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今回は、CRM(顧客管理システム)としてHubSpotをご利用中もしくはご利用検討中の方へ、HubSpotとNotionを連携することで可能になる業務フローをご紹介します。
こちらのフローを使えば、HubSpotへの顧客情報の登録後、同じ内容をNotionのデータベースへ手入力する必要がなくなります。
Notionのデータベースに情報が自動保存されるため、情報の抜けや漏れ、入力ミスなどを防ぎ、業務を効率的に進められそうですね！
今回のフローでは、Notionのデータベース機能を中心に見ていきます。
Notionをメモにしか使っていないという方も、データベースとしてHubSpotと連携すれば今より効率的に業務が進められるので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
2つのツールを連携することで、手動作業の削減や対応時間の短縮が見込めます！さらに、HubSpotとNotion以外のツール（チャットツールなど）も追加で組み合わせることで、更なる効率化も目指せそうです。
■概要
HubSpotに新規取引が更新されたら、Notionのデータベースに取引情報を格納するフローです。
HubSpotとNotionを連携することで、わざわざ手作業でHubSpotに更新された内容を確認することなく、Notionのデータベースに格納されるまでを自動的に行うことで情報管理の抜けや漏れをなくすことができ業務の効率化になます。
Notionに格納する内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・HubSpot、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
HubSpotに新規取引が更新されたら、Notionのデータベースに取引情報を格納するフローです。
HubSpotとNotionを連携することで、個々のアプリを操作したり繰り返しデータを入力する手間が省けて、業務をスムーズに進めることができ、Notionのデータベースに格納され
るまでを自動的に行うことで情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Notionに格納する内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・HubSpot、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
HubSpotのフォームで得た情報を、手作業でNotionに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォームが送信されたタイミングで、関連するNotionのデータベースレコードを自動で更新できるため、こうした課題をスムーズに解消し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Notionのデータベースが更新される毎に、Hubspotのコンタクトに登録するフローです。
NotionとHubspotを連携することで、データベースが更新される毎に自動的にHubspotにも登録されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Hubspotに登録する内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・Notion、HubspotそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Notionのデータベースが更新される毎に、Hubspotの取引に登録するフローです。
NotionとHubspotを連携することで、データベースが更新される毎に自動的にHubspotにも追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Hubspotに登録する内容などは自由にカスタマイズすることができます。
■注意事項
・Notion、HubspotそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
HubSpotのフォームからお問い合わせがあった際、内容確認のためにHubSpotを開き、そこから手作業でNotionへ情報を転記し、さらにSlackで担当者へ通知するといった一連の作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、HubSpotのフォーム送信をきっかけに、Notionへの情報登録からSlackへの通知までを自動で実行できるため、手作業による対応漏れや情報転記のミスを防ぎ、迅速な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
HubSpotに新規取引が更新されたら、Notionのデータベースに取引情報を格納するフローです。
HubSpotとNotionを連携することで、わざわざ手作業でHubSpotに更新された内容を確認することなく、Notionのデータベースに格納されるまでを自動的に行うことで情報管理の抜けや漏れをなくすことができ業務の効率化になます。
Notionに格納する内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・HubSpot、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
[Yoomとは]
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Notionがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Notionを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
こちらの業務フローに興味を持たれた方は、手順を参考にぜひ作成してみてください。
連携や自動化の設定は、ノーコードツールYoomを使えばプログラミングなどの専門知識なしで誰でも進められます。
Yoomにまだ登録していない方は、こちらからアカウント発行をどうぞ！
※最初に連携を行ってから、テンプレートを用いて業務フローを作成していく手順です。
既に連携が終わっている場合はステップ2へ進んでください。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、HubSpotとNotionを選択し、アプリを連携してください。
＜HubSpotの場合＞
・連携したいアカウントを選び「アカウントを選択」をクリックします。
