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HubSpotとOpenAIを連携して、HubSpotに新規の会社を登録したらOpenAIの返答内容をもとにチケットを自動で作成する方法
業務の効率化や顧客対応の最適化において、さまざまなITツールの連携が重要です。
特に、CRMツールのHubSpotとAI技術を連携させることで、業務の自動化や対応スピードの向上が可能になります。
本ブログでは、HubSpotとOpenAIを連携し、HubSpotに新規の会社が登録されたら、OpenAIを活用して、登録された会社の業種情報を自動で生成し、チケットを作成する仕組みについて解説します。
このフローの活用により、手作業の削減による業務効率の向上や、顧客対応の迅速化といったメリットが得られるでしょう。
ノーコードで簡単にアプリ連携できる手順を、画像付きで分かりやすく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください！
こんな方におすすめ
- HubSpotとOpenAIをすでに活用している方。
- チケットの作成を効率化したいと考えている方。
- OpenAIを活用し、新規顧客対応のスピードを向上させたい方。
- APIを活用したツール連携により、情報共有を円滑にしたい方。
ここからは、ノーコードツールYoomを使用して、「HubSpotに新規の会社が登録されたら、連携したOpenAIの返答内容をもとにチケットを作成する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
HubSpotに新規の会社を登録したらOpenAIの返答内容をもとにチケットを自動で作成する方法
HubSpotで新しい会社が作成されたらクラウドサインのAPIを利用して受け取り、OpenAIのAPIを用いてテキストを生成し、その内容をもとにHubSpotでチケットを作成することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは以下のプロセスで作成します。
- HubSpotとOpenAIのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- HubSpotでトリガーを設定後、OpenAIでアクションを設定
- トリガーをON
Yoomに登録済みの方はログインし、未登録の方はこちらから無料登録をして、設定を進めていきましょう！
■概要HubSpotに新しい会社情報が登録されるたび、その後のフォローアップのために手動でチケットを作成する作業に手間を感じていないでしょうか。関連情報の調査やタスクの起票を毎回行うのは、時間的な負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、HubSpotへの会社登録をきっかけに、連携したOpenAIがチケットの内容を自動で生成し、HubSpot上にチケットを自動作成することが可能です。これにより、顧客対応の初動をスムーズにし、担当者の作業負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotで顧客管理を行っており、新規会社登録後の対応を効率化したい営業担当者の方
- OpenAIを活用して、顧客情報の要約やタスクの自動生成に興味があるチームリーダーの方
- 手作業によるチケットの作成漏れや対応の遅れを防ぎたいカスタマーサポート担当の方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotへの会社登録からチケット作成までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別のコア業務に充てることができます。
- 手動でのチケット作成時に発生しがちな、起票漏れや内容の不備といったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとOpenAIをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、会社情報に基づいたチケット内容を生成させます。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」アクションを設定し、OpenAIが生成したテキストを引用してチケットを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- OpenAIでテキストを生成するアクションでは、どのような内容のチケットを作成したいかに合わせて、プロンプト（指示文）や使用するモデルを任意で設定してください。
- HubSpotでチケットを作成するアクションでは、件名や詳細、担当者などの各フィールドに、トリガーで取得した会社情報やOpenAIが生成したテキストを組み合わせて自由に設定が可能です。
■注意事項- HubSpot、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）詳細は「OpenAIの料金プラン」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで顧客管理を行っており、新規会社登録後の対応を効率化したい営業担当者の方
- OpenAIを活用して、顧客情報の要約やタスクの自動生成に興味があるチームリーダーの方
- 手作業によるチケットの作成漏れや対応の遅れを防ぎたいカスタマーサポート担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへの会社登録からチケット作成までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別のコア業務に充てることができます。
- 手動でのチケット作成時に発生しがちな、起票漏れや内容の不備といったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとOpenAIをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、会社情報に基づいたチケット内容を生成させます。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」アクションを設定し、OpenAIが生成したテキストを引用してチケットを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- OpenAIでテキストを生成するアクションでは、どのような内容のチケットを作成したいかに合わせて、プロンプト（指示文）や使用するモデルを任意で設定してください。
- HubSpotでチケットを作成するアクションでは、件名や詳細、担当者などの各フィールドに、トリガーで取得した会社情報やOpenAIが生成したテキストを組み合わせて自由に設定が可能です。
■注意事項
- HubSpot、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）詳細は「OpenAIの料金プラン」をご参照ください。
ステップ1:HubSpotとOpenAIのマイアプリ連携
