HubSpotとMicrosoft Teamsを連携して、HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する方法

HubSpotとMicrosoft Teamsの連携フローの作り方

Yoomを使ってHubSpotとMicrosoft Teamsを連携するフローは、次の4つのプロセスで進めます。

・HubSpotとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携
・テンプレートのコピー
・HubSpotのトリガーアクションを設定およびMicrosoft Teamsの設定
・トリガーをONに、連携後の動作確認

ステップ1：HubSpotとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

はじめに、HubSpotとMicrosoft TeamsをYoomに連携するため、マイアプリ登録を行います。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」をクリックし、「+新規接続」をクリックします。

2.次の画面で「HubSpot」を検索して選択すると、下記画面に遷移します。
連携したいアカウントを選び「アカウントを選択」をクリックします。

3.次の画面でページ下部に表示されるボックスをチェックし、「アプリを接続」をクリックすると登録完了です。

4.Microsoft Teamsも同様に「+新規接続」から検索すると次の画面に遷移します。
連携したいアカウント情報を入力して進めると登録完了です。
※Microsft TeamsはMicrosoft 365の一般法人向けプランに加入していない場合、認証に失敗する可能性があります。

ステップ2：テンプレートのコピー

続いて、HubSpotとMicrosoft Teamsを連携させる下記テンプレートをコピーします。

1.上記のテンプレートを開いて「このテンプレートを試す」をクリックします。

2.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」をクリックして、「【コピー】HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、Microsoft Teamsに通知する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

ステップ3：HubSpotのトリガーアクションを設定

続いて、自動化の起点となるHubSpotの設定を行います。

1.「アプリトリガー 新しいコンタクトが作成されたら」をクリックします。

2.HubSpotと連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで入力されています。

3.「トリガーの起動間隔」を設定し、テストします。
※トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※ここで選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションが行われたかを確認し、アクションが行われた場合にフローボットが起動します。（例えば、リード情報をすぐに通知したい場合は、短い間隔に設定することをおすすめします。）

4.テストが成功すると、HubSpotの情報が「アウトプット」に出力されます。
アウトプット一覧に必要な項目がない場合は、「+取得する値を追加」をクリックします。

取得したい値の横の「+」マークをクリックすると、「追加する値」に表示されます。
必要な値を選択したら「追加」をクリックすることでアウトプットに追加されます。
※「追加する値」に表示された値にカーソルを合わせると「鉛筆マーク」が表示されるので、クリックするとタイトルを任意に設定できます。

5.アウトプットを確認したら、「保存する」をクリックして設定完了です。

ステップ4：Microsoft Teamsの設定

最後に、Microsoft Teamsにメッセージを通知する設定を行います。

1.「アプリと連携する チャネルにメッセージを送る」をクリックします。

2.Microsoft Teamsと連携するアカウント情報を確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで入力されています。

3.チームID、チャネルIDを設定します。
※枠をクリックすると、連携したいMicrosoft Teamsアカウントの各IDの候補が表示されます。

4.メッセージを設定します。
枠をクリックし、「新しいコンタクトが作成されたら」を選択すると、HubSpotから出力した値が表示されます。
この値をメッセージに設定することで、顧客ごとに変わる名前などのデータを動的に反映できます。
また、メッセージには定型文を直接入力することもできます。
※メンションや添付ファイルを設定するときは、枠下の説明に注意して入力してください。

5.設定を保存して、トリガーをONにします。

以上の設定が完了すると、HubSpotのコンタクトにリードが登録されたら、Microsoft Teamsに自動で通知されます。

HubSpotとMicrosoft Teamsを使ったその他の自動化例

他にもHubSpotとMicrosoft Teamsを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Hubspotにフォームが送信されたら、Microsoft Teamsに通知するフローです。

Hubspotで作成したフォームに、お問い合わせがあると、自動で通知されます。
この連携を導入することで、顧客からのお問い合わせに迅速に対応でき、成約率の向上が期待できます。

2.HubSpotに新しい取引が作成されたら、Microsoft Teamsにチャネルを作成するフローです。

HubSpotの取引を作成するたびに、Microsoft Teamsに自動でチャネルが作成されます。
この連携により、チャネル作成にかかる工数が削減され、業務の効率化につながります。

3.Microsoft Teamsにメッセージが送信されたら、HubSpotにチケットを作成するフローです。

Microsoft Teamsで、顧客からの問い合わせやサポートを受け付けているとき、送信内容をHubSpotのチケットに自動的に反映できます。
これにより、チケットの作成時間を短縮できます。

まとめ

HubSpotとMicrosoft Teamsの連携により、リード情報の通知が効率化され、迅速な対応が可能になるでしょう。
また、手動での確認作業が不要となり、担当者の負担とヒューマンエラーのリスクも軽減されます。
この自動化は、営業チームやマーケティングチームにおいて、業務効率を大幅に向上させる可能性があります。

プログラミング不要で簡単に導入できるため、HubSpotとMicrosoft Teamsの自動化を検討している方は、この連携をぜひ活用してみてください。