・続く画面でボックスにチェックを入れ、「アプリを接続」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録には、Hubspotにてアプリを接続する権限を追加する必要があります。詳細はこちらを確認してください。
＜Notionの場合＞
・表示された画面で「ページを選択する」をクリックします。その後、下記の画面でボックスにチェックを入れ「アクセスを許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要
HubSpotに新規取引が更新されたら、Notionのデータベースに取引情報を格納するフローです。
HubSpotとNotionを連携することで、わざわざ手作業でHubSpotに更新された内容を確認することなく、Notionのデータベースに格納されるまでを自動的に行うことで情報管理の抜けや漏れをなくすことができ業務の効率化になます。
Notionに格納する内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・HubSpot、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
1.バナーにカーソルを合わせ「試してみる」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
テンプレートがコピーされると、以下画面が表示されます。
それでは早速設定を進めていきましょう！
1.コピーしたテンプレートを開きます。(必要に応じてタイトルを変更してください。)
※テンプレートは「マイプロジェクト」に保存されます。自動で開かなかった場合、マイプロジェクトから該当のテンプレートを選択してください。
2.「アプリトリガー コンタクトが作成または更新されたら」をクリックします。
3.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をしましょう。
アプリトリガーのタイトルを必要に応じて変更のうえ、「次へ」をクリックします。
4.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
ここではトリガーとなるアクションの起動間隔を設定しますが、【コンタクト作成または更新後の何分後にアクションを起こすか】を指定できる部分となるので、運用に合わせた時間を選んでください。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
5.テストを行いましょう。ここでは、作成したコンタクト情報を取得できます。
6.取得した値（アウトプット）に問題がなければ、「保存する」をクリックしてください。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。
1.次に、Notionのデータベースにコンタクト情報を反映するための設定を行います。
フローボットの「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックしてください。
2.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：必要に応じて変更してください。
・データベースID：情報の保存先となるNotionのデータベースのURLを入力してください。（『候補』から選択することもできます。）
3.「次へ」をクリックします。
4.データベースの詳細設定をします。
「追加するレコードの値」の各項目へ、欄下部の注記を参考に入力してください。
入力バーをクリックすることで、ステップ2-手順7で取得したアウトプットから情報を引用できます。
5.情報を入力後、テストを行います。テストが成功すると、Notionのデータベース内の指定した範囲にHubspotのコンタクト情報が自動で追加されます。
6.情報の反映を確認した後、「保存する」をクリックしましょう。
※Notionの情報がテストに反映されない場合、Notionの該当ページを開き、画面右のメニューからコネクト設定を行ってください。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックしてください。
これですべての設定が完了したので、実際にHubSpotでコンタクトを更新して、Notionのデータベースに情報が反映されるかを確認してみましょう。
■概要
HubSpotに新規取引が更新されたら、Notionのデータベースに取引情報を格納するフローです。
HubSpotとNotionを連携することで、わざわざ手作業でHubSpotに更新された内容を確認することなく、Notionのデータベースに格納されるまでを自動的に行うことで情報管理の抜けや漏れをなくすことができ業務の効率化になます。
Notionに格納する内容などは自由に設定することができます。
■注意事項
・HubSpot、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
本日ご紹介した連携以外にもHubSpotやNotionのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！
HubSpotで行われたアクションをチャットツールで通知したり、HubSpotの特定のページで操作を行うだけで請求書作成を行うことも可能です。
別ツールでの情報追加を検知してHubSpotに自動で情報を追加することもできます。
■概要
Meta広告（Facebook）にリード情報が登録されたら、HubSpotにコンタクトを作成するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotとMeta広告（Facebook）を連携させているマーケティング担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリードを自動でHubSpotのコンタクトとして登録し、効率的なリード管理を行いたい方
・手作業でのデータ入力の手間を省きたい方
・リード情報を活用したマーケティングオートメーションを構築したい方
2.HubSpotを利用している営業担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得した見込み客情報をHubSpotで一元管理し、営業活動に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）のリード情報をHubSpotのコンタクトとして一元管理することで、顧客情報や行動履歴を統合的に把握できます。HubSpotのワークフロー機能と連携することで、リードナーチャリングを自動化し、効率的なマーケティング活動ができます。
