契約書の作成を自動化し、業務スピードの向上を図りませんか？
こんな方におすすめ
HubSpotを活用して、営業プロセスの効率化を目指している営業マネージャー
Googleドキュメントを使用しているが、契約書の作成に課題を感じている営業担当者
HubSpotとGoogleドキュメントを使用して、効率よく契約書を発行したいと考えているチームリーダー
HubSpotとGoogleドキュメントの連携メリットと具体例
メリット1. 業務効率の向上とヒューマンエラーの削減
契約毎に手動で書類作成するには多くの時間と労力を要し、ヒューマンエラーのリスクも高まります。そこでアプリ連携を導入し、取引情報をHubSpotからGoogleドキュメントに自動転送することで、これらの課題が解消されます。
メリット2. 契約プロセスの標準化とスピードアップ
契約プロセスを統一させることは、組織内の業務効率化に直結すると考えられます。アプリ連携による自動化により、営業担当者は一貫したフォーマットで契約書を作成でき、手作業による形式のばらつきがなくなります。
メリット3. 契約書作成からPDF保存までの自動化
HubSpotに登録した情報とGoogleドキュメントに保存した雛形を基に作成された契約書がPDFファイルとして保存できることで、契約管理の柔軟性が向上します。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Hubspotの取引情報からGoogleドキュメントで契約書を自動作成する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Hubspotの取引情報からGoogleドキュメントで契約書を自動作成する方法
Hubspotのデータベースに登録されている取引情報をChrome拡張機能を利用して受け取り、 Googleドキュメントの提供するAPIを用いてGoogleドキュメントに保存されている雛形書類を使用し契約書を作成することで実現が可能です。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
HubspotとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
Hubspot含むトリガーを設定し、Googleドキュメントでアクションを設定する
トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
Yoomに登録している方はログインし、未登録の方は無料登録 後に設定を進めてください
Hubspotの取引情報からGoogleドキュメントで契約書を作成する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している取引情報をもとに一件ずつ手作業で契約書を作成する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotの画面からワンクリックでGoogleドキュメントの契約書が自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotで取引管理を行い、契約書作成に手間を感じている営業担当者の方 Googleドキュメントで契約書を作成しており、転記ミスをなくしたい法務・営業事務の方 営業プロセスの効率化や自動化を通じて、チーム全体の生産性を向上させたい責任者の方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotの取引情報をもとに契約書が自動作成されるため、これまで手作業での作成に費やしていた時間を短縮し、業務の迅速化に繋がります。 手作業による情報の転記が不要になるため、金額や社名などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーの「Chrome拡張機能」を設定し、HubSpotの取引ページ上でフローボットを起動できるようにします。 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「契約書を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得したHubSpotの取引情報を紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleドキュメントの「契約書を発行する」アクションでは、あらかじめ作成しておいた契約書の雛形ファイルを指定することが可能です。 これにより、自社で定めているフォーマットに合わせて、任意のレイアウトで契約書を自動で作成できます。 ■注意事項
HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携してください。 Chrome拡張を活用したトリガー設定については以下をご確認ください https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921-chrome%E6%8B%A1%E5%BC%B5%E6%A9%9F%E8%83%BD%E3%82%92%E4%BD%BF%E3%81%A3%E3%81%9F%E3%83%88%E3%83%AA%E3%82%AC%E3%83%BC%E3%81%AE%E8%A8%AD%E5%AE%9A%E6%96%B9%E6%B3%95
ステップ1：HubSpotとGoogleドキュメントをマイアプリ連携
まずはHubSpotとGoogleドキュメントをマイアプリに連携します。
次に、HubSpotを検索してクリックしてください。
任意の方法でサインインしてください。
確認コードが送信された場合は、登録しているメールアドレスの受信ボックスを確認し、コードを入力してください。
Yoomと接続するアカウントを選択し、HubSpotとのマイアプリ連携が完了です。
同様に、Googleドキュメントを検索してクリックしてください。
「Sign in with Google」をクリックしてサインインしてください。
サインイン後、アクセス許可を求められたら、「続行」を押してください。これでGoogleドキュメントのマイアプリ連携が完了します。
その後、フローボットのテンプレートを使って設定を進めましょう。
