「新しいスタッフの登録、毎回手入力するの大変…」「ミスが出るたびに確認や修正に時間がかかる…」そんなふうに感じたことはありませんか？
従業員情報の登録は大事な仕事ですが、手作業だと入力ミスや登録漏れが起きることも。しっかり確認するには時間もかかるし、もっとスムーズにできたら…と思うこともありますよね。この作業をRPAで自動化し、Slackと連携すれば、登録の手間を減らしつつ、完了通知を関係者にすぐ送れます。情報共有がスムーズになることで、新しいスタッフの受け入れ準備もバタバタせず、落ち着いて進められますよ。
これまでは、こうした自動化を導入するには専門知識が必要で、ハードルが高いものでした。しかし、今はプログラミングなしで簡単に設定できるフローボットが登場しています。本記事では、その設定方法や活用メリットをわかりやすくご紹介するので、ぜひ最後までチェックしてみてくださいね！
こんな方におすすめ
このフローボットは、以下のような方にぴったりです。
- ジョブカン勤怠に新規スタッフを手作業で登録している方
- 入力ミスや登録漏れを防ぎ、正確に情報を管理したい方
- 登録作業の手間を減らし、ほかの業務に時間を使いたい方
- ブラウザ操作を自動化したい方
- Slackを活用し、登録完了を関係者へ素早く共有したい方
ここからは、「 フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録し、Slackに通知する」の設定方法を、Yoomのフローボットテンプレートを使って解説します。
[Yoomとは]
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しSlackに通知する設定手順
この自動化では、Yoomのフォームをトリガーとして動作します。フォームに回答が送信されると、Yoomがデータを取得し、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を活用して、ジョブカン勤怠の従業員情報を自動登録します。人が通常行うデータ入力や画面遷移を、RPAが代わりに操作する仕組みです。さらに、登録作業が完了すると、Slack APIを通じて、指定されたチャンネルに通知が送られます。これにより、関係者全員が登録状況を把握でき、チーム内での情報共有がスムーズに進みます。一般的に、こうした仕組みを実現するにはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを使えば、知識がなくても簡単に設定できます。直感的な操作で、誰でも簡単に設定できます。
連携プロセス
- Yoomへマイアプリ登録（ブラウザ操作用アカウントとSlack）
- テンプレートをコピー
- フォームトリガー・ブラウザ操作・アプリ連携
- トリガーボタンをオンにし、連携スタート
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しSlackに通知する
試してみる
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しSlackに通知するフローです。
事前に準備するもの
Chromeの拡張機能
- Chrome を使用するためアカウントを準備してください。
- Chrome拡張機能で「Yoom ブラウザ操作オペレーション設定ツール」を追加してください。
- Chrome の拡張機能を追加後、管理画面でシークレットモードの実行を許可してください。
ジョブカン勤怠
- 勤怠会社ID
- ジョブカン勤怠管理画面右上にあるユーザー名をクリックしてメニューを開き、アカウント情報の変更をクリックします。勤怠会社IDが表示されるので、メモしておきましょう。
- グループ管理者ログインIDとパスワード
- ジョブカン勤怠の管理画面の【スタッフ管理】/各種設定/グループ管理者設定…からログイン ID を取得できます。パスワードは表示されていないので、わからない場合は再設定で取得してください。
Slack
- 通知するワークスペースのURL
- 投稿するチャンネル
- 管理者の承認が必要な場合があるため、事前に確認してください。
ヘルプ：Slackのマイアプリ登録方法の詳細
Slack公式：ワークスペースの管理
ステップ1 マイアプリ連携の設定
連携するブラウザやアプリの情報をYoomに登録するために、まずYoomのワークスペースにログインしてください。
ブラウザ操作用アカウント
マイアプリ画面の【ブラウザ操作用アカウント】タブを選択し、+新規接続をクリックします。
下の画面が表示されます。
上記を入力し、追加ボタンをクリックするとアカウントの追加が完了です。
※RPAオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただけます。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラー表示になります。トライアル期間中は無料でRPAの機能もお試しいただけます。
アプリの新規接続
マイアプリ画面内の「アプリ」のタブを選択し、＋新規接続をクリックします。
Yoomに接続可能なアプリ一覧が表示されるので、検索窓で連携するアプリを入力し、マイアプリ登録を進めてください。
