Notionでページが作成されたらOutlookにメールを送信する方法

Notionで新しくページを作成したり、更新した時に「関係者に共有するのが手間…」「伝え忘れがないか不安…」と感じたことはありませんか？
ダブルチェックのために人員を割くのも大変です。

そんな方に便利なのが、Yoomを使ったNotionとOutlookの自動連携です。これを設定すれば、Notionでページが作成・更新されたら、Outlookを通じて関係者にメールが自動で送られます。
毎回手作業でメールを送る必要がなくなるので、業務の負担が減るのはもちろん、伝え忘れの心配もなくなりますね。

この記事では、その具体的な手順をわかりやすくご紹介するので、「もっと効率的に情報共有したい」と思っている方はぜひチェックしてみてください。

こんな方におすすめ

NotionとMicrosoft Outlookを業務で使用しており、情報共有の自動化に関心がある方
プロジェクトの進捗管理をNotionで行い、関係者への通知を効率化したい方
会議の議事録やチームの情報共有をNotionで行い、見落としを防ぎたい方
社内ドキュメントをNotionで管理しており、関係者へ適切に通知を送りたい方
APIを活用した業務自動化に関心があり、NotionとMicrosoft Outlookの連携を検討している方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

[Yoomとは]

Notionに追加した内容をOutlookで通知する方法

‍Notionでページが作成されたことをNotionのAPIを利用して受け取り、Microsoft Outlookの提供するAPIを用いて、指定のメールアドレスに通知を送信することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

YoomとNotion、Outlookをマイアプリ連携
テンプレートをコピー
フローの詳細設定
トリガーをON

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：NotionとOutlookをマイアプリ連携

‍まずは、YoomでNotionとOutlookを連携させます。Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。

検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。

‍Notionのマイアプリ連携

※マイアプリ連携をする前に、フローで使用するデータページを作成しておきましょう。‍

Notionのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。

次に進むと、Notionで作成されたページの一覧が表示されます。

ここにチェックが入っているページが、Yoomと連携されます。
マイアプリ連携後にフローで使用するページを作成した場合は、再連携をしてチェックを入れる必要があります。‍

「アクセスを許可する」をクリックして、YoomとNotionのマイアプリ連携は完了です。

‍Outlookのマイアプリ連携

‍Microsoftアカウントにログインをしましょう。

連携したいMicrosoftアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません！※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

マイアプリ一覧に追加されていることを確認しましょう。

次からフローの詳細設定に移ります。
下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：トリガーを設定

最初の設定は「ページが作成されたら」です。
Notionで新しいページが作成されたら、フローが動くように設定しましょう。１ページ目では、マイアプリ連携をしたNotionのアカウント情報が反映されています。

必要に応じてタイトルを修正し、アカウント情報を確認したら次に進んでください。次に、トリガーの起動間隔を設定します。

指定した時間ごとにNotionでのページの作成・更新情報を確認します。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

時間を設定したら、Notion上でページを作成または更新をしてから「テスト」をクリックしてください。
今回は、下記の顧客情報を更新した後にテストを行います。

テストが成功するとアウトプットが取得できます。

IDやURLなど詳細情報が確認出来たら「保存する」でトリガーの設定は完了です。

‍ステップ3：Outlookにメールを送信する設定

次に「メールを送信する」の設定です。

Notionから取得した情報をメールで送れるように設定しましょう。最初に、Notionと同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認を行います。
続いて送信するメールの内容を設定します。

宛先は、手入力で個別のメールアドレスを入力します。
本文は上記のようにアウトプットを活用しながら入力してみましょう。取得した情報が反映されてメール本文に載るようになります。

すべて入力ができたら次に進んでください。メールの送信画面を確認して、問題がなければ「テスト」をクリックします。

テストが成功し、アウトプットが具体的な情報として反映され、メールを受け取ることができました。
確認ができたら「保存する」をクリックして、すべての設定は完了です。

最後にトリガーをONにしましょう。

これでフローが動きはじめました。

‍さらに自動化するには

‍Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
分岐を活用してメールの送信先を変えたり、データベースを活用して情報を蓄積することでさらに業務効率化が進むでしょう。

以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。

‍Notionの内容によって送信先を変更する

メールアドレスを個別に指定するフローなので、Notionの情報に合わせて送信先を変更することができます。‍

なお、分岐はミニプラン以上のプランで利用できる機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットはエラーとなりますので、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルがあり、期間中には分岐機能を使用することができます。

