kintoneとMicrosoft SharePointを連携してデータ管理の効率をUPしてみた！

[Yoomとは]

kintoneにレコード登録されたら、Microsoft SharePointにフォルダを作成する方法

Yoomを使って、kintoneとMicrosoft SharePointを連携するフローを解説していきます！
このフローを使用すれば、kintoneに登録された情報をもとに、自動でMicrosoft SharePointにフォルダを作成することができますよ。

ステップ1:マイアプリ連携

Yoomログイン後、「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。（上記画像、赤枠をご参照ください。）
マイアプリの中から、kintoneとMicrosoft SharePointを接続してください。

※補足）kintoneの連携方法はこちらをご覧ください。
※注意）「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。‍

左欄のプロジェクト一覧から今回作成したいプロジェクトを選択し、「+新規作成」をクリックします。

ステップ2:トリガーを設定

「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。 
アプリは、kintoneを選択します。
連携アカウントとアクションは下記画像のように設定してください。

「次へ」をクリックします。  
アプリトリガーのAPI接続設定をします。

トリガーの起動間隔: 任意で設定してください。 
サブドメイン名: URL内の「https://*******.cybozu.com/」の部分を取得して入力してください。
アプリID: URL内の「/k/**/」の部分がアプリIDです。（例: 3）

テストを行い、成功したら保存します。

ステップ3:アクションを設定

+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」を選択します。
アプリ一覧から、kintoneを選択します。  
データベースの連携を下記画像のように設定します。

アプリIDは、アプリURL内の「/k/***/」部分です。
「次へ」をクリックし、データベース操作の詳細設定をします。  

一番左のプルダウンは、取得したい条件を選択し、右のプルダウンは「空でない」を選択してください。
※解説）上記のように設定することで、漏れなくkintone上の情報を引用することができます。‍

テストを行い、成功したら保存します。

ステップ4:アクションを設定

+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」を選択します。
アプリ一覧から、Microsoft SharePointを選択してください。  
連携アカウントとアクションの選択を下記画像のように設定します。

「次へ」をクリックします。

サイトID、ドライブID、親フォルダ名、親フォルダのアイテムID: 候補から選択してください。
フォルダ名: アウトラインの中の「レコードを取得する」をクリックし、フォルダ名に付けたい項目をクリックします。（今回は会社名ごとにフォルダを作成すると仮定し、「会社名」をクリックします。）‍

※解説）選択した項目が上記画像のように{{〇〇}}という形式になっているのを確認してください。
※解説）上記のように設定することで、kintone上の情報を自動で引用することができます。

‍テストを行い、成功と表示されたら保存してください。  
これで、フローの完成です！

kintoneとMicrosoft SharePointのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもkintoneやMicrosoft SharePointのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

kintoneを活用した自動化例

●Googleスプレッドシートで行が追加されたらkintoneにレコードを追加する

行が追加されたら、追加内容をもとにkintoneへ自動で登録するフローです。
手入力の手間を省き、内容の正確性を保ちたい方におすすめです。

●kintoneにレコードが登録されたらMicrosoft Excelのデータベースに格納しMicrosoft Teamsに通知する

kintoneの情報をExcelに自動的に保存し、Teamsに通知するフローです。
情報の管理も共有も自動で完了します！

●kintoneのステータスが更新されたら、Slackに通知する

Microsoft TeamsだけでなくSlackに通知させることもできます。
次のアクションへの行動をいち早く取ることができそうです！

Microsoft SharePointを活用した自動化例

●フォームに回答されたら、Microsoft SharePointから書類の雛形をダウンロードしてOutlookに送信する

フォームの回答を引用し、書類作成からメール送信まで自動で行います。
経理や人事など様々な場面で活用できそうです。

●フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに格納してNotionにファイル情報を追加する

フォームの添付ファイルが自動的に管理されるため、手作業の手間を省けます。
また、迅速なファイル管理ができるため、重要な情報を見落とすことなく、効率的に業務を進められるでしょう。

●Microsoft SharePointに格納されたファイルをOCRしてSalesforceに追加する

書類の電子化とその後の処理がスムーズに行われるため、業務の効率化が図れます。
OCR技術を活用することで手入力の手間が省け、データの正確性も向上するでしょう。

kintoneとMicrosoft SharePointを連携するメリットと利用シーン

1. データの一元管理が可能に

kintoneとMicrosoft SharePointの連携により、データ管理が一箇所で可能になり、整理しやすくなります。
例えば顧客データをkintoneに登録するだけで、対応する顧客フォルダが自動的にMicrosoft SharePointに作成されるため、社内のどのメンバーでも統一された最新データにアクセスできます。これにより、部署間の情報共有が円滑になり、管理者のデータ確認も容易になるでしょう。

2. 取引先情報も効率的に管理

kintoneに登録された取引先レコードにもとづきMicrosoft SharePoint上に対応するフォルダが自動作成されることで、取引先に関連するドキュメントの管理が効率化されます。
取引先ごとにフォルダが自動生成されるため、見積書や請求書など企業ごとのデータ管理が簡単になり、スムーズな社外対応が期待できます。

3. 作業を簡潔にしてチームの生産性を向上

kintoneで記録されたデータがMicrosoft SharePointにスピーディーに反映されることで、重複作業の削減につながります。
例えば営業担当が取引先情報をkintoneに入力すると、自動的にSharePointでも確認できるようになるため、二重に入力しなくて済みますよね。
‍この仕組みにより、メンバーは必要な情報に迅速にアクセスでき、結果的にチーム全体の生産性向上を図れるんです。

まとめ

今回は、kintoneとMicrosoft SharePointを連携するフローをご紹介しました！
手動での入力や更新作業を削減できるだけではなく、データ管理や情報共有が簡単になりますね。
面倒な作業は、今回のフローのように自動化し業務効率をどんどん上げていきましょう！