kintoneとMicrosoft SharePointの連携イメージ
アプリ同士の連携方法

2025-04-07

kintoneとMicrosoft SharePointを連携してデータ管理の効率をUPしてみた!

y.matsumoto

それぞれで使用しても非常に便利なkintoneとMicrosoft SharePointですが、この2つのアプリを連携してさらに活用の幅を広げられるのをご存じでしょうか?
仕事でデータ管理が上手くできていなかったり、チームの情報共有の質を上げたい方は必見です!
今回は2つのアプリを連携するメリットと、連携することで自動化できる業務のご紹介、Yoomを使用した実際の連携フローをご紹介していきます!
ぜひ最後までご覧ください。

このブログをおすすめする方

  • kintoneやMicrosoft SharePointの活用を模索している担当者
  • 複数アプリ間のデータ管理を効率化したいと考えている管理者
  • 情報共有やデータの一元管理で課題を感じているチームリーダー
  • データの自動管理で作業負担軽減を目指す事務職の方
  • 情報の一元化による業務効率化を図りたい営業担当者

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください!

[Yoomとは]

kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する方法

Yoomを使って、kintoneとMicrosoft SharePointを連携するフローを解説していきます!
このフローを使用すれば、kintoneに登録された情報をもとに、自動でMicrosoft SharePointにフォルダを作成することができますよ。

ステップ1:マイアプリ連携

Yoomログイン後、「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。(上記画像、赤枠をご参照ください。)
マイアプリの中から、kintoneとMicrosoft SharePointを接続してください。

※補足)kintoneの連携方法はこちらをご覧ください。
※注意)「Microsoft 365(旧Office 365)」には個人向けと法人向けプラン(Microsoft 365 Business)があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

左欄のプロジェクト一覧から今回作成したいプロジェクトを選択し、「+新規作成」をクリックします。

ステップ2:トリガーを設定

「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。 
アプリは、kintoneを選択します。
連携アカウントとアクションは下記画像のように設定してください。

「次へ」をクリックします。  
アプリトリガーのAPI接続設定をします。

トリガーの起動間隔: 任意で設定してください。 
サブドメイン名: URL内の「https://*******.cybozu.com/」の部分を取得して入力してください。
アプリID: URL内の「/k/**/」の部分がアプリIDです。(例: 3)

テストを行い、成功したら保存します。

ステップ3:アクションを設定

+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」を選択します。
アプリ一覧から、kintoneを選択します。  
データベースの連携を下記画像のように設定します。

アプリIDは、アプリURL内の「/k/***/」部分です。
「次へ」をクリックし、データベース操作の詳細設定をします。  

一番左のプルダウンは、取得したい条件を選択し、右のプルダウンは「空でない」を選択してください。
※解説)上記のように設定することで、漏れなくkintone上の情報を引用することができます。

テストを行い、成功したら保存します。

ステップ4:アクションを設定

+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」を選択します。
アプリ一覧から、Microsoft SharePointを選択してください。  
連携アカウントとアクションの選択を下記画像のように設定します。

「次へ」をクリックします。

サイトID、ドライブID、親フォルダ名、親フォルダのアイテムID: 候補から選択してください。
フォルダ名: アウトラインの中の「レコードを取得する」をクリックし、フォルダ名に付けたい項目をクリックします。(今回は会社名ごとにフォルダを作成すると仮定し、「会社名」をクリックします。)

※解説)選択した項目が上記画像のように{{〇〇}}という形式になっているのを確認してください。
※解説)上記のように設定することで、kintone上の情報を自動で引用することができます。

テストを行い、成功と表示されたら保存してください。  
これで、フローの完成です!

kintoneとMicrosoft SharePointのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもkintoneやMicrosoft SharePointのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください!

kintoneを活用した自動化例

●Googleスプレッドシートで行が追加されたらkintoneにレコードを追加する

行が追加されたら、追加内容をもとにkintoneへ自動で登録するフローです。
手入力の手間を省き、内容の正確性を保ちたい方におすすめです。

●kintoneにレコードが登録されたらMicrosoft Excelのデータベースに格納しMicrosoft Teamsに通知する

kintoneの情報をExcelに自動的に保存し、Teamsに通知するフローです。
情報の管理も共有も自動で完了します!

●kintoneのステータスが更新されたら、Slackに通知する

Microsoft TeamsだけでなくSlackに通知させることもできます。
次のアクションへの行動をいち早く取ることができそうです!

Microsoft SharePointを活用した自動化例

●フォームに回答されたら、Microsoft SharePointから書類の雛形をダウンロードしてOutlookに送信する

フォームの回答を引用し、書類作成からメール送信まで自動で行います。
経理や人事など様々な場面で活用できそうです。

●フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納してNotionにファイル情報を追加する

フォームの添付ファイルが自動的に管理されるため、手作業の手間を省けます。
また、迅速なファイル管理ができるため、重要な情報を見落とすことなく、効率的に業務を進められるでしょう。

●Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてSalesforceに追加する

書類の電子化とその後の処理がスムーズに行われるため、業務の効率化が図れます。
OCR技術を活用することで手入力の手間が省け、データの正確性も向上するでしょう。

kintoneとMicrosoft SharePointを連携するメリットと利用シーン

1. データの一元管理が可能に

kintoneとMicrosoft SharePointの連携により、データ管理が一箇所で可能になり、整理しやすくなります。
例えば顧客データをkintoneに登録するだけで、対応する顧客フォルダが自動的にMicrosoft SharePointに作成されるため、社内のどのメンバーでも統一された最新データにアクセスできます。これにより、部署間の情報共有が円滑になり、管理者のデータ確認も容易になるでしょう。

2. 取引先情報も効率的に管理

kintoneに登録された取引先レコードにもとづきMicrosoft SharePoint上に対応するフォルダが自動作成されることで、取引先に関連するドキュメントの管理が効率化されます。
取引先ごとにフォルダが自動生成されるため、見積書や請求書など企業ごとのデータ管理が簡単になり、スムーズな社外対応が期待できます。

3. 作業を簡潔にしてチームの生産性を向上

kintoneで記録されたデータがMicrosoft SharePointにスピーディーに反映されることで、重複作業の削減につながります。
例えば営業担当が取引先情報をkintoneに入力すると、自動的にSharePointでも確認できるようになるため、二重に入力しなくて済みますよね。
この仕組みにより、メンバーは必要な情報に迅速にアクセスでき、結果的にチーム全体の生産性向上を図れるんです。

まとめ

今回は、kintoneとMicrosoft SharePointを連携するフローをご紹介しました!
手動での入力や更新作業を削減できるだけではなく、データ管理や情報共有が簡単になりますね。
面倒な作業は、今回のフローのように自動化し業務効率をどんどん上げていきましょう!

この記事を書いた人
y.matsumoto
これまでは、人材業界で営業・営業事務を経験してきました。 前職の経験を踏まえ、さまざまな企業が抱えている悩みは「業務の自動化」により軽減できると実感しています。 Yoomを通して、皆様のお悩みを少しでも解決できるよう、日々情報を発信していきます!
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自動化
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Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
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