2024/11/25
アプリ同士の連携方法

HubSpotとMicrosoft Teamsを連携して、HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する方法

s.nakazawa
HubSpotとMicrosoft Teamsの連携イメージ

目次

HubSpotのコンタクトにリードが登録されたかを都度確認して、手動でMicrosoft Teamsにメッセージを送ることを手間に感じる方もいるのではないでしょうか。
2つのアプリを連携すれば、そのような作業から解放されるだけでなく、リード情報の管理と共有が効率化されるでしょう。
さらに、通知を行うときのヒューマンエラーの防止にもなります。
本記事では、HubSpotに登録されたリードをMicrosoft Teamsに自動通知する方法を紹介します。
ノーコードで連携できるため、プログラミングの知識がない方でも簡単に導入できます。

こんな方におすすめ

  • HubSpotとMicrosoft Teamsを業務で利用している方
  • HubSpotでのリード管理をさらにスピーディに活用したい方
  • リード対応におけるヒューマンエラーや作業負荷を軽減したい方
  • APIを活用したツール連携に興味があり、HubSpotとMicrosoft Teamsの自動化を検討している方

HubSpotとMicrosoft Teamsを連携するメリットと具体例

メリット1: 情報共有の自動化により業務効率化

HubSpotで新しいリードが登録されるたびに、目視で確認し、手動で通知を行う場合、メンバーへの通知が遅れてしまうリスクがあります。
しかし、Microsoft Teamsへ自動で通知が届く連携を導入すれば、手動での確認や通知の手間を削減できます。
例えば、リード情報の確認以外にも、複数の業務を担当している場合、連携により手動のプロセスを削減することで業務の効率化につながるでしょう。
その結果、より重要な仕事に注力できるかもしれません。

メリット2: リード対応のスピードを向上

目視でリード登録を確認する場合、他の業務でトラブルが発生したときにリード情報の共有が遅れるリスクがあります。
しかし、リード登録の通知が自動でMicrosoft Teamsに届くことで、担当者が素早くリードへ対応できる環境が整います。
例えば、特定のリードを優先的に対応したい場合、自動で通知されることで担当者はすぐにアプローチできるでしょう。
これにより、リード対応が遅れるリスクが軽減され、成約率の向上も期待できそうです。

メリット3: 作業負担とヒューマンエラーの削減

手動でリード情報を確認して通知する場合、確認漏れやコピー&ペースト時のミスなど、ヒューマンエラーが発生するリスクがあります。
例えば、キャンペーンを行うことでリードが急増する場合、担当者の負担が増えて確認漏れや伝達ミスが生じやすくなります。
しかし、キャンペーン時でも、HubSpotとMicrosoft Teamsを連携することで担当者の負担を削減し、ヒューマンエラーの防止が期待できます。
この自動化は特に、忙しい営業チームやマーケティングチームにとって、強力なサポートとなるでしょう。

[Yoomとは]

これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」というフローボットの作成方法を紹介します。
テンプレートに沿って設定するだけで連携できるので、ぜひ試してみてください。

HubSpotとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

Yoomを使ってHubSpotとMicrosoft Teamsを連携するフローは、次の4つのプロセスで進めます。

・HubSpotとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・HubSpotのトリガーアクションを設定およびMicrosoft Teamsの設定
・トリガーをONに、連携後の動作確認

ステップ1:HubSpotとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

はじめに、HubSpotとMicrosoft TeamsをYoomに連携するため、マイアプリ登録を行います。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」をクリックします。

2.次の画面で「HubSpot」を検索して選択すると、下記画面に遷移します。
連携したいアカウントを選び「アカウントを選択」をクリックします。

3.次の画面でページ下部に表示されるボックスをチェックし、「アプリを接続」をクリックすると登録完了です。

4.Microsoft Teamsも同様に「+新規接続」から検索すると次の画面に遷移します。
連携したいアカウント情報を入力して進めると登録完了です。
※Microsft TeamsはMicrosoft 365の一般法人向けプランに加入していない場合、認証に失敗する可能性があります。

ステップ2:テンプレートのコピー

続いて、HubSpotとMicrosoft Teamsを連携させる下記テンプレートをコピーします。

1.上記のテンプレートを開いて「このテンプレートを試す」をクリックします。

2.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」をクリックして、「【コピー】HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

