Dropboxにファイルが追加されたら、承認依頼を担当者に送信しSlackに通知する
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■概要
Dropboxに重要なファイルを追加した後、担当者への承認依頼や関係者への通知を手作業で行っていませんか。こうした定型業務は手間がかかる上に、依頼漏れや通知忘れといったミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが追加されるだけで、担当者への承認依頼とSlackへの通知が自動で実行されます。面倒な繰り返し作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとSlackを使ったファイル承認業務に、手間や時間を取られている方
- 手作業による通知や依頼の抜け漏れをなくし、業務フローを標準化したいチームリーダーの方
- 申請や承認といった定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加を起点に承認依頼と通知が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での対応による依頼漏れや関係者への共有忘れといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の信頼性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでYoomの承認依頼機能を選択し、「承認を依頼する」アクションで承認者や依頼内容を設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、承認が依頼された旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージなどを任意で設定できます。
- 通知するメッセージ本文には、Dropboxで取得したファイル名や承認依頼のURLといった情報を変数として埋め込み、より具体的な内容にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- DropBox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
毎回Dropboxにアップロードされたファイルを確認・承認して、さらにSlackに通知する…そんな手間、もうやめにしませんか？
ファイル管理の自動化ができれば、承認作業の抜け漏れを防ぎ、スムーズな情報共有が可能になるでしょう。
でも、APIを使ったシステム構築はハードルが高いし、プログラミングの知識も必要そう…。
そんな課題、Yoomだったらノーコードで解決できるかもしれません。
今回は、Dropboxにファイルが追加されたら、承認依頼を担当者に送信しSlackに通知する方法を紹介します。
[Yoomとは]
Dropboxにファイルが追加されたら、承認依頼を担当者に送信しSlackに通知する方法
DropboxのAPIを利用して追加されたファイル情報を受け取り、承認された後
Slackの提供するAPIを用いて、それを通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
- Dropbox・Slackをマイアプリ連携する。
- テンプレートをコピーする。
- フロー起点のDropboxのトリガー設定と、その後のSlackのオペレーション設定を行う。
- トリガーボタンをONにして、Dropbox・Slackの連携フローの動作確認をする。
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Dropboxにファイルが追加されたら、承認依頼を担当者に送信しSlackに通知する
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■概要
Dropboxに重要なファイルを追加した後、担当者への承認依頼や関係者への通知を手作業で行っていませんか。こうした定型業務は手間がかかる上に、依頼漏れや通知忘れといったミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが追加されるだけで、担当者への承認依頼とSlackへの通知が自動で実行されます。面倒な繰り返し作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとSlackを使ったファイル承認業務に、手間や時間を取られている方
- 手作業による通知や依頼の抜け漏れをなくし、業務フローを標準化したいチームリーダーの方
- 申請や承認といった定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加を起点に承認依頼と通知が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での対応による依頼漏れや関係者への共有忘れといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の信頼性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでYoomの承認依頼機能を選択し、「承認を依頼する」アクションで承認者や依頼内容を設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、承認が依頼された旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージなどを任意で設定できます。
- 通知するメッセージ本文には、Dropboxで取得したファイル名や承認依頼のURLといった情報を変数として埋め込み、より具体的な内容にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- DropBox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1:マイアプリ連携
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のDropboxとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Dropboxと検索し、ログインしましょう。
以下の画面になるので、ご利用の情報でログインしてください。
続いてSlackと連携します。
下記の画面でサインインしてください。
Dropbox・Slackがマイアプリに連携されていればOKです。
ステップ2:トリガーやアクションを設定
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
Dropboxにファイルが追加されたら、承認依頼を担当者に送信しSlackに通知する
