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毎回Dropboxにアップロードされたファイルを確認・承認して、さらにSlackに通知する…そんな手間、もうやめにしませんか？
ファイル管理の自動化ができれば、承認作業の抜け漏れを防ぎ、スムーズな情報共有が可能になるでしょう。
でも、APIを使ったシステム構築はハードルが高いし、プログラミングの知識も必要そう…。
そんな課題、Yoomだったらノーコードで解決できるかもしれません。
今回は、Dropboxにファイルが追加されたら、承認依頼を担当者に送信しSlackに通知する方法を紹介します。
[Yoomとは]
DropboxのAPIを利用して追加されたファイル情報を受け取り、承認された後
Slackの提供するAPIを用いて、それを通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスです。
一緒に設定していきましょう!
Yoomを利用していない方は、こちらから会員登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のDropboxとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Dropboxと検索し、ログインしましょう。
以下の画面になるので、ご利用の情報でログインしてください。
続いてSlackと連携します。
下記の画面でサインインしてください。
Dropbox・Slackがマイアプリに連携されていればOKです。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更可能です。
先ほど連携したアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を入力してください。
今回はDropboxに請求書というキーワードが含まれるファイルを追加し、テストしましょう。
以下のアウトプットに詳細が反映したら保存します。
続いて「承認を依頼する」をクリックしましょう。
承認者には以下の選択肢があります。
承認内容の詳細はアウトプットから設定します。
※アウトプットから選択した項目は{{〇〇}}のように表示されます。
値を引用している印なので、これによってトリガーで取得した値をそのまま利用できます。
承認完了条件や差し戻し先のオペレーションは画像のように設定し、保存しましょう。
続いて「チャンネルにメッセージを送る」をクリック。
連携するアカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を設定しましょう。
こちらもテストし、成功したら保存して終了です。
ここまでお疲れさまでした!
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
実際にDropboxにファイル追加し、フローが正しく動くか確認しましょう。
Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。
ファイルを頻繁に追加したり更新する方におすすめです。
kintoneでアプリを作成し、トリガーの起動するキーワードを別で設定することでプロジェクトごとに管理できるようになります。
Dropboxを起点にして、その他のメッセージツールにも同様にファイルの詳細を通知することができます。
これらの例を紹介するので、Slack以外をご利用の方はぜひ参考にしてみてください。
まずは、SlackをChatworkに変更した場合の設定を行います。
先ほどと同様に、以下のテンプレートをコピーしてください。
ステップ2の承認を依頼するまでは先ほどのフローと同様に設定してください。
設定が終わったら赤枠の「メッセージを送る」を選択しましょう。
連携したアカウント情報を確認し、次に進みます。
続いて、トリガーをファイル送信フォームに変更し、承認されたらDropboxに格納するフローを紹介します。
こちらもテンプレートをコピーしてください。
まずは「ファイル送信フォーム」を選択します。
デフォルトで設定されているので、問題なければそのまま使用します。
その他の項目も確認し、任意で設定しましょう。
次に進み、取得した値を確認したら保存します。
続いて「承認を依頼する」をクリックしましょう。
承認内容の詳細以外の項目は1つ目のフローボットの設定を参考にしてください。
最後に「ファイルをアップロード」を選択します。
その他にも、YoomにはDropboxを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!
1.Dropboxに請求書ファイルがアップロードされたら、Microsoft Teamsに通知するフローです
Microsoft Teamsを活用しているチームにおすすめです。
承認フローとチーム内のコミュニケーションをスムーズにできるでしょう。
2.Dropboxに音声データがアップロードされたら、文字起こししてChatworkに通知するフローです。
音声データの文字起こしは時間と手間がかかります。
自動化し、文字起こしと通知を効率化しましょう。
3.Outlookで受信したファイルをリネームして、DropBoxに格納するフローです。
受信したファイル名を修正して格納する作業は、手間がかかります。
一度設定すれば命名形式が統一できて便利です。
今回は「Dropboxにファイルが追加されたら、承認依頼を担当者に送信しSlackに通知する」フローボットを紹介しました。
ファイルがアップロードされるたびに手動で確認・承認し、Slackで通知する手間を省き、よりスムーズなワークフローを構築できることが見込めます。
さらに、この仕組みはSlackだけでなく、Chatworkなどの他のツールとも連携可能です。
用途に応じてカスタマイズすれば、より自分の業務に合った自動化が実現できますよ。
「毎日の業務をもっとスムーズにしたい」「承認フローを効率化したい」そんな方は、ぜひこの自動化を試してみてください。
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