HubSpotとGoogleドキュメントを連携して、HubSpotのコンタクトが特定のステータスになったらGoogleドキュメントで書類を発行する方法

ステップ1:HubSpotとGoogleドキュメントをマイアプリ連携

まず、HubSpotとGoogleドキュメントをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、HubSpotとGoogleドキュメントを検索して選択し、次の画面に進みます。

＜HubSpotの場合＞

・連携するアカウントを選び「アカウントを選択」をクリックします。
続く画面でボックスにチェックを入れ、「アプリを接続」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録には、HubSpotにてアプリを接続する権限を追加する必要があります。詳細はこちらを確認してください。

＜Googleドキュメントの場合＞

・「Sign in with Google」をクリックし、続く画面で連携するアカウントを選択します。

・アカウントを確認して「次へ」をクリックします。

・「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.HubSpotとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるHubSpotの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではHubSpotでコンタクトが作成または更新されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】HubSpotのコンタクトが特定のステータスになったらGoogleドキュメントで書類を発行する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー コンタクトが作成または更新されたら」をクリックします。

3.HubSpotと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔を設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。書類をすぐ作成したい場合は、短い間隔の設定がおすすめです。

5.テストが成功すると、アウトプットにHubSpotから取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ3:分岐の設定

次に、コンタクトが特定のステータスになったことを判別するための設定を行います。

1.「分岐 コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

2.分岐条件のアウトプットと分岐条件を設定して保存します。
※下記画像では、リードのライフサイクルステージが「顧客」に更新されたときに分岐する設定です。分岐するプロパティーは、アウトプットから変更できます。ライフサイクルステージの項目を変更する場合は右枠に対応する内部名を設定してください。
※タイトルは任意に設定できます。

※HubSpotの内部名を確認する際は、こちらや下記画像を参考にしてみてください。

ステップ4:Googleドキュメントの設定

最後に、Googleドキュメントで書類を作成する設定を行います。

1.「書類を発行する 書類を発行する」をクリックします。

2.Googleドキュメントと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.雛形書類の連携と発行書類を設定して「次へ」をクリックします。
※ドキュメントのファイルIDと格納先のGoogle DriveフォルダIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※出力先ファイル名は、定型文を直接入力できます。また、HubSpotの情報を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「コンタクトが作成または更新されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.「置換条件を取得」をクリックします。
※Googleドキュメントの雛形ファイルには、置換箇所をあらかじめ設定する必要があります。設定方法は、こちらで解説されています。

5.置換後の文字列を設定してテストを行います。
※HubSpotの情報を反映させる項目は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「コンタクトが作成または更新されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※日付を反映させる項目は、枠をクリックして表示される「日付」からも設定できます。（値は二重括弧で表示されます）

6.テストが成功すると、Googleドキュメントで書類が作成され、指定のフォルダに保存されます。
問題がなければ保存します。

7.トリガーをONにすると、HubSpotのコンタクトが特定のステータスになるたび、Googleドキュメントで書類が自動発行されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

HubSpotやGoogleドキュメントを使ったその他の自動化例

他にもHubSpotやGoogleドキュメントを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.HubSpotの取引情報からGoogleドキュメントで契約書を作成する

Chromeの拡張機能を利用し、HubSpotの取引情報からGoogleドキュメントで契約書を作成するテンプレートです。
この連携により、取引に登録した情報をGoogleドキュメントにワンクリックで反映できるため、業務効率の向上が期待できます。

2.HubSpotのコンタクトにリードが登録されたらGoogle スプレッドシートに追記する

HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、Google スプレッドシートに情報を自動追加するテンプレートです。
この連携により、リード情報の反映漏れを防止でき、正確なデータ管理が可能になるでしょう。

3.HubSpotのコンタクトにリードが登録されたらGoogle Chatに通知する

HubSpotのコンタクトにリードが登録されると、Google Chatに自動通知するテンプレートです。
この連携により、コンタクトにリードが登録されたことを円滑に共有でき、チームの連携強化につながるでしょう。

HubSpotとGoogleドキュメントを連携するメリットと具体例

メリット1:書類発行業務の迅速化

HubSpotの情報をもとにGoogleドキュメントで書類を手動作成するのは、時間がかかります。
時間がかかると、顧客に書類を素早く送付するのが難しくなります。
HubSpotとGoogleドキュメントを連携すれば、ステータスの更新にあわせて書類が自動作成され、顧客への書類送付が迅速化するでしょう。
例えば、短納期の契約を行う場合、手動で書類を作成する時間が惜しくなることもあります。
この連携を利用すれば、ステータスが更新されたら書類が自動作成されるため、素早く契約書を送付できるでしょう。

メリット2:ヒューマンエラーの防止による正確な書類作成

手動で書類を作成すると、ミスが発生することがあります。
重要な書類でミスがあれば、顧客との信頼関係に影響することもあります。
HubSpotとGoogleドキュメントを連携すれば、書類作成時の人為的ミスを防止でき、書類の正確性が向上するでしょう。
例えば、書類作成の担当者が忙しいときは、単調な作業でもミスが発生しやすくなります。
この連携を利用すれば、担当者が忙しいときでも、HubSpotの情報がGoogleドキュメントに自動反映されるため、正確な書類を顧客に送付できるでしょう。

メリット3:転記作業の削減による負担軽減

手動の書類作成は大変です。
HubSpotの情報をGoogleドキュメントに転記する作業でも、忙しい時や作成書類が多いときは、担当者の負担になります。
HubSpotとGoogleドキュメントを連携すれば、手動による転記作業が削減され、担当者の負担軽減が期待できます。
例えば、複数の顧客を抱えるメンバーの場合、業務を同時並行して進めるため、単調な書類作成も手間に感じやすいです。
この連携により、書類作成業務を自動化すれば、忙しいメンバーの負担を軽減できるでしょう。

まとめ

HubSpotとGoogleドキュメントは、多くの企業で利用されている有用なツールです。
しかし、HubSpotの情報をもとにGoogleドキュメントで書類を作成する場合、時間や手間がかかり、ミスの発生が課題になります。
これらの課題は、2つのツールを連携し、書類作成を自動化することで解決できるでしょう。
これにより、業務の効率化や書類の正確性向上に加え、担当者の負担も軽減できます。
HubSpotとGoogleドキュメントの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現可能です。
専門的な知識がなくても簡単に設定できるので、この機会に、書類作成業務の自動化を試してみてください。