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■概要
Dropboxに重要なファイルを追加した後、担当者への承認依頼や関係者への通知を手作業で行っていませんか。こうした定型業務は手間がかかる上に、依頼漏れや通知忘れといったミスが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが追加されるだけで、担当者への承認依頼とSlackへの通知が自動で実行されます。面倒な繰り返し作業から解放され、業務の正確性と速度の向上に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとSlackを使ったファイル承認業務に、手間や時間を取られている方
- 手作業による通知や依頼の抜け漏れをなくし、業務フローを標準化したいチームリーダーの方
- 申請や承認といった定型業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加を起点に承認依頼と通知が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動での対応による依頼漏れや関係者への共有忘れといった、ヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の信頼性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 次に、オペレーションでYoomの承認依頼機能を選択し、「承認を依頼する」アクションで承認者や依頼内容を設定します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、承認が依頼された旨を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチャンネルやダイレクトメッセージなどを任意で設定できます。
- 通知するメッセージ本文には、Dropboxで取得したファイル名や承認依頼のURLといった情報を変数として埋め込み、より具体的な内容にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- DropBox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更可能です。
先ほど連携したアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。
-
トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。
-
対象のフォルダパス:例として入力しました。
-
ファイル名:ここで設定したキーワードが含まれるファイルの場合にトリガーが起動します。
今回はDropboxに請求書というキーワードが含まれるファイルを追加し、テストしましょう。
以下のアウトプットに詳細が反映したら保存します。
続いて「承認を依頼する」をクリックしましょう。
承認者には以下の選択肢があります。
承認内容の詳細はアウトプットから設定します。
※アウトプットから選択した項目は{{〇〇}}のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
承認完了条件や差し戻し先のオペレーションは画像のように設定し、保存しましょう。
続いて「チャンネルにメッセージを送る」をクリック。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を設定しましょう。
-
投稿先のチャンネルID:表示された候補から選択します。
-
メッセージ:アウトプットを利用して下記のように設定しました。
こちらもテストし、成功したら保存して終了です。
ここまでお疲れさまでした!
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
実際にDropboxにファイル追加し、フローが正しく動くか確認しましょう。
さらに自動化するには
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
kintoneに追加されたファイルのIDやパスを追加する
ファイルを頻繁に追加したり更新する方におすすめです。
kintoneでアプリを作成し、トリガーの起動するキーワードを別で設定することでプロジェクトごとに管理できるようになります。
Dropboxを起点にして、その他のメッセージツールにも同様にファイルの詳細を通知することができます。
これらの例を紹介するので、Slack以外をご利用の方はぜひ参考にしてみてください。
Dropboxにファイルが追加されたら、承認依頼を送信しChatworkに通知する方法
まずは、SlackをChatworkに変更した場合の設定を行います。
先ほどと同様に、以下のテンプレートをコピーしてください。
Dropboxにファイルが追加されたら、承認依頼を送信しChatworkに通知する
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■概要
Dropboxを使ったファイル共有において、その後の承認依頼や関係者への通知を手作業で行っていませんか。この一連の作業は手間がかかるだけでなく、対応漏れや伝達ミスといったヒューマンエラーの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxの特定フォルダにファイルが追加されるだけで自動的に承認依頼が実行され、その結果がChatworkへ通知されるため、こうした課題を解消し業務を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとChatworkを利用し、見積書などのファイル承認フローに手間を感じている方
- 手作業での承認依頼や通知による、対応漏れやヒューマンエラーを防ぎたいと考えている方
- ファイル共有から承認、通知までの一連の流れを自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加を起点に承認依頼やChatworkへの通知が自動化され、これまで手作業で行っていた時間を短縮することができます。
- 承認依頼や関係者への通知がシステムによって自動で実行されるため、依頼忘れや伝達漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでYoomの承認依頼機能を選択し、「承認を依頼する」アクションで承認者や依頼内容を設定します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、承認の結果などを指定のチャットルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルが追加された時にワークフローを起動させるか、対象のフォルダを任意で指定してください。
