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それぞれで使用しても、とても便利なkintoneとMicrosoft SharePointですが、この2つのアプリを連携してさらに活用の幅を広げることができるのをご存じでしょうか？
仕事でデータ管理が上手くできていなかったり、チームの情報共有の質を上げたい方必見です！
今回は2つのアプリを連携するメリットと、連携することで自動化できる業務のご紹介、Yoomを使用した実際の連携フローをご紹介していきます！
kintoneとMicrosoft SharePointの連携により、データの管理が一箇所で可能になり、情報の散逸を防ぎます。
例えば、顧客データをkintoneに登録するだけで、対応する顧客フォルダが自動的にMicrosoft SharePointに作成されるため、社内のどのメンバーでも統一された最新データにアクセスできます。これにより、部署間の情報共有が円滑になり、管理者のデータ確認も容易になるでしょう。
kintoneに登録された取引先レコードに基づき、Microsoft SharePoint上に対応するフォルダが自動作成されることで、取引先に関連するドキュメントの管理が効率化されます。
たとえば、取引先ごとにフォルダが自動生成されるため、見積書や請求書など、取引先ごとに関連するファイルをSharePoint上に整理して管理しやすくなります。これにより、ファイルの分類や確認が容易になり、スムーズな情報のアクセスが期待できます。
kintoneで記録されたデータがMicrosoft SharePointに即座に反映されることで、重複作業の削減が実現します。
たとえば、営業担当がkintoneに入力した取引先情報がSharePointで確認できるようになり、ファイルを探す時間や情報の更新作業が大幅に削減されるでしょう。
この仕組みにより、メンバーは必要な情報に迅速にアクセスでき、業務の進捗を加速させ、チーム全体の生産性向上に貢献します。
Yoomを使って、kintoneとMicrosoft SharePointを連携するフローを解説していきます！
このフローを使用すれば、kintoneに登録された情報をもとに、自動でMicrosoft SharePointにフォルダを作成することができますよ。
[Yoomとは]
Yoomログイン後、「マイアプリ」を選択して「+新規接続」を選択してください。（上記画像、赤枠をご参照ください。）
マイアプリの中から、kintoneとMicrosoft SharePointを接続してください。
※補足）kintoneの連携方法はこちらをご覧ください。
※注意）Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
左欄のプロジェクト一覧から今回作成したいプロジェクトを選択し、「+新規作成」をクリックします。
「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。
アプリは、kintoneを選択します。
連携アカウントとアクションは下記画像のように設定してください。
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「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定をします。
トリガーの起動間隔: 任意で設定してください。
サブドメイン名: URL内の「https://*******.cybozu.com/」の部分を取得して入力してください。
アプリID: URL内の「/k/**/」の部分がアプリIDです。（例: 3）
テストを行い、成功したら保存します。
+ボタンをクリックし、「データベースを操作する」を選択します。
アプリ一覧から、kintoneを選択します。
データベースの連携を下記画像のように設定します。
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アプリIDは、アプリURL内の「/k/***/」部分となります。
「次へ」をクリックし、データベース操作の詳細設定をします。
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一番左のプルダウンは、取得したい条件を選択し、右のプルダウンは「空でない」を選択してください。
※解説）上記のように設定することで、漏れなくkintone上の情報を引用することができます。
テストを行い、成功したら保存します。
+ボタンをクリックし、「アプリと連携する」を選択します。
アプリ一覧から、Microsoft SharePointを選択します。
連携アカウントとアクションの選択を下記画像のように設定します。
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「次へ」をクリックします。
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サイトID、ドライブID、親フォルダ名、親フォルダのアイテムID: 候補から選択してください。
フォルダ名: アウトラインの中の「レコードを取得する」をクリックし、フォルダ名に付けたい項目をクリックします。（今回は会社名ごとにフォルダを作成すると仮定し、「会社名」をクリックします。）
※解説）選択した項目が上記画像のように{{〇〇}}という形式になっているのを確認してください。
※解説）上記のように設定することで、kintone上の情報を自動で引用することができます。
テストを行い、成功と表示されたら保存してください。
これで、フローの完成です！！
今回設定したフローは以下のものです。
今回、ご紹介したフロー以外にもYoomでなら、用途に合わせてさまざまなアプリと連携できるので、作成できるフローは無限大です！
他にもkintoneとMicrosoft SharePointを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
●フォームに回答されたら、Microsoft SharePointから書類の雛形をダウンロードしてOutlookに送信する
フォームの回答を引用し、自動で書類作成しメールを送信できるので、経理や人事など様々な場面で活用できます！
●メールで届いたファイルをMicrosoft SharePointにアップロードしMicrosoft Teamsに通知する
ファイルを自動で格納し、Microsoft Teamsに通知することで、いち早くチーム内に情報の共有を行うことができます。
●kintoneにレコードが登録されたらMicrosoft Excelのデータベースに格納しMicrosoft Teamsに通知する
kintoneの情報を、Excelに自動的に保存し、Teamsに通知が送られるため、チーム管理などに役立ちますよ！
●kintoneのステータスが更新されたら、Slackに通知する
ステータスの更新をSlackに自動で通知することで、次のアクションへの行動をいち早く取ることができそうです！
●Googleスプレッドシートで行が追加されたらkintoneにレコードを追加する
行が追加されたら追加内容を基にkintoneへの登録も自動で完了することで、手入力の手間を省き、内容の正確性を保ちます。
今回は、kintoneとMicrosoft SharePointを連携するメリットをご紹介し、実際に業務で活用できる便利なフローをご紹介しました！
手動での入力や更新作業を削減できるだけではなく、データ管理や情報共有の質も上げることができますよ。
面倒な作業は、今回のフローのように自動化し業務効率をどんどん上げていきましょう！
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