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「社員情報の更新があるたびに、手作業でExcelファイルを編集するのが大変…」
「複数のツールに散らばった人事関連のデータを一つにまとめるのに時間がかかって、本来の業務が進まない…」
このように、人事データの入力や集計作業に追われ、重要な業務に十分な時間を割けないと感じていませんか？
もし、様々なツールで発生する社員情報や勤怠データなどを、Microsoft Excelのような表計算ソフトへ自動的に集約し、常に最新の状態で一元管理できるようになれば、これらの煩雑な手作業から解放され、戦略的な人事施策の立案や実行といったコア業務に集中できる時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには、人事関連のデータをMicrosoft Excelなどの表計算ソフトへ自動で集約する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
社員情報の登録や更新、勤怠データの管理など、人事に関するデータ入力や集計作業は多岐にわたりますが、これらの手作業を自動化することで、入力ミスを削減し、より戦略的な業務に集中する時間を確保できます。
ここでは、様々なツールを起点として人事データを効率的に収集し、Microsoft Excelなどの表計算ソフトやデータベースに自動で集約・更新する具体的なテンプレートを紹介します！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Googleフォームなどで社員情報や各種申請が送信された際に、その内容をMicrosoft Excelなどの表計算ソフトへ自動的に追加・更新できます。
手作業による転記ミスを防ぎ、常に最新の人事データベースを維持することが可能です。
Gmailなどで社員情報や関連データを含むメールを受信した際に、その情報をGoogle スプレッドシートなどの表計算ソフトへ自動で追加できます。
メールからの情報吸い上げと転記作業の手間を大幅に削減し、迅速な情報共有を実現します！
Slackなどのチャットツールで人事関連の情報が投稿された際に、その内容をNotionなどのデータベースツールへ自動的に記録します。
コミュニケーションの中で発生する重要な情報を見逃さず、効率的にナレッジとして蓄積できます！
それではここから代表的な例として、Googleフォームで社員情報などの人事データが送信された際に、その内容をMicrosoft Excelの指定のシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。
1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。
2.入力欄からアプリ名で検索できます。
では、さっそくGoogleフォームからマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にGoogleフォームと入力するとGoogleフォームのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。
1.以下の画面が出てきますので、「Sign in with Google」をクリックしてください。
2.連携するアカウントを選んでください。
アカウントをクリックすると、追加アクセスを求められる場合があります。内容を確認し、問題がなければ設定を完了してください。
Microsoft Excelも同じように検索して、アイコンをクリックします。
「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向け（Microsoft 365 Business）のプランがあります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomとの連携時に認証エラーが発生することがあるので、事前にプラン内容を確認しておいてくださいね。
1.Microsoft 365にログインしている状態であれば、そのままマイアプリへの登録が完了します。
ログインしていない場合は、連携したいアカウントでサインインしてください。
詳しいマイアプリ登録の方法については、以下のリンク先を参照してください。
Microsoft 365サービス群におけるマイアプリ登録手順と注意事項
ログインが終われば、Microsoft Excelのマイアプリ登録は完了です。
マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogleフォームとMicrosoft Excelのアイコンが表示されているか確認してください。
以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。
以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます
まず、一番上の「フォームに回答が送信されたら」のアイコンをクリックします。
Googleフォームと連携するアカウント情報はプルダウンから選択します。
トリガーには「フォームに回答が送信されたら」を選びましょう。
入力が終わったら、「次へ」を押して進めてください。
各項目を設定していきます。
設定が終わったらテストのため、Googleフォームで回答者としてフォームに記入し、送信してください。
なお、今回はテストとして以下のフォームを使用しています。
回答が終わったらフローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
テストが成功すると「テスト成功」の画面が表示され、Googleフォームから取得した情報を引用できるようになります。
詳しくは以下のリンク先を参照してください。
アウトプットについて
なお、今回は取得する値を追加しています。追加する方法についてはこちらを参考にしてみてくださいね。
テストが終わったら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！
最後に、「レコードを追加する」のアイコンをクリックします。
Microsoft Excelと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「レコードを追加する」を選択しましょう。
データベースの連携を設定していきます。
その他の項目は任意ですが、必要なら注釈を見ながら入力してみてください。
なお、今回は以下のようなシートを使用しています。
設定が終わったら「次へ」をクリックしましょう。
追加するレコードの値を設定しましょう。
各項目は入力欄をクリックすると、Googleフォームから取得した情報を引用できます。
設定し終えたら、「テスト」をクリックしましょう。
画面に「テスト成功」と表示されたら、最後に「保存する」をクリックして完了です。
テスト後は、Microsoft Excel上でデータが反映されているか一度確認しておくと、より確実です！
おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。
以上が、Googleフォームで社員情報などの人事データが送信されたら、Microsoft Excelに自動追加する方法でした！
Yoomでは、ストレスチェックだけでなく、多様な自動化をサポートしています。
「こんなことも自動化できるんだ！」と感じるフローが見つかったら、ぜひ試してみてくださいね！
Googleフォームやメール、チャットツールなどから得られる人事関連データをMicrosoft Excelなどの表計算ソフトへ自動集約することで、これまで手作業で行っていたデータ入力や転記作業の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
これにより、人事業務の正確性と効率が向上し、人事担当者はデータの収集や整理といったルーティンワークから解放され、採用戦略の立案や従業員エンゲージメント向上施策といった、より付加価値の高いコア業務に専念できる環境が整います！
今回ご紹介したような人事データの収集・集約業務の自動化は、ノーコード自動化ツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の操作だけで直感的に業務フローを構築できます。
もし人事関連業務の自動化に少しでも興味を持っていたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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