HubSpotとMicrosoft Teamsを連携して、HubSpotでの取引先追加でMicrosoft Teamsに新しいチャネルを作成する方法

ステップ1：HubSpotとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

まずHubSpotのマイアプリ登録から行います。
左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択しましょう。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

検索窓にHubSpotと入力し、表示された候補から「HubSpot」を選択します。

続いて、HubSpotのアカウント連携画面になるので、任意のアカウントでログインを行います。

また連携に伴う確認画面が表示されるため、「アプリ接続」をクリックします。

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「アプリ接続」をクリックし、同意することで画面が切り替わります。
マイアプリにHubSpotが表示されます。

次はMicrosoft Teamsのマイアプリ登録を進めましょう。

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

先ほど同様、画面右側の「新規接続」をクリックします。

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検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、表示された候補をクリックしましょう。

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Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。

サインインが完了するとマイアプリの画面に戻り、Microsoft Teamsが表示されます。

これで必要アプリのマイアプリ連携が完了しました。
次のステップへ進みましょう！

ステップ2：テンプレートをコピー

‍続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。

ステップ3：フローの起点となるHubSpotのトリガー設定と、その後に続くMicrosoft Teamsでのオペレーション設定を行う

フローボットの操作を行い、自動化の設定を進めましょう。
以下の画像のような画面が表示されるので、赤枠の箇所をクリックしましょう。

以下の画面で、トリガーの起動時間を設定しましょう。
トリガーの起動時間は5分・10分・15分・30分・60分から選択可能です。
選択できたら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。

続いて以下の画面で、赤枠の箇所をクリックしMicrosoft Teamsでチャネルを作成するための設定を行います。

以下の画像のような画面が表示されるので、内容にしたがって入力を進めていきます。

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以下の画面のように入力項目をクリックすると、アウトプットが表示されます。
連携したアプリから取得した内容をワンクリックで入力できます。
以下の画面では、新しく作成するチャネル名を「{{取引名}}_専用チャンネル」になるよう設定しています。

入力が完了したら「テスト」→「保存する」をクリックしましょう。

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ステップ4：トリガーをONにして、連携自動化を確認する

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

今回使用したテンプレートはこちら

HubSpotを使ったその他の自動化例

①HubSpotでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知する

HubSpotでお問い合わせがあったら、回答内容をDifyで作成してMicrosoft Teamsに通知するフローです。このフローを使うことで、Hubspotからのお問い合わせをトリガーに、Difyによる回答生成からMicrosoft Teamsへの通知が自動化されます。お問い合わせの内容と回答案がセットで通知されるため、重要な情報を見逃すリスクも減り、対応漏れが削減が期待できます。

③HubSpotでステータスが変更されたらマネーフォワード クラウド会計に取引先を登録する

HubSpotでステータスが変更されたらマネーフォワード クラウド会計に取引先を登録するフローです。このフローを活用することで、ヒューマンエラーのリスクを軽減することができ、より正確なデータ管理が期待できます。HubSpotを活用して顧客のステータス管理をしているが、手動での更新に手間を感じている方やマネーフォワード クラウド会計を利用して取引先の会計管理を行っているが、手動での登録作業に時間がかかっている方におすすめです。

③Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、投稿内容をAirtableに追加する

Microsoft Teamsでメッセージが送信されたら、投稿内容をAirtableに追加するフローです。正規表現でメッセージを変換することで、必要な情報をAirtableに集約でき、情報の整理を効率的に行うことが可能です。また、手動による転記作業が不要になるため、転記ミスや転記漏れも防止され、情報の正確性も向上します。

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HubSpotとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

プロジェクト管理のスムーズな開始

HubSpotで新しい取引が作成されると、Microsoft Teams上に専用チャネルが自動で作成され、関係者が即座にプロジェクトの準備を進められるようになります。営業担当者が新規取引を登録するたびに、手動でチャネルを作成しメンバーを招待する手間を省くことができ、スピーディーなプロジェクトスタートにつながります。例えば、大規模な顧客案件では、営業チーム、カスタマーサクセスチーム、技術チームが協力して進める必要がありますが、Microsoft Teamsのチャネルが自動生成されることで、情報の一元化とタスクの可視化が進み、迅速な対応が期待できます。

関係者の情報共有を円滑化

HubSpotとMicrosoft Teamsを連携することで、取引ごとに専用のチャネルが生成され、関係者がスピーディに情報を共有できる環境が整います。営業チームが顧客とのやり取りをHubSpotに記録し、それがMicrosoft Teamsのチャネルに自動投稿されることで、マーケティングやカスタマーサポートチームも適切なタイミングで情報を把握できるようになります。例えば、成約前後の情報共有が途切れると、顧客対応の一貫性が失われる可能性がありますが、Microsoft Teamsを活用することで、スムーズな情報連携につながります。

顧客対応の質の向上

HubSpotとMicrosoft Teamsを連携することで、営業だけでなく、サポートチームや開発チームも顧客の最新状況を把握しやすくなり、より適切な対応が可能になります。たとえば、顧客が契約直後に質問をした場合でも、Microsoft Teamsのチャネルで情報がスピーディに共有されていれば、営業担当者が不在でもサポートチームが迅速に対応できます。特に、サブスクリプション型のビジネスモデルでは、契約後のフォローが顧客満足度に直結するため、スムーズな情報共有が質の高いカスタマーサポートにつながります。

まとめ

HubSpotとMicrosoft Teamsの連携によって、営業活動とチーム間のコミュニケーションが一体化し、業務効率が向上します。手動でのチャネル作成や情報共有の手間を省くことで、プロジェクトの迅速な開始と顧客対応の質の向上が期待できます。ぜひ本記事を参考に、ノーコードでの連携と自動化に挑戦してみてください。
ほかにもYoomではノーコードでできる自動化のテンプレートをたくさん使うことができます。無料登録も行えますので、ぜひお気軽にお試しください！