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新規雇用をする際には、個人情報の取扱いが伴う重要業務が複数発生します。入社に伴う複数の業務のうち、入社申請承認後の従業員登録作業を自動化してみませんか？
自動化することで人的ミスを削減しつつ他の重要業務へのリソースを確保し、業務効率の改善が期待できます。
本記事では、ジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワードクラウド債務支払を連携し、ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認された際に、マネーフォワードクラウド債務支払に自動で従業員情報を登録する方法をご紹介します。
今回ご紹介する自動化設定には難しいプログラミング知識は必要ありません！特に経理や人事部門など、新規雇用時の業務を少しでも簡素化し、業務効率の改善を図りたい方は、ぜひ本記事を参考にご活用ください。
[Yoomとは]
ここからは実際にノーコードツールYoomを活用して、「ジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワードクラウド債務支払を連携して、ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認されたら、マネーフォワードクラウド債務支払に自動で従業員情報を登録する方法」についてご説明します。
今回ご紹介する自動化設定は、Yoomを活用することで、難しい専門知識不要でノーコードで設定が可能です！
今回の連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで設定を進めます。
・ジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワードクラウド債務支払をマイアプリ登録
・ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定
・ジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワードクラウド債務支払のアクション設定
・トリガーをONにして動作確認
Yoomをまだ利用していない方は、まずはこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう！
今回使用するフローのテンプレートはこちらです。
はじめに、使用するアプリをマイアプリ登録します。
事前にマイアプリ登録を行うと、その後の自動化フローの設定がスムーズになります。
マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」をクリックし、画面右側の「+新規接続」をクリックします。
【ジョブカン経費精算・ワークフローのマイアプリ登録】
検索窓にジョブカン経費精算・ワークフローと入力し、表示された候補から選択します。
「アカウント名」、「アクセストークン」を入力して「追加」をクリックしましょう。
※ジョブカン経費精算・ワークフローの詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご参照ください
【マネーフォワードクラウド債務支払のマイアプリ登録】
検索窓にマネーフォワードクラウド債務支払と入力し、表示された候補から選択します。
「アプリケーションID」、「シークレット」を入力して「追加」をクリックしましょう。
※マネーフォワードクラウド債務支払の詳しいマイアプリ登録方法はこちらをご参照ください
マイアプリにジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワードクラウド債務支払が表示されていれば登録完了です！
下記のバナーの「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーし、設定を進めましょう。
コピーしたテンプレートから自動化設定を進めます。
まずは、ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定を行います。
テンプレートの「特定のフォームIDの申請が承認されたら」をクリックします。
遷移した画面で以下のように設定し、「次へ」をクリックしてください。
・タイトル：必要に応じて変更可能です
・アプリ：ジョブカン経費精算・ワークフローを選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・トリガーアクション：「特定のフォームIDの申請が承認されたら」を選択します
次にAPI接続設定を行います。
遷移した画面で、以下のように設定しましょう。
・トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。任意で選択してください。
※トリガーの起動間隔は、プランによって最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください
・フォームID：「フォームID」欄をクリックすると、連携したアカウントから候補が表示されます。候補の中から適切なものを選択してください
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存」しましょう。
続いて、各ツールのアクション設定を行います。
まずは、ジョブカン経費精算・ワークフローのアクション設定を行います。
テンプレートの「申請の詳細情報を取得（凡用フォーム）」をクリックします。
遷移した画面で以下のように設定し、「次へ」をクリックしてください。
・タイトル：必要に応じて変更可能です
・アプリ：ジョブカン経費精算・ワークフローを選択します
・連携するアカウント情報：トリガー設定時に選択したアカウントと同じものを選択します
・アクション：「申請の詳細情報を取得（凡用フォーム）」を選択します
次にAPI接続設定を行います。
先ほどのトリガー設定時に、ジョブカン経費精算・ワークフローから取得したアウトプットを引用して、「申請ID」を設定しましょう。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存」しましょう。
続いて、マネーフォワードクラウド債務支払のアクション設定を行います。
テンプレートの「従業員を追加」をクリックします。
遷移した画面で以下のように設定し、「次へ」をクリックしてください。
・タイトル：必要に応じて変更可能です
・アプリ：マネーフォワードクラウド債務支払を選択します
・連携するアカウント情報：連携したいアカウントを選択します
・アクション：「従業員を追加」を選択します
次にAPI接続設定を行います。