Slack
検索結果からアプリ名（Slack）をクリックすると、Slackのサインイン画面に移ります。
ご利用のワークスペースURLを入力し、続行するをクリック。その後、YoomからSlackのアクセス許可リクエスト画面に移動します。
許可をクリックすると、連携が完了します。
ヘルプ：Slackのマイアプリ登録方法の詳細
Slack公式：ワークスペースの管理
ステップ2 Yoomのフローボットテンプレートをマイプロジェクトへコピーする
下のバナーをクリックします。
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しSlackに通知する
試してみる
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しSlackに通知するフローです。
マイプロジェクトにテンプレートがコピーされます。マイプロジェクトは左のメニューバーからアクセスできます。
ステップ3 アプリトリガー「従業員情報の登録」
テンプレートの1つ目の工程をクリックします。設定完了の証（水色のランプの点灯）がありますが、サンプル値の設定が必要なため、設定を進めます。
(1/2)フォームを作成
新規登録する従業員情報を取得するフォームを作成します。取得した値をそのままジョブカン勤怠に登録するため、ジョブカン勤怠の形式に合わせて作成するとスムーズです。
事前設定では、下記の質問項目が設定済みです。
右上のプレビューボタンを押すと、フォーム画面の見え方を確認できます。
フォームの編集画面に戻り下へスクロールします。
- 完了ページの設定
- フォーム送信完了ページのメッセージ編集ブロックが表示されます。ここは任意の設定ですが、メッセージを設定すると、より丁寧な印象になります。
- アクセス権限
- フォームへのアクセス権限はトグルの切り替えで設定できます。
- ヘルプ；IP制限に関して
- フローボットの起動権限
- デフォルトでこのフローボットを作成した人に設定されています。
→次へをクリックします。
※取得する項目を増やす場合
フォーム編集画面で、質問項目の一番下にある「＋質問を追加」ボタンをクリックします。
以下の内容を編集できるブロックが追加されます。
- 追加したい項目名
- 補足内容
- 形式（プルダウンメニューを開いて選択します）
例えば、電話番号を追加したい場合、ジョブカン勤怠の形式に合わせてハイフンなしの半角数字と補足を入れておくとエラー防止に役立ちます。
項目の表示順は、項目の左にある6点アイコンを選択しながらドラッグ＆ドロップで入れ替えられます。追加編集が完了したらプレビューで表示確認を行い、次に進みましょう。
(2/2)フォームの表示確認と詳細設定
次の操作で使用するため、編集欄にテスト用の値を入れます。
※ジョブカン勤怠は同じ値を登録できない仕様のため、スタッフコードなどは重複しない値を入力してください。
→保存するをクリックします。
ステップ4 ブラウザを操作する「ブラウザを操作する」
テンプレートの2つ目の工程をクリックします。ジョブカン勤怠への登録フローをこの工程で設定します。
(1/1)ブラウザ操作の詳細設定
事前設定でジョブカンの管理画面にアクセスから、フォームで取得した従業員情報の入力・登録まで雛形が設定されています。この工程は、Webサイト上でスタッフ登録をする工程を辿っています。
- 2つ目以降のアクションは、下へスクロールすると確認できます。まずはジョブカン勤怠にログインします。
-
「2.勤怠会社IDを入力」をクリックすると下の入力画面が表示されます。値の欄に、事前に取得しておいた値を入力して保存するをクリックしましょう。
-
「3.IDを入力：グループ管理者ログインIDを入力」をクリックして入力画面を開きます。
- グループ管理者IDとパスワードを入力するので、アカウントのプルダウンメニューを開き、「＋アカウントを追加」をクリックします。
- サービス名は任意の値になります。何のサービスの値かわかるように、【ジョブカン勤怠】と入力します。
- IDとパスワードには事前取得した値を入力します。
- 右下にある保存するをクリックします。
- 「4.パスワードを入力」を開きます。
- 3.で入力した情報が引用できます。アカウントのプルダウンメニューを開くと、先ほどIDとパスワードを入力したジョブカン勤怠（サービス名）が表示されますので、選択しましょう。
- これ以降は、 フォームから取得した値をジョブカン勤怠に入力する工程になります。
- 事前設定では、「姓名」「メールアドレス」「スタッフコード」の入力手順とそれぞれに フォームから取得した引用コードが入力されています。姓の場合はこういった画面です。
- 事前設定では、姓名とメールアドレスとスタッフコードのみが設定されています。電話番号の入力は追加の設定が必要です。
- ブラウザ操作の説明に戻ります。アクション一覧を見ると、各アクションとの間にプラスボタンがあります。アクションの途中に新たにアクションを挿入したい場合に使います。
- 今回はスタッフIDを入力した後、確認画面に遷移するまでに、電話番号の入力を差し込んでみます。プラスボタンをクリックすると、操作メニューが開きます。
