kintoneとMicrosoft SharePointを連携してデータ管理の効率をUPしてみた！

ステップ2:トリガーを設定

「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。 
アプリは、kintoneを選択します。
連携アカウントとアクションは下記画像のように設定してください。

「次へ」をクリックします。  
アプリトリガーのAPI接続設定をします。

トリガーの起動間隔: 任意で設定してください。 
サブドメイン名: URL内の「https://*******.cybozu.com/」の部分を取得して入力してください。
アプリID: URL内の「/k/**/」の部分がアプリIDです。（例: 3）

テストを行い、成功したら保存します。

ステップ3:アクションを設定

+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」を選択します。
アプリ一覧から、kintoneを選択します。  
データベースの連携を下記画像のように設定します。

アプリIDは、アプリURL内の「/k/***/」部分です。
「次へ」をクリックし、データベース操作の詳細設定をします。  

一番左のプルダウンは、取得したい条件を選択し、右のプルダウンは「空でない」を選択してください。
※解説）上記のように設定することで、漏れなくkintone上の情報を引用することができます。‍

テストを行い、成功したら保存します。

ステップ4:アクションを設定

+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」を選択します。
アプリ一覧から、Microsoft SharePointを選択してください。  
連携アカウントとアクションの選択を下記画像のように設定します。

「次へ」をクリックします。

サイトID、ドライブID、親フォルダ名、親フォルダのアイテムID: 候補から選択してください。
フォルダ名: アウトラインの中の「レコードを取得する」をクリックし、フォルダ名に付けたい項目をクリックします。（今回は会社名ごとにフォルダを作成すると仮定し、「会社名」をクリックします。）‍

※解説）上記のように設定することで、kintone上の情報を自動で引用することができます。

‍テストを行い、成功と表示されたら保存してください。  
これで、フローの完成です！

kintoneやMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもkintoneやMicrosoft SharePointのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍kintoneとMicrosoft SharePointを連携した自動化例

Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、ファイル情報やOCRで読み取ったファイルの内容をkintoneに追加することもできます。
フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納してkintoneにファイル情報を追加する連携も可能です。

kintoneを活用した自動化例

kintoneにレコードが登録されたらチャットツールに通知する

kintoneにレコードが追加されたことをChatworkやSlackなどに自動で通知します。

kintoneの情報をもとに書類を発行する

kintoneの情報をもとにfreee請求書やマネーフォワード クラウド請求書などで書類を自動で発行します。

フォームに回答が送信されたらkintoneにレコードを追加する

Googleフォームなどに回答が送信されたらkintoneにレコードを自動で追加します。

Microsoft SharePointを活用した自動化例

メールで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納する

OutlookやGmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動で格納します。

ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft SharePointに申請書類のPDFをアップロードする

ジョブカン経費精算・ワークフローやコラボフローなどで申請が承認されたら、Microsoft SharePointに申請書類のPDFを自動でアップロードします。

Web会議終了後にレコーディングの文字起こしが完了したら、要約ファイルをMicrosoft SharePointに格納する

ZoomやGoogle MeetでWeb会議終了後にレコーディングの文字起こしが完了したら、要約ファイルをMicrosoft SharePointに自動で格納します。

kintoneとMicrosoft SharePointを連携するメリットと利用シーン

1. 効率的なフォルダ作成

kintoneとMicrosoft SharePointの連携により、フォルダ作成が効率化されるはずです。
例えば、顧客データをkintoneに登録するだけで、対応する顧客用のフォルダが自動的にMicrosoft SharePointに作成されます。
これにより、メンバーはすぐに関連ファイルを保存しやすくなるのではないでしょうか。

2. 取引先情報も効率的に管理

kintoneに登録された取引先レコードにもとづきMicrosoft SharePoint上に対応するフォルダが自動作成されることで、取引先に関連するドキュメントの管理が効率化されます。
例えば、手動でのフォルダ作成の場合、kintoneに情報を追加してもフォルダを作り忘れてしまうことがありませんか？
この連携によりスムーズに専用フォルダが作成されるので、関連ファイルの管理も効率化しそうですね。

3. 作業を簡潔にしてチームの生産性を向上

kintoneで記録されたデータがMicrosoft SharePointにスピーディーに反映されることで、重複作業の削減につながります。
例えば、営業担当が取引先情報をkintoneに入力すると、自動的にMicrosoft SharePointでフォルダが作成されるので、kintoneに登録した情報をフォルダ名に転記する作業を減らせますよね。
‍この仕組みにより、無駄な作業が削減され、結果的にチーム全体の生産性向上を図れるはずです。

まとめ

今回は、kintoneとMicrosoft SharePointを連携するフローをご紹介しました！
手動での入力やフォルダの作成作業を削減できるだけではなく、データ管理や情報共有が簡単になりますね。
面倒な作業は、今回のフローのように自動化し業務効率をどんどん上げていきましょう！