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複数のプロジェクト管理ツールを併用するにあたって、情報連携に手間をとられていないでしょうか。
複数のツールを導入すれば、業務やプロジェクト内容に応じた使い分けと、それぞれの機能に合わせたデータ管理が可能になります。しかし、タスク情報の同期に時間や労力を要すると、肝心のタスクを実行する時間が圧迫されます。
本記事では、Jira Softwareで課題を作成した際に、Trelloのカードを自動で追加する方法を紹介します。ノーコードツールYoomを用いて2つのアプリを連携し、タスク管理の効率化を図りましょう。手入力の手間を省き、ミスを防ぐことで、スムーズに業務に取り組めます。
連携によってJira Softwareで作成された課題の内容がTrelloのカードに自動で反映されれば、手動での入力作業を省けます。
例えば、カスタマーサポートチームが顧客からの要望をJira Softwareに登録すると、営業チームはTrelloを見るだけで内容を速やかに把握できます。これにより、問題解決に向けて、開発チームへの連絡や資料の確認などをスムーズに行えます。
手動でのデータ転記が不要になるため、人為的なエラーの発生を抑えられます。正確な情報が自動的にTrelloに反映され、転記ミスや情報の登録漏れを防げます。
誤った情報を基に業務を進めれば解決策を間違う可能性が高まり、登録漏れが発生すれば、問題解決までに時間がかかるか、対応しないまま放置される危険があります。いずれの事態でも顧客の信頼を失う重大なミスに発展しかねないため、信頼性の高いデータを基に業務を進めることは非常に重要です。
[Yoomとは]
それでは、Jira SoftwareとTrelloの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使って、「Jira Softwareで課題が作成されたらTrelloに追加する」業務フローの作成手順を紹介します。
1. Yoomにログインしてください。
2. 以下の「試してみる」ボタンをクリックして、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2に進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続一覧から、Jira SoftwareとTrelloをそれぞれ選択し、アプリを連携してください。
※参考：Jira Sofrwareのマイアプリ登録方法
※参考：Trelloのマイアプリ登録方法
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分から、任意のタイトルに変更できます。
2. フローボットの「アプリトリガー：課題が作成されたら」をクリックします。
3. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
4. アプリトリガーのAPI接続設定を行います。
トリガーの起動間隔、サブドメイン、プロジェクトキーを選択・入力してください。
※起動間隔はプランごとに指定できる時間が異なります。参考：各プランの機能制限や使用上限の一覧
5. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「アプリと連携する：新しいカードを作成」をクリックします。
2. 連携アカウントとアクションを選択します。
必要に応じてタイトルを変更し、「次へ」をクリックします。
3. API接続設定を行います。
各項目の選択・入力をしてください。
※リストID、メンバーID、ラベルIDの取得方法の詳細については、当ステップ解説の最後にある★印をご覧ください。
※下図は入力例です。
※タイトルや説明には、ステップ2で取得したアウトプット情報を活用してください。
※下図はアウトプットの参照例です。
4. テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
★リストID、メンバーID、ラベルIDはそれぞれ以下のアクションで取得可能です。
・リストID：ボードのリスト一覧を取得
・メンバーID：メンバーの一覧を取得
・ラベルID：ラベルの一覧を取得
ID情報の取得が必要な場合、以下の手順で行ってください。
1) フローボットから、当ステップのアクションの下にある「+」をクリックします。
2) オペレーションタイプから「アプリと連携する」を選択します。
3) 操作アプリからTrelloを選択します。
4) 連携アカウントとアクションを選択します。
タイトル：任意の名称を入力してください。
アクション：取得したいIDに合わせて、該当のアクションを選択してください。
5) 「次へ」をクリックします。
6) API接続設定を行います。
APIキー・トークン・ボードIDを入力してください。
7) テストが成功したら、「保存する」をクリックしてください。
8) フローボットから、今作成したアクションの下にある「+」をクリックします。
9) オペレーションタイプから「アプリと連携する」を、操作アプリからTrelloを、それぞれ選択します。
10) ステップ3の手順1～4の説明を参考に、「新しいカードを作成」するアクションの設定を行ってください。
11) フローボットから、ID情報を取得する前の「新しいカードを作成」アクションにカーソルを合わせ、右上の✕印をクリックします。
12) 削除の確認ダイアログが出るため、OKを選びます。
ここまでで、ID情報を取得する場合の追加手順の説明は終了です。
最後に、保存したフローのトリガーを「ON」に切り替えると起動します。
以上で、「Jira Softwareで課題が作成されたらTrelloに追加する」フローの完成です。
他にもJira Softwareを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Jira Softwareの課題作成時に、Microsoft Excelに内容を転記するフローです。課題をデータベースに自動で同期することで、転記作業にかかる手間を省いたうえで、一覧確認やデータの分析を行えます。
2. Jira Softwareでタスクが完了した際に、Zendeskのチケットステータスを更新するフローです。顧客対応の進捗をCRMに反映し、チーム全体の連携強化を図れます。
3. フォーム回答を基にJira Softwareの課題を作成し、Slackに通知するフローです。自動での課題作成によりフォーム回答の確認時間を短縮し、チャットへの自動通知により情報共有の精度が向上します。
Jira SoftwareとTrelloを連携させることで、課題内容を基にカードを自動作成できます。手動での転記作業が不要になるため、作業時間の短縮やエラーの削減が可能です。タスク管理を効率化し、他部署とも業務をスムーズに進めるため、ぜひ連携を試してみてください。Yoomを使えば、専門知識がなくても簡単に始められます。
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