ジョブカン経費精算・ワークフローで経費が申請されたらfreee会計に取引を登録する方法

[Yoomとは]

ジョブカン経費精算・ワークフローとfreee会計の連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「ジョブカン経費精算・ワークフローで経費が申請されたらfreee会計に取引を登録する」フローを一緒に作っていきましょう！

はじめる前に

Yoomのアカウント持っていない方は、まずはアカウントを作成しましょう。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認くださいね。

初めてのYoom

それでは、一緒に始めましょう！

ステップ1：ジョブカン経費精算・ワークフローとfreee会計をマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、ジョブカン経費精算・ワークフローをクリックしてください。
(3)ジョブカン経費精算・ワークフローの新規登録画面が出てくるので、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
※ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法は下記のページを確認しましょう。

ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法

(4)次はfreee会計をマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からfreee会計をクリックします。
(5)アプリ連携の開始画面が出てくるので、下部にある「許可する」をクリックしましょう。

連携が完了するとYoomのマイアプリにジョブカン経費精算・ワークフローとfreee会計が登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：ジョブカン経費精算・ワークフローで申請された際の設定

(1)下のバナーの「試してみる」をクリックすると、フローボットをコピーできます。

アプリトリガーの「新しく申請が作成されたら」をクリックしてください。

(2)ジョブカン経費精算・ワークフローの「連携アカウントとアクションを設定」画面から、ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「新しく申請が作成されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3：ジョブカン経費精算・ワークフローと連携して申請情報を取得する

(1)次は、ジョブカン経費精算・ワークフローと連携して申請情報を取得します。
「申請の詳細情報を取得（経費精算・支払い依頼）」をクリックしましょう。

(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「申請の詳細情報を取得（経費精算・支払い依頼）」のままで「次へ」をクリックします。

(2)「API接続設定」画面から、申請IDをアウトプットから選択します。
選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：freee会計と連携して経費申請を作成する

(1)次は、freee会計と連携して経費申請の作成を行います。
「経費申請の作成」をクリックしましょう。

(2)freee会計の「連携アカウントとアクションを選択」画面から、freee会計と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「経費申請の作成」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、事業ID、申請タイトル、申請行1_発生日を入力します。
・事業ID：候補から選択
・申請タイトル：アウトプットから選択
・申請行1_発生日：アウトプットから選択

その他の項目は必須項目ではありません。必要な項目に入力を行ってください。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「ジョブカン経費精算・ワークフローで経費が申請されたらfreee会計に取引を登録する」フローボットの完成です。

ジョブカン経費精算・ワークフローやfreee会計を使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもジョブカン経費精算・ワークフローやfreee会計のAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

freee会計を活用した自動化例

拡張機能を使い、freee会計に取引先を追加する

自動で取引先を追加することで、手動の入力作業が不要になり、データの一貫性を保ちやすくなります。

受信した領収書をOCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに登録する

OCRで読み取り、freee会計のファイルボックスに自動登録するフローを利用することで、時間と手間を削減できるはずです。

freee会計で経費申請が承認されたら通知する

手動で通知を出す必要がなくなり、通知された情報を元に迅速に作業に取り掛かれるため、業務の効率化が図れるでしょう。

ジョブカン経費精算・ワークフローを活用した自動化例

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたら、情報を格納する

ジョブカン経費清算・ワークフローで申請が行われると同時に自動で情報が格納されるため、対応の迅速化につながります。

取引先が登録されたらジョブカン経費精算・ワークフローにも追加する

手作業で情報を転記する必要がなくなるため、入力ミスのリスクが低減し、データの正確性向上に寄与します。

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら、契約書を送付する

契約書送付のプロセスが自動化されるため、手作業で行っていた場合の手間や人為的なミスを削減できるはずです。

ジョブカン経費精算・ワークフローとfreee会計の連携メリットと具体例

メリット1：手動入力の手間を削減し、作業効率を向上

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請されたデータがfreee会計に自動登録されることで、手作業で経費データを会計ソフトに入力する手間の削減が期待できます。
この連携により、経理担当者の負担が軽減され、ヒューマンエラーも回避できるようになるはずです。
例えば、営業スタッフが出張時の交通費や宿泊費を申請し、承認が完了すると、そのデータがfreee会計に自動で反映されます。
経理担当者は申請内容を確認するだけで済み、データを手作業で転記する手間を減らせるかもしれません。

メリット2：経費申請から会計処理までの流れを一元化

この連携によって、経費申請から会計処理までが一つのシステム上で完結するため、業務プロセスの簡略化につながると予想されます。
複数のシステムを使用していた場合にありがちなデータの重複や不一致といった課題も解消され、作業全体の見通しが良くなるでしょう。
例えば、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請を承認した後、freee会計にデータを入力していた企業では、このプロセスの煩雑さがありました。
しかし、連携を導入することで、経費申請が承認されると同時に会計システムに取引データが自動登録されるため、統一されたデータを確認できるようになるはずです。

メリット3：ペーパーレス化の促進

ジョブカン経費精算・ワークフローとfreee会計の連携を活用すると、経費申請や会計処理を完全にデジタル化できるため、紙ベースの書類管理が不要になるでしょう。
これにより、紙コストの削減だけでなく、データ管理の利便性向上が期待できます。
例えば、紙の経費申請書を社員が手書きで提出し、承認印をもらった後に会計データとして記録していた場合、このプロセスでは申請書の紛失や誤記載が発生するリスクが伴う可能性があります。
連携によって申請はジョブカン経費精算・ワークフロー上でデジタル化され、承認後は自動的にfreee会計に記録されるため、書類の保管場所を気にする必要がなくなり、紙媒体特有の問題が解消されると予想されます。

まとめ

ジョブカン経費精算・ワークフローとfreee会計の連携は、経費申請から会計処理までを効率的に一元管理することで、業務改善が目指せそうです！
手作業の削減による業務効率化やタイムリーな経費管理、決算業務のスムーズな進行など、さまざまなメリットが得られるでしょう。
さらに、ペーパーレス化によって環境負荷を軽減し、管理の利便性が向上するかもしれません！
特に、少人数で経理業務を担う企業や、ITツールを活用した業務自動化を進めたい企業には大きな効果がある可能性があります。

この機会にYoomのアプリ連携を導入し、経理業務をさらに効率化してみませんか？