HubSpotとSlackを連携して顧客管理の効率化を目指します！

HubSpotとSlackを連携するメリットと自動化例‍

営業部門でHubSpotを活用すると、マーケティングやカスタマーサービス業務の効率化になってとても便利ですよね！
今回はそんなHubSpotとメッセージツールのSlackを連携させて、今まで以上に顧客対応や情報管理が効率化できる事例や設定方法をご紹介したいと思います！

とはいっても具体的に2つのアプリを連携させるメリットってどんなことがあるのでしょうか。

メリット1:情報の即時共有
Slackと連携するとHubSpotで更新された顧客情報をSlackのメッセージを利用してリアルタイムに共有できます。
そうすると営業部門のメンバー全員が最新の情報を共有できて、迅速に対応することが可能になります。
特定のトリガーに絞ってSlackのチャンネルに通知をすることも可能なので、重要な更新やイベントの通知を受け取ったらすぐに対応するというルーティンを作ることもできますよ！

メリット:顧客対応の迅速化
顧客対応はスピードが勝負！
HubSpotで新しいリードが追加されたり、既存顧客のステータスが変更されたときにチームのSlackに通知することが可能です。
そのため、担当者はすぐに顧客の要望に対応することができます。
顧客を待たせることがないので、満足度の向上にもつながりますよね！
問い合わせに対する迅速な対応は、お客様との信頼性を高めることにもなるはずです。

メリット3:プロジェクト管理の効率化
HubSpotのタスク管理機能とSlackのプロジェクト管理ツールを連携させることで、タスクの進捗状況をリアルタイムで把握することができます。
Slackの通知でタスクを確認できるので、漏れや遅延を防ぐことができます。
また、チームリーダーはタスクの進捗をこまめに確認できることで、フォローアップも柔軟に対応できます。
これによってチームの協力体制が強化され、最終的にはプロジェクトの成功率を高めることにもつながるはずです！

ではここからは、実際に設定できる具体的な業務の自動化例をご紹介します。

まずはHubSpotの情報をSlackへ自動通知することです！
新しいリードがHubSpotに追加されたときに、自動的にSlackのチャンネルに通知が送信されます。
営業部門は新しいリードに即座に対応できるため、機会を逃すことなくすぐにフォローアップできます。
例えば、ステータス変更や重要な顧客活動が自動で通知されるので、担当者は常に最新情報を基にして行動・判断ができるようになります。
また、今までは個別にピックアップして連絡をしていたため、どうしても連絡漏れや遅延など人的ミスが起こることもありました。
それが自動化されることによってなくなります。

さらに、Slackの投稿からHubSpotへの自動登録もできます。
Slackで特定のキーワードやハッシュタグを含むメッセージが投稿された場合、その情報を自動的にHubSpotに登録するように設定できます。
例えば、今まではSlackでの顧客との会話内容は担当者が別で議事録のような資料を作成して共有していました。
しかし自動化によって、会話のピックアップから登録まで自動でできるので、伝達ミスもなくなり、業務フローが一気に短縮できます。

また、双方向のデータ同期も可能です。
HubSpotとSlack間で双方向のデータ同期を設定できます。
例えば、HubSpotで新しいタスクが追加された際にSlackに通知を送り、Slack上でタスクの進捗を更新するとその情報がHubSpotにも反映されるようにします。
これにより、両方のプラットフォームで常に最新の情報を利用でき、効率的なデータ管理が実現します。

HubSpotとSlackの連携フローの作り方

今回はYoomを使って連携を行っていきます。
Yoomは視覚的にもわかりやすいツールなので、簡単に連携設定が行えますよ！
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、Yoomのアカウント発行ページからアカウントを取得してくださいね。
とっても簡単に始められます！
なお、Yoomの基本的な操作は、初めてのYoomを参考にしてください。

‍Yoomのアカウントにログインができたら、
1.「マイアプリ登録」をクリックし、「新規作成」を選択してください。

2.登録したいアプリ(今回はHubSpotとSlack)を選択し、使用するアカウントでログインしてください。
HubSpotの登録ができたら、もう一度「新規作成」をクリックして、Slackの登録をするというような流れです。
※HubSpotの詳しい登録方法はこちらを参考にしてください。
HubSpotのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)‍

※Slackの詳しい登録方法はこちらを参考にしてください。
Slackのマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

3.登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
HubSpotとSlackのアイコンが登録されたか確認をしてください。

それではここから、2つのアプリの連携設定を行いましょう！
‍【HubSpotに新規コンタクトが登録されたらSlackに通知】というフローを作成していきます。

1.「マイプロジェクト」から「新規作成」をクリック、「はじめからの作成」を選択します。

2.表題はわかりやすくフローの内容を入力して、「特定のアプリイベントが発生したとき」を選択し、HubSpotを選択します。

3.トリガーアクションは「新しいコンタクトが作成されたら」を選択し、「次へ」をクリックします。

4.トリガーの起動間隔を選択して、「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」してください。

5.HubSpotの連携で保存したフローの「+」をクリックし、オペレーションタイプの選択から「アプリと連携をする」を選択し、Slackをクリックします。

6.アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択して、「次へ」をクリックします。

7.投稿先のチャンネルIDとメッセージを入力します。
投稿先のチャンネルはSlackがマイアプリ登録されていれば、候補から選択することが可能です。
メッセージは先に連携した、HubSpotで取得したアウトプット情報を使用できるので、アウトプットから選択して入力します。
「テスト」をクリックし、テストが成功したら、「保存」します。

これで【HubSpotに新規コンタクトが登録されたらSlackに通知】というフローの完成です。

8.最後にトリガーを「ON」に切り替えれば起動します。‍

HubSpotとSlackの連携フロー応用編

ここまではシンプルフローをご紹介しましたが、今回使ったYoom、実は連携アプリがたくさんもあって、さまざまな業務を効率化することができるんです！

例えば、同じHubSpotとSlackの連携でも、フォームトリガーを使って【Yoomのフォームに応募の回答が行われたら、HubSpotに応募者情報を追加して、顧客管理を行う】なんていうフローも設定できちゃいます。

いちいち応募内容を確認して、HubSpotに入力して、さらに内容を担当者に個別連絡…なんて面倒くさいことしなくていいのです！
すでに登録済みのユーザーについては顧客ステータスの更新なども自動的に行えますよ！
ぜひ、皆さんの業務に当てはまるフローを作成して、さまざまな業務の効率化を目指してください！！

※分岐するオペレーションや5つ以上のオペレーション設定はフリープランでは使用できません。
※各有料プランを無料でトライアルすることもできますので、本操作を使用したい場合はご活用ください。
※無料トライアルの詳細や開始方法についてはこちらをご参照ください。
無料トライアルでできることと開始方法について | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

まとめ

HubSpotとSlackの連携により、情報の共有、顧客対応の迅速化、プロジェクト管理の効率化が実現できました！

新しいリードの自動通知やSlackのメッセージをHubSpotへ自動登録、双方向のデータ同期の自動化が可能になり、日々の業務が大幅に効率化されました。自動化によって人的フローによる漏れや忘れなどのミスも減らすことができて、情報の一貫性も保たれます。今までよりもより戦略的な営業活動が期待できそうです！
みなさんぜひ、連携に挑戦してみてください！！
まずはシンプルなものから、一緒にはじめましょう！