HubSpotとZoomを連携して、HubSpotで情報が送信されたらZoomの会議を作成する方法

ステップ1：HubSpotとZoomをマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、HubSpotの登録から行いましょう。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に検索窓にHubSpotと入力し、表示された候補から「HubSpot」を選択します。
すでにHubSpotにログインしている場合、以下の画面が表示されるので「アカウントを選択」をクリックしましょう。

続いて、Zoomの登録を行います。
先ほど同様に、検索窓にZoomと入力し、表示された候補から「Zoom」を選択します。
以下の画面が表示されたら、「Client ID」と「Client secret」を入力し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい連携方法はこちらを参考にしてください。

Zoomへのログイン画面になるので、ログインしましょう。

表示された内容を確認し、「許可する」をクリックしましょう。

マイアプリにHubSpotとZoomが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：HubSpot「フォームが送信されたら」のトリガーを設定

それではいよいよ、自動化の設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。

最初にHubSpotの設定を行うため、「フォームが送信されたら」をクリックしましょう。

クリックしたら下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「 HubSpotと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→フォームが送信されたら

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細を設定しましょう。

「トリガーの起動間隔」→候補から選択しましょう
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「フォームID」→候補から選択しましょう

使用するフォームは任意で設定可能ですが、Zoomに予定を登録する際に何点かポイントがあります。

• 会議を設定する「日付」は「2025-01-01」、「開始時刻」は「12:30」の形式で回答を得るように設定しましょう。
• 会議の時間を設定する場合は「60」のように分単位で回答を得るようにしましょう。

設定が完了したら実際にフォームに回答を送信し、Yoomで「テスト」を実行しましょう。
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「テスト」が成功すると、以下のようなアウトプットが取得できます。
設定したフォーム内容によって取得できる項目は変動します。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

最後に「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3：Zoom「ミーティングを作成」アクションを設定

次にZoomで会議を作成する設定を行いましょう。
「ミーティングを作成」をクリックしたら下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Zoomと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→ミーティングを作成

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細を設定していきます。

「メールアドレス」→ミーーティングを作成するZoomアカウントのメールアドレスを設定

以下の画面で設定する項目は、トリガーアクションで取得できたHubSpotの回答内容を設定していきましょう。

例：「項目1」に会社名、「項目2」に担当者名のアウトプットが取得できている場合」

「トピック」→{{項目1}}{{項目2}}様_商談

上記のように設定すると、株式会社テスト〇〇様_商談というトピックが設定されます。

「日付」と「開始時刻」に関しては、フォームに設定する際、設定形式を注意し、取得できたアウトプットを選択し設定しましょう。
「会議時間」は、フォームの回答で取得してもいいですし、以下のように60とデフォルトの値を入れても大丈夫です。

フォームで受信した内容に合わせて、アウトプットの設定を行いましょう。
設定完了後、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：HubSpotとZoomの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

さらに自動化するには

作成した Zoomのリンクをメールで送信する

Zoomのアクションが成功すると、「招待リンクのURL」が発行されます。
フローに「メールを送信」のアクションを追加することで、自動で先方にZoomのリンクを送信完了できますよ。
これにより、スムーズな顧客対応を行うことができそうですね。
※フォームの回答に相手のメールアドレスを入力するように設定してください。
※メールの本文を作成する際は、招待リンクのアウトプットを追加し設定してください。

データベースで情報を一元管理する

送信されたフォームの内容と、発行されたZoomのミーティングIDなどの情報をデータベースで管理するのもおすすめです。
Google スプレッドシート、Microsoft Excelに加えて、Yoom独自のデータベースもありますよ。
ご自身の業務に合わせて、選択し、活用してみてくださいね。

Zoomを使ったその他の自動化例

他にもZoomを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.HubSpotから会議相手を選択してZoomの会議URLを作成する

はじめに紹介するのは、Chrome拡張機能を使用したフローです。HubSpotに登録される会社情報から自動で会議を作成できるので、手動でのURL作成に伴うミスを防ぐことができるでしょう。

2.Zoomでミーティングが終了したら、ChatworkにレコーディングURLを通知

次に紹介するのは、ミーティングが終了したらレコーディングURLをChatworkに自動で送信するフローです。この連携により、レコーディング情報の共有漏れを回避することにつながります。

3.Zoomでミーティングが終了したら会議の文字起こしをGoogleドキュメントに保存する

最後に紹介するのは、ミーティングのレコードデータをAIで文字起こしし、Google ドキュメントに追加するフローです。会議に参加していない方でも、文字で概要を知ることができるでしょう。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

HubSpotとZoomの連携メリットと具体例

手動作業の削減による業務効率化

HubSpotで情報が送信されるたびにZoom会議を手動で作成するのは、大きな負担がかかります。自動化することで、このプロセスが不要になり、従業員の負担を軽減できます。また、会議の作成ミスのリスクを減らし、スムーズな業務進行が期待できます。特に、顧客対応に関連する営業チームやサポート担当者は迅速で漏れのない対応を行うことで、業務の円滑化につながるでしょう。これまでフォームの送信内容を確認し、会議の作成を行っていた時間を他の業務に充てることができるかもしれません。

スケジュール調整の簡略化

営業やサポート担当者が手動で日程調整を行うと、先方とのメールのやり取りが発生し、時間がかかる場合があります。しかし、HubSpotで送信されたフォームの情報に基づいてZoom会議がスピーディーに作成されることで、無駄なやり取りを省略できます。例えば、事前に設定された条件（商談のフェーズやサポートレベル）に基づき、自動で会議が作成されることで、業務の流れがよりスムーズになります。

商談・サポート対応の迅速化

HubSpotに顧客情報が入力されると素早くZoomの会議が自動作成されるため、迅速な対応が可能になります。例えば、問い合わせやデモ依頼があった際に即座に会議が設定されることで、顧客の関心が高いうちに対応ができ、スムーズなコミュニケーションが実現できるでしょう。サポート業務においても、技術的な問題が発生した際に即座にサポートミーティングを設定でき、問題解決までの時間を短縮できます。素早い顧客対応によって、信頼関係の構築や顧客満足度の向上が期待できます。

まとめ

HubSpotとZoomの連携により、営業やサポートの現場での効率の向上が期待できます。手動作業の削減によって、従業員はより重要な業務に集中できるでしょう。顧客対応の迅速化はビジネスチャンスの拡大にもつながるかもしれません。ぜひYoomを活用して自動化を取り入れてみませんか？アプリ同士の連携によって、業務の効率化が実現できるかもしれませんよ！