1.HubSpotの登録方法
マイアプリをクリック後、新規接続をクリックしたら、HubSpotと検索します。
上記画面の赤枠部分をクリックし、ログインをすればHubSpotのアプリ登録完了です。
2. OpenAIの登録方法
先ほど同様に「新規接続」をクリックし、OpenAIを検索します。
OpenAIの新規登録画面に、アカウント名とアクセストークンを入力し「追加」をクリックしてください。
※参照：詳しい設定方法はOpenAIのマイアプリ登録方法をご覧ください。
※注意事項：OpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
これで、HubSpotとOpenAIのマイアプリ連携が完了しました！
ステップ2:テンプレートのコピー
次に、テンプレートを利用して設定を進めていきましょう。
Yoomにログインできたら、下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
■概要HubSpotに新しい会社情報が登録されるたび、その後のフォローアップのために手動でチケットを作成する作業に手間を感じていないでしょうか。関連情報の調査やタスクの起票を毎回行うのは、時間的な負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、HubSpotへの会社登録をきっかけに、連携したOpenAIがチケットの内容を自動で生成し、HubSpot上にチケットを自動作成することが可能です。これにより、顧客対応の初動をスムーズにし、担当者の作業負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotで顧客管理を行っており、新規会社登録後の対応を効率化したい営業担当者の方
- OpenAIを活用して、顧客情報の要約やタスクの自動生成に興味があるチームリーダーの方
- 手作業によるチケットの作成漏れや対応の遅れを防ぎたいカスタマーサポート担当の方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotへの会社登録からチケット作成までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別のコア業務に充てることができます。
- 手動でのチケット作成時に発生しがちな、起票漏れや内容の不備といったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとOpenAIをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、会社情報に基づいたチケット内容を生成させます。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」アクションを設定し、OpenAIが生成したテキストを引用してチケットを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- OpenAIでテキストを生成するアクションでは、どのような内容のチケットを作成したいかに合わせて、プロンプト（指示文）や使用するモデルを任意で設定してください。
- HubSpotでチケットを作成するアクションでは、件名や詳細、担当者などの各フィールドに、トリガーで取得した会社情報やOpenAIが生成したテキストを組み合わせて自由に設定が可能です。
■注意事項- HubSpot、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）詳細は「OpenAIの料金プラン」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで顧客管理を行っており、新規会社登録後の対応を効率化したい営業担当者の方
- OpenAIを活用して、顧客情報の要約やタスクの自動生成に興味があるチームリーダーの方
- 手作業によるチケットの作成漏れや対応の遅れを防ぎたいカスタマーサポート担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへの会社登録からチケット作成までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別のコア業務に充てることができます。
- 手動でのチケット作成時に発生しがちな、起票漏れや内容の不備といったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとOpenAIをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、会社情報に基づいたチケット内容を生成させます。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」アクションを設定し、OpenAIが生成したテキストを引用してチケットを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- OpenAIでテキストを生成するアクションでは、どのような内容のチケットを作成したいかに合わせて、プロンプト（指示文）や使用するモデルを任意で設定してください。
- HubSpotでチケットを作成するアクションでは、件名や詳細、担当者などの各フィールドに、トリガーで取得した会社情報やOpenAIが生成したテキストを組み合わせて自由に設定が可能です。
■注意事項
- HubSpot、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）詳細は「OpenAIの料金プラン」をご参照ください。
ステップ3:HubSpotで新しい会社が作成されたら起動するトリガーの設定
まずは、「新しい会社が作成されたら」をクリックし設定していきます。
こちらのページは設定済みです。
トリガーアクションは「新しい会社が作成されたら」を選択して、「次へ」をクリックしてください。
トリガーの起動間隔は、プルダウンより任意で設定してください。
※注意事項：起動間隔はプランにより異なります。
起動間隔を設定したら、HubSpotでテストに使用するための会社を登録してください。
テストを行うと、先ほど登録した会社情報がアウトプットに取得されます。
確認ができたら設定を保存しましょう。
ステップ4:OpenAIでテキストを生成する
次は、「対話する（テキストを生成・操作する）」という項目をクリックしてください。
こちらのページは設定済みです。
アクションは「テキストを生成」を選択して、「次へ」をクリックしてください。
モデルは、プルダウンより任意で設定してください。
プロンプトは、上記画面のようにすでに設定されています。
このように設定すると、HubSpotに登録された会社情報から「業種」を自動で取得しプロンプトに引用することができます。
テストを行い、アウトプットが正しく取得されたら「保存する」をクリックしてください。
ステップ5:HubSpotでチケットを作成する
つづいて、「チケットを作成」という項目をクリックしてください。
こちらのページは設定済みです。
アクションは「チケットを作成」を選択して、「次へ」をクリックしてください。