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、ZoomそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
HubSpotのコンタクトページからMicrosoft Excelの雛形をもとに請求書を作成するフローです。
HubSpotからフローボットを起動し、請求品目や金額などの情報を指定箇所に設定することで、請求書が自動で作成されます。 請求書の雛形は自由なフォーマットでご利用いただけます。
また、フローの途中に担当者の確認依頼を入れることも可能で、請求内容を一度チェックするといった組み合わせもできます。
■注意事項
・HubSpot、Microsoft ExcelそれぞれとYoomの連携が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・こちらのようなMicrosoft Excelで作成した請求書の雛形を用意してください。
◼️概要
HubSpotのコンタクトページからYoomのフローボットを起動し、スプレッドシートの雛形をもとに請求書を作成。
作成した請求書をGmailで送付するフローボットです。
HubSpotからフローボットを起動し、請求品目や金額などの情報を入力フォームで設定すると、請求書が自動で作成されます。
請求書の雛形は自由なフォーマットでご利用いただけます。
◼️注意事項
・HubSpot、GmailそれぞれとYoomの連携が必要です。
・こちらのようなスプレッドシートで作成した請求書の雛形を用意してください。
◼️概要
HubSpotに新たなコンタクトが登録された際に、Discordに通知を送る自動化を行います。
通知の内容や送信先のDiscordチャンネルは自由にカスタマイズ可能です。
◼️設定方法
1.HubSpotとDiscordそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.HubSpotの「新しいコンタクトが作成されたら」というトリガーを設定してください。
3.Discordの「テキストチャンネルにメッセージを送信」というオペレーションで、通知内容や送信先のチャンネルを設定してください。
◼️注意事項
・HubSpotアカウントとDiscordアカウントの連携設定が必要です。
・通知内容やチャンネルの設定を適宜変更してご利用ください。
■概要
Yoomのフォームに応募の回答が行われたら、HubSpotに応募者情報を追加して、顧客管理を行います。
すでに登録済みのユーザーについては顧客ステータスの更新なども自動的に行えます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
■作成方法
①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。
・各質問項目：応募のフォーム用に、名前や連絡先、住所や景品情報等を必要な質問項目に設定します。
・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。
※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するからHubSpotを選択して、以下設定しテスト・保存します。
・アクション：コンタクトの検索
・検索キーワード：コンタクトを検索するキーワードを入力します。①で取得したアドレス等を埋め込むこともできます。（アウトプットを埋め込む）
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、分岐するオペレーションを選択し、以下設定をして保存します。
・オペレーション：②のHubSpotのオペレーションを選択します。
・アウトプット：②で取得したコンタクトIDを選択します。
・条件：アウトプットが空ではないという設定にします。
・値：空白のままとします。
※分岐するオペレーションの詳細はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5464146
④空でないルートの＋マークを押し、アプリと連携するからHubSpotを選択して、以下設定しテスト・保存します。
・アクション：コンタクトのカスタムプロパティを更新
・コンタクトID：②で取得したコンタクトIDを{{コンタクトID}}のように埋め込みます。
・更新対象のプロパティー内部名：カスタムプロパティの内部名をHubSpotで確認し、ペースとしてください。
・値：任意の値を入れてください。今回2回以上応募があったユーザーをロイヤルカスタマーに更新するといった例にしています。
⑤＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlackを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：チャンネルにメッセージを送る
・投稿先のチャンネルID：欄をクリックし、表示された候補から送付したいチャンネルを選択します。
・メッセージ：任意のメッセージを入力します。以下のように①で取得した値を埋め込むことも可能です。
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再度景品応募がありました。
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・お名前：{{お名前}}
・ご住所：{{送付先のご住所}}
・希望景品：{{ほしい景品}}
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⑥その他のルートの＋マークを押し、アプリと連携するからHubSpotを選択して、以下設定しテスト・保存します。
・アクション：コンタクトの作成
・必要項目：名前やアドレスなど基本項目に①で取得した
・更新対象のプロパティー内部名：カスタムプロパティの内部名をHubSpotで確認し、ペースとしてください。
・値：任意の値を入れてください。今回2回以上応募があったユーザーをロイヤルカスタマーに更新するといった例にしています。
⑦＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからSlackを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：チャンネルにメッセージを送る
・投稿先のチャンネルID：欄をクリックし、表示された候補から送付したいチャンネルを選択します。
・メッセージ：任意のメッセージを入力します。以下のように①で取得した値を埋め込むことも可能です。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
新規の景品応募がありました。
----------
・お名前：{{お名前}}
・ご住所：{{送付先のご住所}}
