kintoneとMicrosoft SharePointを連携してデータ管理の効率をUPしてみた！

それぞれで使用しても非常に便利なkintoneとMicrosoft SharePointですが、この2つのアプリを連携してさらに活用の幅を広げられるのをご存じでしょうか？
データ管理の効率化を図りたい方は必見です！
今回はkintoneでレコードが追加されたらMicrosoft SharePointにフォルダを自動作成する方法をご紹介します！
ぜひ最後までご覧ください。

kintoneとMicrosoft SharePointを活用したすぐに試せる自動化テンプレート集はこちら

2つのアプリを連携する便利な自動化テンプレート

kintoneの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する

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■概要
「kintoneの情報をもとにMicrosoft SharePointにフォルダを作成する」ワークフローは、フォルダ作成作業の手間を軽減します。
Microsoft SharePoint上に直接アクセスすることなく、kintone上からワンクリックでフォルダを作成できるため、作業効率が向上します。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して情報管理やデータの一元化を行っている方
・kintoneの情報をもとに迅速にMicrosoft SharePointにフォルダを作成したい方
・Microsoft SharePointを利用してチームでのファイル管理を効率化したいと考えている方
・kintoneとMicrosoft SharePointの連携を強化して、情報の共有をスムーズにしたい方
・手動でフォルダを作成する手間を省き、業務のスピードを向上させたい方

■注意事項
・kintoneとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

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Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する

試してみる

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■概要
「Microsoft SharePointでファイルが格納されたら、kintoneにファイル情報を追加する」ワークフローは、ファイル管理の効率化につながります。
自動でデータが追加されるため、追加漏れなどの人的ミスも軽減されるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを利用してファイル管理を行っている方
・kintoneを活用してデータ管理を行い、社内情報を一元化したいと考える方
・ファイルがMicrosoft SharePointに格納された時、そのファイル情報を迅速にkintoneに追加したい方
・kintoneへのデータ追加を自動化して、人的ミスを最小限に抑えたい方
・ファイル情報の追跡と管理が重要な部署やチームで、効率的な情報共有を実現したい方

■注意事項
・Microsoft SharePointとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納してkintoneにファイル情報を追加する

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■概要
「フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納してkintoneにファイル情報を追加する」ワークフローは、定期的に発生する事務作業の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方
・企業や組織内でMicrosoft SharePointを利用している方
・業務でフォームを利用してデータを収集し、迅速に共有したい方
・kintoneを活用して業務効率を向上させたいが、手動でのファイルアップロードに時間を取られている方
・Microsoft SharePointを使って業務プロセスを自動化したいと考えている方
・社内でファイルの管理や情報共有を効率的に行いたい方
・タイムリーに情報を共有し、スピーディに業務を進めたい方

■注意事項
・Microsoft SharePointとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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登録を自動化する便利なテンプレート

kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

試してみる

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kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。

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更新を自動化する便利なテンプレート

kintoneでステータスが更新されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

試してみる

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■概要
「kintoneでステータスが更新されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する」ワークフローは、フォルダ管理の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneを利用して業務管理を行っている方
・kintoneのステータス変更に伴い、必要な資料を速やかに用意したい方
・Microsoft SharePointをドキュメント管理のプラットフォームとして利用している企業
・Microsoft SharePoint上にフォルダを作成する作業が多く、手動での作業を省力化したい方
・チームで資料の共有や管理を効率的に行いたいと考えている方

■注意事項
・kintoneとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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OCRを使った便利な自動化テンプレート

Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてkintoneに追加する

試してみる

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■概要
「Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてkintoneに追加する」ワークフローは、情報管理の手間を削減します。
格納されたファイルをOCRで自動で読み取り、自動でデータが追加されるので作業の負担が軽減するでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft SharePointを利用してファイルの管理を行っている方
・ドキュメントの整理や共有を効率化したいと考えている方
・OCRを活用してドキュメントを迅速にデジタルデータ化したい方
・kintoneを利用して業務効率化を図りたい方
・kintoneにデータを追加する作業の手間を軽減したいと考えている方
・チームで情報共有を行う際、できるだけスピーディに処理を完了したい方
・日々のタスクを効率よく処理したいと考えているビジネスパーソン

■注意事項
・Microsoft SharePointとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRはAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

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今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

試してみる

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kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。

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kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

試してみる

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kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。

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[Yoomとは]

kintoneにレコードが登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する方法

Yoomを使って、kintoneとMicrosoft SharePointを連携するフローを解説していきます！
このフローを使用すれば、kintoneに登録された情報をもとに、自動でMicrosoft SharePointにフォルダを作成することができますよ。

作成の流れは大きく分けて以下です。

• kintoneとMicrosoft SharePointをマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• kintoneのトリガー設定およびMicrosoft SharePointのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

ステップ1:マイアプリ連携

Yoomログイン後、「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。（上記画像、赤枠をご参照ください。）
マイアプリの中から、kintoneとMicrosoft SharePointを接続してください。

※補足）kintoneの連携方法はこちらをご覧ください。
※注意）「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

ステップ2:テンプレートをコピーする

ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートを利用しているので、まずはこちらをコピーしましょう。

Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

試してみる

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kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。

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以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

ステップ3:kintoneのトリガーアクション設定

1.いよいよフローの設定に入ります！
まずは以下の赤枠をクリックしましょう。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「レコードが登録されたら（Webhook起動）」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

3.以下の画面が表示されるので、赤枠をクリックしてWebhook URLをコピーします。
コピーが完了したら、こちらを参考にkintoneの管理画面で設定しましょう。

