「繁忙期の新規スタッフ登録作業に、時間がかかってしまう…」「入力ミスが発生して、やり直しに手間がかかる…」そんな悩みを抱えていませんか？
登録作業は大切な業務。ですが、スタッフの数が増えるとそれだけ時間と手間もかかってしまうものです。慎重に作業していても、修正や確認の負担が増え、他の業務に影響が出ることもあります。そこで活用したいのが、登録完了後にLINE WORKSのトークルームに自動通知を送る仕組み。関係者への情報共有もれを防ぎ、スムーズな連携が可能になります。
とはいえ、こうした操作の設定は、従来はプログラミングの知識が必要で、導入のハードルが高かったのも事実。そこで今回は、ノーコードで実装できるフローボットテンプレートをご紹介します。プログラミング不要で、専門知識がなくてもすぐに導入できるのが特徴です。この記事では、設定方法を解説し、導入のメリットもご紹介します。ぜひ最後まで読んでみてください。
こんな方におすすめ
このフローボットは、以下のような方にぴったりです。
新規スタッフの登録作業に時間がかかりすぎていると感じている方
RPAを活用して、ジョブカン勤怠への登録を自動化したい方
登録完了の連絡を人事担当者に何度も確認する手間をなくしたい方
LINE WORKSの通知機能を活用し、関係者全員に登録状況をスムーズに共有したい方
過去の登録履歴をLINE WORKSの検索機能で簡単に振り返りたい方
ここからは、「フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録し、LINE WORKSに通知する」の設定方法を、Yoomのフローボットテンプレート を使って解説します。
[Yoomとは]
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しLINE WORKSに通知する設定手順
この自動化はフォームをトリガーとして動作します。フォームに回答が送信されると、Yoomがデータを取得し、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用してブラウザ上でジョブカン勤怠の従業員情報登録を自動的に行います。人が通常行うデータ入力や画面遷移を、RPAが代わりに操作する仕組みです。さらに、登録作業が完了すると、LINE WORKS APIを通じて、指定されたトークルームに通知が送られます。これにより、関係者全員が登録状況を把握でき、チーム内での情報共有がスムーズに進みます。一般的に、こうした仕組みを実現するにはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを使えば、知識がなくても直感的な操作で簡単に設定できます。直感的な操作で、誰でも簡単に設定できます。
連携プロセス
Yoomへマイアプリ登録（LINE WORKS・ブラウザ操作用アカウント）
テンプレートをコピー
フォームトリガー・ブラウザ操作・アプリ連携
トリガーボタンをオンにし、連携スタート
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しLINE WORKSに通知する
試してみる
事前に準備するもの
Chromeの拡張機能
Chrome を使用するためアカウントを準備してください。
Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
Chrome の拡張機能を追加後、管理画面でシークレットモードの実行を許可してください。
ジョブカン勤怠
勤怠会社ID ジョブカン勤怠管理画面右上にあるユーザー名をクリックしてメニューを開き、アカウント情報の変更をクリックします。勤怠会社IDが表示されるので、メモしておきましょう。
グループ管理者ログインIDとパスワード ジョブカン勤怠の管理画面の【スタッフ管理】＞各種設定＞グループ管理者設定…からログイン ID を取得できます。パスワードは表示されていないので、わからない場合は再設定で取得してください。
LINE WORKS
クライアントID
クライアントシークレット
スコープ
ボットID
トークルームID 右上の3点リーダーをクリックしてチャンネルIDを取得します。メニューが開き、チャンネルIDをクリックするとIDが表示されます。
ステップ1 マイアプリ連携の設定
連携するブラウザやアプリの情報をYoomに登録するために、まずYoomのワークスペースにログインしてください。
ブラウザ操作用アカウント
マイアプリ画面の【ブラウザ操作用アカウント】タブを選択し、+新規接続をクリック します。
下の画面が表示されます。
上記を入力し、追加ボタンをクリックするとアカウントの追加が完了です。
※RPAオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプラン・チームプランでは、設定したフローボットのオペレーションやデータコネクトに制限がかかることがあります。トライアル期間中は無料でRPAの機能もお試しいただけます。
アプリの新規接続
マイアプリ画面内の「アプリ」のタブを選択し、＋新規接続をクリック します。