チケット名は、上記画像のように設定してください。
このように設定すると、チケット名をHubSpotに登録された「会社名」で自動登録できます。
チケットの説明も同様に設定します。
この設定をすると、「OpenAIの返答内容」をチケットの説明に引用できます。
テストが成功したら、設定を保存してください。
ステップ6:トリガーをONにする
「トリガーをON」をクリックし、フローボットを起動させましょう。
これで「HubSpotに新規の会社が登録されたら、連携したOpenAIの返答内容をもとにチケットを作成する」フローの完成です！
■概要HubSpotに新しい会社情報が登録されるたび、その後のフォローアップのために手動でチケットを作成する作業に手間を感じていないでしょうか。関連情報の調査やタスクの起票を毎回行うのは、時間的な負担になることもあります。このワークフローを活用すれば、HubSpotへの会社登録をきっかけに、連携したOpenAIがチケットの内容を自動で生成し、HubSpot上にチケットを自動作成することが可能です。これにより、顧客対応の初動をスムーズにし、担当者の作業負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotで顧客管理を行っており、新規会社登録後の対応を効率化したい営業担当者の方
- OpenAIを活用して、顧客情報の要約やタスクの自動生成に興味があるチームリーダーの方
- 手作業によるチケットの作成漏れや対応の遅れを防ぎたいカスタマーサポート担当の方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotへの会社登録からチケット作成までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別のコア業務に充てることができます。
- 手動でのチケット作成時に発生しがちな、起票漏れや内容の不備といったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとOpenAIをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、会社情報に基づいたチケット内容を生成させます。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」アクションを設定し、OpenAIが生成したテキストを引用してチケットを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- OpenAIでテキストを生成するアクションでは、どのような内容のチケットを作成したいかに合わせて、プロンプト（指示文）や使用するモデルを任意で設定してください。
- HubSpotでチケットを作成するアクションでは、件名や詳細、担当者などの各フィールドに、トリガーで取得した会社情報やOpenAIが生成したテキストを組み合わせて自由に設定が可能です。
■注意事項- HubSpot、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）詳細は「OpenAIの料金プラン」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで顧客管理を行っており、新規会社登録後の対応を効率化したい営業担当者の方
- OpenAIを活用して、顧客情報の要約やタスクの自動生成に興味があるチームリーダーの方
- 手作業によるチケットの作成漏れや対応の遅れを防ぎたいカスタマーサポート担当の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへの会社登録からチケット作成までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を別のコア業務に充てることができます。
- 手動でのチケット作成時に発生しがちな、起票漏れや内容の不備といったヒューマンエラーを防ぎ、対応品質の安定化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとOpenAIをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOpenAIの「テキストの生成（Chat completion）」アクションを設定し、会社情報に基づいたチケット内容を生成させます。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「チケットを作成」アクションを設定し、OpenAIが生成したテキストを引用してチケットを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- OpenAIでテキストを生成するアクションでは、どのような内容のチケットを作成したいかに合わせて、プロンプト（指示文）や使用するモデルを任意で設定してください。
- HubSpotでチケットを作成するアクションでは、件名や詳細、担当者などの各フィールドに、トリガーで取得した会社情報やOpenAIが生成したテキストを組み合わせて自由に設定が可能です。
■注意事項
- HubSpot、OpenAIのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）詳細は「OpenAIの料金プラン」をご参照ください。
さらに自動化するには
Yoomには自動化だけでなく、業務を円滑に進めるための機能がたくさんあります。
先ほど作成したフローの応用例を2つご紹介していきます！
応用例1 :通知機能
ワークフローの完了を通知することができる機能があります。
この機能により、OpenAIの返答内容をもとにチケットを作成できたら、設定されたメールアドレスに自動で通知できます。
応用例2 :データベースに追加
先ほど作成した「チケットを作成」の下にある「+ボタン」をクリックすると、アクションを追加できます。
Google スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定することで、チケット情報をデータベースに収集することができます。
その他のHubSpotを使用した自動化例のご紹介
ここからは、HubSpotを使用した3つの連携フローをご紹介します。
1. HubSpotから会議相手を選択してZoomの会議URLを自動で作成できるフローです。
このフローを活用することで、手入力でのURL作成に伴うヒューマンエラーを防ぎ、会議参加者全員に確実に正しいURLを共有できます。
また、この自動化によりスケジュール管理を一元化できるため、効率的に会議を運営できるようになるかもしれません。
■概要HubSpotで顧客情報を管理しながら、都度Zoomを開いてミーティングURLを発行する作業に手間を感じていませんか？手作業でのURL発行は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや会議設定の誤りを引き起こす原因にもなります。このワークフローを活用すれば、HubSpotの会社詳細ページから必要な情報を取得し、ZoomのミーティングURLを自動で作成するため、会議設定のプロセスを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotとZoomを利用して、日常的に商談や打ち合わせを設定している営業担当者の方
