OutlookとMicrosoft Excelを連携して最新情報の把握や共有の抜け漏れを防止！

テンプレートがコピーされると以下のように表示されます。

‍

ステップ3:アプリトリガーを設定

コピーが完了したら、アプリトリガー「メールを受信したら」を設定します。

連携されているアカウント情報が正しいことを確認し、次に進みます。

次の画面で「トリガーの起動間隔」を設定しましょう。
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
‍なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

「メールフォルダID」は、入力バーをクリックすると、以下の画像のように『候補』に連携したアカウントに基づいたIDが表示されます。
対象のIDを選択しましょう。

設定後、トリガーとなるアクション（今回はメールの受信）をOutlook側で行います。メール受信を確認後、[テスト]を行いましょう。

メールの受信内容を取得できました！テスト完了を確認して『保存する』を押しましょう。

このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

ステップ4:Microsoft Excelにレコードを追加する設定

最後に、「レコードを追加する」を設定していきます。

まず、アカウント情報が正しいものとなっているか確認してください。

下にスクロールして、下記項目を設定し、次に進みましょう。データベースの連携の詳細は、こちらで確認できます。

• ファイルの保存場所（プルダウンから選択）
• ドライブID（以下の画像のように『候補』から選択）
• ファイル名（任意）
• アイテムID（『候補』から選択）
• シート名（『候補』から選択）
• テーブル範囲

次の画面で、「追加するレコードの値」に注釈に沿って情報を入力します。
以下の画像のように、入力バーをクリックして、前ステップで取得したアウトプットを引用しましょう。
※追加するレコードの値に表示される項目は、1つ前の設定で指定したシートのヘッダー（1行目）の内容になります。

情報を入力した後、[テスト]を押して、Microsoft Excelを確認してみます。

指定した範囲にアウトプットで設定したメールの受信内容が追加されていました！

内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。
これで設定完了です！お疲れ様でした！

ステップ5:トリガーをONにして起動準備完了

以下の画面が表示されます。赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

‍今回、ご紹介したテンプレートはこちら

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OutlookやMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもOutlookやMicrosoft ExcelのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。
もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

Outlookを活用した自動化例

スケジュールトリガー機能を活用して指定した日時にフローボットを動かしたり、特定の条件を含むメールの受信を検知してタスクを自動で作成することもできます。
さらに、関係者への共有プロセスの負担軽減も期待できます。

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Microsoft Excelを活用した自動化例

‍情報を自動で同期したり、文字起こし結果を議事録として格納することも可能です。
自動化の導入によって、必要情報の登録漏れや対応の遅れが低減する可能性があります。

[[45099,71608,202309,172018,116751]]

OutlookとMicrosoft Excelを連携するメリットと利用シーン

1. メール情報の整理とスムーズな情報共有

Outlookに届いたメール内容をMicrosoft Excelに自動で記録することで、手動の転記が不要になり、業務効率の向上につながります。
例えば、営業チームが顧客からの見積依頼メールを受信した際、この情報がMicrosoft Excelに追加されるので、他部門のメンバーもスムーズに確認できるのはないでしょうか。
特にプロジェクトの進捗報告や顧客対応の記録が必要な場面では、情報が一元化されることで、円滑に情報が共有され、対応の遅れや漏れを防ぎやすくなるはずです。

2. 作業エラーの削減とデータ精度の向上

OutlookとMicrosoft Excelの連携により、手動入力時に発生しやすいミスを防ぐことができ、正確なデータ管理が実現します。
特に在庫管理や注文管理の場面では、最新の受信メールがMicrosoft Excelに自動で反映されるので、在庫状況の誤把握やダブル発注といったミスの予防につながります。
これにより、日常業務の信頼性が向上し、データに基づいた判断を自信を持って行える環境が整うのではないでしょうか。
また、こうした業務の精度向上が、企業全体の品質向上につながるかもしれませんね。

3. 定期レポート作成の効率化とデータ活用

Outlookで受信した情報がMicrosoft Excelに自動的に追加されれば、定期レポートの作成やデータ分析の準備が効率的に進められそうですよね。特に、売上データや顧客からの問い合わせ内容が日々更新される業務において、この連携はかなり有用ではないでしょうか。
例えば、マーケティング部門がキャンペーン期間中の販売状況を把握したい場合、Outlookで受信した成約内容をMicrosoft Excelに蓄積することで、成果を可視化することができ、改善ポイントや成功要因が見えてくるかもしれません。
また、自動化により正確なデータをもとに次の施策を考えられる点も、大きなメリットではないでしょうか。

まとめ

今回はOutlookとMicrosoft Excelを連携するフローの一例をご紹介しました！
Yoomを通してアプリを連携すると、以下のメリットがあります。

• ‍自動化することによる手作業の削減
• 最新情報の自動更新による業務改善
• 手作業で生まれるミスを防止し、データの正確性を向上

Yoomは皆さんの最高のアシスタントになると思います！
設定も簡単ですぐに効率化を図れるので、ぜひ試してみてくださいね！