- メニューの中から、「ブラウザ操作を指定」を選択します。遷移するURLを入力する画面が表示されます。
- ジョブカン勤怠のスタッフ登録画面のURL「https://ssl.jobcan.jp/client/new-employee」を入力します。
-
「操作を開始する」をクリックすると、別ウィンドウで画面が立ち上がります。
- ジョブカンのログイン画面が表示されます。左下に「要素にアクションを設定」と表示されたバナーが表示されていると、Yoomのブラウザ操作中の証です。
-
勤怠会社IDをクリックすると、操作メニューが表示されます。
- フォームに情報を入力を選びます。値を入力する画面が表示されるので、勤怠会社IDを入力して保存するをクリックします。
- ブラウザ操作の初めに解説した操作と同じ手順です。
- 同様に、グループ管理者ログインIDの欄をクリックして「IDを入力」を選択し、表示された画面からジョブカン勤怠（サービス名）を選択します。
- その下のパスワード欄をクリックして、「パスワードを入力」を選択して、表示された画面からジョブカン勤怠（サービス名）を選択します。
- パスワードの入力画面の下にログインボタンをクリックします。
- アクションメニューが表示され、「クリック」を選択します。（薄い水色にハイライトされて見えにくくなっていますが、ログインボタンです）
- アクション名を入力する画面が表示されるので、ログインするを入力して保存をしましょう。
- 電話番号の欄をクリックして、アクションメニューを開きます。フォームに情報を入力を選びます。
- アクションの操作画面が表示されます。値の欄をクリックすると、「従業員情報の登録」タブ内にフォームから取得した値が表示され、選択すると引用コードが埋め込まれます。
- 任意ですが、アクション名をわかりやすい名称に編集しておくと、アクション一覧でみた時にわかりやすくなります。編集が終わったら保存するボタンをクリックします。
- ブラウザ操作画面の「要素にアクションを設定する」バナーのYoomの画面に戻るボタンをクリックします。
- アクション一覧を確認して、重複しているアクションを消して全体を整えます。（設定上ブラウザにログインする操作が必要でしたが、途中ログインのアクションは消去しても問題ありません）
- ブラウザ操作オペレーション画面右下の、テストボタンをクリックします。
- 1.URLにアクセスから順にアクションのテストが始まります。
- 全部成功したことを確認します。
ジョブカン勤怠のスタッフ一覧で、テストの登録が確認できました。
→保存する をクリックします。
※エラーが発生する場合、下記の要因が考えられます。
- ジョブカン勤怠の基本設定が終わっていない（10分単位か15分単位の計算にするなど）
- メールアドレスやスタッフIDが重複している（ジョブカン勤怠の仕様で、同じ値は登録ができないようになっています）
ステップ5 アプリと連携する「チャンネルにメッセージを送る」
テンプレートの3つ目の工程をクリックしてください。Slackへの通知内容を編集します。
(1/2)連携アカウントとアクションを選択
こちらは初期設定済みです。
- アプリトリガーのタイトル
- アプリ
- Slackと連携するアカウント情報
- アクション
→次へをクリックします。
(2/2)API接続設定
- チャンネルID
- 編集欄をクリックすると、連携したSlackのアカウントからチャンネルの候補一覧が表示されます。該当のチャンネルを選択すると、自動でIDが引用されます。
- メッセージ
- 通知する定型文を作成し、特定のメンバーへのメンションも可能です。
- 編集欄をクリックするとフォームから取得した項目が、プルダウンメニューに表示されます。
- ジョブカン勤怠の登録が終わったら通知する仕組みなので、「登録が完了しました」だけでもよいですが、氏名やスタッフコードの情報を引用コードを用いたら、わかりやすくて便利です。
- 入力が終わったら、左下にあるテストボタンをクリックします。
-
成功！Slackのチャンネルに通知が届いていました。
→保存するをクリックします。これで、今回の工程は以上です。
ステップ6 アプリトリガーをONにする
全ての工程が設定されると、完了画面が表示されます。
トリガーをONにした後、テンプレートの左上にあるトグルを使用して、フローボットを起動します。
プログラミング不要でフローボットの設定が簡単に完了しました。トリガーをONにすると、フォームのリンクを取得できるようになります。右上のボタンからフォームのリンクを取得して、運用を始めてみましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しSlackに通知する
試してみる
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しSlackに通知するフローです。
もっと活用！RPA×Slackでできる便利な自動化3選
RPA と Slack を連携させることで、日々の業務をより効率化する可能性が広がります。
1. 自社商品のランキングを毎日自動取得し、Slackで共有
