Microsoft ExcelとHubSpotを連携して、HubSpotのコンタクトページからMicrosoft Excelの雛形をもとに請求書を作成する方法

Microsoft ExcelとHubSpotの連携によるメリット

1. 請求書作成を自動化できる
HubSpotに保存されたコンタクト情報を利用して、あらかじめ用意されたExcelの請求書テンプレートに必要なデータを自動で入力し、請求書を作成できます。
HubSpotからExcelにデータを自動で取り込むことで、手動でのデータ入力作業が大幅に削減され、正確な請求書を短時間で作成できます。

2.データ分析ができる
請求書の作成以外にもExcelにデータを出力することで、どのようなことができるでしょうか？
例えば、HubSpotのデータをExcelに連携することで、顧客情報や営業データの可視化と管理が容易になります。
Excelを使用すれば、取得したデータを分析し、グラフやピボットテーブルを使った詳細なレポートを簡単に作成できます。

3.手動入力を削減できる
ExcelとHubSpotの連携により、日々のルーチン業務を自動化することで、手動入力の手間を省けます。
手作業によるミスを防ぎつつ、作業効率を大幅に向上させることで、生産性を高めることができます。

Yoomとは？

Yoomとは、ご利用中のSaaSツールをあなたの業務フローに合わせて自動連携できるサービスです。
専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、設定画面に必要な情報を入力・選択するだけで、業務フローボットを作成できます！
気になる方は、2週間の無料トライアルを体験できますので、Yoomの無料登録からアカウントを発行してみましょう。
複数のフローテンプレートをご用意していますので、あなたの業務フローに取り入れられるフローが見つかるかもしれません！
ぜひ、テンプレート一覧をチェックしてみてください！

ExcelとHubSpotの連携フローの作り方

今回は、「HubSpotのコンタクトページからMicrosoft Excelの雛形をもとに請求書を作成する」フローを紹介します！

ステップ1: マイアプリ連携

お使いのGoogle DriveとLINE WORKSをマイアプリ登録しましょう！
(1)連携方法はYoomにログインし、画面左側にあるマイアプリをクリック
(2)画面右側に+新規接続ボタンが表示されるので、クリック

HubSpotのマイアプリ登録方法
(1)アプリの一覧からHubSpotを選択
(2)HubSpotのマイアプリ登録方法を参考にマイアプリ登録しましょう

‍Excelのマイアプリ登録方法
‍(1)アプリの一覧からMicrosoft Excelを選択
(2)サインインで連携するアカウント情報を入力
(3)マイアプリ登録が完了！

Yoomへの登録完了後
(1)下のバナー先に飛び、「このテンプレートを試してみる」をクリック

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(2)ワークスペース一覧からプロジェクトを任意で選択
※コピーしたテンプレートは(2)で選択したプロジェクト内の「マイプロジェクト」に格納されます。
(3)フローの一覧画面の右上にある「編集する」をクリック

ステップ2: トリガーを設定

(1)フローの一覧画面から「Chrome拡張機能トリガー」をクリック
(2)Chrome拡張機能トリガーのタイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK！
(3)連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)拡張機能から起動する際のアクションは「コンタクト詳細ページから起動」を選択
(5)次へをクリック

■拡張機能で起動するアプリのAPI接続設定
(6)起動ページのURLサンプルを任意で設定
(7)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック

ステップ3: 担当者へ対応を依頼する

(1)「担当者へ対応を依頼する」をクリック
(2)各項目を設定

タイトル：※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK！
担当者：プルダウンメニューから任意で選択
対応を依頼する内容の詳細：今回はテキストのみですが、アウトプットを利用して指示内容を構成することも可能です！

(3)今回は、入力フォームを5つ設定
※必須項目にする場合はチェックを忘れずに！

支払い期限：プルダウンメニューから「日付」を選択
請求品目：プルダウンメニューから「テキスト」を選択
単価：プルダウンメニューから「テキスト」を選択
数量：プルダウンメニューから「テキスト」を選択
単位：プルダウンメニューから「テキスト」を選択

(4)次へをクリック

■入力フォームのサンプル値の設定
(5)先ほど設定した入力フォームの回答のサンプル値を設定
(4)保存するをクリック

ステップ4: 書類を発行する

(1)「書類を発行する」をクリック
(2)タイトルを設定
※元々設定されているタイトルをそのまま使用してもOK！
(3)連携するアカウント情報が正しいかを確認
※アカウント情報が表示されない場合は、+連携アカウントを追加をクリックして登録してください。
(4)雛形書類の連携の各項目を設定

ファイルの保存場所：プルダウンメニューから任意で選択
ドライブID：候補から任意で選択
ファイル名（任意）：今回は、テキストで設定(例:請求書)
アイテムID：候補から任意で選択

(5)発行書類の各項目を設定

格納先のフォルダ名（任意）：今回は、テキストで設定(例:請求書)
格納先のフォルダID：候補から任意で選択
出力ファイル名：今回は、テキストで設定(例:Test)

(6)次へをクリック

■置換条件の設定
(7)置換条件を取得をクリック
(8)テストでエラーが出なければ、保存するをクリック
(9)フローの一覧画面に戻り、アプリトリガーをONに変更すればフローの設定は完了です！

Microsoft ExcelとHubSpotの連携フロー応用編

請求書を作ったら、次はメールに送付ですね。
毎回決まったフォーマットの請求書をメールで送付していますよね？
それなら、メールの送付まで自動化してしまいましょう！
もちろん自動化したものの、送信前に請求内容を一度チェックしないと心配という方は、フローの途中に担当者の確認依頼を入れることもできます。

まとめ

Microsoft ExcelとHubSpotの連携により、請求書作成が自動化され、手間と時間を大幅に節約できます。
また、HubSpotのデータをExcelに取り込むことで、簡単にデータ分析ができ、業績の把握や改善点の発見が可能になります。
これにより、日常業務がスムーズに進み、時間の節約にもつながります。

ぜひ、この機会にMicrosoft ExcelとHubSpotの連携を試してみてください。