OutlookとMicrosoft Excelを連携して最新情報の把握や共有の抜け漏れを防止！

ステップ2:トリガーを設定

今回は用意されているテンプレートを使用していきます。
上記バナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

コピーが完了したら、アプリトリガーを設定します。

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赤線部をクリックすると以下の画面が出てきますので設定をしていきましょう。

今回は、連携されているMicrosoft Accountが正しいことを確認し、次に進みます。

次に、トリガーの起動間隔とメールフォルダIDを設定していきます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますが、基本的に短い設定がおすすめです。
メールフォルダIDは、どのメールフォルダに新しいメールが届いたらこのフローを起動させるのか指定する必要があるためです。
任意のものを設定し、テストでエラーとならなければ保存してこのステップは完了です。

ステップ3:アクションを設定

次にアクションを設定していきます。

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赤線部をクリックすると以下の画面になります。

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Microsoft Accountが正しいものとなっているか確認します。
ファイルの保存場所、ドライブID、ファイル名（任意）、アイテムID、シート名、テーブル範囲を任意のものに設定し、次に進みます。
データベースの連携の詳細は、こちらで確認できます。

受信日時、件名、本文など、追加するレコードの値は任意のものを設定し、テストをクリックします。
エラーとならなければ保存して設定は完了です。

※追加するレコードの値に表示される項目は、1つ前の設定で指定したシートのヘッダー（1行目）の内容になります。

最後にアプリトリガーをオンにしましょう。

‍今回、ご紹介したテンプレートはこちら。

OutlookやMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもOutlookやMicrosoft ExcelのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍OutlookとMicrosoft Excelを連携した自動化例

Outlookメールに届いた情報をAIで抽出し、Microsoft Excelに自動で転記したり、Outlookでメールを受信したらMicrosoft Excelの情報を更新したりすることもできます。
また、Microsoft Excelの雛形から納品書を作成しOutlookで送付する連携も可能です。

Outlookを活用した自動化例

顧客管理ツールの情報をもとにOutlookでメールを送る

SalesforceやHubSpotなどの登録情報をもとに自動で顧客へメールを送信します。

Outlookで受信した書類を自動でクラウドストレージに保存する

Outlookで受信した書類をOneDriveやMicrosoft SharePointなどに自動で保存します。

Outlookにメールが届いたらタスクツールに課題を追加する

Outlookにメールが届いたらAsanaやTrelloなどに課題を自動で追加します。

Microsoft Excelを活用した自動化例

フォームで送信された内容をMicrosoft Excelに追加する

Googleフォームなどの回答をMicrosoft Excelに自動で追加します。

会議終了後に自動で文字起こしし、議事録をMicrosoft Excelに追加する

Google MeetやZoomで会議終了後に自動で文字起こしし、議事録をMicrosoft Excelに追加します。

チャットツールで送信された内容からAIでテキストを抽出してMicrosoft Excelに追加する‍

Google ChatやMicrosoft Teamsで投稿されたメッセージから特定の内容を抽出してMicrosoft Excelに自動で追加します。

OutlookとMicrosoft Excelを連携するメリットと利用シーン

1. メール情報の整理とスムーズな情報共有

Outlookに届いたメール内容をMicrosoft Excelに自動で記録することで、手動の転記が不要になり、業務効率の向上につながります。
例えば、営業チームが顧客からの見積依頼メールを受信した際、この情報がMicrosoft Excelに追加されるので、他部門のメンバーもスムーズに確認できるのはないでしょうか。

特にプロジェクトの進捗報告や顧客対応の記録が必要な場面では、情報が一元化されることで、円滑に情報が共有され、対応の遅れや漏れを防ぎやすくなるはずです。

2. 作業エラーの削減とデータ精度の向上

OutlookとMicrosoft Excelの連携により、手動入力時に発生しやすいミスを防ぐことができ、正確なデータ管理が実現します。

特に在庫管理や注文管理の場面では、最新の受信メールがMicrosoft Excelに自動で反映されるので、在庫状況の誤把握やダブル発注といったミスの予防につながります。
これにより、日常業務の信頼性が向上し、データに基づいた判断を自信を持って行える環境が整うのではないでしょうか。また、こうした業務の精度向上が、企業全体の品質向上につながるかもしれませんね。

3. 定期レポート作成の効率化とデータ活用

Outlookで受信した情報がMicrosoft Excelに自動的に追加されれば、定期レポートの作成やデータ分析の準備が効率的に進められそうですよね。特に、売上データや顧客からの問い合わせ内容が日々更新される業務において、この連携はかなり有用ではないでしょうか。

例えば、マーケティング部門がキャンペーン期間中の販売状況を把握したい場合、Outlookで受信した成約内容をMicrosoft Excelに蓄積することで、成果を可視化することができ、改善ポイントや成功要因が見えてくるかもしれません。また、自動化により正確なデータをもとに次の施策を考えられる点も、大きなメリットではないでしょうか。

まとめ

今回はOutlookとMicrosoft Excelを連携するフローの一例をご紹介しました！
Yoomを通してアプリを連携すると、以下のメリットがあります。

自動化することによる手作業の削減
最新情報の自動更新による業務改善
手作業で生まれるミスを防止し、データの正確性を向上

Yoomは皆さんの最高のアシスタントになると思います！
設定も簡単ですぐに効率化を図れるので、ぜひ試してみてくださいね！