たとえば、プロジェクト関連のページはプロジェクトリーダーに、人事関連のページは人事部担当者に…など業務に合わせて分岐を活用してみましょう！

‍レコード追加で情報を蓄積

Yoomの機能を活用して、Notionの履歴をデータとして残すことができます。データを残しておけば、後から検索機能を活用して情報を確認することも可能です。
問い合わせに関する情報や、契約に関する情報だけが必要な時にデータベースで履歴を追うことができると担当者の手間や時間の削減につながりそうですね。

‍NotionとOutlookを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもNotionやOutlookのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Notionを活用した自動化例

Gmailの受信内容をNotionに追加する

日々大量に届くGmailのメールを手動でNotionに転記する手間を省き、自動的に必要な情報を整理・保存します。これにより、重要なメール内容を漏れなく管理し、チーム内での情報共有がスムーズになります。

Googleフォームに回答があったら、Notionにページを作成する

Googleフォームの回答をNotionデータベースに手動で転記する手間を省くことができ、時間短縮につながります。また、Notionのデータベース機能と連携することで、作成されたページをデータベース化し、回答データを分析したり、業務に活用することができます。

Salesforceに登録されたリード情報をNotionに追加する

SalesforceとNotionを連携することで、リードへの素早い対応につながります。また、Notion上でリード情報を一元管理することで、チームメンバー間の情報共有と連携がスムーズに行えるようになります。

Outlookを活用した自動化例

Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信

メッセージを自動転送することにより漏れを防ぐことができ、業務効率化を図ることができます。

Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する

OutlookとMicrosoft Excelを連携することで、受信した内容を手動でMicrosoft Excelに追加する必要がなくなり、最新情報の把握や共有の抜け漏れ防止につながります。

Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする

メールで受け取ったファイルを手動で保存し直す手間が省けます。また、自動でDropboxにアップロードされるため、ファイルの一元管理が可能となり、必要な書類を探しやすくなるでしょう。

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‍NotionとOutlookの連携メリットと具体的な利用シーン

メリット1: 業務の進捗管理をスムーズにする

‍Notionで新しいページが作成された際にOutlookへメールを送信することで、業務の進捗状況を関係者へ自動的に通知できます。手作業での連絡が不要になり、情報共有の手間を削減できます。

たとえば、プロジェクトの進捗管理をNotionで行っている場合、新しいタスクページが作成されると、担当者へメールが送信されます。これにより、チームメンバーは作業の開始タイミングを把握しやすくなり、連携がスムーズになるでしょう。
また、タスクの追加や変更があった際に関係者へ通知が行われるため、伝達ミスや情報の遅れを防ぐことにも期待できます。

メリット2: チーム内の情報共有を円滑にする

‍Notionで作成した情報をOutlookを通じて共有することで、チーム内の情報伝達の効率化を図れます。特に、共有すべき重要な情報を確実にメンバーへ届ける際に役立つでしょう。

たとえば、会議の議事録をNotionにまとめた場合、そのページの作成をトリガーとして、会議参加者へ議事録のリンクを含んだメールが送信されます。これにより、関係者全員が会議内容を確認でき、情報の共有漏れを防ぐことが期待できます。
また、メールの件名や本文に簡単な概要を含めることで、受信者に素早く情報を伝達できる工夫ができるのもメリットの1つと言えるでしょう。

‍メリット3: ドキュメント管理を効率化する

‍NotionとOutlookを連携させることで、作成されたページを効率的に管理しやすくなります。メールでの通知を活用することで、必要な情報を適切なタイミングで関係者に共有するのに役立つでしょう。

たとえば、社内のガイドラインや業務マニュアルをNotionに作成した場合、そのページの作成をトリガーとして、関連部署のメンバーへ通知メールが送られます。これにより、新しく追加された情報を必要な人が適切に受け取ることができ、ページの更新状況を把握しやすくなります。
また、メール本文にリンクを含めることで、必要なタイミングで参照できるようになり、情報の管理がより容易になります。

‍まとめ

‍NotionとOutlookを連携させると、Notionのページ情報を関係者に自動でメール送信できるようになります。これなら、プロジェクトの進捗管理や会議の議事録共有などがスムーズになり、手作業での通知ミスの防止にもつながりますね。

‍さらに、Yoomを使えばノーコードで簡単に設定できるので、専門知識がなくてもすぐに始められるのがポイントです。

‍仕事の負担を減らしつつ、情報共有のスピードも上げられるので、業務効率化を考えている方にはぴったりです。「もっと手間を減らしたい」「うっかり通知を忘れたくない」と思ったら、まずはYoomに無料登録して、自動化を試してみませんか？