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アプリ同士の連携をすることで、異なるプラットフォームのデータが一元管理できたり、入力作業にかかる時間を削減できるといったメリットがあります。しかし、それだけではありません。
今回は、ジョブカン経費精算・ワークフローとYoomを連携して、RPAを活用し指定のブラウザ上で様々な操作を自動で行うことができる方法をご紹介します。
ブラウザRPAを活用することで自動化の幅が大きく広がるはずです。業務改善にぜひお役立てください。
今回の連携を行うことで、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認されたデータを取得したら特定のサイトなどでブラウザRPAを利用し、データの追加などが実行可能です。
これにより、今まで手動で行わなければならなかった業務が自動化でき、業務効率の向上となるはずです。
例えば、ジョブカン経費精算・ワークフローで従業員採用申請が承認されたら、ジョブカン勤怠管理のスタッフ管理画面にそのデータを自動追加することが可能となります。
通常であれば、ジョブカン経費精算・ワークフローにアクセスしデータをコピー→ジョブカン勤怠にアクセス→場合によってIDやパスワード入力→特定のデータベースに移動→データの追加という一連のフローが発生しますが、これら全てを自動で行えるようになります。
結果として大幅な時間の節約と、業務効率の向上が見込めるでしょう。
ジョブカン経費精算・ワークフローで承認される度にブラウザRPAが起動するため、定型業務が削減し、業務負担の軽減となる可能性があります。
例えば、申請が承認される度にジョブカン経費精算・ワークフローにアクセスし、内容を確認した後に一連のデータを基幹システムに転記するとなると、かなりの手間が生じてしまうでしょう。
特に承認されたデータ量が膨大な場合は作業量も増えてしまいますが、RPAを活用した自動化を導入することで簡略化でき、作業負担が軽減するはずです。
今回の連携による自動化で、ジョブカン経費精算・ワークフローのデータを自動で基幹システムに流用可能となります。そのため、ヒューマンエラーによるミスの回避も期待できるでしょう。
例えば、データを手動で転記したり、定期的にシステムにアクセスし何かの作業を行う場合、タイピングミスや確認漏れ、多忙による業務の失念などは十分に起こり得ます。
しかし連携を行い一連のフローが自動化されれば、このようなミスは最小限に抑えられるかもしれません。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「ジョブカン経費精算・ワークフローで新入社員申請が承認されたら、ジョブカン勤怠管理にスタッフ登録する」方法をご説明します。
また、今回は例としてRPAの実行先にジョブカン勤怠を活用いたします。
[Yoomとは]
まず、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認されたデータをジョブカン経費精算・ワークフローのAPIを利用して取得します。そして、Yoomのブラウザ操作機能の操作で基幹システムにアクセスし、指定した操作を実行することができます。
このような連携の実現には、一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
まずはじめに、Yoomの登録を行いましょう。Yoomは2週間のトライアルが可能です。実際に操作をして使用感を確かめることができます。
Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.検索する
ジョブカン経費精算・ワークフローのアイコンを選択してください。
2.必須項目の設定
必須項目の入力を行います。
詳しくはジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録方法をご確認ください。
3.追加する
必須項目が入力できたら、右下の追加をクリックしましょう。
上記の表示がされたら連携完了です。
次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。
画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】ジョブカン経費精算・ワークフローで新入社員申請が承認されたら、ジョブカン勤怠管理にスタッフ登録する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
ジョブカン経費精算・ワークフローのアイコンの「特定のフォームIDの申請が承認されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
まずはトリガーの起動間隔を決めます。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.フォームIDを入力する
特定のフォームから申請されたデータのみ感知可能にするため、フォームIDを入力します。
