Trelloとkintoneの連携でタスクを集約＆管理してみた

1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

Trelloのトリガー設定

まずはじめに、フローボットを組み立てている最中にテストを行うので、あらかじめTrelloでカードを作成しておきましょう！
このカードは実際にkintoneと連携するものなので、kintoneに集約したい情報のカードにしておくのがポイントです。
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画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Trelloにカードが作成されたら、kintoneのデータベースにレコードを追加する」をクリック！
右上の編集するを押しましょう。
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Trelloのアイコンの「カードが新たに作成されたら(Webhook）」を押します。
テンプレートを利用したことにより必要項目はあらかじめ入力されているので、そのまま次へをクリック！
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APIキー、APIトークンを赤枠のURLから取得して、Yoomの設定画面に入力します。ユーザー名はTrelloのページに記載されているので、こちらも入力しましょう。
ボードIDはクリックすると一覧表示されるので、kintoneと連携したいボードを選択してください。

すぐ下にあるテストを押して、青く「テスト成功」と表示されたら次へ進みます！
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次のページにもテストボタンがあるのでクリックすると、先ほどに同じく青く「テスト成功」と表示されます。
その状態のまま「アウトプット」を取得していきましょう。

赤枠内の「取得する値を追加」を押すと…

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上記のように表示されるので、任意のアウトプットを追加していきます！
ここで追加したアウトプットがTrelloに反映される内容になるので、どういった内容を反映させたいのかイメージしながらどんどん追加していきましょう。
追加はプラスマークを押せばOKです！
今回はとりあえず「タスクの詳細」をイメージしたものを、アウトプットとして追加していきますね！
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追加されたアウトプットにカーソルを合わせると右側にペンマークが表示されます。クリックで項目名を変更できるようになるので、任意の内容に変更してください。
テストで取得した値に連動する項目名に変更した方が後ほどとても楽です。
つまり今回の画像の項目名は「タスクの詳細」にするのがおすすめです。

アウトプットの項目名を入力したらTrelloの設定は終了です！続けてkintoneの設定に行きましょう

kintoneの設定

kintoneのアイコンの「レコードを追加する」をクリック！
Trelloと連携するアプリIDを入力しましょう。検索ボックス内をクリックすると一覧表示されるので任意のアプリをチョイスします。
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次へを押すと、上記の画像のようにkintoneで作成したアプリの項目が反映されています！
これらの項目に先ほど取得したアウトプットをどんどん追加していきましょう。

タスク名は「追加されたカード名」を選択してみました。一番上の詳細は、「タスクの詳細」に値します。
赤枠の部分をクリックするとアウトプットが一覧表示されるので、画像のように、kintoneのアプリ項目に等しいものを選択しましょう。
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すべて選択し終えたらテストを押します。青く「テスト成功」と表示されたらkintoneをのぞいてみましょう。
Trelloのタスクがしっかり追加されています！

これにてフローボットの作成は終了です。お疲れ様でした！

Trelloやkintoneを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもTrelloやkintoneのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍Trelloとkintoneを連携した自動化例

Trelloでカード情報が更新されたら、kintoneのレコードも更新したり、kintoneでレコードが登録されたらTrelloにカードを作成したりすることもできます。
また、指定日時にkintoneから情報を取得してTrelloにカードを作成する連携も可能です。

Trelloを活用した自動化例

チャットツールやメールで送信された内容をTrelloに追加する

SlackやGmailなどで送信された内容をTrelloに自動で追加します。

フォームの回答内容をTrelloに登録する

Googleフォームなどで回答された内容をTrelloに自動で追加します。

ワークフローでで申請が行われたらTrelloにタスクを追加する

ジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が行われたらTrelloにタスクを自動で追加します。

kintoneを活用した自動化例

kintoneにレコードが登録されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

kintoneにレコードが登録されたらGoogle DriveやOneDriveなどにフォルダを自動で作成します。

フォームやメールの添付書類をOCRして内容をkintoneに追加する

Googleフォームやメールの添付書類をOCRで読み取った内容をkintoneに自動で追加します。

Web会議が終了したら文字起こししてkintoneに追加する

Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、文字起こししてkintoneに自動で追加します。

TrelloとKintoneを連携するメリットとは

1.チーム管理が容易になる
‍ワンチームではあるけれど個々での行動が結果を大きく左右するような職種の場合、Trelloを用いて個人のタスク管理をし、それをkintoneに集約すれば、チームメンバー全員のタスク管理が容易になります！
誰がどんなタスクをこなさなければならないのかすぐに把握でき、リーダーが指示を出しやすくもなるのではないでしょうか。

2.データの共有がリアルタイムになる
‍Trelloとkintoneを連携させることによりデータ共有が簡単に行えるようになります！
追加したタスクやクリアできたタスクについて別途報告する必要がない上、リアルタイム共有できることにより、認識にラグが生じることもなくなるはずです。

3.自動追記で手間が省ける
‍Trelloにタスクを追加や更新をしたら、kintoneに自動追記されるようになります。
異なるアプリを行き来する必要がなくなればタスク管理の効率アップが期待できますね！

まとめ

個々のタスク管理が上手くいくようになれば業績アップにもつながるはずです。
また、データを蓄積することによりフィードバックがしやすくなる上、チーム内での共有もできるため、個別行動が必須の職種であっても同じ目標に向かって仕事を進めていくことが可能になりますね！

しかし、今回ご紹介した実用例は一部にすぎません！
kintoneはいくらでも応用の利くツールなので、企業やチームがこなさなければならないタスクにそったアプリを作成すれば、どんな職種でも実用可能なフローになっています。

Yoomではこの他にも様々なフローを自動化できるテンプレートがたくさん用意されています。ぜひ1度ご覧くださいませ！