・希望景品：{{ほしい景品}}
----------
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
■注意事項
・分岐するオペレーションや5つ以上のオペレーション設定はフリープランでは使用できません。
・各有料プランを無料でトライアルすることもできますので、本操作を使用したい場合はご活用ください。
※無料トライアルの詳細や開始方法についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9115350
会議の文字起こしデータを自動で格納したり、Notionのデータを別のデータベースツールに反映することもできます。AIツールも併せて活用することで、負担の大きくなりがちな業務を省略できる可能性があります。
◼️概要
Zoomでミーティングが終了したら、自動的に会議内容を自動で文字起こしし、文字起こしデータをNotionに保存します。
各アクションの設定内容を変更してご利用ください。
◼️注意事項
・Zoom、NotionそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
・レコーディングを実施しなかった会議の場合、エラーになるためご注意ください。
・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
NotionとGoogle スプレッドシートを連携することで、新しく追加された情報を自動的にGoogle スプレッドシートのデータベースへ格納されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
また、Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、作成日時や更新日時を用いて、分岐オペレーションを使用して登録と更新のルートを分岐させてGoogle Chatに通知するといった高度なフローも作成することができます。
■注意事項
・Notion、GoogleスプレッドシートそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Sansanに新しい名刺の情報が登録されたら、Notionのデータベースにレコードを追加するフローです。
SansanとNotionを連携することで、新しい名刺情報が自動的にNotionに追加されるので、手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SansanとNotionを普段から業務で利用しており、２つのアプリケーション間での転記や操作日常的に発生している方。
・Sansan上の顧客情報とNotion上の顧客情報を連携することで、営業効率を向上したい方。
■このテンプレートを使うメリット
連絡先などの顧客情報はSansan上で管理しているが、議事録や共有物などの情報はNotionで管理をしているといった
方にはSansan上二登録された顧客情報を瞬時にNotionに連携が可能なため業務に自動化・効率化が期待できます。また転記作業による転記ミスを防止することも期待できます。
■注意事項
・Sansan、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Notionでページが作成または更新されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
■設定方法
・NotionとSlackをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）
・Notionの「ページが作成または更新されたら」というトリガーでNotionの該当のデータベースなどを設定してください。
・Slackの「Slackに通知」というオペレーションで、Notionから取得したページ情報をもとに、送信先のチャンネル、メッセージ内容を設定してください。
・設定が完了したら、Notionでページが作成または更新されると、フローボットが起動し、対応するSlackチャンネルに通知が送られます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
ご紹介したテンプレート以外にも、Notionがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Notionを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
HubSpotで登録された顧客情報を自動的にNotionのデータベースに同期することで、情報を一元管理しやすくなります。
例えば、HubSpotで新しい顧客が登録された際に、その情報をNotionで管理している顧客データベースに自動追加することができますよ。
こうすることで手動でのデータ入力作業がなくなり、常に最新の正確な情報が共有されますよね。営業やマーケティング、カスタマーサポートなどの担当者が同一の情報にアクセスできることで、顧客対応にばらつきが出ることを抑えられるはずです。
共有できる情報は、顧客に関するものだけではありません。
HubSpotで管理している営業活動やキャンペーンに関する情報をNotionへ反映し情報共有することで、プロジェクトの進行がスムーズになるはずです。
例えば、HubSpotに登録したキャンペーンの進捗を、Notionのプロジェクト管理ページに自動反映する設定も可能です。プロジェクトチーム全員が最新の進捗状況を把握することでプロジェクトの遅れを防ぎ、必要な対応を迅速に行う助けになるのではないでしょうか。
また、この情報共有をもとにNotionのタスク管理機能を活用すれば、各メンバーが担当している作業の進捗についても把握が容易となり、タスク分担をより効率的にできるかもしれません。
HubSpotからNotionへの一方通行ではなく、NotionからHubSpotへ情報を同期することもできます。
Notion上で顧客やプロジェクトに関するデータが更新された際、HubSpotに自動反映することで、反映された情報をもとにマーケティングや営業の活動を行うことが可能になります。
例えば、Notionのデータベースで顧客の問い合わせ内容が更新されたら、その情報をHubSpotの顧客データに自動更新するよう設定できますよ。これにより、最新の顧客情報をもとに営業をかけるなど、迅速な対応が可能になり、それぞれの顧客に合わせたサービス提供につながりそうですね。
HubSpotとNotionの連携によって顧客情報管理やプロジェクト管理を一元化しやすくなり、生産性の向上が期待できます。
ツール間での自動同期や、その同期をもとにした効率的なプロジェクト管理や顧客対応、営業活動など活用方法は様々です。
Yoomを使うことで簡単に導入できるので、ぜひ試してみてください！
