HubSpotとZoomを連携して、HubSpotに新規コンタクトを作成したら、Zoomのウェビナー登録者として自動で追加する方法

効率的な業務運営を行うためには、ITツールの活用が欠かせません。
特に、顧客管理を行うことができるHubSpotと、ミーティングやオンラインイベントを運営できるZoomは、多くの企業で使用されているツールです。
しかし、これらのツールを別々に活用していると、手作業でのデータ入力や管理ミスが発生する可能性があります。
本記事では、HubSpotとZoomを連携することで、HubSpotに新しいコンタクトが作成されたらZoomウェビナーの登録者として自動的に追加できる仕組みをご紹介します。
この自動化によって、業務の効率化やヒューマンエラーの防止が実現するだけでなく、顧客満足度の向上も期待できます。
具体的なメリットと実践的な活用方法を解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

こんな方におすすめ

HubSpotとZoomを既に業務で活用している方
Zoomのウェビナー登録者の追加作業に時間を取られている方
Zoomのウェビナー登録時に発生するヒューマンエラーを減らしたい方
Zoomを活用し顧客サポートを強化したい営業やサポートチームの方

HubSpotとZoomを連携するメリットと具体例

メリット1：手動作業を削減し、業務効率を高める

手作業でHubSpotの新しいコンタクト情報をZoomのウェビナー登録に追加する作業は、手間がかかります。
HubSpotとZoomを連携することで、HubSpotに新規コンタクトが作成されるとZoomのウェビナー登録者として自動で追加できます。
これにより、担当者の登録作業が省かれ、より付加価値の高い業務に集中できるようになるかもしれません。
この自動化により、業務効率が高められるため、組織全体の生産性向上につながる可能性があります。

メリット2：登録エラーを減らし、データ品質を向上

手動でZoomのウェビナー登録者を追加する際には、入力ミスや登録漏れが起こるリスクが発生します。
HubSpotとZoomを連携することで、HubSpotのコンタクト情報を使用しZoomのウェビナー登録者を自動登録できることで、データ入力時のヒューマンエラーを削減することが可能です。
この自動化により、データの一貫性が保たれるため、顧客とのスムーズなコミュニケーションが可能となり、信頼性の向上が期待できます。

メリット3：顧客サポートを強化

新規顧客がHubSpotに登録されたらZoomウェビナー登録者に自動で追加できることにより、顧客サポートを強化できます。
たとえば、この自動化により、新しく契約した顧客に対し「製品の使い方セミナー」や「初期設定ガイド」をテーマにしたZoomウェビナーを効率的に案内できることで、顧客の初期段階のサポートを迅速化できます。
この取り組みによって、顧客サポートを漏れなく効率的に行えるため、顧客満足度の向上が期待できます。

ここからは、ノーコードツールYoomを使用して、「HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら、Zoomのウェビナー登録者として追加する」方法をご説明します。

[Yoomとは]

HubSpotに新規コンタクトを作成したら、Zoomのウェビナー登録者として自動で追加する方法

HubSpotに新規コンタクトを作成したことをHubSpotのAPIを利用して受け取り、Zoomの提供するAPIを用いてZoomのウェビナー登録者として追加することで実現できます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは、以下4つのプロセスでおこないます。

HubSpotとZoomのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
HubSpotでトリガー設定後、Zoomでアクションを設定
トリガーをON

Yoomの無料登録はこちらからできます。すでにアカウントをお持ちの方はログインしてください。

ステップ1:HubSpotとZoomのマイアプリ連携

1.HubSpotの登録方法

「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」からHubSpotを検索しましょう。‍‍

連携するアカウントを選択してください。

次の画面でチェック欄にチェックをし、「アプリを接続」をクリックすれば、マイアプリの登録が完了します。
※注意事項）マイアプリ登録をするために、HubSpotにてアプリを接続する権限の追加が必要です。詳細は、こちらをご確認ください。

2. Zoomの登録方法
次に「新規接続」から、Zoomを検索してください。

「Client ID」と「Client secret」を入力し、「追加」をクリックしてください。
※参照）設定方法の詳細は、Zoom（OAuth）のマイアプリ登録方法をご確認ください。
※注意事項）上記の連携方法は、ZoomのAdmin-managedの権限範囲での連携となります。User-managedの権限範囲で連携したい場合はこちらをご参照ください。

これで、HubSpotとZoomのマイアプリ連携完了です！

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。下記バナーの「試してみる」より、テンプレートをコピーできます。

ステップ2:HubSpotに新しいコンタクトが作成されたら起動するトリガーの設定

まずは、「新しいコンタクトが作成されたら」をクリックし、アプリトリガーの設定をしましょう。

こちらのページは既にデフォルトで設定されています。
変更不要のため、「次へ」をクリックしてください。

フローの起動間隔をプルダウンより選択します。最短では5分間隔で起動が可能です。
※注意事項）ご契約のプランによって最短の起動間隔が異なります。

テストをクリックし成功したら、「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3:Zoomのウェビナーに登録者を追加する

続いて、「ウェビナーに登録者を追加する」をクリックしてアクションを設定していきましょう。

こちらのページも設定済みのため、そのまま次のページに進みましょう。

Zoomアカウントのメールアドレスと、ウェビナーIDは、枠外の注釈を参考に入力してください。

「名」は、上記画像のように設定されています。
このように設定することで、HubSpotに作成された新しいコンタクトから「名」を取得し、Zoomのウェビナー登録者の「名」の部分に、自動で登録することができます。

「姓」や「メールアドレス」など、その他取得したい情報も同様に設定していきます。

全ての項目の設定が完了したら「テスト」をクリックしてください。
「テスト成功」と表示されたら、設定を保存しましょう。

ステップ4:トリガーをONにする

最後に「トリガーをON」を押したら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか、実際にチェックしてみましょう。

その他のHubSpotとZoomを使った自動化例のご紹介

他にもHubSpotとZoomを使った自動化の例がたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. HubSpotで情報が送信されたら、Zoomの会議を自動で作成できるフローです。
このフローを活用することで、HubSpotのフォームから会議情報を送信すると、自動でZoomの会議を作成できます。
これにより担当者が都度Zoomで会議予定を作成する手間が省けるため、業務の効率化が期待できます。

2. HubSpotから会議相手を選択してZoomの会議URLを自動で作成できるフローです。
‍このフローを活用することで、Zoomの会議URLが自動的に生成されるため、会議の設定が迅速かつスムーズに行えます。
また、手動でのURL作成に伴うミスを防げるため、会議参加者全員に正しいURLを共有することが可能です。

3.Hubspotのコンタクトページから、Zoomのミーティングを登録し、Gmailで会議情報を対象のコンタクトに自動で送付できるフローです。
‍このフローを活用することで、Zoomの会議URLの発行と招待メールの送付を自動化できるため、手作業の手間を削減でき、業務の生産性を向上できる可能性があります。

まとめ

本ブログでは、HubSpotとZoomを連携して、HubSpotに新規コンタクトが作成されたら、Zoomのウェビナー登録者として自動で追加できる方法をご紹介しました。
Zoomのウェビナー登録作業を自動化することにより、手動作業を削減できるため、業務効率を高められるとともに、ヒューマンエラーを削減することが可能です。
また、この自動化により、顧客サポートを漏れなく効率的に行えるため、顧客満足度の向上が期待できます。
Yoomのアプリ連携は、プログラミング不要で簡単に導入可能です。
生産性の向上を目指す方は、アプリ連携をぜひお試しください。