- CRM上の顧客情報をもとに、手作業で会議設定を行っており、作業の効率化を図りたい方
- 会議設定時のURL発行ミスや共有漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotの画面から操作を完結できるため、アプリ間を移動する手間や手入力の時間を短縮し、会議設定を迅速に行えます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、会議の日時や参加者設定の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な運用を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「会社詳細ページから起動」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「会社のカスタムプロパティを取得」アクションを設定し、会議に必要な情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに会議URLを発行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- HubSpotのトリガー設定では、このワークフローを起動させたいページのURLを任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成する際に、会議のトピックやアジェンダなどの各項目へ、前段のHubSpotから取得した値を自由に埋め込むことが可能です。
■注意事項- HubSpot、ZoomぞれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとZoomを利用して、日常的に商談や打ち合わせを設定している営業担当者の方
- CRM上の顧客情報をもとに、手作業で会議設定を行っており、作業の効率化を図りたい方
- 会議設定時のURL発行ミスや共有漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの画面から操作を完結できるため、アプリ間を移動する手間や手入力の時間を短縮し、会議設定を迅速に行えます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、会議の日時や参加者設定の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な運用を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとZoomをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「会社詳細ページから起動」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「会社のカスタムプロパティを取得」アクションを設定し、会議に必要な情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに会議URLを発行します。
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、このワークフローを起動させたいページのURLを任意で設定してください。
- Zoomでミーティングを作成する際に、会議のトピックやアジェンダなどの各項目へ、前段のHubSpotから取得した値を自由に埋め込むことが可能です。
■注意事項
- HubSpot、ZoomぞれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。
2.Gmailで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを自動で登録できるフローです。
このフローを活用することで、手動による転記作業を効率化でき、既存顧客へのフォローや新規案件の準備といった重要度の高い業務に時間を割くことが可能になります。
■概要Gmailで受信したメールに記載されている署名情報から、一件ずつHubSpotへ手入力でコンタクト登録をしていませんか？この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストによる入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメール本文からAIが署名情報を自動で抽出し、HubSpotへ新規コンタクトとして自動で登録する一連の流れを構築できます。面倒なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方- Gmailで受け取った署名などをHubSpotへ手作業で登録している営業やCS担当者の方
- HubSpotへのコンタクト登録における入力ミスや登録漏れを防止したいと考えている方
- リード獲得後の顧客情報管理を効率化し、営業活動を迅速に進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット- Gmailでメールを受信するだけで署名情報がHubSpotへ自動で登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、受信したメール本文から会社名や氏名、連絡先などの署名情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを選択し、AI機能で抽出した情報を各項目に紐付けて登録されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与されたラベルを任意で設定することが可能です。
- AI機能のテキスト抽出では、トリガーで取得したメール本文から抽出したい項目（例：会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- HubSpotへのコンタクト作成では、前段のAI機能で抽出した情報を引用し、登録したいフィールドを自由に設定することが可能です。
■注意事項- Gmail、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取った署名などをHubSpotへ手作業で登録している営業やCS担当者の方
- HubSpotへのコンタクト登録における入力ミスや登録漏れを防止したいと考えている方
- リード獲得後の顧客情報管理を効率化し、営業活動を迅速に進めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでメールを受信するだけで署名情報がHubSpotへ自動で登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になるため、会社名や氏名、連絡先などの入力間違いや漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、受信したメール本文から会社名や氏名、連絡先などの署名情報を抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを選択し、AI機能で抽出した情報を各項目に紐付けて登録されるように設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与されたラベルを任意で設定することが可能です。
