールを送信することができます。
これにより、送信ミスや手動での確認作業を減らし、マーケティングや営業チームの手間を省くことが期待できます。
特に、大量のリードに対する初回コンタクトの際に、ミスが起きにくくなる点が大きなメリットと言えるでしょう。
HubSpotとGmailを連携すると、手動でのメール送信作業が大幅に軽減され、時間コストを削減できます。
例えば、HubSpotのデータベースに登録されたリードに対して、個別にメールを送るためには、手動でメールを作成し、送信先と内容を確認してから送信する必要があります。
ですが、このプロセスが自動化されることで、今まで時間をかけていた手動作業が自動で完了し、担当者が他の業務に集中できる環境整備をサポートします。
特に、イベント案内やコンテンツ紹介などの定型メールを送信する場合、GmailとHubSpotの連携によって、1通1通の手動送信作業が不要となり、業務が格段に効率化されます。
結果として、事務的な作業時間を削減し、時間リソースを最適に活用することができるでしょう。
それではここからYoomというサービスを使って、「HubSpotに登録されたリード宛にGmailで定型メールを自動送信する方法」を説明していきます。
[Yoomとは]
■概要
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotでリード管理を行っている方
・HubSpotを利用して新規リードを管理しているが、追跡やフォローアップの手間を感じている方
・リードに対して迅速に定型メールを送信し、スムーズなコミュニケーションを図りたい方
2.Gmailを日常的に利用している方
・定型メールの自動送信により、業務効率を向上させたいと考える方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotのコンタクトに登録されたリードに対してGmailで定型メールを送信することで、リードへのタイムリーなフォローが可能になります。
このフローを活用することで、手作業でメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。
また、定型メールを使うことで、メールの内容が統一され、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
これにより、リードナーチャリングが効果的に行われ、最終的には売上の向上につながるでしょう。
■注意事項
・HubSpotとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
ここからは実際にアプリ連携の手順を解説します。大まかな流れは以下の通りです。
・HubSpotとGmailをマイアプリ連携
・テンプレートをコピーする
・HubSpotでトリガーを設定し、Gmailでアクションを設定する
・トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録後、設定を進めてください。
まずはHubSpotとGmailをマイアプリに連携します。
Yoomにログインしたら、画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、「+ 新規接続」から設定を進めましょう。
次に、HubSpotを検索してクリックしてください。
次のページでサインインをしてください。
確認コードが送信された場合は、登録メールの受信ボックスを確認してください。
最後にYoomと接続するアカウントを選択し、HubSpotのマイアプリ連携が完了です。
続いて、Gmailを検索してクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックします。
利用するアカウントを選択するか、「別のアカウントを使用」からサインインしましょう。
「Yoom にログイン」が表示されたら「次へ」をクリックします。
次のページでアクセス許可を行います。
「Yoom がアクセスできる情報を選択してください」の下にあるチェックボックスをクリックし、画面右下の「続行」をクリックしてください。
これで、Gmailのマイアプリ連携が完了です。
次に、フローボットのテンプレートを使って設定を進めましょう。Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックし、コピーを完了してください。
■概要
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotでリード管理を行っている方
・HubSpotを利用して新規リードを管理しているが、追跡やフォローアップの手間を感じている方
・リードに対して迅速に定型メールを送信し、スムーズなコミュニケーションを図りたい方
2.Gmailを日常的に利用している方
・定型メールの自動送信により、業務効率を向上させたいと考える方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotのコンタクトに登録されたリードに対してGmailで定型メールを送信することで、リードへのタイムリーなフォローが可能になります。
このフローを活用することで、手作業でメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。
また、定型メールを使うことで、メールの内容が統一され、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
これにより、リードナーチャリングが効果的に行われ、最終的には売上の向上につながるでしょう。
■注意事項
・HubSpotとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
次に、HubSpotのトリガーを設定します。「コンタクト詳細ページから起動」をクリックしてください。
今回は、Chrome拡張機能を使用したトリガー設定を行うため、事前にこちらからYoomのChrome拡張機能を追加してください。
なお、Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法についてはこちらでも詳しく解説しています。
Chrome拡張機能をインストールしたらページをスクロールして、タイトル編集とアカウント情報の確認を行いましょう。
「拡張機能から起動する際のアクション」は変更せず「次へ」をクリックしてください。
次のページでHubSpotの情報取得設定を行います。
「起動ページのURLサンプル」に、テスト用のコンタクトページを入力してください。
今回は画像のようなテスト用に作成したコンタクトページを「起動ページのURLサンプル」に入力しました。
入力後に「テスト」をクリックし、今入力したコンタクトページの情報が取得できるか確認しましょう。
アウトプットに情報が表示されていればテスト成功です。
「保存する」をクリックして、次に進みましょう。
続いてGmailのアクションを設定します。「メールを送る」をクリックしてください。
先ほどと同様にタイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、ページを下にスクロールしてください。
メール内容の設定を行います。
「To」の欄をクリックし、表示されたアウトプットデータから「メールアドレス」を選択します。
「本文」も同様に欄をクリックし、表示されたアウトプットデータから定型メールに追加したい項目を任意で選択することができます。
「件名」は、メール内容にあわせて任意で変更してください。