Yoomに接続可能なアプリ一覧が表示されるので、検索窓に連携するアプリ名を入力し、マイアプリ登録を進めてください。
LINE WORKS
検索結果からLINE WORKSを選択すると、連携に必要な値を入力する画面に遷移します。
LINE WORKSのDeveloper Consoleで取得した情報を各項目に入力して、追加ボタンをクリックします。
ヘルプ：LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録方法
これでLINE WORKSのマイアプリ登録が完了です。
ステップ2 Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする 下のバナーをクリックします。
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しLINE WORKSに通知する
試してみる
マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。
ステップ3 アプリトリガー「従業員情報の登録」 テンプレートの1つ目の工程をクリックします。設定完了の証（水色のランプの点灯）がありますが、サンプル値の設定が必要なため、設定を進めます。
(1/2)フォームを作成 新規登録する従業員情報を取得するフォームを作成します。取得した値をそのままジョブカン勤怠に登録するため、ジョブカン勤怠の形式に合わせて作成するとスムーズです。
事前設定では、下記の質問項目が設定済みです。
右上のプレビューボタンを押すと、フォーム画面の表示を確認できます。
フォームの編集画面に戻り下へスクロールします。
完了ページの設定 フォーム送信完了ページのメッセージ編集ブロックが表示されます。ここは任意の設定ですが、メッセージを設定することで、より丁寧な印象を与えることができます。
アクセス権限
フォームへのアクセス権限はトグルの切り替えで設定できます。
ヘルプ；IP制限に関して
フローボットの起動権限 デフォルトでこのフローボットを作成した人に設定されています。 →次へをクリックします。
※ 取得する項目を増やす場合
フォーム編集画面で、質問項目の一番下にある「＋質問を追加」ボタンをクリックします。
以下の内容を編集できるブロックが追加されます。
追加したい項目名
補足内容
形式（プルダウンメニューを開いて選択します）
例えば、電話番号を追加したい場合、ジョブカン勤怠の形式に合わせて、ハイフンなしの半角数字と補足を入れておくと、エラー防止に役立ちます。
項目の表示順は、項目の左にある6点アイコンを選択しながらドラッグ＆ドロップで入れ替えられます。追加編集が完了したらプレビューで表示確認を行い、次に進みましょう。
(2/2)フォームの表示確認と詳細設定
次の操作で使用するため、編集欄にテスト用の値を入れます。
※ジョブカン勤怠は同じ値を登録できない仕様のため、スタッフコードなどは重複しない値を入力してください。
→保存するをクリックします。
ステップ4 ブラウザを操作する「ジョブカン勤怠に従業員情報を登録する」
テンプレートの2つ目の工程をクリックします。ジョブカン勤怠への登録フローをこの工程で設定します。
(1/1)ブラウザ操作の詳細設定
事前設定でジョブカンの管理画面にアクセスから、フォームで取得した従業員情報の入力・登録まで雛形が設定されています。この工程は、Webサイト上でスタッフ登録をする工程を辿っています。
2つ目以降のアクションは、下へスクロールすると確認できます。まずはジョブカン勤怠にログインします。
「2.勤怠会社IDを入力」をクリック すると下の入力画面が表示されます。値の欄に、事前に取得しておいた値を入力して保存するをクリックしましょう。
「3.IDを入力：グループ管理者ログインIDを入力」をクリック して入力画面を開きます。
グループ管理者IDとパスワードを入力するので、アカウントのプルダウンメニューを開き、「＋アカウントを追加」をクリック します。
サービス名は任意の値になります。何のサービスの値かわかるように、【ジョブカン勤怠】と入力します。
IDとパスワードには事前取得した値を入力します。
右下にある保存するをクリック します。
「4.パスワードを入力」を開きます。
3.で入力した情報が引用できます。アカウントのプルダウンメニューを開くと、先ほどIDとパスワードを入力したジョブカン勤怠（サービス名）が表示されますので、選択しましょう。
これ以降は、 フォームから取得した値をジョブカン勤怠に入力する工程になります。
事前設定では、「姓名」「メールアドレス」「スタッフコード」の入力手順とそれぞれに フォームから取得した引用コードが入力されています。姓の場合はこういった画面です。
事前設定では、姓名とメールアドレスとスタッフコードのみが設定されています。電話番号の入力は追加の設定が必要です。
ブラウザ操作の説明に戻ります。アクション一覧を見ると、各アクションとの間にプラスボタンがあります。アクションの途中に新たにアクションを挿入したい場合に使います。
今回はスタッフIDを入力した後、確認画面に遷移するまでに、電話番号の入力を差し込んでみます。プラスボタンをクリックすると、操作メニューが開きます。