ステップ3:HubSpotのトリガーアクションを設定

続いて、自動化の起点となるHubSpotの設定を行います。

1.「アプリトリガー 新しいコンタクトが作成されたら」をクリックします。

2.HubSpotと連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで入力されています。

3.「トリガーの起動間隔」を設定し、テストします。
※トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※ここで選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションが行われたかを確認し、アクションが行われた場合にフローボットが起動します。(例えば、リード情報をすぐに通知したい場合は、短い間隔に設定することをおすすめします。)

4.テストが成功すると、HubSpotの情報が「アウトプット」に出力されます。
アウトプット一覧に必要な項目がない場合は、「+取得する値を追加」をクリックします。

取得したい値の横の「+」マークをクリックすると、「追加する値」に表示されます。
必要な値を選択したら「追加」をクリックすることでアウトプットに追加されます。
※「追加する値」に表示された値にカーソルを合わせると「鉛筆マーク」が表示されるので、クリックするとタイトルを任意に設定できます。

5.アウトプットを確認したら、「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ4:Microsoft Teamsの設定

最後に、Microsoft Teamsにメッセージを通知する設定を行います。

1.「アプリと連携する チャネルにメッセージを送る」をクリックします。

2.Microsoft Teamsと連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで入力されています。

3.チームID、チャネルIDを設定します。
※枠をクリックすると、連携したいMicrosoft Teamsアカウントの各IDの候補が表示されます。

4.メッセージを設定します。
枠をクリックし、「新しいコンタクトが作成されたら」を選択すると、HubSpotから出力した値が表示されます。
この値をメッセージに設定することで、顧客ごとに変わる名前などのデータを動的に反映できます。
また、メッセージには定型文を直接入力することもできます。
※メンションや添付ファイルを設定するときは、枠下の説明に注意して入力してください。

5.設定を保存して、トリガーをONにします。

以上の設定が完了すると、HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、Microsoft Teamsに自動で通知されます。

HubSpotとMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

他にもHubSpotとMicrosoft Teamsを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Hubspotにフォームが送信されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。

Hubspotで作成したフォームに、お問い合わせがあると、自動で通知されます。
この連携を導入することで、顧客からのお問い合わせに迅速に対応でき、成約率の向上が期待できます。

2.HubSpotに新しい取引が作成されたら、Microsoft Teamsにチャネルを作成するフローです。

HubSpotの取引を作成するたびに、Microsoft Teamsに自動でチャネルが作成されます。
この連携により、チャネル作成にかかる工数が削減され、業務の効率化につながります。

3.Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。

Microsoft Teamsで、顧客からの問い合わせやサポートを受け付けているとき、送信内容をHubSpotのチケットに自動的に反映できます。
これにより、チケットの作成時間を短縮できます。

まとめ

HubSpotとMicrosoft Teamsの連携により、リード情報の通知が効率化され、迅速な対応が可能になるでしょう。
また、手動での確認作業が不要となり、担当者の負担とヒューマンエラーのリスクも軽減されます。
この自動化は、営業チームやマーケティングチームにおいて、業務効率を大幅に向上させる可能性があります。

プログラミング不要で簡単に導入できるため、HubSpotとMicrosoft Teamsの自動化を検討している方は、この連携をぜひ活用してみてください。

この記事を書いた人
s.nakazawa
個人ブログを5年以上運営してきました。 執筆時は、読者様が知りたい情報をわかりやすく解説することを大切にしています。 ブログ運営で学んだライティング経験をもとに、複雑な業務もノーコードで自動化できるYoomの使い方や魅力をわかりやすくご紹介します。
タグ
HubSpot
Microsoft Teams
連携
自動
自動化
通知
関連アプリ
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
お役立ち資料
Yoomがわかる!資料3点セット
資料ダウンロード
3分でわかる!Yoomサービス紹介資料
資料ダウンロード
Before Afterでわかる!Yoom導入事例集
資料ダウンロード
お役立ち資料一覧を見る
会社概要
利用規約(JaEn
プライバシーポリシー(JaEn
セキュリティポリシー(JaEn
特定商取引法に基づく表記
©️ Yoom Inc.