HubSpotのフォーム情報をもとにGoogleカレンダーに予定を登録する方法

[Yoomとは]

それではここからノーコードツールYoomを使って、「HubSpotのフォーム情報をもとにGoogleカレンダーに予定を登録する」方法をご紹介します。

HubSpotに追加した内容をGoogleカレンダーで要約する方法

このフローボットを活用することで、手動でフォームの情報をGoogleカレンダーに追加する業務を自動化できます。
これにより、入力の手間が省け、ミスや漏れを防止できるため、業務の効率化が期待できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。

• HubSpotとGoogleカレンダーのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• トリガーとアクションを設定
• トリガーをONにして動作をチェック

Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！

ステップ1:HubSpotとGoogleカレンダーをマイアプリ連携

まずはYoomとアプリを連携しましょう。

1.HubSpotのマイアプリ登録

Yoomのワークスペースにログインしたら、マイアプリ→新規接続をクリックし、HubSpotを選択しましょう。

「Sign in to your HubSpot account」を選択しましょう。

パスワードを入力します。

連携するアカウントにチェックをいれて、「アカウントを選択」をクリックしましょう。

2.Googleカレンダーのマイアプリ登録

先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続→Googleカレンダーの順でクリックしましょう。

「Sign in with Google」をクリックしましょう。

アカウントを選択します。

「次へ」をクリックしましょう。

「続行」をクリックしてください。

以上でGoogleカレンダーのマイアプリ登録ができました。

ステップ2:テンプレートをコピーする

使用するテンプレートをコピーしましょう。
下のバナー「試してみる」をクリックしてください。

すると、コピーできたと表示が出るので「OK」をクリックしましょう。

以上でテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。

ステップ3:HubSpotのトリガーを設定

続いてフローボットの設定を行いましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「フォームが送信されたら」をクリックしましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは入力してありますが、変更できます。
HubSpotと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「フォームが送信されたら」を選択します。
設定したら「次へ」をクリックします。

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2.アプリトリガーのAPI接続設定

トリガーの起動間隔を設定しましょう。
起動間隔は契約プランによって最短が異なります。
フォームIDを設定しましょう。
設定したらテストを実行します。

テストが成功し、HubSpotの情報が取得できたら保存しましょう。

ステップ4:Googleカレンダーのアクションを設定

最後のステップです。
「予定を作成」をクリックして設定を進めましょう。

1.連携アカウントとアクションを選択

タイトルは入力済みですが、変更できます。
Googleカレンダーと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「予定を作成」を選択してください。
設定できたら、「次へ」をクリックしましょう。

2.API接続設定

カレンダーIDは候補から選択しましょう。
予定のタイトルなどの必須項目は、HubSpotのアウトプットから選択します。
設定できたら、テストをクリックして保存しましょう。

保存したら、すべての設定が完了したという表示が出るので、「トリガーをON」をクリックしてください。

これでフローボットの設定ができました！

HubSpotやGoogleカレンダーを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもHubSpotやGoogleカレンダーのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

HubSpotとGoogleカレンダーのその他の自動化例

Googleカレンダーで予定が作成されたら、Hubspotのコンタクト情報を更新したりメモを追加することもできます。
さらに、Slackと追加で連携して、商談情報が登録されたら予定を作成し詳細を通知することも可能です。

HubSpotを活用した自動化例

HubSpotにコンタクト追加やフォーム送信があったら登録する

リード情報が自動で反映されるため、人的リソースを削減し、他の業務にリソースを振り分けられるようになるでしょう。

Hubspotのコンタクトが特定のステータスになったら書類を発行する

コンタクト情報が正確に反映された最新の書類が迅速に生成されるため、情報の正確性が高まります。

Hubspotにフォームが送信されたら通知する

自動通知によって転記が不要となるため、入力ミスや連絡漏れを防止できるようになるかもしれません。

Googleカレンダーを活用した自動化例

フォームの情報からGoogleカレンダーで予定を作成して、資料やリンクをメールで送信する

手動作業を自動化することで、コア業務に注力できる環境を整えたり、効率的な情報共有などのメリットを享受できます。

Googleカレンダーで予定が登録・更新されたら通知する

予定情報をすぐに受け取れるようになることで、スケジュール管理の効率化が見込めるはずです。

HubSpotとGoogleカレンダーを連携するメリット

メリット1:業務効率化の向上

HubSpotのフォーム情報をGoogleカレンダーに自動で登録できるので、手動でスケジュールを追加する手間を省けると予想されます。
例えば、商談の日程がフォームで送信されたとしましょう。
都度手作業でGoogleカレンダーに追加していると時間がかかってしまいますよね。
HubSpotとGoogleカレンダーを連携すれば、Googleカレンダーに追加する作業を軽減でき、業務効率も向上するかもしれません。

メリット2:人的ミスの削減

自動化の導入によって、HubSpotのフォーム情報をGoogleカレンダーに追加し忘れるミスを防止できる可能性が高まります。
例えば、多数の商談が登録する際にGoogleカレンダーに追加漏れがあり、予定がダブルブッキングしてしまうことがあるかもしれません。
HubSpotのフォーム情報をGoogleカレンダーに自動追加できれば、フォームの情報をすぐにGoogleカレンダーに追加できるので、ヒューマンエラーを防止できるでしょう。
これにより、事務作業の負担が減るため、業務をスムーズに進められるはずです。

メリット3:チーム間の情報共有の円滑化

Googleカレンダーで予定を共有できるため、登録された予定をチーム全体で確認しやすくなるでしょう。
これにより、予定を可視化することが可能になり、チーム連携の強化も見込めます。
例えば、チームリーダーがメンバーの商談状況を確認したい場合も、Googleカレンダーで予定を共有可能です。
その情報を基にアドバイスを行うことで、業務の生産性が向上するかもしれません。

まとめ

HubSpotとGoogleカレンダーを連携すれば、予定の追加業務を自動化でき、人的エラーの防止が期待できます。
また、予定をチームで共有しやすくなるため、業務を円滑に行うことができるでしょう。

Yoomを活用するとノーコードでアプリ連携やフローボットを作成できます。
Yoomのテンプレートを活用すれば、簡単に設定できるので初心者でも試しやすいでしょう。

この機会に、HubSpotとGoogleカレンダーを連携し、予定追加作業を自動化してみませんか？