「Notion上の情報更新が発生した際、毎回Outlookでメール作成してチームに共有している」
「Notionのデータベースに新しい項目を追加するたびに、関係者への通知を手作業で行っており、手間がかかるし忘れてしまうこともある…」
このようにNotionとOutlookを使いながらも、その間の情報連携が手作業のために非効率になっていると感じていませんか？
もし、Notionでのページ作成や更新といったアクションをきっかけに、Outlookへ自動でメール通知が送信される仕組みがあれば、こうした日々の細かな作業から解放されるはずです！他にも、情報共有の漏れや遅れといったミスを防ぐことにもつながるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングなどの専門知識を一切必要とせず、誰でも簡単に設定できます。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはNotionとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Notionでページが作成されたらOutlookにメールを送信する
試してみる
Notionに新しくページが作成されたらOutlookにメールを送信するフローです。
NotionとOutlookを連携してできること
NotionとOutlookのAPIを連携させることで、これまで手動で行っていた二つのツール間の情報共有やデータ入力を自動化できます。
例えば、Notionで作成した議事録の共有や定期的なレポート作成と通知の自動化が実現することで、業務の正確性とスピードの向上が期待できるでしょう！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにNotionとOutlookの連携を実際に体験可能。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Notionでページが作成されたらOutlookにメールを送信する
Notionに新しい議事録やタスクページが作成されるたびに、その旨を関係者にメールで通知する作業を自動化するフローボットです。
この連携は、Notionでのページ作成をトリガーにOutlookへメールを送信する直接連携のパターンとなります。
情報共有の迅速化と通知漏れの防止に直結し、チーム全体のコミュニケーションの円滑化が期待できますね！
Notionでページが作成されたらOutlookにメールを送信する
試してみる
Notionに新しくページが作成されたらOutlookにメールを送信するフローです。
指定のスケジュールになったらNotionでページを作成し、Outlookでメールを送付する
週次レポートの提出や定例会議のアジェンダ共有など、決まったタイミングで発生する業務を自動化します。
この連携は、特定のスケジュールを起点としてNotionでのページ作成とOutlookでのメール送信を自動で行うため、定期的なタスクの準備や共有を忘れる心配がなくなる他、担当者の負担軽減が見込めます！
指定のスケジュールになったらNotionでページを作成し、Outlookでメールを送付する
試してみる
指定のスケジュールになったらNotionで新規ページを作成し、連携したOutlookで詳細内容のメールを送付するフローです。
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Notion・Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Notionを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
⇒Outlookを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
NotionとOutlookの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にNotionとOutlookの連携フローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでNotionとOutlookの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Notionでページが作成されたらOutlookにメールを送信する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- NotionとOutlookをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Notionのトリガー設定およびOutlookのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1：NotionとOutlookをマイアプリ連携
最初にYoomでNotionとOutlookを連携させることで、スムーズにフローボットを作成できます。
Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。
検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。
Notionのマイアプリ連携
※マイアプリ連携をする前に、フローで使用するデータページを作成しておきましょう。
Notionのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。
次に進むと、Notionで作成されたページの一覧が表示されます。ここにチェックが入っているページが、Yoomと連携されます。
マイアプリ連携後にフローで使用するページを作成した場合は、再連携をしてチェックを入れる必要があります。
「アクセスを許可する」をクリックして、YoomとNotionのマイアプリ連携は完了です。
Outlookのマイアプリ連携
Microsoftアカウントにログインをしましょう。
連携したいMicrosoftアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません！
※Microsoft365（旧Office365）につきまして、一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）に加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2つのアプリがマイアプリ一覧に追加されていることを確認したら、次へ進みます。
ステップ2：テンプレートのコピー
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Notionでページが作成されたらOutlookにメールを送信する
試してみる
Notionに新しくページが作成されたらOutlookにメールを送信するフローです。
テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。
ステップ3：Notionのトリガーアクション設定
さっそく、フローボットの設定を進めていきます！
