HubSpotのコンタクトに登録されたリード宛にOutlookで定型メールを送信する
手動でのメール送信作業の削減が期待できますので、手動で一件一件メールを送る手間を省きたい方やリードのフォローアップメールを手間なく送信したい方におすすめのフローです。
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「この日程調整、毎回手作業でメールを送るの、正直つらいな…」
「リードへのフォローも、毎回同じメールをコピペして送るだけなのに、なぜこんなに時間がかかるんだろう」
そんな風に感じたことはありませんか？HubSpotとOutlookを連携すれば、こうした“繰り返しの作業”を自動化することができます。たとえば、HubSpotのフォーム送信をトリガーにして、Outlookで日程調整のメールを自動で送信したり、コンタクトに登録されたリードへ定型メールを送信したりできます。さらには、定期的に顧客情報を取得して、定時メールを配信することも可能です。
この記事では、HubSpotとOutlookを連携してできることや、具体的な設定方法を詳しくご紹介します。自動化を体験してみたいと考えている方はぜひ最後までご覧ください。
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にHubSpotとOutlookの連携が可能です。YoomにはあらかじめHubSpotとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
HubSpotとOutlookのAPIを連携すれば、HubSpotのデータをOutlookに自動的に連携することが可能です！例えば、下記のようなデータ連携を人の手を介さず、自動的に実施することができます。
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにHubSpotとOutlookの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
スケジュール調整の手間による削減が期待できるので、顧客とのミーティング調整にOutlookを活用している方におすすめのフローです。
手動でのメール送信作業の削減が期待できますので、手動で一件一件メールを送る手間を省きたい方やリードのフォローアップメールを手間なく送信したい方におすすめのフローです。
Outlookを利用したメール配信を行っており、手動でのメール作成や送信に時間がかかっていると感じている方やHubspotを利用して見込み顧客や既存顧客の管理を行っている方におすすめのフローです。
それでは、さっそく実際にHubSpotとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでHubSpotとOutlookの連携を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はHubspotのフォーム情報をもとにOutlookで日程調整のメールを送信するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
HubSpotの連携
HubSpotをマイアプリに登録するには権限を追加する必要があります。
権限追加方法については、こちらのヘルプページをご確認ください。
※権限の追加は、「スーパー管理者権限」 のユーザーのみ可能です。スーパー管理者権限のユーザーでない場合は管理者の方に権限追加について確認してください。
1.検索する
検索ボックスにHubSpotと入力し、HubSpotのアイコンをクリックします。
2.サインインする
下記画面となりますので赤枠の部分をクリックします。
画面が遷移しますのでIDとパスワードを入力しサインインします。
Yoomと連携したいアカウントを選び「アカウントを選択」をクリックしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Outlookの連携
1.検索する
検索ボックスにOutlookと入力し、Outlookのアイコンをクリックします。
2.アカウント選択
画面が遷移しますので、対象のアカウントを選択してください。
パスワードが求められる場合は指示にしたがって入力してください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
[注意事項]
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
次に、今回使用するテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
1.赤枠の「フォームが送信されたら」をクリック
HubSpotアイコンの「フォームが送信されたら」をクリックします。画面が遷移し、先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。タイトルなどの修正が不要であれば、そのまま「次へ」をクリックします。
2.アプリトリガーのAPI接続設定
入力が完了したら「テスト」を押してください。
テストが成功すると、HubSpotのアウトプットが取得されます。
アウトプットの「項目1」などにフォームの情報が入っている想定です。
項目にデータが反映されていれば「保存する」をクリックしてください。
※アウトプットについて詳しくはこちら
※アウトプットの追加方法について詳しくはこちら
1.赤枠の「メールを送る」をクリック
2.メールの設定
タイトルなどは先ほどステップ1で入力した内容が反映されています。
ページ下部の「メール内容」を入力します。
Toの入力欄をクリックするとアウトプットが表示されますので、メール送付先のメールアドレスを選択してください。
「件名」「本文」も必須項目ですので、こちらも入力してください。
先ほどと同様に、入力欄をクリックするとアウトプットが表示されますので、お好みでカスタマイズください。
入力が完了したら「次へ」をクリックしてください。
3.メール送信のテスト
先ほど設定した内容が画面に表示されます。
正しく表示されているか確認しましたら「テスト」を押してください。
テストが成功したら下記画像のようにアウトプットが表示されます。
設定したメールアドレス宛にメールが届いているか確認してみましょう。
設定した内容が反映された下記のようなメールが届いていれば完了です!
最後にYoom画面に戻り「保存する」を押してください。
設定が完了したのでトリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう。
HubSpotやOutlookのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Hubspotのフォーム送信をGoogle Chatに通知することや、Salesforceにリードが作成されたらHubSpotにコンタクトを自動作成することが可能です。
メッセージを受信したら、Slackへ自動送信することや、Outlookで受信した添付ファイルをDropboxに自動でアップロードすることができます。
いかがでしたか？HubSpotとOutlookを連携すれば、「日程調整のメールを毎回手作業で送るのが面倒」「リードへのフォローをもっとスムーズにしたい」「定期配信のメール作業を効率化したい」といった課題を解決できるのではないでしょうか。スケジュール調整や定型メールの送信など、煩雑な業務を自動化することで、対応漏れの防止と業務のスピードアップが実現できます。
<span class="mark-yellow">ノーコードツールYoomを活用すれば、プログラミングの知識がなくても、簡単にHubSpotとOutlookの連携を実現できます！</span>気になった方はまずは無料アカウントを作成して、実際に使い勝手を確かめてみてください。登録はたったの30秒で完了！すぐに自動連携を体験できます。
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