Hubspotの取引情報からGoogleドキュメントで契約書を作成する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している取引情報をもとに一件ずつ手作業で契約書を作成する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotの画面からワンクリックでGoogleドキュメントの契約書が自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotで取引管理を行い、契約書作成に手間を感じている営業担当者の方 Googleドキュメントで契約書を作成しており、転記ミスをなくしたい法務・営業事務の方 営業プロセスの効率化や自動化を通じて、チーム全体の生産性を向上させたい責任者の方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotの取引情報をもとに契約書が自動作成されるため、これまで手作業での作成に費やしていた時間を短縮し、業務の迅速化に繋がります。 手作業による情報の転記が不要になるため、金額や社名などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーの「Chrome拡張機能」を設定し、HubSpotの取引ページ上でフローボットを起動できるようにします。 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「契約書を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得したHubSpotの取引情報を紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleドキュメントの「契約書を発行する」アクションでは、あらかじめ作成しておいた契約書の雛形ファイルを指定することが可能です。 これにより、自社で定めているフォーマットに合わせて、任意のレイアウトで契約書を自動で作成できます。 ■注意事項
HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携してください。 Chrome拡張を活用したトリガー設定については以下をご確認ください https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921-chrome%E6%8B%A1%E5%BC%B5%E6%A9%9F%E8%83%BD%E3%82%92%E4%BD%BF%E3%81%A3%E3%81%9F%E3%83%88%E3%83%AA%E3%82%AC%E3%83%BC%E3%81%AE%E8%A8%AD%E5%AE%9A%E6%96%B9%E6%B3%95
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックし、コピーを完了してください。
ステップ2：トリガーを設定
次に、HubSpotのトリガーを設定します。
今回はGoogle拡張機能を使用したトリガー設定を行います。こちら をご参照ください。
「HubSpotと連携するアカウント情報」を確認してください。
HubSpotから取引情報を取得する設定を行います。
アウトプットに取引情報が表示されていればテスト成功です。
ここでGoogleドキュメントを使用し、契約書の雛形を作成しましょう。今回は画像のような雛形書類を作成しました。こちら をご確認ください。
ステップ3：アクションを設定
続いてGoogleドキュメントのアクションを設定します。
タイトルの任意編集とアカウント情報の確認を行い、ページをスクロールしてください。
各項目に雛形書類の保存先などを入力します。注釈を参考にしながら設定を行いましょう。
雛形書類から読み取った置換対象に、HubSpotの情報を設定します。
テストに成功すると、PDF形式で作成された契約書をダウンロードできます。
「トリガーをON」をクリックし、フロー稼働の準備が完了です。
Hubspotの取引情報からGoogleドキュメントで契約書を作成する
試してみる
■概要
HubSpotで管理している取引情報をもとに一件ずつ手作業で契約書を作成する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotの画面からワンクリックでGoogleドキュメントの契約書が自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotで取引管理を行い、契約書作成に手間を感じている営業担当者の方 Googleドキュメントで契約書を作成しており、転記ミスをなくしたい法務・営業事務の方 営業プロセスの効率化や自動化を通じて、チーム全体の生産性を向上させたい責任者の方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotの取引情報をもとに契約書が自動作成されるため、これまで手作業での作成に費やしていた時間を短縮し、業務の迅速化に繋がります。 手作業による情報の転記が不要になるため、金額や社名などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携します。 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーの「Chrome拡張機能」を設定し、HubSpotの取引ページ上でフローボットを起動できるようにします。 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「契約書を発行する」アクションを設定し、トリガーで取得したHubSpotの取引情報を紐付けます。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleドキュメントの「契約書を発行する」アクションでは、あらかじめ作成しておいた契約書の雛形ファイルを指定することが可能です。 これにより、自社で定めているフォーマットに合わせて、任意のレイアウトで契約書を自動で作成できます。 ■注意事項
HubSpotとGoogleドキュメントをYoomと連携してください。 Chrome拡張を活用したトリガー設定については以下をご確認ください https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921-chrome%E6%8B%A1%E5%BC%B5%E6%A9%9F%E8%83%BD%E3%82%92%E4%BD%BF%E3%81%A3%E3%81%9F%E3%83%88%E3%83%AA%E3%82%AC%E3%83%BC%E3%81%AE%E8%A8%AD%E5%AE%9A%E6%96%B9%E6%B3%95
