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「Google スプレッドシートにまとめた情報を、Googleドキュメントで作成する書類に反映させたい！」
「でも、毎回手作業でデータをコピー＆ペーストするのは手間がかかるし、入力ミスも心配…」
日々の業務でGoogle スプレッドシートとGoogleドキュメントを利用する中で、このようなお悩みをお持ちではありませんか？
特に、請求書や報告書など、定型でありながらも重要な書類作成は、多くの時間と注意力を要する作業です。
もし、<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートの情報を基に、必要な書類をGoogleドキュメントで自動的に作成する仕組み</span>があれば、こうした手作業による非効率やヒューマンエラーのリスクから解放され、より付加価値の高いコア業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に実現できるため、ぜひこの機会に導入して、日々の定型業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google スプレッドシートとGoogleドキュメントを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google スプレッドシートとGoogleドキュメントのAPIを連携させれば、スプレッドシート上のデータをトリガーとして、ドキュメントの作成や更新を自動化することが可能になります。
例えば、Google スプレッドシートに新しい顧客情報や案件情報が追加された際に、その情報を盛り込んだ見積書や契約書のひな形を自動で生成するといった業務を自動化できます。
ここでは、具体的な自動化の例を複数ご紹介します。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google スプレッドシートに新しい行が追加されると、その行に含まれる情報を基に、指定したテンプレートからGoogleドキュメントで新しい書類を自動で作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">手作業で行っていた請求書や報告書などの定型書類の作成プロセスを自動化し、作業時間の短縮と転記ミスの削減が可能です！</span>
Google スプレッドシートに追加された情報を基に、AIが内容を整理・構成し、Googleドキュメントでマニュアルや手順書を自動で生成する連携です。
この自動化はAIによる文章生成処理を含んでおり、<span class="mark-yellow">ゼロから構成を考える手間を省き、体系的で分かりやすいドキュメントを迅速に作成できる</span>ため、社内ナレッジの蓄積や共有を効率化します。
それでは、さっそく実際にGoogle スプレッドシートとGoogleドキュメントを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle スプレッドシートとGoogleドキュメントの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Google スプレッドシートで行が追加されたら、Googleドキュメントで書類を作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Google スプレッドシートとGoogleドキュメントをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
【事前準備】
まずは、連携前にGoogle スプレッドシートでトリガーとなるシートを作成しておきましょう。
記載する内容は架空の情報（「テスト株式会社」や「テスト太郎」など）でOKです！
今回は、下記のようなテスト用のGoogle スプレッドシートを元に、Googleドキュメントで注文書を発行したいと思います。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Google スプレッドシート」と入力し、検索結果から対象のアプリを選択します。
2.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしてください。
3.表示された画面で、アカウントを選択してください。その後の画面で、「続行」をクリックしてください。
4.続いてGoogleドキュメントをマイアプリ登録します。
先ほどと同様に、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。検索窓に「Googleドキュメント」と入力し、検索結果から対象のアプリを選択します。
5.表示された画面で、「Sign in with Google」をクリックしてください。
6.表示された画面で、アカウントを選択してください。その後の画面で、「続行」をクリックしてください。
マイアプリにGoogle スプレッドシートとGoogle ドキュメントが表示されていれば、登録完了です。
ここから、フローを作っていきましょう！
テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。
そうしますと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。
次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
1.表示された画面のアプリトリガーから「行が追加されたら」をクリックしてください。
2.下記の画面が表示されたら、まずタイトルとアカウント情報を設定します。
タイトルはそのままでも構いませんが、後から管理しやすい名前に変更しておくと便利です。アカウント情報については、トリガーとして使用するアカウントが正しく設定されているかを必ず確認しましょう。
アクション設定は、テンプレート通り「行が追加されたら」のままで問題ありません。すべて確認できたら、「次へ」をクリックして次のステップへ進みます。
3.表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
トリガーの起動タイミングは「5分・10分・15分・30分・60分」から選択可能です。最短の起動間隔にすることで、より早くGoogleドキュメントの書類発行が行えるようになります。
※ ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なります。起動間隔についての詳しい説明は、こちらのヘルプページをご覧ください。
4.「スプレッドシートID」「シートID」は、入力欄をクリックして表示される候補から、先ほど作成したGoogle スプレッドシートの情報を選択しましょう。
5.「テーブル範囲」「一意の値が入った列」は、入力欄下の説明に従って入力してください。
なお、一意の値は他のデータと被らないレコードに設定する必要があります。今回は、A列の「注文番号」がこれにあたります。
入力を終えたら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると画面下部にアウトプットとしてGoogle スプレッドシートのデータが表示されます。
このテストにより取得した値＝アウトプットを用いて、次のステップでGoogleドキュメントにデータを連携することが可能です。
※アウトプットとは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得したアウトプットは、オペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
確認ができたら、「保存」を押しましょう。
1.次に、先ほど抽出したGoogle スプレッドシートのデータを使って、Googleドキュメントで書類を発行しましょう！
まずは、「書類を発行する」をクリックしてください。
下記のような画面になるので、タイトルやアクションは先ほどと同様に修正・確認をし、「次へ」を押して進みましょう。
画面が遷移したら、GoogleドキュメントのファイルIDを指定します。
入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されるので、対象のファイルIDを選択してください。
次に、先ほどと同様に作成したドキュメントの格納先を指定しましょう。
続いて、出力ファイル名を指定します。
入力欄をクリックすると下記のように表示されるので、Google スプレッドシートのアウトプットを活用しながら設定しましょう。
取得した値（＝アウトプット）を用いて設定することで、フローの起動ごとに異なるフォルダ名をGoogle スプレッドシートへ動的に反映できます。
なお、アウトプットを活用せず手入力すると毎回同じフォルダが作成されてしまうため注意が必要です。
続いて「置換条件の設定」に進みます。
「書類を発行する」を利用するには、書類の雛形（テンプレート）を作成しておく必要があります。雛形書類をこちらの設定方法を確認し、作成しておきましょう。
今回は下記のGoogleドキュメントを作成しました。
もし、書類発行オペレーションが実行できない場合、こちらのページを参考ください。
置換対象の文字列に合わせて、置換後の文字列をアウトプットから取得しましょう。
問題なく置換条件を取得できたら、［テスト］をクリックします。
テストが成功すると、Googleドキュメントで書類が作成され、指定のフォルダに保存されます。
指定フォルダを確認するか、画面上に表示されている「ダウンロード」を押して資料に問題ないか確認しましょう！
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回ご紹介した連携以外でも、Google スプレッドシートやGoogleドキュメントのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
Google スプレッドシートで行が追加されるたびに、その情報を使ってGoogle Driveにフォルダを作成したり、Salesforceにレコード追加ができます。
また、Google スプレッドシートに更新があった場合には、Slackに通知を送ることで、チーム全体でリアルタイムに進捗を共有し、作業の効率化を図ることが可能です！
これらの自動化は、手動での入力ミスを防ぎ、作業時間を大幅に短縮します。
Google Meetの会議内容を文字起こしし、Googleドキュメントに議事録を自動で追加する仕組みや、Googleフォームの回答をもとに書類を生成し、Google Driveに保存することができます。
また、Google Chatで送信されたメッセージをGoogleドキュメントに自動で追加する機能も便利です。
これにより、手作業の時間を削減し、業務の効率化を図ることができます。
Google スプレッドシートとGoogleドキュメントの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたスプレッドシートからドキュメントへのデータ転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は見積書や報告書といった定型書類の作成業務から解放され、より分析や企画といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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