自社商品のランキングを確認することは、マーケティング戦略を立てるうえで欠かせません。このフローを導入すると、RPAが毎日自動でランキングを取得し、Slackでチームに通知します。情報を手間なく共有できるため、分析や次の施策の検討をスムーズに進められます。
毎日、自社出品カテゴリの商品ランキングを自動取得しSlackに通知する
試してみる
毎日、自社出品カテゴリの商品ランキングを自動取得しSlackに通知するフローです。
2. 従業員情報をジョブカン勤怠に自動登録し、Slackに通知
従業員情報の登録は、正確さが求められる大切な業務です。このフローでは、Googleフォームに情報を入力すると、RPAが自動でジョブカン勤怠に登録し、完了をSlackで通知します。手順がシンプルになり、作業負担を減らしつつ、確実に情報を管理できます。担当者が不在の際も、スムーズに業務を進められるのが魅力です。
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しSlackに通知する
試してみる
Googleフォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しSlackに通知するフローです。
3. Webサイトの最新情報を毎日取得し、Slackに通知
市場動向や競合情報の収集は、的確な判断をするために欠かせません。このフローを導入すると、RPAがWebサイトから必要な情報を取得し、Slackで共有します。定期的な情報収集をスムーズに行え、チーム内での活用もしやすくなります。データの整理や分析に集中でき、業務の質をさらに高められます。
毎日Webサイトの情報を取得してSlackに通知する
試してみる
毎日Webサイトの情報を取得してSlackに通知するフローです。
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しSlackに通知するメリットと具体的な活用シーン3選
ここまで、RPAとSlackを活用した自動化フローをご紹介しました。でも、「実際にどんな場面で役立つの？」「自分の業務にどんなメリットがあるの？」と思う方もいるかもしれません。では、具体的にどんな場面でこの自動化が活躍するのか、3つのケースを詳しく見ていきましょう！
1.人的ミスを防ぎ、登録作業の負担を削減
新規スタッフの情報をジョブカン勤怠に手入力するのは、意外と手間のかかる作業です。 氏名の誤記や勤務開始日の入力ミスが起こりやすく、修正するのに時間がかかることも。このフローを導入すると、フォームのデータをもとにRPAが自動で正確にジョブカン勤怠へ登録するため、入力ミスを防ぎつつ、登録作業の負担も軽減されます。人事・労務担当者にとっては、登録時間の短縮により、採用活動や研修準備などの人力が必要な業務に集中しやすい環境が整えられるでしょう。また、ミスが減ることで、修正作業に追われるストレスも軽減されるはずです。
2.登録状況をリアルタイムで把握
「新しいスタッフの登録、もう終わった？」「手続きが完了しているか、いちいち確認するのが面倒…」そんな悩みを抱えているチームリーダーやマネージャーは少なくありません。従来、新規スタッフの登録状況を知るには、人事担当者に問い合わせたり、システムを直接確認したりする必要がありました。しかし、このフローを導入すると、ジョブカン勤怠への登録が完了するとほぼ同時に、Slackで関係者に自動通知が送られるため、誰でもすぐに登録状況を把握できるようになります。これにより、「登録が終わっているかわからず、業務の割り振りが進められない…」といった状況を解消できます。チームリーダーやマネージャーは、無駄な確認作業を減らし、スムーズに業務を進められるでしょう。
3.受け入れ準備をスムーズに進める
新規スタッフを迎える際、最も大切なのは「スムーズに業務をスタートできる環境を整えること」。しかし、ジョブカン勤怠への登録が間に合わず、「初日に打刻ができない」「勤務時間が記録されない」といったトラブルが起こることもあります。このフローを導入すれば、新規スタッフの情報がフォームに登録された時点で、自動的にジョブカン勤怠へ反映されるため、受け入れ準備の遅延防止につながります。配属先の上司やチームリーダーは、「登録がまだだから業務の説明を後回しにしよう」といった余計な調整をせずに済み、教育やサポートに集中できるようになるでしょう。
まとめ
「新しいスタッフの登録、毎回手入力するの大変…」「ミスが出るたびに確認や修正に時間がかかる…」今回ご紹介したフローボットは、そんな悩みを解決する糸口になりそうです。ジョブカン勤怠への自動登録とSlack通知を活用することで、登録ミスを防ぎながら作業の手間を減らし、新規スタッフの受け入れをスムーズに進められます。
Yoom のフローボットなら、プログラミングの知識がなくても簡単に導入可能！ 直感的な操作で、すぐに使い始められます。今すぐ、こちらのバナーからトライアルを試してみてくださいね。
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しSlackに通知する
試してみる
フォームで従業員登録されたら、RPAを用いてジョブカン勤怠に従業員情報を登録しSlackに通知するフローです。
では、またお会いしましょう！
