ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認されたらOneDriveに申請書類のPDFをアップロードする

■概要

ジョブカン経費精算・ワークフローで申請が承認された後、申請書類のPDFを一件ずつダウンロードし、手作業でOneDriveにアップロードするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローは、ジョブカン経費精算・ワークフローでの申請承認をトリガーに、該当の申請書類PDFを自動でOneDriveにアップロードするため、面倒な手作業から解放され、書類の保管漏れといったミスも防ぐことができます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ジョブカンとOneDrive間の手作業に手間を感じている経理・総務担当者の方
• 申請書類の管理を効率化し、ペーパーレス化を推進したいと考えている方
• 経費精算に関連する一連の業務フローを自動化したいと考えている管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• 承認後のPDFダウンロードとアップロード作業が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることが可能になります。
• 手作業によるファイルのアップロード漏れやファイル名の付け間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な書類保管を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、「特定のフォームIDの申請が承認されたら」を設定します。
3. 続いて、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「申請の詳細情報を取得（汎用フォーム）」アクションを設定します。
4. 次に、同じくジョブカン経費精算・ワークフローの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、申請書類を取得します。
5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• ジョブカン経費精算・ワークフローのトリガー設定のフォームIDは任意で設定してください。
• ファイルの保存先は、OneDriveだけでなく、Google DriveやBox、Dropboxなど、Yoomが連携する他のクラウドストレージサービスに変更することも可能です。

■注意事項

• ジョブカン経費精算・ワークフローとOneDriveをYoomと連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。