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ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された内容をJUST.DBに手動で登録する作業を負担に感じることがあるかもしれません。
手動での入力は、登録だけでなく確認作業も重要になるため、経理担当者にとって大きな負担になるでしょう。
しかし、2つのツールを連携すれば、手動登録作業が削減され、登録時の人為的エラーを防止し、確認作業が簡単になるため管理負担の軽減も期待できます。
本記事では、ジョブカン経費精算・ワークフローとJUST.DBをノーコード連携する方法を紹介します。
経理部門の負担を軽減し、業務の効率化を図りたいときに参考にしてみてください。
ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された内容を手動でJUST.DBに登録する作業は、時間がかかります。
また、決算でも使用するデータのため、ミスが許されず担当者は慎重に入力する必要があり、負担に感じる方も多いのではないでしょうか。
しかし、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された内容を自動でJUST.DBに登録する連携を利用すれば、担当者の手動入力時間を削減できます。
例えば、経費の申請が一度に複数重なるときでも、自動で内容が登録されることで、担当者の負担が軽減し業務効率が向上するでしょう。
手動での入力作業には、ミスが生じるリスクがあります。
コピー&ペーストの単純作業でも、コピー漏れが生じてしまいます。
しかし、ジョブカン経費精算・ワークフローとJUST.DBを連携することで、JUST.DBに入力する際のヒューマンエラーを防止できます。
例えば、新入社員の場合、手動入力は申請数や登録項目の数が増えるとミスが発生しやすくなりますが、自動化を導入することでエラーを削減できるでしょう。
手動でデータを登録する作業は、担当者の確認負担が大きいです。
しかし、ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された申請データが自動でJUST.DBに登録されることで、担当者の確認負担の削減が期待できます。
例えば、中小企業のように経理に人員を割けない状況でも、この自動化により申請データの確認作業の工数が減り、データ管理の負担が大幅に軽減されるでしょう。
これにより、業務効率の大幅な向上が期待できます。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された内容をJUST.DBに登録する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
この方法は、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたことをジョブカン経費精算・ワークフローのAPIを利用して受け取り、JUST.DBが提供するAPIを用いてJUST.DBの指定のテーブルに承認された内容を登録することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
まず、ジョブカン経費精算・ワークフローとJUST.DBをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、ジョブカン経費精算・ワークフローとJUST.DBをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。
＜ジョブカン経費精算・ワークフローの場合＞
・アカウント名、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリ登録の詳しい方法は、こちらのヘルプページで解説しています。
＜JUST.DBの場合＞
・アカウント名、アクセストークンを説明に沿って入力し、「追加」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
次に、ジョブカン経費精算・ワークフローとJUST.DBを連携するためのテンプレートをコピーします。
1.下記のリンクを開きます。
2.「このテンプレートを試す」をクリックすると完了です。
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】ジョブカン経費精算・ワークフローで承認された内容をJUST.DBに登録する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 申請が承認されたら」をクリックします。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
4.「トリガーの起動間隔」を設定し、「テスト」をクリックします。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、トリガーとなるアクションを確認し、実行された場合にフローボットが起動します。承認された内容をすぐにJUST.DBに登録したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※1時間以内に申請がなければ、テストはエラーとなります。その場合は、テスト用に申請を作成・承認して再度試してみてください。
5.テストが成功すると、アウトプットに取得した情報が表示されます。
問題がなければ保存します。
※アウトプットにJUST.DBに登録したい項目が表示されていない場合は、こちらのヘルプページを参考にして必要な項目を取得してください。
最後に、承認された内容をJUST.DBに登録する設定を行います。
1.「アプリと連携する レコードの挿入」をクリックします。
2.JUST.DBと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
3.ドメイン、テーブル識別名、対象フィールドを説明に沿って入力し、テストを行います。
※対象フィールドの「値」は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請が承認されたら」から対応する項目を選択します。（項目は二重括弧で表示されます）これにより、申請ごとに変わる内容を動的に反映できます。
※「+対象フィールドを追加」をクリックすることで、申請内容を登録したいすべてのフィールドを設定できます。
4.テストが成功したら、ステップ3で取得した申請内容がJUST.DBに追加されていることを確認し、「保存する」をクリックします。
5.トリガーをONにすると、以降はジョブカン経費精算・ワークフローで承認された内容が自動でJUST.DBに登録されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
他にもジョブカン経費精算・ワークフローを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する
申請を承認した後、内容を登録する担当者に手動で通知する場合、通知漏れやタイムラグが発生する可能性があります。
この連携を活用すれば、申請を承認すると自動で通知できるため、連携が強化され、業務効率が向上するでしょう。
2.ジョブカン経費精算・ワークフローで経費が申請されたらfreee会計に取引を登録する
申請が承認された経費情報を手動でfreee会計に登録する作業は、担当者の負担が大きいです。
しかし、経費情報がfreee会計に自動で登録されることで、担当者の負担が軽減され、人為的ミスも削減できるでしょう。
3.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたら申請に添付されたファイルをGoogle Driveにアップロードする
領収書などの資料が添付された申請の場合、ファイルを専用フォルダに保存し忘れるリスクがあります。
この連携を利用すれば、自動で資料が専用フォルダに保存され、ファイル名も自動で設定されるため、申請された書類の管理負担が軽減するでしょう。
ジョブカン経費精算・ワークフローとJUST.DBを連携すると、手動で承認内容を登録する作業を削減できます。
この自動化により、登録時のエラーを防止でき、さらに管理負担も軽減するでしょう。
その結果、重要な業務に集中でき、業務効率の向上が期待できます。
ジョブカン経費精算・ワークフローとJUST.DBの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
この機会に、経理部門の業務効率化をぜひ図ってみてください。
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