「事業者ID」欄をクリックすると、連携したアカウントから候補が表示されるので、表示された候補から選択してください。
「メールアドレス」「従業員名」を、先ほどのジョブカン経費精算・ワークフローのアクション設定時に取得したアウトプットを引用して設定してください。
他の各項目についても、適宜必要に応じてアウトプットを引用して設定してください。
※「招待時にメールを送信するかどうか」について
マネーフォワードクラウド債務支払に新規従業員データが自動登録された際に、該当従業員にマネーフォワードクラウド債務支払への招待メールを自動送信することができます。
招待メールを自動送信する場合は「送信する」を、自動送信しない場合は「送信しない」を選択しましょう。
設定が完了したら「テスト」を実行し、成功したら「保存」しましょう。
これで全ての設定が完了しました。トリガーを「ON」にして、動作確認をしましょう！
今回使用したテンプレートは、下記のバナーからコピーしてご活用いただけます。
「自動化」と聞くと難しそうに感じるかもしれませんが、Yoomを活用すれば専門知識がなくても簡単に設定できます。ぜひ導入して、業務効率の改善や便利さを実感してみてください！
他にもジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワードクラウド債務支払の自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつかご紹介します。
1. ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する方法
ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認されたら、Google Workspaceのグループに従業員を自動追加するフローです。
入社申請で登録したデータをGoogle Workspaceに再度手入力する作業は二度手間で非効率的です。新規雇用の際には複数の業務が発生するため、手間を省きたいものです。
この連携フローを活用することで、入社申請が承認された後のプロセスがスムーズになることが期待できます。
2. ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたら、Googleスプレッドシートに申請情報を格納する
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたら、Googleスプレッドシートに申請情報を自動で格納するフローです。
経費や休暇など会社には多岐に渡る社内申請が存在し、管理や処理に課題を感じる企業も多いのではないでしょうか。
この連携はジョブカン経費精算・ワークフローで申請が行われたら、同時に自動でGoogleスプレッドシートに情報が格納されるため、申請データの一元管理ができ、スピーディーな対応が可能になるでしょう。
3. Google スプレッドシートで発注先が登録されたら、マネーフォワード クラウド債務支払にも登録する
Google スプレッドシートで発注先が登録されたら、マネーフォワード クラウド債務支払にも自動登録するフローです。
この自動化により、発注先の情報をマネーフォワード クラウド債務支払に手入力する手間が省け、購買や経理担当者の負担が軽減されるでしょう。
入力ミスや取引先の登録漏れなどのヒューマンエラーも削減されることで、より確実な正確性のある債務管理が期待できます。
ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認されたら、マネーフォワードクラウド債務支払に従業員情報が自動登録されることにより従来の手動作業が削減され、空いたリソースを他の業務に使うことができ、効率的に業務を行えるでしょう。また、新規雇用時にジョブカン経費精算・ワークフローで承認された内容を、担当者が一つ一つ確認しながら手動でシステムへ登録する必要がなく、入社申請からデータ登録までがシームレスに連携し、業務スピードの向上が期待できます。
さらに入社申請された従業員データが正確にシステム間で転送されるため、正確な情報に基づいて各部門は対応が行え、人的ミスによる修正作業も削減でき、業務効率の向上にもつながりそうです。結果的に、新規雇用時の各部門での業務がスピーディーに進行し、社員全体の生産性が向上することが見込まれます。
手動でのデータ入力は、どうしても入力ミスや入力漏れなどのヒューマンエラーが発生するリスクがあります。人的ミスにより修正作業の発生が度々起こると、非効率的でタイムロスになります。これらを防ぐ解決策として、データ登録業務を自動化することは有効でしょう。システム間のデータ転送が自動化されることでヒューマンエラーのリスクが減少し、正確なデータ管理が期待できます。
また、ジョブカン経費精算・ワークフローとマネーフォワードクラウド債務支払を連携することで、一貫性のある正確なデータが登録され、データの信頼度向上にもつながりそうです。このように精度の高い処理を実現することで、質の高い業務遂行の一助となるでしょう。
今回の連携により、ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認されると、その情報がマネーフォワードクラウド債務支払に自動登録されます。この一元化により、別々のシステム間のデータ移行を手動で行う必要がなくなるため、最新データの反映がスムーズになります。
ジョブカン経費精算・ワークフローで入社申請が承認されたタイミングで、速やかにマネーフォワードクラウド債務支払にその情報が反映されることにより、手作業によるタイムラグの発生を防ぎ、担当者は最新の情報をタイムリーに確認できるようになるでしょう。手動の場合は更新が遅れたり、情報が古いシステムがあったりと、システム間で差異が生じる恐れがありますが、自動化されていれば、どのシステムでも最新のデータが一貫して確認できます。
また、タイムリーに最新情報が各部門で確認できることで、新規雇用に伴う各部門での業務がスムーズに進行でき、社内連携の強化にも期待できます。
新規雇用時の従業員データ登録は、個人情報の取扱いが伴う重要業務です。データ登録作業は自動化して手動作業による人的ミスを削減し、より質の高いデータ管理を目指しませんか？
今回ご紹介した連携により、特に人事や経理部門担当者の負担が軽減されることが期待できます。入社申請時に入力した内容を、マネーフォワードクラウド債務支払に再度入力する作業を二度手間だと感じている方は、今回ご紹介した自動化がおすすめです！
Yoomを活用することで、ノーコードで簡単に自動化設定が実現できます。本記事を参考に、ぜひ活用してみてください。
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