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顧客情報の管理にHubSpot、書類作成にGoogleドキュメントを利用して業務の効率化を図る企業は多いです。
しかし、HubSpotの情報をもとにGoogleドキュメントで書類を作成する場合、時間と手間がかかるだけでなく、ミスが発生することもあります。
これらの課題はツール同士を連携し、ステータスの更新にあわせて書類を自動作成することで解決できるでしょう。
その結果、業務の効率化や書類の正確性向上、に加え、担当者の負担軽減も期待できます。
本記事では、HubSpotとGoogleドキュメントをノーコードで簡単に連携する方法を紹介します。
手順に沿って設定するだけで導入できるので、書類作成を自動化する際に参考にしてみてください。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「HubSpotのコンタクトが特定のステータスになったらGoogleドキュメントで書類を発行する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、HubSpotのコンタクトが特定のステータスになったことをHubSpotが提供するAPIを利用して受け取り、Googleドキュメントが提供するAPIを用いて書類を作成することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
■概要
HubSpotで管理しているコンタクト情報をもとに、手作業で見積書や申込書などの書類を作成していませんか。この作業は、顧客情報や取引内容を正確に転記する必要があるため手間がかかる上、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務です。このワークフローを活用すれば、HubSpotでコンタैक्टのステータスが更新されると、Googleドキュメントで自動的に書類が発行されるため、書類作成業務を効率化し、ミスなく迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
まず、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、HubSpotとGoogleドキュメントを検索して選択し、次の画面に進みます。
＜HubSpotの場合＞
・連携するアカウントを選び「アカウントを選択」をクリックします。
続く画面でボックスにチェックを入れ、「アプリを接続」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録には、HubSpotにてアプリを接続する権限を追加する必要があります。詳細はこちらを確認してください。
＜Googleドキュメントの場合＞
・「Sign in with Google」をクリックし、続く画面で連携するアカウントを選択します。
・アカウントを確認して「次へ」をクリックします。
・「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
3.HubSpotとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
■概要
HubSpotで管理しているコンタクト情報をもとに、手作業で見積書や申込書などの書類を作成していませんか。この作業は、顧客情報や取引内容を正確に転記する必要があるため手間がかかる上、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務です。このワークフローを活用すれば、HubSpotでコンタैक्टのステータスが更新されると、Googleドキュメントで自動的に書類が発行されるため、書類作成業務を効率化し、ミスなく迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではHubSpotでコンタクトが作成または更新されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】HubSpotのコンタクトが特定のステータスになったらGoogleドキュメントで書類を発行する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー コンタクトが作成または更新されたら」をクリックします。
3.HubSpotと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.トリガーの起動間隔を設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。書類をすぐ作成したい場合は、短い間隔の設定がおすすめです。
5.テストが成功すると、アウトプットにHubSpotから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
次に、コンタクトが特定のステータスになったことを判別するための設定を行います。
1.「分岐 コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
2.分岐条件のアウトプットと分岐条件を設定して保存します。
※下記画像では、リードのライフサイクルステージが「顧客」に更新されたときに分岐する設定です。分岐するプロパティーは、アウトプットから変更できます。ライフサイクルステージの項目を変更する場合は右枠に対応する内部名を設定してください。
※タイトルは任意に設定できます。
※HubSpotの内部名を確認する際は、こちらや下記画像を参考にしてみてください。
最後に、Googleドキュメントで書類を作成する設定を行います。
1.「書類を発行する 書類を発行する」をクリックします。
2.Googleドキュメントと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.雛形書類の連携と発行書類を設定して「次へ」をクリックします。
※ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※出力先ファイル名は、定型文を直接入力できます。また、HubSpotの情報を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「コンタクトが作成または更新されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
4.「置換条件を取得」をクリックします。
※Googleドキュメントの雛形ファイルには、置換箇所をあらかじめ設定する必要があります。設定方法は、こちらで解説されています。
5.置換後の文字列を設定してテストを行います。
※HubSpotの情報を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「コンタクトが作成または更新されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※日付を反映させる項目は、枠をクリックして表示される「日付」からも設定できます。（値は二重括弧で表示されます）
6.テストが成功すると、Googleドキュメントで書類が作成され、指定のフォルダに保存されます。
問題がなければ保存します。
7.トリガーをONにすると、HubSpotのコンタクトが特定のステータスになるたび、Googleドキュメントで書類が自動発行されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
■概要
HubSpotで管理しているコンタクト情報をもとに、手作業で見積書や申込書などの書類を作成していませんか。この作業は、顧客情報や取引内容を正確に転記する必要があるため手間がかかる上、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務です。このワークフローを活用すれば、HubSpotでコンタैक्टのステータスが更新されると、Googleドキュメントで自動的に書類が発行されるため、書類作成業務を効率化し、ミスなく迅速な対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
