ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOneDriveに申請書類のPDFをアップロードする方法

ステップ1：ジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveをマイアプリ連携

ジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「ジョブカン経費精算・ワークフロー」と入力し、検索結果からジョブカン経費精算・ワークフローを選択します。

2.表示された画面で、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしてください。

3.続いてOneDriveをマイアプリ登録します。
ジョブカン経費精算・ワークフローの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「OneDrive」と入力し、検索結果からOneDriveを選択します。表示された画面で、アカウントを選択します。

次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックします。

マイアプリにジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

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ステップ3：フローの起点となるジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定と、その後のOneDriveのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「申請が承認されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOneDriveに申請書類のPDFをアップロードする」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

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3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

4.「フォームID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択し、入力しましょう。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

5.次に、アプリと連携する「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

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6.API接続設定を行います。
先ほど設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。「申請ID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択し、入力しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

7.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

8.API接続設定を行います。先ほど設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。
「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択し、入力しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

9.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

10.API接続設定を行います。先ほど設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。
「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択し、入力しましょう。

「格納先フォルダのアイテムID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択し、入力しましょう。

「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択し、入力しましょう。

「ファイルの添付方法」と「ファイル」は、それぞれ「アウトプットを使用する」「取得ファイル」を選択します。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、ジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

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今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveを使った自動化例

その他にもYoomにはジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。このフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されると、Google Chatから自動通知を行うことができます。申請の承認件数が多い場合でも、メンバーへの通知は自動で行われるため、効率的に業務を進めることが可能になるでしょう。

2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。このフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローの申請が承認されたらMicrosoft Teamsに自動で通知を出すことができ、承認状況のスピーディーな把握が期待できます。ジョブカン経費精算・ワークフローから確認する手間を大幅に軽減できるため、重要なタスクに集中できるでしょう。

‍3.Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存する
Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。Gmailで受け取ったファイルを自動的にOneDriveへ保存することで、業務の効率化とヒューマンエラーの防止が期待できます。また、フローボットをカスタマイズすることで、OneDriveへファイル保存後、コミュニケーションツールへ通知を出すこともできます。

まとめ

今回は、ジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveを連携させ、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOneDriveに申請書類のPDFをアップロードする方法をご紹介しました。ジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveの連携により、経費精算業務の効率化と正確性の向上が実現するでしょう。自動化されたプロセスは、チーム内の情報共有を促進し、業務全体の生産性を高めることに繋がります。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ本記事を参考に、ジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveの連携を試してみてください。