2024/07/05
アプリ同士の連携方法

kintoneとMicrosoft SharePointを連携してデータ管理の効率をUPしてみた!

y.matsumoto

目次

それぞれで使用しても、とても便利なkintoneとSharePointですが、この2つのアプリを連携してさらに活用の幅を広げることができるのをご存じでしょうか?
仕事でデータ管理が上手くできていなかったり、チームの情報共有の質を上げたい方必見です!
今回は2つのアプリを連携するメリットと、連携することで自動化できる業務のご紹介、Yoomを使用した実際の連携フローをご紹介していきます!

kintoneとMicrosoft SharePointを連携するメリット

まず最初に、アプリ同士の連携で、どのようなメリットがあるのか詳しく説明していきます!
連携するメリットは大きく分けて3つあります。

●情報の一元管理

データの保管場所が分散していると、必要な情報を見つけるのに時間がかかり、最新のデータを確認するのが難しくなります。
kintoneとSharePointを連携することで、データを自動的に一元管理することができるため、必要な情報をすぐに見つけることができ、常に最新の情報を共有できます。

●作業効率の向上

手動での入力作業は効率が悪くミスが発生しやすいデメリットがあります。
kintoneとSharePointを連携することで、データを自動的に同期することができ、手動での入力や更新作業を削減できます。

●チームワークの向上

データ管理と情報共有を別々のツールで行っていると、チーム内のコミュニケーションが断片化し、情報の共有と更新が遅れます。
kintoneとSharePointを連携することで、全員が同じ情報にアクセスできるため、情報共有が迅速かつ円滑になります。

kintoneとMicrosoft SharePointを連携するとできる業務自動化

アプリ同士を連携することで、さまざまなメリットがありますね!
では、実際の業務ではどのような場面で活躍するのか詳しく見ていきましょう!

●データ同期

kintoneで入力されたデータを自動的にSharePointに同期したり、更新したりすることができます。
これにより、データの二重管理や手動での同期作業の手間が減り、データの整合性を保つことができます。

●ドキュメント管理

kintoneで作成されたファイルを自動的にSharePointのドキュメントライブラリに保存することができます。
これにより、情報の一元化を実現します。
また、kintone上のデータを自動的にSharePointにバックアップすることができるのでデータの安全性を高めることができます。

上記のように、実際の業務でも様々な場面で自動化することができ、業務効率を各段にアップさせることができますよ!
この便利な「アプリ連携」ですがYoomを使用すれば簡単にできることをご存じでしょうか?

次の項目で、アプリを連携させる方法を詳しく解説していきます!ぜひ、実際にお試しください。

kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する方法

Yoomを使って、kintoneとSharePointを連携するフローを解説していきます!
このフローを使用すれば、kintoneに登録された情報をもとに、自動でSharePointにフォルダを作成することができますよ。

はじめる前に

Yoomアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを発行してください。30秒で始められます!  
Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参照してください。  

ステップ1:マイアプリ連携

Yoomログイン後、「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。(上記画像、赤枠をご参照ください。)
マイアプリの中から、kintoneとSharePointを接続してください。

※補足)kintoneの連携方法はこちらをご覧ください。
※注意)Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

左欄のプロジェクト一覧から今回作成したいプロジェクトを選択し、「+新規作成」をクリックします。

ステップ2:トリガーを設定

「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。 
アプリは、kintoneを選択します。
連携アカウントとアクションは下記画像のように設定してください。

「次へ」をクリックします。  
アプリトリガーのAPI接続設定をします。
トリガーの起動間隔: 任意で設定してください。 
サブドメイン名: URL内の「https://*******.cybozu.com/」の部分を取得して入力してください。
アプリID: URL内の「/k/**/」の部分がアプリIDです。(例: 3)
テストを行い、成功したら保存します。

ステップ3:アクションを設定

+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」を選択します。
アプリ一覧から、kintoneを選択します。  
データベースの連携を下記画像のように設定します。

アプリIDは、アプリURL内の「/k/***/」部分となります。
「次へ」をクリックし、データベース操作の詳細設定をします。  

一番左のプルダウンは、取得したい条件を選択し、右のプルダウンは「空でない」を選択してください。
※解説)上記のように設定することで、漏れなくkintone上の情報を引用することができます。

テストを行い、成功したら保存します。

ステップ4:アクションを設定

+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」を選択します。
アプリ一覧から、SharePointを選択します。  
連携アカウントとアクションの選択を下記画像のように設定します。

「次へ」をクリックします。

サイトID、ドライブID、親フォルダ名、親フォルダのアイテムID: 候補から選択してください。
フォルダ名: アウトラインの中の「レコードを取得する」をクリックし、フォルダ名に付けたい項目をクリックします。(今回は会社名ごとにフォルダを作成すると仮定し、「会社名」をクリックします。)
※解説)選択した項目が上記画像のように{{〇〇}}という形式になっているのを確認してください。
※解説)上記のように設定することで、kintone上の情報を自動で引用することができます。

テストを行い、成功と表示されたら保存してください。  
これで、フローの完成です!!

kintoneとSharePointの連携フロー応用編

今回、ご紹介したフロー以外にもYoomでなら、用途に合わせてさまざまなアプリと連携できるので、作成できるフローは無限大です!
その中でも、今回の連携フローの応用として、2つのフローをご紹介します。
こちらも大変便利なフローなので、ぜひ試して業務に役立ててみてください!

●フォームに回答されたら、Microsoft SharePointから書類の雛形をダウンロードしてOutlookに送信する
→フォームの回答を引用し、自動で書類作成しメールを送信できるので、経理や人事など様々な場面で活用できます!

●kintoneにレコードが登録されたらMicrosoft Excelのデータベースに格納しMicrosoft Teamsに通知する
→kintoneの情報を、Excelに自動的に保存し、Teamsに通知が送られるため、チーム管理などに役立ちますよ!

まとめ

今回は、kintoneとSharePointを連携するメリットをご紹介し、実際に業務で活用できる便利なフローをご紹介しました!
手動での入力や更新作業を削減できるだけではなく、データ管理や情報共有の質も上げることができますよ。
面倒な作業は、今回のフローのように自動化し業務効率をどんどん上げていきましょう!

この記事を書いた人
y.matsumoto
座右の銘は「一期一会」 このブログを読んでいただいたのも、一期一会の巡り合いだと思います。 出会えてよかったと思える、皆様にお役立ちできるブログを提供していきます!
タグ
自動化
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