他にもHubSpotやGoogleドキュメントを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.HubSpotの取引情報からGoogleドキュメントで契約書を作成する
Chromeの拡張機能を利用し、HubSpotの取引情報からGoogleドキュメントで契約書を作成するテンプレートです。
この連携により、取引に登録した情報をGoogleドキュメントにワンクリックで反映できるため、業務効率の向上が期待できます。
■概要
HubSpotで管理している取引情報をもとに一件ずつ手作業で契約書を作成する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HubSpotの画面からワンクリックでGoogleドキュメントの契約書が自動で作成されるため、こうした定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.HubSpotのコンタクトにリードが登録されたらGoogle スプレッドシートに追記する
HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、Google スプレッドシートに情報を自動追加するテンプレートです。
この連携により、リード情報の反映漏れを防止でき、正確なデータ管理が可能になるでしょう。
■概要
HubSpotに登録された新規コンタクト情報を、指定のGoogleスプレッドシートに記載します。
スプレッドシートにアクセスせずに、自動的にコンタクトの名前・メールアドレス・電話番号などの基本情報の転記を行うことが可能です。
■事前準備
HubSpotの情報を格納するため、指定の列名を保持したスプレッドシートを事前に用意します。
■設定方法
①アプリトリガーからHubSpotを選択し、以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：新しいコンタクトが作成されたらを選択します。
・トリガー起動間隔：5分に設定します。
②＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからスプレッドシートを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。
・アクション：レコードを追加するを選択します。
・スプレッドシートID：事前に用意した格納用のスプレッドシートのIDを候補から選択します。
・スプレッドシートのタブ名：対象のシート名を候補から選択します。・テーブル範囲：列名を含むすべての範囲を選択します。例えばA1からE1まで列名が入っている場合、A1:E
のように設定します。
・追加するレコードの値：表示された列名に対応する値を①で取得したアウトプットを用いて埋め込みます。
※スプレッドシート操作の範囲の定義についてはこちら。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8703465
※データベースを操作する際のよくエラー原因はこちら。https://intercom.help/yoom/ja/articles/5521559
※アウトプットを動的に埋め込む設定詳細はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・連携(マイアプリ登録)に関してはこちらをご参照くださいhttps://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・Googleスプレッドシートの情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
3.HubSpotのコンタクトにリードが登録されたらGoogle Chatに通知する
HubSpotのコンタクトにリードが登録されると、Google Chatに自動通知するテンプレートです。
この連携により、コンタクトにリードが登録されたことを円滑に共有でき、チームの連携強化につながるでしょう。
■概要
HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、Google Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.見込み顧客の情報管理ツールとしてHubSpotを導入している企業
・HubSpotを活用している営業担当者やマーケティング担当者の方
2.社内のコミュニケーションツールとしてGoogle Chatを採用している企業
・Google Chatを利用してチーム内のコミュニケーションを円滑にしたい方
・リードの登録を素早く把握し、即座に対応したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
このテンプレートを利用すると、HubSpotのコンタクトにリードが登録された際にGoogle Chatに自動的に通知されます。
これにより、いくつかのメリットを享受することができます。
まず、業務効率の向上です。営業チームやマーケティングチームは最新のリード情報をスピーディに受け取ることができ、迅速なフォローアップが可能になります。これにより、商談機会を逃すリスクが減少します。
また、チーム間の情報共有がスムーズになります。リード情報が迅速に必要なメンバーに伝わるため、効率的な情報共有と迅速な意思決定が実現されるでしょう。
■注意事項
・ HubSpotとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
HubSpotの情報をもとにGoogleドキュメントで書類を手動作成するのは、時間がかかります。
時間がかかると、顧客に書類を素早く送付するのが難しくなります。
HubSpotとGoogleドキュメントを連携すれば、ステータスの更新にあわせて書類が自動作成され、顧客への書類送付が迅速化するでしょう。
例えば、短納期の契約を行う場合、手動で書類を作成する時間が惜しくなることもあります。
この連携を利用すれば、ステータスが更新されたら書類が自動作成されるため、素早く契約書を送付できるでしょう。
手動で書類を作成すると、ミスが発生することがあります。
重要な書類でミスがあれば、顧客との信頼関係に影響することもあります。
HubSpotとGoogleドキュメントを連携すれば、書類作成時の人為的ミスを防止でき、書類の正確性が向上するでしょう。
例えば、書類作成の担当者が忙しいときは、単調な作業でもミスが発生しやすくなります。
この連携を利用すれば、担当者が忙しいときでも、HubSpotの情報がGoogleドキュメントに自動反映されるため、正確な書類を顧客に送付できるでしょう。
手動の書類作成は大変です。
HubSpotの情報をGoogleドキュメントに転記する作業でも、忙しい時や作成書類が多いときは、担当者の負担になります。
HubSpotとGoogleドキュメントを連携すれば、手動による転記作業が削減され、担当者の負担軽減が期待できます。
例えば、複数の顧客を抱えるメンバーの場合、業務を同時並行して進めるため、単調な書類作成も手間に感じやすいです。
この連携により、書類作成業務を自動化すれば、忙しいメンバーの負担を軽減できるでしょう。
HubSpotとGoogleドキュメントは、多くの企業で利用されている有用なツールです。
しかし、HubSpotの情報をもとにGoogleドキュメントで書類を作成する場合、時間や手間がかかり、ミスの発生が課題になります。
これらの課題は、2つのツールを連携し、書類作成を自動化することで解決できるでしょう。
これにより、業務の効率化や書類の正確性向上に加え、担当者の負担も軽減できます。
HubSpotとGoogleドキュメントの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現可能です。
専門的な知識がなくても簡単に設定できるので、この機会に、書類作成業務の自動化を試してみてください。
