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現代のビジネス環境において、経費精算業務の効率化は多くの企業が直面する課題です。特に紙ベースの書類管理や手動でのファイル保存は、時間と労力を浪費する要因となっています。
そこで、『ジョブカン経費精算・ワークフロー』と『OneDrive』を連携させ、承認された申請書類を自動的にOneDriveにPDF形式でアップロードする方法をご紹介します。
この方法を利用すれば、業務プロセスの自動化と効率化を実現でき、業務負荷の軽減も期待できます。
ジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveを連携することで、承認された申請書類が自動的にOneDriveにアップロードされます。これにより、従業員が手動でファイルを保存・整理する必要がなくなり、時間と手間を削減できるでしょう。例えば、月末の経費精算時には大量の申請が発生しますが、この自動化により経理担当者は一件ずつ処理する負担から解放され、より戦略的な業務に集中できるでしょう。
手動でファイル管理を行う場合、誤ったフォルダに保存したり、ファイル名が統一されていないなどのヒューマンエラーが起こりがちです。しかし、連携により申請書類は事前に定義されたフォルダと命名規則に従って自動的に保存されます。例えば、「申請者名」「申請日」「プロジェクト名」などを含むファイル名が自動生成されるため、後から必要な書類のスピーディーな検索に繋がります。これにより、データ管理が正確になり、コンプライアンスの維持にも役立つでしょう。
OneDriveのクラウド共有機能を活用することで、経費申請書類をリアルタイムでチームメンバーと共有できます。これにより、情報の伝達がスムーズになり、各メンバーが最新の状況をすぐに把握できるでしょう。例えば、上司が出張中でも、承認された申請書類を現地から確認できるため、次の業務プロセスにすぐに移行できるでしょう。これにより、ビジネス全体のスピードと効率向上が期待できます。
[Yoomとは]
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたことをジョブカン経費精算・ワークフローのAPIを利用して受け取り、OneDriveが提供するAPIを用いて、OneDriveのPDFアップロードに用いることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
ジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「ジョブカン経費精算・ワークフロー」と入力し、検索結果からジョブカン経費精算・ワークフローを選択します。
2.表示された画面で、アカウント名とアクセストークンを入力し、「追加」をクリックしてください。
3.続いてOneDriveをマイアプリ登録します。
ジョブカン経費精算・ワークフローの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「OneDrive」と入力し、検索結果からOneDriveを選択します。表示された画面で、アカウントを選択します。
次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックします。
マイアプリにジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveが表示されていれば、登録完了です。
以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「申請が承認されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOneDriveに申請書類のPDFをアップロードする」をクリックすると表示されます。
2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
4.「フォームID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択し、入力しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。
5.次に、アプリと連携する「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
6.API接続設定を行います。
先ほど設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。「申請ID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択し、入力しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
7.アプリと連携する「ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
8.API接続設定を行います。先ほど設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。
「ファイルID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択し、入力しましょう。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
9.アプリと連携する「ファイルをアップロード」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
10.API接続設定を行います。先ほど設定した項目ごとのアウトプットが取得されます。
「ドライブID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択し、入力しましょう。
「格納先フォルダのアイテムID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択し、入力しましょう。
「ファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択し、入力しましょう。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は、それぞれ「アウトプットを使用する」「取得ファイル」を選択します。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。
その他にもYoomにはジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。
1.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知する
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらGoogle Chatに通知するフローです。このフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されると、Google Chatから自動通知を行うことができます。申請の承認件数が多い場合でも、メンバーへの通知は自動で行われるため、効率的に業務を進めることが可能になるでしょう。
2.ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する
ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知するフローです。このフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローの申請が承認されたらMicrosoft Teamsに自動で通知を出すことができ、承認状況のスピーディーな把握が期待できます。ジョブカン経費精算・ワークフローから確認する手間を大幅に軽減できるため、重要なタスクに集中できるでしょう。
3.Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存する
Gmailで受け取ったファイルをOneDriveに保存するフローです。Gmailで受け取ったファイルを自動的にOneDriveへ保存することで、業務の効率化とヒューマンエラーの防止が期待できます。また、フローボットをカスタマイズすることで、OneDriveへファイル保存後、コミュニケーションツールへ通知を出すこともできます。
今回は、ジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveを連携させ、ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOneDriveに申請書類のPDFをアップロードする方法をご紹介しました。ジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveの連携により、経費精算業務の効率化と正確性の向上が実現するでしょう。自動化されたプロセスは、チーム内の情報共有を促進し、業務全体の生産性を高めることに繋がります。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ本記事を参考に、ジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveの連携を試してみてください。
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