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例えばフォーム機能を活用して、ミーティングや商談の調整を行うこともあると思います。
日程が決まった後の予定をどのように管理していますか？
この記事では、HubSpotとGoogleカレンダーを連携して「HubSpotのフォーム情報をもとにGoogleカレンダーに予定を登録する」方法をご紹介します。
さらにノーコードツールYoomを使用して、アプリ連携やフローボット作成を行います。
その連携方法なども詳しく解説していきますので、ぜひご覧ください。
以下のような方は、HubSpotとGoogleカレンダーを連携してみましょう！
HubSpotのフォーム情報をGoogleカレンダーに自動で登録することが可能です。
これにより、手動でスケジュールを追加する手間を省けます。
例えば、商談の日程がフォームで送信されたとしましょう。
都度手作業でGoogleカレンダーに追加していると時間がかかります。
HubSpotとGoogleカレンダーを連携すれば、Googleカレンダーに追加する作業を軽減でき、業務効率も向上するかもしれません。
HubSpotのフォーム情報をGoogleカレンダーに追加し忘れるミスを防止できます。
手動の場合、入力ミスや漏れが発生するかもしれません。
例えば多数の商談が登録される場合、Googleカレンダーに追加漏れがあり、予定がダブルブッキングしてしまうことがあるかもしれません。
HubSpotのフォーム情報をGoogleカレンダーに自動追加できれば、フォームの情報をすぐにGoogleカレンダーに追加できるので、ヒューマンエラーを防止できるでしょう。
これにより、事務作業の負担が減るため、業務をスムーズに進めることが期待できます。
Googleカレンダーで予定を共有できるため、登録された予定をチーム全体で確認しやすくなるでしょう。
これにより、予定を可視化することが可能になり、チームで連携して業務を行うことが期待できます。
例えば、チームリーダーがメンバーの商談状況を確認したい場合も、Googleカレンダーで予定を共有できます。
その情報を基にアドバイスを行うことで、業務の生産性向上にも繋がるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「HubSpotのフォーム情報をもとにGoogleカレンダーに予定を登録する」方法をご紹介します。
[Yoomとは]
このフローボットを活用することで、手動でフォームの情報をGoogleカレンダーに追加する業務を自動化できます。
これにより、入力の手間が省け、ミスや漏れを防止できるため、業務の効率化が期待できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！
まずはYoomとアプリを連携しましょう。
Yoomのワークスペースにログインしたら、マイアプリ→新規接続をクリックし、HubSpotを選択しましょう。
「Sign in to your HubSpot account」を選択しましょう。
パスワードを入力します。
連携するアカウントにチェックをいれて、「アカウントを選択」をクリックしましょう。
先ほどと同様に、マイアプリ→新規接続→Googleカレンダーの順でクリックしましょう。
「Sign in with Google」をクリックしましょう。
アカウントを選択します。
「次へ」をクリックしましょう。
「続行」をクリックしてください。
以上でGoogleカレンダーのマイアプリ登録ができました。
使用するテンプレートをコピーしましょう。
下のバナーをクリックしてください。
クリックしたら、Yoomのテンプレートサイトに移動します。
その画面で「このテンプレートを試す」をクリックしましょう。
すると、コピーできたと表示が出るので「OK」をクリックしましょう。
以上でテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
続いてフローボットの設定を行いましょう。
先ほどコピーしたテンプレートの「フォームが送信されたら」をクリックしましょう。
タイトルは入力してありますが、変更できます。
HubSpotと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「フォームが送信されたら」を選択します。
設定したら「次へ」をクリックします。
トリガーの起動間隔を設定しましょう。
起動間隔は契約プランによって最短が異なります。
フォームIDを設定しましょう。
設定したらテストを実行します。
テストが成功し、HubSpotの情報が取得できたら保存しましょう。
最後のステップです。
「予定を作成」をクリックして設定を進めましょう。
タイトルは入力済みですが、変更できます。
Googleカレンダーと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「予定を作成」を選択してください。
設定できたら、「次へ」をクリックしましょう。
カレンダーIDは候補から選択しましょう。
予定のタイトルなどの必須項目は、HubSpotのアウトプットから選択します。
設定できたら、テストをクリックして保存しましょう。
保存したら、すべての設定が完了したという表示が出るので、「トリガーのON」をクリックしてください。
これでフローボットの設定ができました。
Yoomには多数のテンプレートがあります。
今回はHubSpot・Googleカレンダーを使ったテンプレートを3つご紹介します。
1.HubSpotに新しい会社が作成されると、Googleカレンダーに自動追加され、共有設定も変更されるテンプレートです。
Googleカレンダーで会社ごとにスケジュール管理を行っている場合、手作業で新規企業を追加する業務は、手間がかかります。
また、追加ミスや漏れなどのヒューマンエラーが起きる可能性も考えられます。
このテンプレートを活用すると、手動を軽減でき、人的エラーも防止することが期待できます。
2.指定のスケジュールになったら、Googleカレンダーに予定を自動作成しHubSpotと連携してメモを作成するテンプレートです。
定例で開催されるミーティングなどの予定をGoogleカレンダーに自動的に作成し、HubSpotのコンタクト情報にメモを残すことができます。
手動では、GoogleカレンダーやHubSpotへの追加作業が発生し、ミスが起きる可能性もあります。
このテンプレートを活用すれば、ヒューマンエラーや追加作業を軽減し、業務効率化が期待できます。
3.HubSpotのコンタクトに会議の予定が登録されたらGoogleカレンダーに自動登録し、会議URLをGmailで送信するテンプレートです。
会議の準備フローを自動化できるので、事務作業の負担を軽減できるでしょう。
手動の場合、「予定を作成し忘れた」「先方に会議情報を送信し忘れた」というリスクが考えられます。
このテンプレートを活用できれば、手作業を自動化できるため、業務の生産性を向上できるでしょう。
HubSpotとGoogleカレンダーを連携すれば、予定の追加業務を自動化でき、人的エラーの防止が期待できます。
また、予定をチームで共有しやすくなるため、業務を円滑に行うことができるでしょう。
さらに、Yoomを活用するとノーコードでアプリ連携やフローボットを作成できます。
Yoomのテンプレートを活用すれば、簡単に設定できるので初心者でも試しやすいでしょう。
この機会に、HubSpotとGoogleカレンダーを連携し、予定追加を自動化してみませんか？
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