ボックスをクリックすることでフォームが一覧表示されます。
今回は独自で作成した「採用申請」を選択しました。
尚、ジョブカン勤怠管理のスタッフ登録を行う際、姓・名・メールアドレス・スタッフコードが必要になるため、作成したフォームにはこれらの項目を必ず用意してください。
6.テストを行う
ジョブカン経費精算・ワークフローでテスト用の「採用申請」を行い、承認後、赤枠のテストボタンをクリックしてください。
青く「テスト成功」と表示がされたら完了です。保存を押しましょう。
続けて、テスト送信したデータを取得する設定を行います。
1.アプリトリガーを選択
ジョブカン経費精算・ワークフローのアイコンの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.設定の確認
今回はテンプレートを活用しているため、画像のように既にデータは挿入済みです。
そのため、テストのみを行いましょう。テストが成功したら保存を押します。
1.ブラウザを操作する
※ブラウザ操作は一部有料プランでのみご利用いただけます。
※有料プランは2週間のトライアルを行うことが可能です。
「ブラウザを操作する」をクリックしてください。
タイトルなどの設定は完了しているため、下へスクロールしてください。
2.ブラウザ操作の設定
まずはどのようなサイトにアクセスするか設定しましょう。赤枠をクリックします。
アクション名は任意の名前を設定してください。
対象のURLにはアクセスするサイトのURLを記載しましょう。
今回はジョブカン勤怠管理のスタッフ登録画面を指定しています。
次は指定したサイトでどのようなアクションを行うのか設定します。赤枠をクリックしてください。
ブラウザで操作を指定を選択します。
ジョブカン勤怠管理のスタッフ登録画面のURLを入力し、赤枠を押しましょう。
2.ログインする
シークレットモードでログイン画面が表示されます。まずはIDを入力するためボックスをクリックしてください。
IDを入力を選択します。
登録済みのIDが一覧表示されるため選択しましょう。
IDを未登録の場合は「+アカウントを追加」から登録可能です。
追加を押します。
追加を押すと同時に、作成途中のフローボットに赤枠部分がプラスされ、ここに登録されたアクションが自動で行われるようになります。
同じように他のIDやパスワードも設定していきましょう。
IDとパスワードが入力できたらログインをクリックしてください。
その後赤枠を押します。
追加をクリックしてください。
スタッフ登録画面に移行します。
3.データを挿入する
姓のボックスをクリックしてください。
フォームに情報を入力をクリックします。
赤枠を選択します。
テストで取得したデータが一覧表示されます。
その中から登録するスタッフの姓に該当するものをクリックしてください。
挿入ができると画像のようになります。追加を押しましょう。
4.必要な操作を繰り返す繰り返す
このように操作を繰り返していくと、画像のとおりフローが追加されていきます。
必要項目を埋めていき、「登録」まで設定ができたら保存を押してください。
また、詳細につきましてはブラウザを操作するオペレーション（RPA）内の「ブラウザを操作する」の設定方法などからご確認いただけます。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
ジョブカン経費精算・ワークフローで新入社員申請が承認されたら、ジョブカン勤怠管理にスタッフ登録する
Yoomには他にもジョブカン経費精算・ワークフローを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたら、Google スプレッドシートに申請情報を格納する
申請されたデータを別途Google スプレッドシートに追加できます。メンバーとの共有が素早く行えたり、承認する詳細な内容を書き込んだりといった活用が可能です。
2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が差し戻しになったら、Slackで通知する
申請を差し戻された場合、なるべくであれば素早く把握したいですよね。そのような時に便利なテンプレートです。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する
新しく申請された従業員情報をそのままGoogle Workspaceに追加可能です。登録作業の二度手間が省けるでしょう。
今回はジョブカン経費精算・ワークフローからジョブカン勤怠管理にデータを登録する例を紹介しましたが、RPA機能を操作する先を自社の基幹システムに変更すれば、様々なデータベースと好みのアプリを連携することができます。
これにより、アプリ同士の連携が不可能であってもデータ転記を行える場合があるため、自動化の幅が大きく広がるかもしれません。
また、自動化を行うことで業務効率の向上が見込めます。今回のような活用方法では入力作業の二度手間を抑えやすくなり、業務負担軽減にもつながるはずです。ぜひこの機会にお試しください。
