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「Microsoft ExcelとSmartsheetを業務で使っているけど、それぞれのデータを手作業で転記するのが本当に大変…」
「Microsoft Excelで管理しているタスクリストを、Smartsheetのプロジェクト管理表に毎回コピー＆ペーストしているけど、ミスが起きないかいつも不安…」
このように、複数のツール間での手作業によるデータ連携に、多くの時間と神経を使っていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft Excelのデータを自動的にSmartsheetに登録・更新する仕組み</span>があれば、こうした日々の煩わしい作業から解放され、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを根本からなくすことができます。
その結果、生まれた時間と心の余裕を、より創造的で重要なコア業務に集中させることが可能になります。
この記事では、プログラミングの知識が一切なくても、誰でも簡単に設定できる業務の自動化をご紹介しますので、ぜひこの機会に導入し、日々の作業をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft ExcelとSmartsheetを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft ExcelとSmartsheetのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた情報連携のプロセスを完全に自動化できます。
例えば、Microsoft Excelの特定シートの情報を定期的にSmartsheetに同期したり、入力フォームの内容を両方のアプリに同時に記録することが可能です。
これにより、単純作業から解放されるだけでなく、データの正確性が飛躍的に向上します。
ここでは、Yoomで実現できる具体的な自動化のユースケースをご紹介!
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
毎日や毎週など、決まったタイミングでMicrosoft Excelの最新情報をSmartsheetに転記する作業は、単純ながらも忘れがちな業務です。
このテンプレートを使えば、<span class="mark-yellow">指定した日時をトリガーとして、Microsoft Excelから自動でデータを取得しSmartsheetに行として追加</span>できるため、定期的なレポート作成やプロジェクトの進捗共有にかかる手間を大幅に削減し、更新漏れを防ぎます。
セミナー申し込みや問い合わせなどでフォームを利用する際、その回答内容をMicrosoft ExcelとSmartsheetの両方で管理しているケースは少なくありません。
この連携を活用すれば、<span class="mark-yellow">フォームに新しい回答が送信された瞬間に、その内容がMicrosoft ExcelとSmartsheetの両方に自動で追加</span>されるため、二重入力の手間や転記ミスをなくし、素早い情報共有を実現します。
それでは、さっそく実際にMicrosoft ExcelとSmartsheetを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft ExcelとSmartsheetの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「指定日時にMicrosoft Excelからデータを取得してSmartsheetに行を追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Microsoft Excelの連携
検索ボックスにMicrosoft Excelと入力し、対象のアイコンをクリックしてください。
下記のような画面になるので、連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
〈注意事項〉
「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
Smartsheetの連携
検索ボックスにSmartsheetと入力し、対象のアイコンをクリックします。
下記のような画面になるので、任意の方法でサインインしてください。
すると、アクセスの許可を求められるので「許可」をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
それでは、最初の設定を始めましょう！まずは、下の赤枠をクリックしてくださいね。
次に、トリガーの具体的な設定をしましょう。
「タイトル」は自由に変えられるので、お好みで編集してくださいね。
「スケジュール設定」では、下の赤枠部分のタブから日付や曜日を選んで、トリガーが起動するタイミングを設定できます。お好きなタイミングに調整してください。
設定が終わったら、「保存する」を押して次に進みましょう。
次に、Microsoft Excelから複数のレコードを取得する設定をしましょう。以下の赤枠をクリックしてください。
「データベースの連携」の画面になるので、連携するMicrosoft Excelの設定を行っていきましょう。
この画面で、対象のMicrosoft Excelファイルを選択します。まだMicrosoft Excelファイルの準備が済んでいない場合は、この機会にMicrosoft Excelファイルを作成しておきましょう。
今回は、下記のようなMicrosoft Excelファイルを用意しました。
Microsoft Excelの準備ができたら、Yoomの画面に戻ってください。
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。なお、タイトルは任意でわかりやすい名前に変更可能です。
アクションは、テンプレート通りに「複数のレコードを取得する（最大１０件）」のままで大丈夫です。
画面を下に進み、「データベースの連携」を入力しましょう。
まずは、下記を参考にそれぞれの項目を入力します。
なお、Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定詳細は以下をチェックしてみてください。
【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。ここでは、取得するレコードの条件を設定します。取得したいレコードの条件は、追加や変更を自由に設定できます。