また、「+ 添付ファイルを追加」をクリックして定型メールに添付したいファイルを設定することも可能です。
全ての項目が設定できたら「次へ」をクリックし、次のページでメール送信のテストを行なってください。
メール送信が確認できたら「保存する」をクリックしましょう。
「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これでHubSpotに新規リードが登録されたら、Gmailで定型メールが自動送信されます。
■概要
HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にGmailで定型メールを送信するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HubSpot上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotでリード管理を行っている方
・HubSpotを利用して新規リードを管理しているが、追跡やフォローアップの手間を感じている方
・リードに対して迅速に定型メールを送信し、スムーズなコミュニケーションを図りたい方
2.Gmailを日常的に利用している方
・定型メールの自動送信により、業務効率を向上させたいと考える方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotのコンタクトに登録されたリードに対してGmailで定型メールを送信することで、リードへのタイムリーなフォローが可能になります。
このフローを活用することで、手作業でメールを送る手間が省け、業務の効率化が図れます。
また、定型メールを使うことで、メールの内容が統一され、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
これにより、リードナーチャリングが効果的に行われ、最終的には売上の向上につながるでしょう。
■注意事項
・HubSpotとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
HubSpotでコンタクトが作成されると、その情報が自動的にMicrosoft Excelに追加されます。
この連携により、手動でのデータ入力を省き、正確で効率的なデータ管理が実現します。
■概要
HubSpotでコンタクトが作成されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.マーケティングや営業活動にHubSpotを利用している企業
・登録したリード情報を他のアプリでも活用したい方
・手動でのデータ転記の手間を省きたい方
2. Microsoft Excelを業務に利用している方
・リード情報をMicrosoft Excelに集約し管理している方
・リード情報の共有やフォローアップの迅速化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
HubSpotはマーケティングや営業活動、顧客管理の効率化に役立つツールです。しかし、リード情報の管理に他のツールを併用している場合、リード登録のたびに手入力で転記すると、手間がかかるだけでなく、転記ミスや入力漏れが起こる可能性があります。
このテンプレートを利用すると、HubSpotでコンタクトが登録された際、そのデータを自動でMicrosoft Excelに反映できます。手作業が不要になることで、担当者の負担軽減や作業時間の短縮、転記ミス防止につながります。
■注意事項
・HubSpot、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
HubSpotのコンタクトにリードが登録されると、自動でGoogle Chatに通知が送信されます。
この仕組みにより、素早くチーム全体にリード情報を共有し、次のアクションへの移行をサポートします。
■概要
HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、Google Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.見込み顧客の情報管理ツールとしてHubSpotを導入している企業
・HubSpotを活用している営業担当者やマーケティング担当者の方
2.社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを採用している企業
・Google Chatを利用してチーム内のコミュニケーションを円滑にしたい方
・リードの登録を素早く把握し、即座に対応したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、HubSpotのコンタクトにリードが登録された際にGoogle Chatに自動的に通知されます。
これにより、いくつかのメリットを享受することができます。
まず、業務効率の向上です。営業チームやマーケティングチームは最新のリード情報をスピーディに受け取ることができ、迅速なフォローアップが可能になります。これにより、商談機会を逃すリスクが減少します。
また、チーム間の情報共有がスムーズになります。リード情報が迅速に必要なメンバーに伝わるため、効率的な情報共有と迅速な意思決定が実現されるでしょう。
■注意事項
・ HubSpotとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
HubSpotで新しい取引が作成されると、自動的にfreeeサインで契約書が送付され、取引情報が更新されます。
この連携により、契約関連の業務効率化と情報の一元管理が可能になります。
■概要
HubSpotで新しい取引が作成されたらfreeeサインで契約書を送付し、取引の情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用した営業活動を行う方
・取引先企業の情報登録に利用している方
・案件ごとの管理を行う営業アシスタント
2.freeeサインを活用して帳票類を作成している方
・案件ごとの帳票類を管理し処理する必要のある方
・従業員の雇入の際の契約書を作成し、処理している人事部門担当者
■このテンプレートを使うメリット
Hubspotで取引を管理することで情報が可視化されることは、営業活動を円滑に行う上でとても有効です。
しかし新たな取引が行われる際の契約書の作成や、ステータスの更新は手間のかかる業務です。
Hubspotへの登録と連動して契約書を自動で作成したいと考える方にこのフローは適しています。
取引が登録されたら、自動で契約書を作成・送付し、取引情報を更新することで、手作業による手間を省くことができます。
また登録内容を引用して書類を作成することで入力ミスなども防ぎます。
書類の送付を行う前に『承認を依頼する』などのアクションを追加し、情報の確度を高めることも可能です。
■注意事項
・HubSpot、freeeサインのそれぞれとYoomを連携してください。
今回のアプリ連携によって、HubSpotに登録されたリード宛にGmailで定型メールを自動送信する環境が構築できました。
HubSpotとGmailの連携により、リードへの迅速な対応や人的ミスの削減、時間コストの削減が実現できます。
これにより、マーケティングや営業活動の効率化、戦略的な業務進行をサポートします。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で手軽に導入できます。ぜひこの機会にアプリ連携による業務効率化を体験してください。