メニューの中から、「ブラウザ操作を指定」を選択 します。遷移するURLを入力する画面が表示されます。
ジョブカン勤怠のスタッフ登録画面のURL「https://ssl.jobcan.jp/client/new-employee」を入力します。
「操作を開始する」をクリック すると、別ウィンドウで画面が立ち上がります。
ジョブカンのログイン画面が表示されます。左下に「要素にアクションを設定」と表示されたバナーが表示されていると、Yoomのブラウザ操作中の証です。
勤怠会社IDをクリック すると、操作メニューが表示されます。
フォームに情報を入力を選びます。値を入力する画面が表示されるので、勤怠会社IDを入力して保存するをクリックします。
ブラウザ操作の初めに解説した操作と同じ手順です。
同様に、グループ管理者ログインIDの欄をクリックして「IDを入力」を選択 し、表示された画面からジョブカン勤怠（サービス名）を選択します。
その下のパスワード欄をクリックして、「パスワードを入力」を選択 して、表示された画面からジョブカン勤怠（サービス名）を選択します。
パスワードの入力画面の下にログインボタンをクリック します。
アクションメニューが表示され、「クリック」を選択します。（薄い水色にハイライトされて見えにくくなっていますが、ログインボタンです）
アクション名を入力する画面が表示されるので、ログインするを入力して保存をしましょう。
電話番号の欄をクリックして、アクションメニューを開きます。フォームに情報を入力を選びます。
アクションの操作画面が表示されます。値の欄をクリックすると、「従業員情報の登録」タブ内にフォームから取得した値が表示され、選択すると引用コードが埋め込まれます。
任意ですが、アクション名をわかりやすい名称に編集しておくと、アクション一覧でみた時にわかりやすくなります。編集が終わったら保存するボタンをクリックします。
ブラウザ操作画面の「要素にアクションを設定する」バナーのYoomの画面に戻るボタンをクリックします。
アクション一覧を確認して、重複しているアクションを消して全体を整えます。（設定上ブラウザにログインする操作が必要でしたが、途中ログインのアクションは消去しても問題ありません）
ブラウザ操作オペレーション画面右下の、テストボタンをクリックします。
1.URLにアクセスから順にアクションのテストが始まります。
全部成功したことを確認します。
ジョブカン勤怠のスタッフ一覧で、テストの登録が確認できました。
→保存する をクリックします。
※エラーが発生する場合、以下の要因が考えられます。
ジョブカン勤怠の基本設定が終わっていない（10分単位か15分単位の計算にするなど）
メールアドレスやスタッフIDが重複している（ジョブカン勤怠の仕様で、同じ値は登録ができないようになっています）
ステップ5 アプリと連携する「トークルームにメッセージを送信」
テンプレートの3つ目の工程をクリックしてください。LINE WORKSへの通知内容を編集します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択 こちらは初期設定済みです。
アプリトリガーのタイトル
アプリ
LINE WORKSと連携するアカウント情報
アクション
→次へをクリックします。
(2/2)API接続設定
トークルームID LINE WORKSトークルーム右上の3点リーダーをクリックします。メニューが開き、チャンネルIDをクリックするとIDが表示されます。取得したIDを編集欄に入力します。
メッセージ内容 通知する定型文を作成し、特定のメンバーへのメンションも可能です。
編集欄をクリックするとフォームから取得した項目が、プルダウンメニューに表示されます。
ジョブカン勤怠の登録が終わったら通知する仕組みなので、「登録が完了しました」だけでもよいですが、氏名やスタッフコードの情報を引用コードを用いたら、わかりやすくて便利です。
入力が終わったら、左下にあるテストボタンをクリックします。
成功！
→保存するをクリックします。 これで、今回の工程は以上です。
ステップ6 アプリトリガーをONにする 全ての工程が設定されると、完了画面が表示されます。
トリガーをONにした後、テンプレートの左上にあるトグルを使用して、フローボットを起動します。
プログラミング不要でフローボットの設定が簡単に完了しました。 トリガーをONにすると、フォームのリンクを取得できるようになります。 右上のボタンからフォームのリンクを取得して、運用を始めてみましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しLINE WORKSに通知する
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もっと活用！RPA×フォーム×LINE WORKSでできる便利な自動化3選 RPA、LINE WORKSを連携させることで、日々の業務をより効率的に進めることができます。
