【ノーコードで実現可能！】顧客情報やプロジェクト管理にHubSpotとNotionの連携がおすすめ！

[Yoomとは]

HubSpotとNotionの連携フローの作り方

こちらの業務フローに興味を持たれた方は、手順を参考にぜひ作成してみてください。
連携や自動化の設定は、ノーコードツールYoomを使えばプログラミングなどの専門知識なしで誰でも進められます。
Yoomにまだ登録していない方は、こちらからアカウント発行をどうぞ！

※最初に連携を行ってから、テンプレートを用いて業務フローを作成していく手順です。
　既に連携が終わっている場合はステップ2へ進んでください。

ステップ1:HubSpotとNotionをマイアプリ連携

1.Yoomへのログイン後、左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックしてください。

2.マイアプリの新規接続一覧の中から、HubSpotとNotionを選択し、アプリを連携してください。
　※HubSpotのマイアプリ登録については、こちらをご覧ください。

次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。

1.バナーにカーソルを合わせ「試してみる」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

ステップ2:HubSpotのコンタクトが作成または更新されたら起動するトリガーを設定

3.コピーしたテンプレートを開きます。(必要に応じてタイトルを変更してください。)
　※テンプレートは「マイプロジェクト」に保存されます。
　　自動で開かなかった場合、マイプロジェクトから該当のテンプレートを選択し、
　　画面右上の「編集する」をクリックしてください。

4.フローボットから「アプリトリガー コンタクトが作成または更新されたら」をクリックしてください。

5.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　アプリトリガーのタイトルを必要に応じて変更のうえ、「次へ」をクリックします。

6.アプリトリガーのAPI接続設定をします。
　トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。

　※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

7.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Notionのデータベースにレコードを追加するアクションを設定

8.フローボットから「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックしてください。

9.「連携アカウントとアクションを選択」の設定をします。
　・タイトル：必要に応じて変更してください。
　・データベースID：情報の保存先となるNotionのデータベースのURLを入力してください。

10.「次へ」をクリックします。

11.データベースの詳細設定をします。
　「追加するレコードの値」の各項目へ、欄下部の注記を参考に入力してください。
　※ステップ2-手順7で取得したアウトプットから情報の参照が可能です。

12.テストを行い、成功を確認して「保存する」をクリックしてください。
　※Notionの情報がテストに反映されない場合、Notionの該当ページを開き、画面右のメニューからコネクト設定を行ってください。

最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。

以上で、HubSpotでコンタクトが更新されたら、Notionのデータベースに情報を自動保存するフローの完成となります。

HubSpotとNotionのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもHubSpotやNotionのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

HubSpotを活用した自動化例

HubSpotに新規コンタクトが登録されたらkintoneに情報を登録し、Google Chatに通知する
チャットでの通知までがフローに含まれているため、情報の見落とし防止につながります。
Notionではなくkintoneでデータベース管理を、Google Chatで社内外との情報共有をそれぞれ行っている場合は、当テンプレートをそのままご利用いただけます。データベース管理やコミュニケーションのツールを会社の導入しているツールに合わせて変更すると、会社の状況に合わせたご利用が可能です。

HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信する

HubSpotのデータをNotionに転記するだけでなく、Gmailでメールを送ることもできます。
新規コンタクトの存在をいち早く知ることで、迅速な対応につながります。

HubSpotで新規コンタクトが作成されたらZoomミーティングを自動で作成し、詳細をメール送信する

こちらはHubSpotとZoomの連携例です。
ミーティング作成からメール通知まで一貫して自動で行われるため、会議準備の負担軽減に役立つでしょう。

Notionを活用した自動化例

毎月Notionの情報を一括取得し、Googleドキュメントに記録する

一度設定してしまえば毎月自動でGoogleドキュメントにデータが転記されるので、Notionのバックアップとして活用できそうです。

Notionの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する

‍Notionにデータを追加するだけでなく、Notionのデータを他ツールに同期させることも可能です。
どのツールを基幹として使うかによって、フローを使い分けると更に便利になりますね。

指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付する

こちらのフローボットは、指定のスケジュールになることをトリガーにしています。Notionに新規ページを作成しboardの請求リストを反映させた後、担当者に対応を依頼しメールを送る設定にしているので、請求の定型業務を自動化できます。Notionでタスク管理や帳簿管理をしている部署で、大活躍しますね。

HubSpotとNotionを連携するメリットと自動化例

メリット1: 顧客情報の一元管理が可能になる

HubSpotで登録された顧客情報を自動的にNotionのデータベースに同期することで、情報を一元管理しやすくなります。
例えば、HubSpotで新しい顧客が登録された際に、その情報をNotionで管理している顧客データベースに自動追加することができます。
こうすることで手動でのデータ入力作業がなくなり、常に最新の正確な情報が共有されますよね。営業やマーケティング、カスタマーサポートなどの担当者が同一の情報にアクセスできることで、顧客対応にばらつきが出る心配もありません。

メリット2: プロジェクト管理を効率的に行うことができる

共有できる情報は、顧客に関するものだけではありません。
HubSpotで管理している営業活動やキャンペーンに関する情報をNotionへ反映し情報共有することで、プロジェクトの進行がスムーズになるでしょう。
例えば、HubSpotに登録したキャンペーンの進捗を、Notionのプロジェクト管理ページに自動反映する設定が可能です。プロジェクトチーム全員が最新の進捗状況を把握することでプロジェクトの遅れを防ぎ、タスクの優先順位の見直しなど必要な対応を迅速に行う助けになります。
また、この情報共有をもとにNotionのタスク管理機能を活用すれば、各メンバーが担当している作業の進捗についても把握が容易となるため、タスク分担をより効率的にできるかもしれません。

メリット 3: 最新情報をもとにパーソナライズ化された営業活動を行える

HubSpotからNotionへの一方通行ではなく、NotionからHubSpotへ情報を同期することもできます。
Notion上で顧客やプロジェクトに関するデータが更新された際、HubSpotに自動反映することができ、反映された情報をもとにマーケティングや営業の活動を行うことが可能となります。
例えば、Notionのデータベースで顧客の問い合わせ内容が更新されたら、その情報をHubSpotの顧客データに自動更新するよう設定できます。これにより、最新の顧客情報をもとに営業をかけるなど迅速な対応が可能となり、それぞれの顧客に合わせたサービス提供につながります。

まとめ

HubSpotとNotionの連携によって顧客情報管理やプロジェクト管理を一元化しやすくなり、生産性の向上が期待できますね。
ツール間での自動同期や、その同期をもとにした効率的なプロジェクト管理や顧客対応、営業活動など活用方法は様々です。Yoomを使うことで簡単に導入できるので、ぜひ試してみてください！