- Chatworkへ送信するメッセージ内容は自由にカスタマイズでき、Dropboxで取得したファイル名やURL、承認依頼の結果といった情報を文面に含めることが可能です。
■注意事項
- DropBox、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ2の承認を依頼するまでは先ほどのフローと同様に設定してください。
設定が終わったら赤枠の「メッセージを送る」を選択しましょう。
連携したアカウント情報を確認し、次に進みます。
-
ルームID:表示された候補から選択してください。
-
メッセージ内容:先ほどのようにアウトプットから選択します。
フォームでファイルが送信されたら、承認依頼を送信しDropboxに格納する方法
続いて、トリガーをファイル送信フォームに変更し、承認されたらDropboxに格納するフローを紹介します。
こちらもテンプレートをコピーしてください。
フォームでファイルが送信されたら、承認依頼を送信しDropboxに格納する
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■概要
フォームで受け取ったファイルの管理は手間がかかりませんか？担当者への承認依頼や、ファイルサーバーへの格納など、手作業で行うと確認漏れや格納ミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能でファイルが送信されると、承認依頼の送信から承認後のDropboxへの格納までの一連の流れを自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取ったファイルの承認フローと管理に手間を感じている方
- 手作業によるファイルの格納ミスや承認依頼の漏れを防ぎたいと考えている方
- 申請や承認に関わる業務全体の効率化やペーパーレス化を推進したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から承認依頼、Dropboxへの格納までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
- 人の手による承認依頼の連絡漏れや、ファイルの格納忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「ファイル送信フォーム」のアクションを設定して、ファイルを受け付けるフォームを作成します。
- 次に、オペレーションで、「承認を依頼する」アクションを設定し、担当者への承認依頼を自動で送信するようにします。
- 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームで送信されたファイルを指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxへファイルをアップロードするアクションでは、ファイルを格納したい先のフォルダパスを任意で設定してください。
- 「承認を依頼する」のアクションでは、承認を依頼する相手や依頼の文面などを、実際の業務に合わせて柔軟に設定できます。
- トリガーとなるフォームは、受け取りたいファイルの種類や、同時に収集したい情報に応じて質問項目を自由に編集することが可能です。
まずは「ファイル送信フォーム」を選択します。
デフォルトで設定されているので、問題なければそのまま使用します。
その他の項目も確認し、任意で設定しましょう。
次に進み、取得した値を確認したら保存します。
続いて「承認を依頼する」をクリックしましょう。
承認内容の詳細以外の項目は1つ目のフローボットの設定を参考にしてください。
最後に「ファイルをアップロード」を選択します。
-
ファイル名:拡張子を含めて設定してください。
-
ファイルの添付方法:アウトプットを使用する。
-
ファイル:選択肢から送信ファイルを選択する。
Dropboxを使ったその他の自動化例
その他にも、YoomにはDropboxを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Dropboxに請求書ファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsに通知するフローです
Microsoft Teamsを活用しているチームにおすすめです。
承認フローとチーム内のコミュニケーションをスムーズにできるでしょう。
Dropboxに請求書ファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsに通知する
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■概要
入力フォームに請求書情報が回答されたら、Dropboxに請求書ファイルをアップロードしてMicrosoft Teamsに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求書情報を入力フォームで収集している企業やチーム
- オンラインフォームを活用して顧客やクライアントから請求書情報を収集している経理担当者
- フォーム入力を基に請求書を作成・管理したい企業の管理者
2.Dropboxを利用している企業やチーム
- Dropboxを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 請求書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.Microsoft Teamsを利用している企業やチーム
- Microsoft Teamsを活用してチームメンバー間の連絡や通知を行っている担当者
- 重要な情報をリアルタイムでチームに共有したい企業
4.システム連携とプロセス自動化を推進している方
- 手動での請求書管理や通知作業の手間を省きたい経理担当者
- 異なるシステム間でのデータ連携を自動化したいIT担当者や業務プロセス担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での請求書ファイルの作成や保存、通知作業の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・請求書ファイルが安全にDropboxに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ、経理業務や情報管理がスムーズに行えるようになります。
・迅速な対応や効果的なリソース管理が可能になり、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・Dropbox、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
