【ノーコードで実現】NotionのデータをOutlookに自動的に連携する方法

「Notion上の情報更新が発生した際、毎回Outlookでメール作成してチームに共有している」
「Notionのデータベースに新しい項目を追加するたびに、関係者への通知を手作業で行っており、手間がかかるし忘れてしまうこともある…」
このようにNotionとOutlookを使いながらも、その間の情報連携が手作業のために非効率になっていると感じていませんか？

もし、<span class="mark-yellow">Notionでのページ作成や更新といったアクションをきっかけに、Outlookへ自動でメール通知が送信される仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな作業から解放されるはずです！他にも、情報共有の漏れや遅れといったミスを防ぐことにもつながるでしょう。

今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングなどの専門知識を一切必要とせず、誰でも簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！

とにかく早く試したい方へ

Yoomには<span class="mark-yellow">NotionとOutlookを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。

今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！

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NotionとOutlookを連携してできること

NotionとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのツール間の情報共有やデータ入力を自動化できます。
例えば、Notionで作成した議事録の共有や定期的なレポート作成と通知の自動化が実現することで、業務の正確性とスピードの向上が期待できるでしょう！

気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにNotionとOutlookの連携を実際に体験可能。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！

Notionでページが作成されたらOutlookにメールを送信する

Notionに新しい議事録やタスクページが作成されるたびに、その旨を関係者にメールで通知する作業を自動化するフローボットです。
この連携は、Notionでのページ作成をトリガーにOutlookへメールを送信する直接連携のパターンとなります。

<span class="mark-yellow">情報共有の迅速化と通知漏れの防止に直結し、チーム全体のコミュニケーションの円滑化が期待できますね！</span>

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指定のスケジュールになったらNotionでページを作成し、Outlookでメールを送付する

週次レポートの提出や定例会議のアジェンダ共有など、決まったタイミングで発生する業務を自動化します。

この連携は、特定のスケジュールを起点としてNotionでのページ作成とOutlookでのメール送信を自動で行うため、<span class="mark-yellow">定期的なタスクの準備や共有を忘れる心配がなくなる他、担当者の負担軽減が見込めます！</span>

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NotionとOutlookの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にNotionとOutlookの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでNotionとOutlookの連携を進めていきます。

もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「Notionでページが作成されたらOutlookにメールを送信する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• NotionとOutlookをマイアプリ連携
• 該当のテンプレートをコピー
• Notionのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：NotionとOutlookをマイアプリ連携

‍最初にYoomでNotionとOutlookを連携させることで、スムーズにフローボットを作成できます。
Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。

検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。

‍Notionのマイアプリ連携

※マイアプリ連携をする前に、フローで使用するデータページを作成しておきましょう。‍

Notionのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。

次に進むと、Notionで作成されたページの一覧が表示されます。ここにチェックが入っているページが、Yoomと連携されます。
マイアプリ連携後にフローで使用するページを作成した場合は、再連携をしてチェックを入れる必要があります。
‍「アクセスを許可する」をクリックして、YoomとNotionのマイアプリ連携は完了です。

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‍Outlookのマイアプリ連携

‍Microsoftアカウントにログインをしましょう。
連携したいMicrosoftアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません！

※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

2つのアプリがマイアプリ一覧に追加されていることを確認したら、次へ進みます。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

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テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。

ステップ3：Notionのトリガーアクション設定

さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Notionでページが作成されたらOutlookにメールを送信する」をクリックしてください。

クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

まずは、トリガーとなる「ページが作成または更新されたら」をクリックして、連携するアカウント情報が入力されていることを確認してください。

次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。

※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
‍なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

設定した後、アプリ連携の際にNotionでページを事前に作成しているため、そのまま「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、アウトプットが取得できます。（以下は取得値の一例です。）
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、次のステップで活用可能です。つまり、これらのデータをOutlookに自動送信できるようになります！

もし、取得値を追加したい場合には、【+ 取得する値を追加】をクリックすることでアウトプットを増やすことができます。

以下の画面のように取得したい情報の横にある＋マークをクリックすると、『追加する値』の欄に情報が追加されます。

鉛筆マークをクリックすると項目名を編集できるので、Notionで設定されている項目名に統一するのがおすすめです。
編集できたら値を保存して、追加を押しましょう。

‍

必要な情報の取得ができたら『保存する』を押して、トリガー設定は完了です。

‍ステップ4：Outlookでメールを送信する設定

最後に、2つ目の「メールを送る」をクリックします。

連携するアカウント情報が正しいかを確認し、[次へ]をクリックしましょう。

下にスクロールし、メールを送付する際の「メール内容」の設定を行います。通知先のアドレスなどを設定しましょう。

以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することが可能です。
アウトプットを引用することで、メール受信毎に異なる値を受け取ることができるようになります。

なお、アウトプットを使用せずテキストを直接入力すると毎回同じ内容が通知されるため注意が必要です。

なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。運用状況に合わせて設定の有無を調整してくださいね。

[次へ]をクリックし、次の画面でメール内容の確認を行いましょう。
送信内容に問題がなければ、「テスト」を押して実際に設定した内容でメールが届くかを確認してください。
テストが成功したことを確認した後は、『保存する』をクリックしましょう。

これで設定完了です！お疲れ様でした！

ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了

以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

簡単に自動化フローボットが作成できましたね！

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OutlookのデータをNotionに連携したい場合

今回はNotionからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にOutlookからNotionへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください！
これにより、メールやカレンダーの情報をNotionに集約し、情報管理をさらに効率化できます。

Outlookで受信した請求書をOCRで読み取り、Notionデータベースに追加する

Outlookで受信したメールに添付されている請求書PDFをAI-OCRが自動で読み取り、その内容をNotionのデータベースに追加します。

<span class="mark-yellow">請求書処理にかかる時間と手間を削減する</span>可能性があるため、経理部門の業務効率化に貢献できるはずです！

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Outlookで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する

Outlookカレンダーに新しい予定が登録された際に、その情報を自動でNotionのデータベースにも追加します。

<span class="mark-yellow">カレンダーとタスク管理ツール間の情報の二重入力をなくし、スケジュール管理を一元化できる</span>ため、会議の議事録作成や関連タスクの管理がスムーズになります！

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