今回は、当日の日付になっているデータを条件にしたいので、下記のように設定しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。成功すると、以下のような結果が表示されます。Microsoft Excelのデータが正しく反映されていれば問題ありません。
最後に「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう。
次に、Smartsheetへ追加するため処理の繰り返し設定を行います。まずは、下記の赤枠をクリックしてください。
ここでは、繰り返しの対象を設定しましょう。
「タイトル」は、分かりやすいものに修正してもOKです。
「繰り返し対象の取得した値」には、プルダウンから運用状況に沿った内容を選択しましょう。
対象のアウトプットを増やしたい場合は、「+アウトプットを追加」をクリックして、設定項目を追加できます。
今回は、下記のように各項目を設定しました。
設定が完了したら、「保存する」をクリックして次のステップに進みましょう。
[注意事項]
「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。
続いて、Microsoft ExcelデータをSmartsheetに追加する設定を行います。下記の赤枠をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択する画面になるので、タイトルはステップ4と同様に修正・確認をし、「次へ」を押して進みましょう。
API接続設定の画面になったら、Smartsheetに追加したい行を具体的に設定していきます。
まだ、追加したいSmartsheetのシート準備ができていない場合はこのタイミングで作成しましょう。
今回は、下記のようなシートを作成しましたので、こちらにデータを反映させていきたいと思います!
Smartsheetの準備ができたら、Yoom画面に戻りましょう。
下記を参考にそれぞれの項目を入力してください。
セルに反映させたい情報の数だけ、カムラIDと値を入力してください。(ページ最下部の「セル情報を追加」を押せば、入力欄を増やすことが出来ます)
今回は、下記のように反映したい情報を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。成功すると、Smartsheetにデータが反映しているはずなので確認してみましょう。
下記のようにデータが反映していればOKです!(今回はテスト操作なので1つしか反映していませんが、フローボッドの設定が完了しトリガーをONにすれば繰り返し処理で他のデータも反映されます!)
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
今回はMicrosoft ExcelからSmartsheetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmartsheetの情報を起点としてMicrosoft Excelにデータを自動で連携させたい場合もあるかと思います。
Yoomではそうした逆方向の連携も可能ですので、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Smartsheetで管理しているプロジェクトのタスクや課題リストを、分析やバックアップのためにMicrosoft Excelにも保存したい場合に最適な連携です。
このテンプレートは、<span class="mark-yellow">Smartsheetに新しい行が追加されると、その内容を素早く指定のMicrosoft Excelファイルにも自動で追加</span>するため、手動でのデータ移行作業をなくし、常に最新の状態で情報を同期させることができます。
Smartsheet上の膨大なデータの中から、特定の条件に合致するものだけをMicrosoft Excelに転記したい、というニーズに応えるのがこの連携です。
例えば「ステータスが完了になったタスク」や「優先度が高い課題」といった<span class="mark-yellow">条件をあらかじめ設定しておくことで、該当する行が追加された際にのみ、そのデータをMicrosoft Excelに自動連携</span>させられるため、分析や報告に必要な情報だけを効率的に集約できます。
Microsoft ExcelやSmartsheetのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
Microsoft Excelをデータベースとして、様々な業務データを集約・活用できます。例えば、OutlookやGmailで受信したメールの内容をMicrosoft Excelに自動で転記したり、NotionのタスクやSalesforceの商談情報をレコードとして追加したりすることが可能です。また、Microsoft Excel内のデータをトリガーとして、指定日時に予算情報を取得しMicrosoft Teamsに通知するといった連携も実現できます。
Smartsheetをプロジェクト管理やデータ集約のハブとして利用できます。例えば、Googleフォームの回答内容や、Meta広告（Facebook）で獲得したリード情報をSmartsheetに自動で登録することが可能です。また、Google Workspaceのユーザー情報を同期したり、Google スプレッドシートの行追加をトリガーにSmartsheetでフォルダを自動作成したりすることもできます。逆にSmartsheetに行が追加されたことをSlackに通知するなど、情報共有の効率化も図れます。
Microsoft ExcelとSmartsheetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたデータ転記や同期作業の手間をゼロにし、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを根本から防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、常に正確な情報に基づいて迅速に業務を進めることが可能となり、本来注力すべき分析や戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することで、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築できます。もし日々の業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomがもたらす業務効率化の世界を体験してみてください！
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