・
「予定管理ツールの効率化に課題を感じている」「日々のスケジュール管理に手間を感じている」このような悩みはないでしょうか？
ビジネスの現場では、効率的な情報共有とスケジュール管理が求められます。特に営業活動においては、商談情報を適切に管理し、チーム全体で共有することはとても重要なタスクでしょう。そこで本記事では、HubSpot・Googleカレンダー・Slackを連携し、HubSpotで商談情報が登録されたら自動的にGoogleカレンダーに予定を作成し、Slackに通知する方法をご紹介します。この自動化により、作業効率の向上や社内の予定共有の円滑化といったメリットが見込めます。
本記事を参考に、ぜひお試しください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、HubSpotで商談情報が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成しSlackに通知する方法をご説明します。
[Yoomとは]
HubSpotの商談情報の登録時にHubSpotのAPIを利用して受け取り、Googleカレンダーの提供するAPIを用いて、Googleカレンダーに商談予定を反映することで実現可能です。また、Slackが提供するAPIを用いることで、Slackに商談予定を通知することもできます。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
※このフローにはGoogle スプレッドシートの活用が必要なため、このアプリも設定します。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
まずは、HubSpot・Googleカレンダー・Slack・Googleスプレッドシートの4つのアプリに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、HubSpotのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「HubSpot」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
↓
下記画面の赤枠部分をクリックしてログインすると、マイアプリにHubSpotが追加されます。
これで登録は完了です。同様に、Googleカレンダーも登録してみましょう。
↓
先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Googleカレンダー」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記画面の赤枠部分をクリックしてログインをすれば、Googleカレンダーのアプリ登録も完了です。
↓
次に、Slackを登録しましょう。
同様に、Yoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Slack」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面でログインをすれば、Slackのアプリ登録も完了です。
↓
最後に、Googleスプレッドシートを登録しましょう。
先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Googleスプレッドシート」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記画面の赤枠部分をクリックしてログインすれば、Googleスプレッドシートのアプリ登録も完了です。
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Google スプレッドシートで行が更新されたらAttioのレコードを削除する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
次に、フロー設定の準備を行うため、Google スプレッドシートで下記のような表を作成します。
商談の「開始時間」や「終了時間」といった情報をまとめましょう。
※このフローでは、Google スプレッドシートを用いて協定世界時(UTC)から日本標準時(JST)に日時を変換しています。変換方法については、こちらをご参照ください。
※セルの範囲は、下記画面のように同一列または同一行で設定する必要があります。
次に、トリガー設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、HubSpotのアクション設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に、下記の2項目を入力します。
「コンタクトID」は、コンタクト詳細ページURL内の「/contact/●●●●/」の「●●●●」部分がコンタクトIDです。
「カスタムプロパティの内部名」は、カンマ区切りで複数の値が指定可能です。
例：次回オンラインミーティング開始予定日時,次回オンライン ミーティング終了予定日時 →「online_meeting,online_meeting_end」
※取得したカスタムプロパティ情報をアウトプットに保存するにはJSON PATHを使用する必要があります。
※JSON PATHによるアウトプットの取得方法はこちらをご確認ください。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、分岐の設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
↓
次に、「分岐対象のアウトプット」と「分岐条件」を入力しましょう。
下記画面のようにあらかじめ入力されているので、内容を確認して適宜修正し、次に進みましょう。
完了後、「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、Google スプレッドシートの範囲設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に、下記画面の2項目を入力します。
「スプレッドシートID」と「シート名」には、前のステップで作成したGoogle スプレッドシートの表の情報を入力します。
下記画面のように、欄をクリックすると選択メニューが表示されるので、該当するものをクリックして記載しましょう。
↓
次に、「対象のセル範囲」を入力します。