- AI機能のテキスト抽出では、トリガーで取得したメール本文から抽出したい項目（例：会社名、氏名、メールアドレスなど）を任意で設定できます。
- HubSpotへのコンタクト作成では、前段のAI機能で抽出した情報を引用し、登録したいフィールドを自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.HubSpotのフォーム情報をもとにGoogleカレンダーに予定を自動で登録できるフローです。
このフローを活用することで、フォームが送信されたら、迅速にカレンダーに登録できるため、担当者は素早く対応の準備ができます。
これにより、顧客満足度や信頼性の向上が期待でき、ビジネスの成長につながるかもしれません。
■概要HubSpotのフォームから商談や面談の申し込みがあった際に、手動でGoogleカレンダーに予定を登録していませんか？この作業は単純ですが、対応件数が増えると入力の手間がかかり、日時の転記ミスなども発生しがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotでフォームが送信されると、その情報をもとにGoogleカレンダーへ自動で予定が作成されるため、こうした手間やミスを削減できます。■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotのフォームで受け付けた申し込みを手作業でGoogleカレンダーに登録している方
- フォームからの商談や面談設定の対応漏れや、日時の入力ミスを防ぎたいと考えている方
- マーケティングや営業活動における、リード獲得から日程調整までのプロセスを効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotのフォームが送信されると自動でGoogleカレンダーに予定が登録され、手作業での入力時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になるため、参加者名や日時の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、フォームから取得した氏名や希望日時などの情報を連携して予定を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- HubSpotのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームを任意で指定してください。これにより、特定のキャンペーンや問い合わせ用のフォームが送信された時だけ、このワークフローを起動させることが可能です。
■注意事項- HubSpot、GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- HubSpotのフォームで受け付けた申し込みを手作業でGoogleカレンダーに登録している方
- フォームからの商談や面談設定の対応漏れや、日時の入力ミスを防ぎたいと考えている方
- マーケティングや営業活動における、リード獲得から日程調整までのプロセスを効率化したい方
- HubSpotのフォームが送信されると自動でGoogleカレンダーに予定が登録され、手作業での入力時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要になるため、参加者名や日時の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- はじめに、HubSpotとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、フォームから取得した氏名や希望日時などの情報を連携して予定を作成します。
- HubSpotのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームを任意で指定してください。これにより、特定のキャンペーンや問い合わせ用のフォームが送信された時だけ、このワークフローを起動させることが可能です。
- HubSpot、GoogleカレンダーとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotとOpenAIの連携メリットと具体例
メリット1: 作業の自動化による業務効率化
HubSpotへの情報登録やチケット作成を手入力で行うと、時間や手間がかかりヒューマンエラーが発生するリスクが伴います。
HubSpotとOpenAIを連携すると、HubSpotに新規の会社が登録されたら、OpenAIでテキストを自動で生成しチケットを作成できます。
この自動化により、営業担当者は、手入力で情報を整理する手間を省くことができ、素早く適切なアクションを取ることが可能になります。
これにより、その他の重要な業務に時間を充てることができるようになり、業務の全体的な効率向上が期待できます。
メリット2: 顧客対応のスピード向上
HubSpotとOpenAIを連携することで、HubSpotに新規の会社が登録されたら、OpenAIがその企業の業界の業務内容や業務の課題点などを自動で解析し、チケットに登録できるため、適切な対応方法を素早く提案できます。
この自動化により、サポートチームや営業チームは、迅速に必要な情報を把握できるため、顧客対応のスピード向上が期待できます。
特に、BtoBビジネスにおいては、新規顧客の初動対応が重要なため、スピーディな対応ができることで、信頼獲得に直結する可能性があります。
メリット3: チーム間の情報共有の円滑化
HubSpotとOpenAIを連携すると、新しく登録された会社の情報をOpenAIの返答内容をもとにチケットとして自動作成できるため、チームメンバー全員の情報共有が円滑になります。
この自動化により、OpenAIが新規登録された企業の業種に関連する社内メモを自動でまとめられるため、新規顧客に対する対応の方向性を統一しやすくなるかもしれません。
この仕組みを導入することで、チーム間の情報共有を漏れなく迅速に行えるため、業務をスムーズに進めていけることが期待できます。
まとめ
HubSpotとOpenAIを連携して、HubSpotに新規の会社を登録したらOpenAIの返答内容をもとにチケットを自動で作成することで、業務の効率化や顧客対応の迅速化を実現できます。この自動化を活用すれば、手作業の削減によるヒューマンエラーの防止や、データを活用した適切で迅速な対応が可能になりますよ！
Yoomでは、プログラミング不要でアプリ連携が可能です。
アプリ連携による自動化を検討している企業や、業務フローを改善したい方は、ぜひ今回の内容を参考に設定してみてください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
