契約書の作成を自動化し、業務スピードの向上を図りませんか？
HubSpotとGoogleドキュメントの連携は、営業プロセスの効率化を目指す企業にとって非常に有用であると予想されます。
この記事では、HubSpotの取引情報を活用してGoogleドキュメントで契約書を自動作成する方法を解説します。
この自動化により、手作業の手間を省き、業務のスピードと正確性を向上させましょう。
アプリ連携はプログラミング不要で手軽に導入できますので、ぜひお試しください。
契約毎に手動で書類作成するには多くの時間と労力を要し、ヒューマンエラーのリスクも高まります。そこでアプリ連携を導入し、取引情報をHubSpotからGoogleドキュメントに自動転送することで、これらの課題が解消されます。
営業担当者は契約情報をHubSpotに一度入力するだけで済み、その後はシステムが自動的に契約書を生成します。
自動化によって転記ミスや入力漏れが防げるため、品質管理が向上し、営業チームが契約内容の確認や商談活動など、より注力したい業務に集中できる環境整備をサポートします。
これにより、プロジェクト全体のスピードと正確性の向上が期待できます。
契約プロセスを統一させることは、組織内の業務効率化に直結すると考えられます。アプリ連携による自動化により、営業担当者は一貫したフォーマットで契約書を作成でき、手作業による形式のばらつきがなくなります。
また、必要なデータをHubSpotから取得し自動的に契約書に反映されるため、作成から承認、締結までのスピードアップが期待できます。
これにより、契約処理の待ち時間が短縮され、契約締結までのリードタイム短縮と、取引プロセス全体の効率化をサポートします。
HubSpotに登録した情報とGoogleドキュメントに保存した雛形を基に作成された契約書がPDFファイルとして保存できることで、契約管理の柔軟性が向上します。
Googleドキュメントから手動でPDFに変換する必要がないため、スムーズな業務進行をサポートします。
また、自動変換されたPDFファイルは雛形通りに作成されているため、追加の操作が不要でそのまま送信や保管に使用でき、全体の業務効率のに向上が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Hubspotの取引情報からGoogleドキュメントで契約書を自動作成する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Hubspotのデータベースに登録されている取引情報をChrome拡張機能を利用して受け取り、 Googleドキュメントの提供するAPIを用いてGoogleドキュメントに保存されている雛形書類を使用し契約書を作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録後に設定を進めてください
まずはHubSpotとGoogleドキュメントをマイアプリに連携します。
Yoomにログインしたら、画面左側にあるマイアプリをクリックし、「+新規接続」から、設定を進めましょう。
次に、HubSpotを検索してクリックしてください。
任意の方法でサインインしてください。
確認コードが送信された場合は、登録しているメールアドレスの受信ボックスを確認し、コードを入力してください。
Yoomと接続するアカウントを選択し、HubSpotとのマイアプリ連携が完了です。
同様に、Googleドキュメントを検索してクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックしてサインインしてください。
サインイン後、アクセス許可を求められたら、「続行」を押してください。これでGoogleドキュメントのマイアプリ連携が完了します。
その後、フローボットのテンプレートを使って設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックし、コピーを完了してください。
次に、HubSpotのトリガーを設定します。
「取引詳細ページから起動」をクリックしてください。
今回はGoogle拡張機能を使用したトリガー設定を行います。
Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
「HubSpotと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に編集できますが、トリガーアクションは変更せず、「次へ」をクリックしてください。
HubSpotから取引情報を取得する設定を行います。
起動ページのURLサンプルに、テストを実施するHubSpotのURLを入力して「テスト」をクリックしてください。
アウトプットに取引情報が表示されていればテスト成功です。
ここでGoogleドキュメントを使用し、契約書の雛形を作成しましょう。今回は画像のような雛形書類を作成しました。
置換箇所を{}で囲むことで項目を増やすことができます。
※詳しい雛形書類の作成方法はこちらをご確認ください。
準備ができたら「保存する」をクリックしてください。
続いてGoogleドキュメントのアクションを設定します。
「契約書を発行する」をクリックしてください。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、ページをスクロールしてください。
各項目に雛形書類の保存先などを入力します。注釈を参考にしながら設定を行いましょう。
「ドキュメントのファイルID」は、雛形書類のページURLから引用してください。
「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、雛形書類が保存されているフォルダのページURLから引用してください。
「出力ファイル名」は、保存時のファイル名を任意で設定できます。
すべての設定が完了したら「次へ」をクリックしましょう。
雛形書類から読み取った置換対象に、HubSpotの情報を設定します。
「置換後の文字列」の欄をクリックすると表示される候補から、該当項目を選択しましょう。
今回は「取引名」と「金額」にHubSpotの情報を選択し、「日付」にフローが起動した当日の日付を置換するよう設定しました。
設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、PDF形式で作成された契約書をダウンロードできます。
Googleドキュメントにも契約書ファイルが保存されます。
内容に問題がなければ「保存する」をクリックしましょう。
「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
これでHubspotの取引情報を基にGoogleドキュメントで契約書が自動作成されます。
HubSpotに新規コンタクト情報が登録されると、その情報が自動的にGoogle スプレッドシートに記載されます。
これにより、手動でのデータ転記が不要になり、顧客情報を一元管理できます。
スプレッドシート上での検索やフィルタリングも簡単に行えるため、営業活動のサポートに役立つでしょう。
HubSpotに新規コンタクトが登録されると、Chatworkに通知されます。
これにより、営業チームや関係者が新しい顧客情報をすぐに把握できるため、迅速な対応をサポートします。
結果として手動連絡が不要になり、チーム内での情報共有が効率化されます。
HubSpotでコンタクト情報が更新されると、その内容が自動的にNotion のデータベースに反映されます。
この連携により、最新の顧客情報をNotion上で管理でき、手動更新が不要になります。
その結果、情報の一貫性が保たれ、スムーズなプロジェクト管理やタスクの進行をサポートします。
いかがでしたか？これでHubSpotとGoogleドキュメントの連携により、契約書作成が効率化されました。
手作業によるミスを減らし、契約プロセスを標準化することで、営業チームが重要な業務に集中できるよう支援します。
この自動化は、営業プロセス全体のスピードと正確性の向上が期待できます。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で導入できます。この機会に、HubSpotとGoogleドキュメントの連携をぜひ活用してみてください。
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