HubSpotを使ったその他の自動化例 1.HubSpotに登録された新規コンタクト情報をGoogleスプレッドシートに記載
HubSpotに新規コンタクト情報が登録されると、その情報が自動的にGoogle スプレッドシートに記載されます。
HubSpotに登録された新規コンタクト情報をGoogle スプレッドシートに記載
試してみる
■概要
HubSpotで管理しているコンタクト情報を、顧客リストとしてGoogle スプレッドシートに手作業で転記していませんか？この作業は、件数が増えるにつれて大きな負担となり、入力ミスや転記漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新規コンタクトが登録されると、自動でGoogle スプレッドシートへ情報が記載されるため、こうした定型的な業務の手間やヒューマンエラーを削減し、より正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotのコンタクト情報をGoogle スプレッドシートで管理・分析している方 手作業によるデータ転記の工数を削減し、業務効率を改善したいと考えている方 コンタクト情報の転記ミスや記載漏れを防ぎ、データの正確性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotにコンタクトが登録されると自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することが可能です 手動でのコピー＆ペーストが減るため、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「HubSpotに新規コンタクトが登録されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「スプレッドシートに情報を記載」アクションを設定し、HubSpotから取得したコンタクト情報を記載します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を記載したいスプレッドシートファイルやシートを任意で指定してください HubSpotから取得したコンタクト情報のうち、どの項目（氏名、会社名、メールアドレスなど）をスプレッドシートのどの列に記載するかを任意で設定できます ■注意事項
HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
2.HubSpotに新規コンタクトが登録されたらChatworkに通知
HubSpotに新規コンタクトが登録されると、Chatworkに通知されます。
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらChatworkに通知
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■概要
HubSpotに新しいコンタクトが登録されるたびに、手作業でチームに共有していませんか？ 手動での通知は対応の遅れや共有漏れにつながり、貴重なビジネスチャンスを逃す原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、HubSpotへの新規コンタクト登録をトリガーに、指定したChatworkのルームへ自動で通知が届くため、スムーズな情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
HubSpotで管理している新規リード情報をChatworkで迅速に共有したい営業担当者の方 手作業による情報伝達の漏れや遅れを減らし、対応速度を向上させたいチームリーダーの方 営業部門全体の情報共有プロセスを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
HubSpotへの登録と同時にChatworkへ自動通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を削減できます。 通知の遅延や共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要なコンタクト情報をもれなくチームへ共有することが可能になります。 ■フローボットの流れ
はじめに、HubSpotとChatworkをYoomに連携します。 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「HubSpotに新規コンタクトが登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでChatworkの「Chatworkに通知」アクションを設定し、通知先のルームやメッセージ内容を編集します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Chatworkの通知オペレーションでは、通知を送りたいルームのIDや、メッセージ本文を任意で設定することが可能です。HubSpotから取得したコンタクト情報を本文に含めることで、より詳細な通知を作成できます。 ■注意事項
HubSpot、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.Hubspotにコンタクトが更新されたら、NotionDBに格納する
HubSpotでコンタクト情報が更新されると、その内容が自動的にNotion のデータベースに反映されます。
Hubspotにコンタクトが更新されたら、NotionDBに格納する
試してみる
■概要
HubSpotに新規取引が更新されたら、Notionのデータベースに取引情報を格納するフローです。
HubSpotとNotionを連携することで、わざわざ手作業でHubSpotに更新された内容を確認することなく、Notionのデータベースに格納されるまでを自動的に行うことで情報管理の抜けや漏れをなくすことができ業務の効率化になます。
Notionに格納する内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・HubSpot、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ いかがでしたか？これでHubSpotとGoogleドキュメントの連携により、契約書作成が効率化されました。
Yoomのアプリ連携はプログラミング不要で導入できます。この機会に、HubSpotとGoogleドキュメントの連携をぜひ活用してみてください。