2.Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてChatworkに通知するフローです。
音声データの文字起こしは時間と手間がかかります。
自動化し、文字起こしと通知を効率化しましょう。
Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてChatworkに通知する
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■概要
商談や会議の録音データをDropboxに保存した後、その内容を文字起こししてチームに共有する作業に、手間や時間がかかっていませんか。手作業での文字起こしや、その後の共有作業は担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Dropboxに音声ファイルがアップロードされるだけで、YoomのAI機能が自動で文字起こしを実行し、その結果をChatworkに通知します。これまで時間を要していた一連の作業を自動化し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとChatworkを利用し、議事録作成や情報共有に手間を感じている方
- 会議や商談後の文字起こしと共有を迅速化し、チームの生産性を高めたいマネージャーの方
- 手作業による文字起こしを自動化して、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードを起点に、文字起こしからChatworkへの通知までが自動で完結するため、作業時間を短縮できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとChatworkをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知した音声ファイルを指定します。
- 続けて、オペレーションで「音声データを文字起こしする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを処理します。
- 最後に、オペレーションでChatworkの「メッセージを送る」アクションを設定し、文字起こししたテキストを指定のルームに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、どのフォルダにアップロードされたファイルを自動化の対象とするか、任意のフォルダパスを指定してください。
- Chatworkでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知を送りたいルームIDや、送信するメッセージの定型文を任意で設定してください。
3.Outlookで受信したファイルをリネームして、DropBoxに格納するフローです。
受信したファイル名を修正して格納する作業は、手間がかかります。
一度設定すれば命名形式が統一できて便利です。
Outlookで受信したファイルをリネームして、DropBoxに格納する
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■概要
取引先からOutlookに届く請求書や見積書を、都度手作業でリネームしてDropboxに保存する作業に手間を感じていないでしょうか。この定型的な作業は、時間や手間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いといったミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付ファイルのリネームからDropboxへの格納までを完全に自動化し、ファイル管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとDropboxを利用し、定期的なファイル保存業務に手間を感じている方
- 取引先からのメール添付ファイルを手作業でリネームし、管理している経理や営業担当者の方
- ファイル管理におけるヒューマンエラーをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からファイル保存までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたファイルのリネームやアップロードにかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の付け間違いや指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、特定の条件（特定のフォルダへの受信や件名など）を満たすメールを受信した際にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの添付ファイル情報を取得し、対象のファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでAI機能を設定し、メールの件名や本文からファイル名に必要な情報（日付や取引先名など）を抽出します。
- 最後に、オペレーションでDropboxを設定し、抽出した情報でリネームしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、監視対象としたいメールフォルダのIDを指定したり、件名に特定のキーワードを含むメールのみを対象としたりすることが可能です。
- Outlookの添付ファイルを取得するオペレーションでは、トリガーとなったメールのIDを指定してください。また、ファイルをダウンロードする際はメールIDとファイルIDをそれぞれ指定する必要があります。
- AI機能のオペレーションでは、ファイル名に含めたい情報を任意で設定し、メール本文や件名から抽出するようにカスタムしてください。
- Dropboxのオペレーションでは、ファイルのアップロード先となるフォルダのパスと、AI機能などで生成したファイル名を指定してください。
■注意事項
- Outlook、DropBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
今回は「Dropboxにファイルが追加されたら、承認依頼を担当者に送信しSlackに通知する」フローボットを紹介しました。
ファイルがアップロードされるたびに手動で確認・承認し、Slackで通知する手間を省き、よりスムーズなワークフローを構築できることが見込めます。
さらに、この仕組みはSlackだけでなく、Chatworkなどの他のツールとも連携可能です。
用途に応じてカスタマイズすれば、より自分の業務に合った自動化が実現できますよ。
「毎日の業務をもっとスムーズにしたい」「承認フローを効率化したい」そんな方は、ぜひこの自動化を試してみてください。