4.実際にkintoneでテスト用のレコードを登録しましょう！
レコードの内容をYoomと連携するために、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功した場合は、アウトプット（取得した値）を取得できます。実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。
取得された内容を確認して保存しましょう。

ステップ4:kintoneのレコードを取得する設定

1.続いて、「レコードを取得する」をクリックします。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
先ほどと同様にタイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「レコードを取得する」のまま、下にスクロールしましょう。

3.該当するレコードの「アプリID」を候補から選択し、次に進みましょう。

4.更新したいレコードの条件を設定します。

※左枠にはkintoneの項目を設定し、「空でない」という項目を設定します。下記画像は、kintoneのレコード内の会社名が入力されていないことが前提となります。

5.設定後に「テスト」を実行します！
スクロールすると、先ほどの様にアウトプットが表示されます。実際の設定では、各項目に具体的な値が反映されます。
こちらは次の設定で活用するので、データを確認して保存しましょう。

ステップ5:Microsoft SharePointにフォルダを作成する設定

1.あっという間に最後の設定項目です！
これまでと同様に以下の赤枠をクリックします。

2.以下の画面でYoomと連携するアカウントを選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りに「フォルダを作成」のまま「次へ」をクリックして進んでください。

3.サイトID、ドライブID、親フォルダ名、親フォルダのアイテムID: 候補から選択してください。
フォルダ名: アウトラインの中の「レコードを取得する」をクリックし、フォルダ名に付けたい項目をクリックします。（今回は会社名ごとにフォルダを作成すると仮定し、「会社名」をクリックします。）

※解説）上記のように設定することで、kintone上の情報を自動で引用することができます。

4.設定完了後に、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、Microsoft SharePointに追加ができていることを確認しましょう！

5.確認後、「保存する」をクリックしてください。

ステップ6:トリガーをONに設定して動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です！
フローボットが正しく起動することを確認しましょう。

設定お疲れさまでした！

kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する

試してみる

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kintoneに新しく取引先のレコードが登録されたら、Microsoft SharePointに取引先名のフォルダを新たに作成するフローです。

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kintoneやMicrosoft SharePointを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもkintoneやMicrosoft SharePointのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

kintoneを活用した自動化例

kintoneでは、外部ツールとの連携によって、情報登録や通知、生成処理をシームレスに行えます。
SalesforceやOutlook、Slackなどと組み合わせることで、記録・通知・生成業務の手間を減らし、より柔軟な業務設計が可能です。

Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する

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■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？
二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
・データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方

■注意事項
・Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Outlookのカレンダーに予定が登録されたらkintoneにレコードを追加する

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Outlookの指定のカレンダーに予定が登録されたら、kintoneに自動的にレコードを追加するフローボットです。

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kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する

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kintoneに新規レコードが登録されたら、ChatGPTでテキストを生成して、作成されたテキストをkintoneのデータベースに格納するフローです。

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kintoneのコメントで自分がメンションされたらSlackに通知

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kintoneのコメントで自身がメンションされたら、そのコメント内容をSlackのDMに送信するフローボットです。

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kintoneの新規レコードをSansanに登録する

試してみる

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■概要
「kintoneの新規レコードをSansanに登録する」ワークフローは、kintoneとSansan間の情報連携を自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
kintoneで新しいレコードが作成された際に、その情報をSansanに自動で登録します。
これにより手動でのデータ入力を省略し二重管理や入力ミスを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneとSansanを活用しているが、データ連携に手間を感じている担当者の方
・業務効率化を目指し、手動でのデータ入力を減らしたい企業のIT管理者の方
・kintoneで管理している情報をSansanに自動的に反映させたい営業チームの方
・データの一貫性を保ちつつ、業務フローを自動化したい経営者の方
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■注意事項
・kintone、SansanのそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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Microsoft SharePointを活用した自動化例

Microsoft SharePointを使えば、日々のファイル管理や連携業務を簡単に自動化できます。
たとえば、OutlookやGmailで受信した添付ファイルを自動アップロードしたり、Salesforceの登録に応じてフォルダを作成することも可能です。

DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納する

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DocuSignでエンベロープ（締結）が完了したら、ファイルをMicrosoft SharePointに格納するフローです。

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Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする

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■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
・請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方
・定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■注意事項
・Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする

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Outlookで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。

■注意事項
・Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Slackのチャンネルに投稿されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする

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■概要
「Slackのチャンネルに投稿されたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする」フローは、チーム内で共有されたファイルを自動的にSharePointに保存する業務ワークフローです。
これにより、手動でのファイル管理が不要となるため、情報の一元化と効率化を実現し、スムーズなファイル共有をサポートします。

■このテンプレートをおすすめする方
・Slackを日常的に活用し、頻繁にファイルを共有しているチームの方
・Microsoft SharePointでのファイル管理を効率化したいと考えているIT担当者の方
・手動でのファイルアップロードに時間を取られ、業務効率を向上させたいビジネスリーダーの方
・情報の一元管理を目指し、異なるプラットフォーム間の連携を強化したい方

■注意事項
・Slack、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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Salesforceに取引先が登録されたらSharePointにフォルダを作成する

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Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、自動的にSharePointにフォルダを作成し、フォルダのURLをSalesforceに登録します。

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まとめ

今回は、kintoneとMicrosoft SharePointを連携するフローをご紹介しました！
手動での入力やフォルダの作成作業を削減できるだけではなく、データ管理や情報共有が簡単になりますね。
面倒な作業は、今回のフローのように自動化し業務効率をどんどん上げていきましょう！