作成した表の範囲を下記画面のように記載してください。
↓
次の「入力する値」では、下記画面のように欄をクリックすると選択メニューが表示されます。
前のステップで取得した情報の中から、該当するものをクリックして入力しましょう。
↓
次に、「方向」を入力します。
値を入力する方向が「行」か「列」かを選択してください。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、Google スプレッドシートのレコード設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、次に進みましょう。
↓
次に、「データベースの連携」を設定します。
下記画面のように、表示される選択メニューから先ほど作成したGoogle スプレッドシートの表を選択します。
↓
次に、「取得したいレコードの条件」を設定します。
ここでは、下記画面の表の情報を取得するために条件設定をします。
下記画面では、「表の項目が『挿入・取得』である」という条件で記載しました。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、Googleカレンダーの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に、下記の2項目を入力します。
「カレンダーID」は、通常はGoogleアカウントのメールアドレスになります。
「予定のタイトル」も任意で入力しましょう。
↓
その他の項目も入力していきます。
下記画面のように、欄をクリックすると選択メニューが表示されるので前のステップで取得した情報をクリックして入力しましょう。
残りの項目を入力した後、次に進みます。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
最後に、Slackの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に、「投稿先のチャンネルID」を入力します。
欄をクリックすると選択メニューが出てくるので、通知したいチャットグループを選択してください。
※送信先のチャンネルにYoomのアプリが追加されている必要があります。Yoomアプリの追加方法はこちらをご参照ください。
↓
次に、「メッセージ」の内容を設定していきます。
下記画面のように、「前のステップで取得した情報」と「任意の文章」を組み合わせて入力してください。
↓
次に、青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
↓
最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。
他にもHubSpotやGoogleカレンダー、Slackを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. HubSpotのフォーム情報をもとにGoogleカレンダーに予定を登録するテンプレート
HubSpotのフォームで送信された情報をGoogleカレンダーに自動で登録することにより、スケジュール管理が効率化されます。これにより、情報の取りこぼしを防ぎ、対応のスピードが向上するでしょう。
2. HubSpotのコンタクトに会議予定が登録されたらGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信するテンプレート
HubSpotにオンライン会議の予定を登録した際、カレンダー登録から会議URLのメール送信までを自動化できるため、転記ミスや連絡漏れのリスクを最小限に抑えることができます。また、顧客との連絡プロセスが標準化され、迅速かつ一貫性のある対応が可能になるでしょう。
3. 毎日、今日の自分の予定をGoogleカレンダーから取得しSlackに通知するテンプレート
GoogleカレンダーとSlackを連携させることで、毎日の予定を簡単に把握できるというメリットがあります。これにより、一日の始まりにスケジュール確認の手間が省け、すぐに業務に集中することが期待できます。また、チーム全体の情報共有がスムーズになり、効率的な働き方が実現できるでしょう。
商談情報の予定を、手作業で逐一社内のスケジュール管理ツールに登録していると、時間や手間がかかってしまいます。HubSpot・Googleカレンダー・Slackの連携で、こういった作業の自動化が可能です。例えば、営業担当者が外出先からモバイルで商談を登録すると、その場でカレンダーに反映されるため、戻ってからの入力作業が不要になります。この自動化により、スケジュール管理の作業効率の向上が期待できます。
重要な取引相手との商談情報などは、社内で共有されていた方がチーム内での連携がとりやすいでしょう。しかし、手作業でこれらの作業を行なっていると共有漏れのリスクが伴います。こういった課題は、HubSpot・Googleカレンダー・Slackの連携で対策が可能です。例えば、大型案件において他のメンバーがサポートに入ったり、マネージャーが戦略的な指示を出すことで、商談の成功率を高めることが可能です。この自動化により、チーム内での漏れのない予定共有が期待できます。
日々忙しいスケジュールで働いている会社員は、チーム内での予定共有の遅延や伝達漏れなどでダブルブッキングが起きてしまう可能性があります。そこで、HubSpot・Googleカレンダー・Slackを連携させることで解決が期待できます。例えば、共有カレンダーを活用してチーム全員の予定を確認することで、重要な商談が他の予定と重ならないように調整でき、機会損失を防ぐことができるでしょう。この自動化により、社内のダブルブッキングを防ぎ、ビジネスチャンスを逃さないというメリットが見込めます。
以上、HubSpotで商談情報が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成しSlackに通知する方法をご紹介しました。
ビジネスの現場では、効率的な情報共有とスケジュール管理が求められます。特に営業活動においては、商談情報を適切に管理し、チーム全体で共有することは重要なタスクです。こういった施策は、HubSpot・Googleカレンダー・Slackを連携することで実現が期待できます。この連携によって、作業効率の向上やチーム内での漏れのない情報共有、ダブルブッキングの防止といったメリットが見込めます。
ぜひ本記事の手順を参考に、自社の業務効率化にお役立てください。
.avif)
.png)
.avif)
