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今回は、CRM(顧客管理システム)としてHubSpotをご利用中、もしくはご利用検討中の方へ、HubSpotをNotionと連携するメリット、そして、連携することで可能になる業務フローの自動化例についてお伝えします。
なお、Notionについては、データベース機能を中心に見ていきます。メモにしか使っていないという方も、データベースとしてHubSpotと連携すれば今より効率的に業務が進められるため、ぜひ参考にしてください。
まず、連携のメリット、そのメリットが発揮される自動化の例を3つご紹介します。
HubSpotで登録された顧客情報を自動的にNotionのデータベースに同期することで、情報の一元管理が可能になります。
例えば、HubSpotで新しい顧客が登録された際に、その情報をNotionで管理している顧客データベースに自動追加することができます。
手動でのデータ入力作業がなくなり、常に最新の正確な情報が共有されます。営業やマーケティング、カスタマーサポートなどの担当者が同一の情報にアクセスできることで、顧客対応にばらつきが出る心配もありません。
共有できる情報は、顧客に関するものだけではありません。
HubSpotで管理している営業活動やキャンペーンに関する情報をNotionへ反映し情報共有することで、プロジェクトの進行がスムーズになります。
例えば、HubSpotに登録したキャンペーンの進捗を、Notionのプロジェクト管理ページに自動反映する設定が可能です。プロジェクトチーム全員が最新の進捗状況を把握することでプロジェクトの遅れを防ぎ、タスクの優先順位の見直しなど必要な対応を迅速に行うことができます。
また、この情報共有をもとにNotionのタスク管理機能を活用すれば、各メンバーが担当している作業の進捗についても把握が容易となるためタスク分担を更に効率的に進められます。
HubSpotからNotionへの一方通行ではなく、NotionからHubSpotへの情報の同期も可能です。
Notion上で顧客やプロジェクトに関するデータが更新された際、HubSpotに自動反映することができ、反映された情報をもとにマーケティングや営業の活動を行うことが可能となります。
例えば、Notionのデータベースで顧客の問い合わせ内容が更新されたら、その情報をHubSpotの顧客データに自動更新するよう設定できます。これにより、最新の顧客情報をもとに営業をかけるなど迅速な対応が可能となり、それぞれの顧客に合わせたサービス提供につながります。
では、ここで、HubSpotとNotionに関する連携と自動化の例として、業務フローの作成手順を1つご紹介します。
こちらはHubSpotでコンタクトが作成または更新されたら、Notionのデータベースに情報を自動保存するフローです。
こちらのフローを使えば、HubSpotへの顧客情報の登録後、内容を確認してNotionのデータベースへ手入力する必要がなくなります。Notionのデータベースに情報が自動保存されるため、情報の抜けやもれ、手入力による入力ミスなどを防ぎ、業務を効率的に進められます。
こちらの業務フローに興味を持たれた方は、手順を参考にぜひ作成してみてください。
連携や自動化の設定は、ノーコードツールYoomを使えばプログラミングなどの専門知識なしで誰でも進められます。
Yoomにまだ登録していない方は、こちらからアカウント発行をどうぞ！
そして、以下のテンプレートがあれば、フロー作成が更に簡単になります。Yoomのご利用が初めての方や作成に慣れていない方、短時間でフロー作成を終わらせたい方は、リンク先から「このテンプレートを試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
※最初に連携を行ってから、テンプレートを用いて業務フローを作成していく手順です。
既に連携が終わっている場合はステップ2へ進んでください。
1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。
2.マイアプリの新規接続一覧の中から、HubSpotとNotionを選択し、アプリを連携してください。
※HubSpotのマイアプリ登録については、こちらをご覧ください。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
3.コピーしたテンプレートを開きます。(必要に応じてタイトルを変更してください。)
※テンプレートは「マイプロジェクト」に保存されます。
自動で開かなかった場合、マイプロジェクトから該当のテンプレートを選択し、
画面右上の「編集する」をクリックしてください。
4.フローボットから「アプリトリガー コンタクトが作成または更新されたら」をクリックしてください。
5.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
アプリトリガーのタイトルを必要に応じて変更のうえ、「次へ」をクリックします。
6.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
トリガーの起動間隔は、業務の都合に合わせて適切な時間を設定してください。
7.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
8.フローボットから「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックしてください。
9.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
・タイトル：必要に応じて変更してください。
・データベースID：情報の保存先となるNotionのデータベースのURLを入力してください。
10.「次へ」をクリックします。
11.データベースの詳細設定をします。
「追加するレコードの値」の各項目へ、欄下部の注記を参考に入力してください。
※ステップ2-手順7で取得したアウトプットから情報の参照が可能です。
12.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
※Notionの情報がテストに反映されない場合、Notionの該当ページを開き、画面右のメニューからコネクト設定を行ってください。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。
以上で、HubSpotでコンタクトが更新されたら、Notionのデータベースに情報を自動保存するフローの完成となります。
ここでは先ほど詳細手順をお伝えした業務フローの応用として、HubSpotの情報を他ツールへ同期させた後、チャットでその旨を通知するまでを自動化したテンプレートを1つご紹介します。
こちらは、HubSpotに新規コンタクトが登録されたらkintoneに情報を登録し、Google Chatに通知するフローのテンプレートです。
チャットでの通知までがフローに含まれているため、情報の見落とし防止につながります。
Notionではなくkintoneでデータベース管理を、Google Chatで社内外との情報共有をそれぞれ行っている場合は、当テンプレートをそのままご利用いただけます。データベース管理やコミュニケーションのツールを会社の導入しているツールに合わせて変更すると、会社の状況に合わせたご利用が可能です。
HubSpotとNotionの連携によって自動化できる業務フローは、メリットとともに紹介したものを含めて他にもたくさんあります。2つのツール間や、ツールそれぞれと他ツールの連携を行い、業務の自動化を進めましょう。
HubSpotとNotionの連携によって顧客情報管理やプロジェクト管理の一元化が可能となり、生産性の向上が期待できます。
ツール間での情報の自動同期や、その同期をもとに効率的なプロジェクト管理や顧客対応、営業活動を行うことが可能となるため、2つのツールの連携をおすすめします！
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