HubSpotのフォーム機能は訪問者の情報を集めることができるため、営業活動やマーケティングにとても便利ですよね。
でも、HubSpotのフォーム内容をkintoneなどのアプリにまとめる作業は、多くの時間が奪われてしまいます。
こういった業務の自動化に役立つのがYoomです。
Yoomを利用すれば、誰でも簡単にアプリ連携ができる上に、そのアプリの自動化までできてしまいます。
本記事では「HubSpotのフォームから送信された情報をkintoneに格納する方法」をご紹介しましょう。
HubSpotとkintoneを連携するメリットと自動化例を以下に挙げてみました。
HubSpotとkintoneを連携するメリット・自動化例1つ目は、顧客情報を一元で管理できる点です。
たとえば、HubSpotで新規にコンタクトが作成されると、kintoneにもその情報を登録することができます。
また、名前やメールアドレスといった必要な情報のみを登録することも可能です。
顧客情報が更新されるたびに手動で入力する必要がなくなるため、煩わしさから解放されます。
HubSpotとkintoneを連携するメリット・自動化例2つ目は、情報の更新がリアルタイムで行える点です。
たとえば、HubSpotでコンタクトが更新された際は、すぐにkintone上でも情報更新ができます。
新規に入力された情報を見逃すことがなくなるので、大変便利です。
また、チーム全体の効率性も高まるので、円滑に作業を進められるでしょう。
HubSpotとkintoneを連携するメリット・自動化例3つ目は、取引情報の管理が楽になる点です。
たとえば、HubSpotに新規に取引が追加された際には、kintoneにも反映することができます。
これにより、情報管理の抜けや漏れを防ぐことが可能です。
また、異なるアプリをどちらも開いて会社情報を確認する手間が省けます。
ここまではHubSpotとkintoneの連携メリットを具体例とともにご紹介しました。
実際にHubSpotとkintoneを用いて、アプリ連携をしていきましょう。
アプリ連携に必要なのは、ノーコードツールYoomです。
今回はYoomを利用して業務の自動化を行っていきましょう。
Yoomのアカウントを発行済みの方は、ログインしてください。
アカウントの発行がまだの方は、こちらから発行しましょう。
今回は「Hubspotのフォームから送信された情報をkintoneに格納する」という以下のフローを作成していきます。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
今回は「HubSpotのフォームから送信された情報をkintoneに格納する」フローの作成に挑戦します。
ステップはたったの2つのみなので、サクッと作成が可能です。
Yoomにログインしたら、左側にある「プロジェクト一覧」からフローを作成したいプロジェクトを選択します。
新しくプロジェクトを作成する方は、「プロジェクト一覧」右横の「+」より作成してください。
新規にフローを作成するので、「新規作成」→「はじめから作成」で開始します。
「タイトル」と「説明」はご自身で入力し、起動するフローボット条件を「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択してください。
「アプリトリガーのタイトル」はご自身で入力し、「トリガーアクション」を「フォームが送信されたら」に設定します。
こちらの画面に移行したら、「トリガーの起動間隔」をご自身で設定してください。
（トリガーの起動間隔→5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。）
「フォームID」は候補から選択します。
「テスト」→「テスト成功」「保存」をクリックしてください。
次にkintoneに格納するアクションの設定に移ります。
先ほど設定したKintoneのアプリトリガー下部にある「+」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、「データベースを操作する」を選択し、kintoneをクリックします。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」をご自身で入力し、「実行アクション」を「レコードを追加する」にしましょう。
「データベースの連携」という欄には「アプリID」を入力してください。
アプリIDはアプリのURL内の「/k/●●●/」部分がアプリIDです。
以下の画面が表示されたら、追加するレコードの値を入力していきます。
項目の入力欄をクリックすると、HubSpotのアウトプットを選択できるので、赤枠をクリックしてください。
項目に合ったアウトプットを選択していきます。
全ての入力が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
ここまでの設定が完了したら、あとはトリガーを「ON」にするだけです。
今回は「HubSpotのフォームから送信された情報」→「kintoneに格納する」といったフローのご紹介をしました。
HubSpotのフォーム内容をkintoneに保存できるのは、手入力の必要がなくなるのでとても便利な機能です。
しかし、Yoomでできることはこれだけではありません。
HubSpotとkintoneを利用した応用フローのご紹介をしますので、フローボットを導入してみてくださいね。
1つ目は「HubSpotに新規コンタクトが追加されたら、kintoneに格納しGoogle Chatに通知する」というフローです。
このテンプレートは以下のようなフローです。
このフローを利用することによって、それぞれのアプリでデータを何度も入力する手間がなくなります。
また、手入力でよく起こりがちな情報の漏れやミスを防ぐことが可能です。
2つ目は「HubSpotのコンタクトページから請求書を作成して、Outlookにメールを送付する」というフローです。
このテンプレートは以下のようなフローです。
このフローを利用することによって、請求品目や金額などの情報を設定するだけで、自動的に請求書の作成までを担ってくれます。
請求項目の登録と書類発行までしてくれるので、業務の負担も軽減できますね。
また、フローの途中に担当者の承認を追加することもできるため、しっかりと請求内容をチェックできます。
本記事では「HubSpotのフォームから送信された情報をkintoneに格納する」フローの解説をしました。
このフローを利用することによって、顧客情報を一元で管理できたり、取引情報の管理が楽になります。
HubSpotとkintoneの連携により、業務効率の幅は大きく広がることでしょう。
Yoomでできるアプリ連携はもっとたくさんあるので、いろんなアプリと連携させてみてくださいね。
また、Yoomでは2週間の無料体験を実施しているので、業務の時間短縮を存分に味わってみてください。
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