2024/11/20
アプリ同士の連携方法

ジョブカン経費精算・ワークフローとfreee会計を連携してジョブカン経費精算・ワークフローで経費が申請されたらfreee会計に取引を登録する方法

t.aizawa
ジョブカン経費精算・ワークフローとfreee会計の連携イメージ

目次

経費精算業務や会計処理は、企業の規模に関わらず、手間のかかる作業ではありませんか?
特に中小企業では、経理担当者が限られたリソースの中で膨大な処理を抱えることも少なくありません。
こうした課題を解決するために活用したいのが「ジョブカン経費精算・ワークフロー」と「freee会計」の連携機能です。この2つのツールを組み合わせることで、経費申請から会計処理までのフローを効率化し、業務全体の生産性向上が期待できます。
本記事では、この連携を導入することで得られる具体的なメリットと連携方法をわかりやすく解説します。

こんな方におすすめ

・経理担当者の業務負担を軽減したい中小企業

・経費処理のペーパーレス化を進めたい企業

・決算業務を効率化したい経理・財務部門の担当者

ジョブカン経費精算・ワークフローとfreee会計の連携メリットと具体例

メリット1:手動入力の手間を削減し、作業効率を向上

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請されたデータがfreee会計に自動登録されることで、手作業で経費データを会計ソフトに入力する手間を減らすことが期待できます。
この連携により、経理担当者の負担が軽減され、ヒューマンエラーも回避できるでしょう。
例えば、営業社員が出張時の交通費や宿泊費を申請し、承認が完了すると、そのデータがfreee会計に自動で反映されます。これにより、経理担当者は申請内容を確認するだけで済み、データを手作業で転記する手間を減らすことができるでしょう。

メリット2:経費申請から会計処理までの流れを一元化

この連携によって、経費申請から会計処理までが一つのシステム上で完結するため、業務プロセスの簡略化が期待できます。
複数のシステムを使用していた場合にありがちなデータの重複や不一致といった課題も解消され、作業全体の見通しが良くなるでしょう。
例えば、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請を承認した後、freee会計にデータを入力していた企業では、このプロセスの煩雑さがありました。しかし、連携を導入することで、経費申請が承認されると同時に会計システムに取引データが自動登録されるため、経理部門は統一されたデータを確認することができます。

メリット3:ペーパーレス化の促進

ジョブカン経費精算・ワークフローとfreee会計の連携を活用すると、経費申請や会計処理を完全にデジタル化できるため、紙ベースの書類管理が不要になるでしょう。
これにより、紙コストの削減だけでなく、データ管理の利便性向上が期待できます。
例えば、紙の経費申請書を社員が手書きで提出し、承認印をもらった後に会計データとして記録していた場合、このプロセスでは申請書の紛失や誤記載が発生するリスクが伴う可能性があります。しかし、連携によって、申請はジョブカン経費精算・ワークフロー上でデジタル化され、承認後は自動的にfreee会計に記録されるため、書類の保管場所を気にする必要がなくなり、紙媒体特有の問題を解消できるでしょう。

[Yoomとは]

ジョブカン経費精算・ワークフローとfreee会計の連携フローの作り方

それでは、実際にテンプレートを使用して「ジョブカン経費精算・ワークフローで経費が申請されたらfreee会計に取引を登録する」フローを一緒に作っていきましょう!

今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、一緒に始めましょう!

ステップ1:ジョブカン経費精算・ワークフローとfreee会計をマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「+新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、ジョブカン経費精算・ワークフローをクリックします。
(3)ジョブカン経費精算・ワークフローの新規登録画面が出てくるので、アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
※ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法は下記のサイトをご参照ください。

ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法

(4)次はfreee会計をマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からfreee会計をクリックします。
(5)アプリ連携の開始画面が出てくるので、下部にある「許可する」をクリックします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにジョブカン経費精算・ワークフローとfreee会計が登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう!

ステップ2:ジョブカン経費精算・ワークフローで申請された際の設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

アプリトリガーの「新しく申請が作成されたら」をクリックします。

(2)ジョブカン経費精算・ワークフローの「連携アカウントとアクションを設定」画面から、ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「新しく申請が作成されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ3:ジョブカン経費精算・ワークフローと連携して申請情報を取得する

(1)次は、ジョブカン経費精算・ワークフローと連携して申請情報を取得します。
「申請の詳細情報を取得(経費精算・支払い依頼)」をクリックします。

(2)「連携アカウントとアクションを選択」画面から、ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「申請の詳細情報を取得(経費精算・支払い依頼)」のままで「次へ」をクリックします。

(2)「API接続設定」画面から、申請IDをアウトプットから選択します。
選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ4:freee会計と連携して経費申請を作成する

(1)次は、freee会計と連携して経費申請の作成を行います。
「経費申請の作成」をクリックします。

(2)freee会計の「連携アカウントとアクションを選択」画面から、freee会計と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「経費申請の作成」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、事業ID、申請タイトル、申請行1_発生日を入力します。
・事業ID:候補から選択
・申請タイトル:アウトプットから選択
・申請行1_発生日:アウトプットから選択

その他の項目は必須項目ではありません。必要な項目に入力を行ってください。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「ジョブカン経費精算・ワークフローで経費が申請されたらfreee会計に取引を登録する」フローボットの完成です。

ジョブカン経費精算・ワークフローとfreee会計を使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもジョブカン経費精算・ワークフローとfreee会計を使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.ジョブカン経費精算・ワークフローで特定のタイトルの申請が承認されたら、Google スプレッドシートに追加する

このフローを使うことで、手動入力の削減が期待できます。特に、ジョブカン経費精算・ワークフローの内容をGoogle スプレッドシートに手動で転記している方におすすめです。

2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Google スプレッドシートに追加する

差し戻しされた申請内容をGoogle スプレッドシートで一元管理することができます。また、コミュニケーションツールと連携することで、担当者へ差し戻されたことを通知することが可能です。

3.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請承認されたら、申請書に添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードする

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請を承認すると、自動で添付ファイルをGoogle Driveにアップロードすることができます。自動化することで、申請から承認までを一貫して管理しやすくなります。

さらに、ジョブカン経費精算・ワークフローとfreee会計を使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

ジョブカン経費精算・ワークフローを使用したフローボットテンプレート一覧

freee会計を使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

ジョブカン経費精算・ワークフローとfreee会計の連携は、経費申請から会計処理までを効率的に一元管理することで、業務改善が目指せそうです!手作業の削減による業務効率化やタイムリーな経費管理、決算業務のスムーズな進行など、さまざまなメリットが得られるでしょう。さらに、ペーパーレス化によって環境負荷を軽減し、管理の利便性向上が期待できます。特に、少人数で経理業務を担う企業や、ITツールを活用した業務自動化を進めたい企業には大きな効果がある可能性があります。
この機会に連携機能を導入し、経理業務をさらに効率化してみませんか?

この記事を書いた人
t.aizawa
皆さまの毎日のお仕事がもっと楽になりますように! Yoomを使った業務効率UP情報を発信していきます!
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ジョブカン経費精算・ワークフロー
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