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営業タスクや開発に関する課題を作成する際「情報を入力する手間をなんとか減らせないかな」「作成にかける時間がもったいないな」と一度でも思ったことのある方は少なくないと思います。
このようなお悩みがある場合、YoomのフォームトリガーとJira Softwareを連携することで、フォームで収集した情報から課題が自動作成されるようになるため、悩みを解消できるかもしれません。
本記事では、この自動化フローの設定方法と導入するメリットについて解説します。
業務フローの効率化とタスク管理の精度向上を目指す方は、ぜひご覧ください。
では、「Yoomフォームで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。
[Yoomとは
まず、Yoomのフォーム機能を使用してフォームに回答された内容を取得します。
その後、Jira Softwareの提供するAPIを用いて、フォームに回答された内容をもとにJira Softwareで課題を作成することが可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
フロー完成までの作業は以下のように進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
(1)まずはJira Softwareをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からJira Softwareを検索してください。
(2)Jira Softwareのアプリアイコンを検索し、クリックします。
(3)「アカウント名」と「メールアドレス」、「APIトークン」を入力後に「追加」をクリックします。
Jira Softwareのマイアプリ登録方法については、こちらのページも確認してください。
クリック後、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これでJira SoftwareをYoomのアカウントに接続できました。
Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。
設定フローは2つです。
(1)まず、Yoomフォームのトリガー設定を行います。
Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Yoomフォームで回答された内容を用いてJira Softwareに課題を作成する」をクリックしてください。
クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。
(2)1つ目のステップ「フォームに回答があったら」をクリックしてください。
(3)次の画面でYoomのフォームを設定します。
右上の【プレビューページ】をクリックすると、完成したフォームを確認できます。
(4)下にスクロールすると、「完了ページの設定」や「アクセス制限」を設定できます。
運用に合わせて情報を入力したり、トグルを操作してください。
(5)Yoomフォームの完了ページは、下記のように表示されます。
トグルを操作して、Yoomに関する表示を非表示にすることも可能です。
(6)運用に合わせてカスタマイズすることができるので、任意の内容に構成した後、［次へ］をクリックします。
(7)次の画面で、フォームの構成内容を確認しましょう。
この画面で【プレビューページ】と【完了ページ】の内容を確認できます。
(8)設定内容を確認、もしくは任意の設定を行った後、［保存する］をクリックします。
Yoomフォームの設定については、こちらのページもご確認ください。
(1)最後に、2つ目のステップ「課題を追加」をクリックします。
(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。
(3)次の画面で、「サブドメイン」などの項目に注釈に沿って情報を入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したアウトプットを引用できます。
(4)「詳細」も取得したアウトプットを引用できます。
以下の画像は、アウトプット【会社名】と【詳細内容】を引用したものです。
(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
今回使用したテンプレートはこちら
他にもJira Softwareを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。
Jira Softwareの特定プロジェクトで課題が作成されたら、Notionデータベースにそのデータを追加します。
データが自動反映されるので、データの正確性を高めることにもつながります。
GitHubでIssueが作成されたら、自動的にJira Softwareに課題を登録するフローボットです。
登録作業を省くことで、作業時間の短縮が見込めます。
Yoomフォームに新しく回答が送信されたら、Jira Softwareに回答内容から課題を追加してSlackに通知するフローです。
Jira Softwareへの課題追加とSlackへの通知が自動で行われるので、情報管理の抜け漏れを抑えることにもつながります。
YoomフォームからJira Softwareへ情報を自動反映することで、入力漏れのリスクを低減できる可能性があります。
例えば、メールや電話から情報を確認してから課題を作成するフローでは、情報の転記ミスや引用漏れが発生する可能性もあります。
この連携を導入することで、フォームの回答内容がJira Softwareに自動的に反映するので、情報の抜けや誤りなく課題を作成・管理できるようになるかもしれません。
データの正確性向上にもつながるでしょう。
手動で課題を登録する場合、担当者のスケジュールや業務量によっては登録までに時間がかかる場合があります。
YoomフォームとJira Softwareを連携させることで、待機時間を最小限に抑え、作業を遂行できるようになるかもしれません。
例として、開発した自社サービスに関するタスクや課題が速やかに作成されれば、開発メンバーもすぐに問題に着手できる体制を整えられるはずです。
課題が解決するまでのスピードが向上することで、サービスに対する満足度を上げられるかもしれません。
Yoomフォームを活用することで、Jira Softwareに課題を手動で入力する作業を省略できるはずです。
例えば、取引先のバグ報告フォームをYoomのフォーム機能で作成し、エンジニアスタッフが対応するJira Softwareに自動的に課題を作成するよう構成すれば、報告内容を手作業で転記する作業をなくせるかもしれません。
また、取引先も要件をスムーズに伝えやすくなるため時間を費やすことがないはずです。これにより、転記の手間が解消されるだけではなく、スムーズな対応がとりやすくなるでしょう。
今回紹介したYoomフォームとJira Softwareの連携で、フォームから収集した情報をそのままJira Softwareに反映して、課題を自動作成できるようになります。
この自動化により、対応漏れの防止やタスク管理の効率化といった複数のメリットを得られるはずです。
また、作業の手間が低減することで、業務プロセスの改善が見込まれます。
業務の自動化に興味がある方は、ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。
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