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Notionでページが作成されたらOutlookにメールを送信する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
まずは、トリガーとなる「ページが作成または更新されたら」をクリックして、連携するアカウント情報が入力されていることを確認してください。
次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
設定した後、アプリ連携の際にNotionでページを事前に作成しているため、そのまま「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、アウトプットが取得できます。（以下は取得値の一例です。）
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、次のステップで活用可能です。つまり、これらのデータをOutlookに自動送信できるようになります！
もし、取得値を追加したい場合には、【+ 取得する値を追加】をクリックすることでアウトプットを増やすことができます。
以下の画面のように取得したい情報の横にある＋マークをクリックすると、『追加する値』の欄に情報が追加されます。
鉛筆マークをクリックすると項目名を編集できるので、Notionで設定されている項目名に統一するのがおすすめです。
編集できたら値を保存して、追加を押しましょう。
必要な情報の取得ができたら『保存する』を押して、トリガー設定は完了です。
ステップ4：Outlookでメールを送信する設定
最後に、2つ目の「メールを送る」をクリックします。
連携するアカウント情報が正しいかを確認し、[次へ]をクリックしましょう。
下にスクロールし、メールを送付する際の「メール内容」の設定を行います。通知先のアドレスなどを設定しましょう。
以下の画像のように、前ステップから取得したアウトプットを引用して設定することが可能です。
アウトプットを引用することで、メール受信毎に異なる値を受け取ることができるようになります。
なお、アウトプットを使用せずテキストを直接入力すると毎回同じ内容が通知されるため注意が必要です。
なお、カスタマイズとして、画面最下部に「添付ファイル」を追加する項目や赤枠部分をクリックすると「事前確認設定」として、実行前に確認ができる設定を行う項目があります。運用状況に合わせて設定の有無を調整してくださいね。
[次へ]をクリックし、次の画面でメール内容の確認を行いましょう。
送信内容に問題がなければ、「テスト」を押して実際に設定した内容でメールが届くかを確認してください。
テストが成功したことを確認した後は、『保存する』をクリックしましょう。
これで設定完了です！お疲れ様でした！
ステップ5：トリガーをONにして起動準備完了
以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
簡単に自動化フローボットが作成できましたね！
Notionでページが作成されたらOutlookにメールを送信する
試してみる
Notionに新しくページが作成されたらOutlookにメールを送信するフローです。
OutlookのデータをNotionに連携したい場合
今回はNotionからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しました。
逆にOutlookからNotionへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください！
これにより、メールやカレンダーの情報をNotionに集約し、情報管理をさらに効率化できます。
Outlookで受信した請求書をOCRで読み取り、Notionデータベースに追加する
Outlookで受信したメールに添付されている請求書PDFをAI-OCRが自動で読み取り、その内容をNotionのデータベースに追加します。
請求書処理にかかる時間と手間を削減する可能性があるため、経理部門の業務効率化に貢献できるはずです！
Outlookで受信した請求書をOCRで読み取り、Notionデータベースに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信した請求書の内容を確認し、手作業でNotionへ転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、添付された請求書をAI-OCRが自動で読み取り、その内容をNotionデータベースへ追加できます。一連の作業を自動化することで、手作業による負担やミスを減らすことに繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで受け取る請求書の手動でのデータ入力作業に手間を感じている経理担当者の方
・Notionで案件や支払情報を管理しており、入力作業の自動化を検討している方
・請求書処理のヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Outlook、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Outlookで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する
Outlookカレンダーに新しい予定が登録された際に、その情報を自動でNotionのデータベースにも追加します。
カレンダーとタスク管理ツール間の情報の二重入力をなくし、スケジュール管理を一元化できるため、会議の議事録作成や関連タスクの管理がスムーズになります！
Outlookで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加する
試してみる
Outlookで予定が登録されたらNotionのデータベースにも追加するフローです。
NotionやOutlookを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもNotionやOutlookのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Notionを使った自動化例
追加情報を同期したり、ステータス更新をトリガーに会計処理を登録可能です。
また、一方のツールの操作を検知して、情報を自動追加することもできます！
GitHubのIssueが新規作成されたら、Notionのデータベースに自動登録する
試してみる
■概要
「GitHubのIssueが新規作成されたら、Notionのデータベースに自動登録する」フローは、開発プロジェクトの管理をスムーズにする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubを使用してプロジェクト管理を行っている開発者の方
・Notionを活用してタスクやIssueを一元管理したいプロジェクトマネージャーの方
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームリーダーの方
・GitHubとNotionの連携を簡単に実現したい方
・業務の自動化を進めて、効率的なワークフローを構築したい経営者の方
■注意事項
・GitHubとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。
OneDriveでファイルが作成されたらNotionにレコードを追加する
試してみる
■概要
「OneDriveでファイルが作成されたらNotionにレコードを追加する」ワークフローは、ファイル管理と情報整理の手間を軽減する業務ワークフローです。
OneDriveに新しいファイルがアップロードされるたびに、Notionに自動で関連情報が記録されるため、手動でのデータ入力が不要になります。
これにより、作業の効率化とミスの防止が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveでのファイル管理とNotionでの情報整理を効率化したい方
・手動でファイル情報をNotionに入力する作業に時間を取られているチームリーダー
・複数のSaaSアプリを連携させて業務フローを自動化したいIT担当者
・業務のデジタル化を進める中で、情報の一元管理を目指している経営者
■注意事項
・OneDrive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
NotionDBに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加する
試してみる
Notionの任意のデータベースに追加された情報を、Google スプレッドシートにも追加するフローです。
Notionでステータスが更新されたらfreee会計に売上取引を登録する
試してみる
Notionでステータスが更新されたらfreee会計に売上取引を登録するフローです。
Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する
試してみる
Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信するフローです。
Outlookを使った自動化例
会議の作成を関係者のメールアドレスまで通知したり、メールで受け取ったデータファイルをストレージサービスに自動で格納できます。
また、受信した特定の情報をデータベースツールに自動で集約もお手の物です！
Gmailでメールを受信したら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
日々の業務でGmailとOutlookを併用していると、複数の受信トレイを確認する手間や、重要なメールを見落としてしまうリスクが気になりませんか。特に、異なるツール間での情報共有が手作業だと、非効率を感じる場面も少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でOutlookに通知できます。これにより、メーラー間の確認作業を効率化し、重要な連絡の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
・主にOutlookを使いつつ、Gmailに届く特定メールの確認も必要な方
・OutlookとGmailを併用しており、メールの確認漏れを防止したいと考えている方
・複数のメールアカウントの管理に手間を感じ、情報集約を自動化したい方
■注意事項
・Gmail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録する
試してみる
Outlookで受信したメールの署名情報からHubSpotにコンタクトを登録するフローです。
Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
「Outlookで特定の件名のメールを受信したら、Google スプレッドシートに追加する」ワークフローは、メール管理の効率化を図る業務ワークフローです。
このワークフローを利用することで、Outlookで指定した件名のメールが届いた際に、自動的にGoogle スプレッドシートに新しい行としてデータが追加されます。
これにより、手作業によるデータ入力の手間を省き、情報の整理や共有がスムーズになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookで毎日多くのメールを受信し、その内容を記録する手間に悩んでいるビジネスパーソン
・Google スプレッドシートを利用してデータ管理を行っており、効率化を図りたい方
・営業チームやサポートチームなど、メール内容を一元的に管理・共有したい部署の担当者
・手動でのデータ入力によるヒューマンエラーを減らしたいと考えている管理者
・業務ワークフローの自動化に興味があり、Yoomを活用したい方
■注意事項
・Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookに届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする
試してみる
Outlookで受け取った添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードするフローです。
Zoomで特定条件のミーティングが作成されたら、Outlookに通知する
試してみる
■概要
Zoomで新しいミーティングが作成されるたびに、関係者へOutlookで通知する作業は、頻繁に発生すると手間になる場合があります。特に、重要な会議だけを確実に通知したい場合、手作業では見落としのリスクも伴います。このワークフローは、ZoomとOutlookを連携させ、特定の条件を満たすミーティングが作成された際に自動でメール通知を送信するため、面倒な手作業から解放され、重要な情報の共有を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomでの会議設定が多く、Outlookを使った関係者への通知を手作業で行っている方
・特定の条件のミーティングのみを関係者に共有し、業務を効率化したいチームリーダーの方
・ZoomとOutlook間の情報連携を自動化し、会議情報の共有漏れを防ぎたい方
■注意事項
・Zoom、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ご紹介したテンプレート以外にも、Notion・Outlookがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Notionを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
⇒Outlookを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
まとめ
NotionとOutlookの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたNotionとOutlook間のデータ転記や情報共有の手間を削減し、ヒューマンエラーの防止も期待できます。
情報共有の遅延や漏れを心配することなく、常に最新の正確な情報に基づいて業務を進められるようになりそうですね！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
.avif)
.png)