1. 商品ランキングを自動取得し、LINE WORKSで共有 このフローはECサイトから最新のランキングを自動取得し、LINE WORKSへ通知できます。これにより、売れ筋商品の変動を把握し、マーケティング戦略の立案や在庫管理が迅速に行えます。
毎日、自社出品カテゴリの商品ランキングを自動取得しLINE WORKSに通知する
試してみる
2. Googleフォームで登録し、ジョブカン勤怠とLINE WORKSへ自動連携 このフローは、Google フォームで入力された従業員情報をRPAが自動でジョブカン勤怠に登録し、LINE WORKSへ通知できます。手動のログインや画面遷移が不要になり、これにより、業務の効率化とミスの削減が実現します。
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しLINE WORKSに通知する
試してみる
3. Webサイトの最新情報を自動取得し、LINE WORKSへ通知 このフローは、RPAが自動でWebサイトの情報を取得し、LINE WORKSへ通知してくれます。これにより、情報収集の手間を削減し、必要な情報をオンタイムで把握できるようになります。
毎日Webサイトの情報を取得してLINE WORKSに通知する
試してみる
フォームで従業員が登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録し、LINE WORKSに通知するメリットと具体的な活用シーン3選
ここまで、RPAとLINE WORKSを活用した自動化フローの設定方法についてご紹介しました。では、実際にこの仕組みがどのように役立つのかを見ていきましょう。特に、人事・労務担当者、現場のチームリーダー・マネージャー、配属先の上司にとって、このフローは登録作業の負担を軽減し、業務をスムーズに進めるサポートになります。「どんなシーンで活用できるのか？」「自分の業務にも取り入れられる？」と気になった方は、ぜひ続きをご覧ください。
1. 手作業による負担を軽減
新規スタッフの情報をフォームで収集した後、人事担当者が手動で勤怠管理システムに入力する作業は、慎重に行う必要があるため負担が大きくなりがち。特に繁忙期は、入力作業だけでなく確認作業まで含めると、かなりの時間を取られてしまいます。さらに、入力ミスや登録漏れが発生すると、修正対応の手間も増え、業務全体の進行に影響が出ることも。この自動化フローを導入すると、RPAがフォームのデータを正確に処理し、ジョブカン勤怠へ自動登録。手作業による入力ミスや登録漏れのリスクが減り、作業時間も短縮されます。 人事・労務担当者にとって、この仕組みを活用することで、新規スタッフの登録業務を確実かつスムーズに進められるようになります。余裕が生まれることで、より人力が必要な業務に集中できるのも大きなメリットです。
2. LINE WORKS通知で登録状況をオンタイムで共有
新規スタッフの登録状況を知りたくて、人事担当者にいちいち確認していませんか？ 業務が立て込んでいると、「登録は終わっているのか？」「受け入れ準備を始めていいのか？」と関係者間でのやり取りが増え、スムーズに進まないことも。このフローを導入すると、登録完了と同時にLINE WORKSへ自動通知。関係者全員がリアルタイムで登録状況を把握できるため、現場のチームリーダーやマネージャーは、受け入れ準備をスムーズに進めることができます。 さらに、通知をLINE WORKSに一元化することで、検索機能を活用し、過去の登録状況も簡単に確認できます。必要な情報を探す手間が省け、業務の流れがよりスムーズになります。
3.スタッフのスムーズな受け入れ
せっかく新しいスタッフが入社しても、勤怠システムに登録されていなかったせいで「出勤初日に打刻できない」「勤務時間が記録されない」なんてトラブルが起きると、現場の士気にも影響しそうですよね。このフローを導入すれば、新規スタッフの勤怠登録が自動化され、初出勤前に必要な情報が確実に反映されます。さらに、登録完了の通知がLINE WORKSで関係者に共有されるため、「あれ、登録終わってる？」と確認する手間もなし。 配属先の上司やチームリーダーは、登録の遅れを気にすることなく、教育や指導に集中できるようになります。初日のスタートをスムーズに切ることで、新しいスタッフのモチベーションも維持しやすくなるはずです。
まとめ 「繁忙期の新規スタッフ登録作業に時間がかかってしまう…」「入力ミスが発生して、やり直しに余計な手間がかかる…」こんな悩みを抱えていた方にとって、このフローボットはまさに解決策のひとつ。自動化により、作業時間を削減できるだけでなく、登録ミスを防ぎ、関係者全員がリアルタイムで情報を把握できるようになります。
さらに、Yoomのフローボットテンプレートならプログラミング不要で、簡単に導入可能。事前設定を活用するので、アカウントの用意だけで今すぐにでもお試しいただけます。 ぜひ、無料トライアルをお試しください！
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しLINE WORKSに通知する
試してみる
では、またお会いしましょう！
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